Le processus d’acquisition et d’implantation d’un logiciel comptable Présenté par Pierre-Louys Hébert et Étienne Poulin

Plan de la présentation Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

Plan de la présentation Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

Le choix des consultants Déterminer si l’entreprise a besoin d’un consultant Déterminer la valeur ajoutée par le consultant Choisir un consultant indépendant et être à l’affût des biais du consultant en matière de sélection du logiciel Connaître les différentes catégories de consultant Utiliser une grille d’évaluation pour recueillir l’information et effectuer la sélection

Le choix des consultants Un bon consultant devrait : Utiliser une approche méthodologique Faire des recommandations à l’égard du changement des processus Fournir une liste des étapes nécessaires à suivre Être un catalyseur Compléter l’équipe du projet d’implantation

Le choix des consultants Un bon consultant devrait : Recueillir les idées créatrices des employés Assister la direction dans la coordination Assister la direction dans la révision des tâches Donner des idées provenant de son expérience Avoir un Plan directeur de gestion du site Accepter le blâme si le tout tourne mal!

Quelques sites de consultants Le Groupe MRT Professional Computer Services Technical Data Management

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Analyse des besoins Définition des buts de l’entreprise Mission de l’entreprise Facteurs clés de succès Analyse des besoins en information Diagramme de flux de données Graphique d’acheminement

Analyse des besoins Identification des fonctions désirées Impliquer les employés utilisateurs du système Se baser sur les facteurs de succès et les facteurs de survie du marché Considérer la réingénierie des processus Un changement de logiciel est probablement le meilleur moment pour changer également les méthodes de travail

Analyse des besoins Préciser les besoins Justifier les coûts Identifier précisément les besoins facilite le choix selon des critères cruciaux pour l’entreprise Taille de l’entreprise Justifier les coûts Analyse coûts/bénéfices

Plan de la présentation Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

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Critères de sélection des logiciels comptables Le logiciel a-t-il des outils de configuration (customization tools) intégrés? Le logiciel peut-il travailler avec des devises étrangères? Est-ce que la structure des numéros de comptes est correcte pour l’entreprise? Est-il facile d’utilisation? User friendly?

Critères de sélection des logiciels comptables Est-ce que le logiciel peut fournir les rapports financiers requis? Quelle est la souplesse du logiciel au niveau des modules? Est-ce que le logiciel permet l’intégration à l’Internet?

Critères de sélection des logiciels comptables Est-ce que le système informatique en place peut supporter le logiciel? Fonctionne-t-il sur une plate-forme client/serveur? Sur quelle base de données fonctionne-t-il? Passe-t-il l’an 2000 ?

Critères de sélection des logiciels comptables Est-ce que le fournisseur est financièrement solide? Est-il capable de fournir les ressources techniques nécessaires à l’entreprise? Peut-il fournir une formation solide aux employés?

Critères de sélection des logiciels comptables Quel est le prix du logiciel? Le prix d’un logiciel comptable peut varier entre 150$ et 500 000$, selon le marché ciblé, le nombre de modules et le nombre d’utilisateurs. Sample Retail Pricing for Eight Core Modules

Critères de sélection des logiciels comptables Quel est le vrai prix du logiciel? Au prix d’achat doivent se rajouter le coût des ordinateurs, de la formation et des consultants.

Critères de sélection des logiciels comptables Sites intéressants sur les critères de sélection Accounting Software News How to Select the Right Accounting Software (Journal of Accountancy) Excelco’s Accounting System Selector Benchmark Test

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Implantation Planifier l’implantation Convertir les données Donner de la formation sur le nouveau système Coordonner les systèmes de support interne et externe

Planifier l’implantation LES CINQ P Prior Planning Prevents Poor Performance Le succès de l’implantation est fortement influencé par la planification Planview Inc. Online

Planifier l’implantation Exemples de manque de planification : Peu de tests du logiciel Conversion des données bâclée Pas de copies de sécurité des données Manque de formation des employés Manque d’engagement de la haute direction

Conversion des données Copies de sécurité? Par où commencer? Est-il nécessaire de tout convertir? Interapplication et interplate-forme Effectuer des projets pilotes Fonctionner en parallèle pour un certain temps

Formation Manuel vs formation formelle Quelle durée devrait-elle avoir? Formation tout au long du projet Classe préparée et basée sur les applications Formation en modules, en groupes ou individuelle Formation continue

Coordonner les systèmes de support externes et internes Posséder du personnel de soutien à l’interne Disponibilité du support externe (7/7, 24/24) Administrateur de réseau Support technique (progiciel)

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Plan de la présentation Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation Catégorie surprise : conclusion

Conclusion Le choix d’un mauvais consultant peut faire rater un projet d’implantation Le choix d’un logiciel est aussi le choix d’un fournisseur Il n’y a pas que le prix du logiciel à regarder La planification est l’élément clé de l’implantation

Liste de fournisseurs de logiciels comptables ACCPAC Peachtree Quickbooks Solomon IV SBT ProSeries RealWorld Expertise Platinum SAP R/3 State of the Art Crystal Report FRx (report) Great Plains Dynamics

Bibliographie (en sus du codex) Needle, Sheldon. Selecting Software Successfully. Donald R. Frey & company inc. Software Implementation Guidelines Tate, John, Selecting and implementing an accounting system

Enfin! Merci pour votre patience, vous êtes maintenant libérés de notre terrible joug… jusqu’au cours 8!

Plan directeur de gestion du site Entrevues avec les dirigeants et visite investigatrice du site Identification des options Détermination préliminaire de l’architecture du système (Big Picture) Analyse des coûts

Plan directeur de gestion du site Présentations des options aux dirigeants Choix de l’option Développement du plan d’implantation Implantation Suivi