Groupe de travail « Gestion des données de l’université » Marie-Caroline Luce, Chef du Service des archives Marie-caroline.luce@univ-paris1.fr Assises de la recherche – 12 décembre 2018

Contexte et objectif du groupe de travail Avec l'émergence du numérique, le monde qui nous entoure est devenu de plus en plus connecté. De cette connexion omniprésente sont nées les données numériques. La gestion de ces données représente un enjeu économique et sociétal important. Les collecter, les traiter pour mieux les analyser, les archiver et les mettre à la disposition du public et le principe du big data et de l’open data, qui révolutionne peu à peu notre quotidien. Dans ce contexte de production massive nous avons fait le constat que ce patrimoine numérique et numérisé de l’université est menacé car nous ne disposons pas actuellement au sein de l’université ni de moyens ni de structure centralisée ou organisée permettant de gérer les données de la recherche et les contenus institutionnels et administratifs des différents services de l’établissement. Il nous a donc paru nécessaire d'engager une réflexion sur la gestion de ces données. 23/04/2019

Contexte et objectif du groupe de travail Nos collaborateurs Notre groupe de travail, initié par la DSIUN et le Service des archives, réunit des compétences en matière de gestion de l’information, de documentation et d’archivage. La composition du groupe, la complémentarité des compétences, l'expérience et la connaissance des membres se sont révélé être une richesse et un atout qui nous a permis de nous saisir de cette problématique dans sa globalité. Le groupe est composé : de collaborateurs issus des bibliothèques de l’université. de référents techniques. de référents scientifiques. 23/04/2019

Notre démarche Identifier les données Les données produites et conservées par l'université témoignent des actions, des activités et des décisions de celle-ci et revêtent une valeur juridique, financière et historique. Si la gestion des données sur support papier est largement mise en place et éprouvée, celle des données numériques demande à ce jour, une consolidation et une structuration des réponses à apporter. Ces données sont majoritairement des documents écrits (enquêtes, articles,…) ou des éléments multimédias (vidéos, photographies…). Il existe également des bases de données (Omeka, Nakala, SIGB, applications de gestion,…), des éléments cartographiques (système d’information géographique). Des éléments numériques sont actuellement stockés dans des bases de données, sur des disques durs externes, des serveurs de fichiers ou des ordinateurs personnels, voire des clefs USB et des pièces jointes du service de messagerie électronique. Ces derniers sont très consommateurs d’espaces de stockage quand ils sont envisagés sans mutualisation. 23/04/2019

Notre démarche Actions à entreprendre Dresser un état des lieux sur le terrain pour mieux connaître les producteurs de ces données (équipes, unités, disciplines…), leurs pratiques et leurs besoins dans la gestion des données et leurs outils, mais aussi la nature de ces données (formats, volumes, etc.) ; donner des éléments permettant à la gouvernance de l’université de faire des choix stratégiques renseignés et priorisés ; fournir à ses différentes composantes (services centraux, UFR, centres et laboratoires de recherche, etc.) des bonnes pratiques en matière de gestion et de conservation sécurisée des données produites (cadre de gouvernance globale, fiches pratiques, plan de gestion des données, etc.) ; encourager la mise en place de formations en interne pour familiariser les producteurs à la gestion et la conservation des données.

Périmètre de la production des données Les données et documents administratifs Les données de la pédagogie Les données de la documentation Les données de la recherche

Cadre juridique La loi du 7 octobre 2016 « Pour une République numérique » Le programme H2020 Les recherches financées par l’ANR Le Plan national pour la science ouverte » annoncé par Frédérique Vidal.

23/04/2019