Groupe Pierre Fabre Direction Organisation et Systèmes d’Information Mise en place d’un IT scorecard

Sommaire Gouvernance du SI : Outils de pilotage de la DOSI de Pierre Fabre Contexte général Le système de pilotage global IT scorecard Les autres outils de pilotage Référentiel Projets Planification Pilotage économique et opérationnel Contrats de service

CONTEXTE

Contexte (1/3) De nombreux facteurs de changement impactent aujourd'hui fortement la fonction informatique : Le SI supporte les intérêts stratégiques de l'entreprise Les systèmes d’informations étaient, il y a quelques années, de simples « commodités » techniques cantonnées dans les fonctions « support » de l’entreprise (comptabilité, RH, etc.). Ils supportent aujourd’hui des intérêts stratégiques majeurs et sont indispensables au fonctionnement de processus critiques pour l’entreprise. L’objectif de rentabilité des investissements s’impose aussi pour le SI La pression des marchés / des actionnaires oblige à justifier la rentabilité des investissements et la productivité des activités opérationnelles y compris pour l'informatique. Les investissements informatiques sont d'autant plus sur "la sellette" qu'il y a eu ces dernières années de nombreux projets coûteux et dont la rentabilité est parfois difficile à apprécier : ERP, Euro, An 2000, e-business, etc. Le SI doit également démontrer sa capacité d'adaptation à moindre coût Les Fusions / Regroupements / Réorganisation exigent des systèmes d'informations une grande capacité d'adaptation pour intégrer des éléments nouveaux … bien sûr à moindre coût.

Contexte (2/3) Ces changements profonds nécessitent de mettre en place de nouveaux critères de mesure de la performance informatique, visant de plus en plus à apprécier la « contribution de l’informatique au Business » : différenciation concurrentielle, création de valeur pour l'entreprise, réduction des coûts, flexibilité, ……… L’IT Governance regroupe l’ensemble des bonnes pratiques qui vont aider l’informatique à être reconnue comme « centre de création de valeur » au service de la stratégie de l’Entreprise, et non plus comme un simple « centre de coûts ». L’IT scorecard est le Tableau de Bord, qui permet de mesurer la qualité du pilotage de l’informatique par rapport aux critères d’IT Governance.

Contexte (3/3) C’est dans ce cadre, que s’inscrivent un certain nombre de démarches de la DOSI : Livre Blanc, IT scorecard, Elaboration budgétaire et pilotage des projets et des coûts informatiques, Démarche Qualité CMMI. Pragmatiquement, nous mettons en place et développons les organisations et processus pour : Arbitrer les demandes ie cycle projet, instances de régulation Conduire les projets, en temps et en coût Exploiter les outils avec efficience dans une perspective de contrôle des coûts Rendre des comptes à nos clients, en gardant notre capacité à agir. Les contraintes budgétaires actuelles ne peuvent être éludées. Il importe, dans le même temps, de mettre en perspective l’investissement global en IT, sans se laisser enfermer dans une stratégie exclusive par les coûts.

Le Tableau de Bord de Pilotage global IT Scorecard

Le Tableau de Bord de Pilotage global IT Scorecard L’ensemble des indicateurs opérationnels et économiques peuvent être regroupés dans les 5 volets du Tableau de Bord de pilotage global (IT scorecard) : Contribution au Business Performance Economique Performance des Processus informatiques Orientation « Clients » Apprentissage et préparation du Futur Un volet supplémentaire concernant QSM a été rajouté. L’objectif principal de ce tableau de bord est de faciliter la déclinaison des objectifs stratégiques de l’Entreprise en termes opérationnels et de suivre la progression des « réalisations » pour l’atteinte des objectifs fixés à chaque niveau. Dans ce but, chaque « volet » comprendra : des Objectifs : description, enjeux,… des Plans d’Action associés aux Objectifs : description, résultats attendus, délais, moyens alloués, responsable,…. des Indicateurs associés aux Plans d’Action permettant de mesurer la progression des résultats vers la « cible » à atteindre

IT Scorecard COMMUNICATION VOLETS OBJECTIFS METRIQUES CLIENTS PFI DOSI DG AUDIT CONTRIBUTION BUSINESS FINANCE ORIENTATION CLIENT PERFORMANCE OPERATIONNELLE DES PROCESSUS APPRENTISSAGE GESTION DU RISQUE VOLETS OBJECTIFS Internationaliser Aligner avec les Stratégies Business Contrôler les dépenses Mettre en évidence La valeur ajoutée Formaliser les attentes Apporter un Service bien perçu Avoir des Applicatifs performants Livrer les projets ds les condit° prévues Etre disponible %Projets EC Conf. Cycle Projet Nb de platef. normalisées Ratio dépenses IT/CA vs secteur Indice évol Dépenses DSI Existence Process révis° Budget Dépenses IT vs Budget METRIQUES

(manuelle ou automatique) IT Scorecard CLIENTS PFI DOSI DG AUDIT COMMUNICATION CONTRIBUTION BUSINESS FINANCE ORIENTATION CLIENT PERFORMANCE OPERATIONNELLE DES PROCESSUS APPRENTISSAGE GESTION DU RISQUE VOLETS Internationaliser Contrôler les dépenses OBJECTIFS Formaliser les attentes Avoir des Applicatifs performants Aligner avec les Stratégies Business Mettre en évidence La valeur ajoutée Apporter un Service bien perçu Livrer les projets ds les condit° prévues Etre disponible METRIQUES Responsable Contributeur Collaborateur « Sponsor » « Animateur » ACTEURS Nb de platef. normalisées Collecte de la valeur (manuelle ou automatique) Historique Sous-indicateurs Matrice d’évaluation %Projets EC Conf. Cycle Projet %Projets EC Conf. Cycle Projet Dépenses IT vs Budget Liens de causalité Ratio dépenses IT/CA vs secteur Indice évol Dépenses DSI Existence Process révis° Budget Cible Tolérance Commentaires Plan d’action Documents Commentaires Fiche signalétique

Autres outils de Pilotage

Positionnement de l’ensemble des outils de pilotage Pilotage global IT Scorecard Budget Réel Pilotage économique MAGE MAGE Budget Suivi Budgétaire PF PROJETS CAPGEY EXPLOITATION Suivi opérationnel A R B I T G E Suivi PFI Gestion des EBI OMAGE OPX2 Finances Gestion des DIU ACHATS ABEL

Le Référentiel Projets

Référentiel Projets > PERIMETRE Le référentiel Projets Référentiel Projets > PERIMETRE

Le processus de planification Autres outils de Pilotage Le processus de planification

Processus de Planification retenu

Implémentation de la fonction OPX2 : Planification multi-niveaux Macro plannings Plannings détaillés

Pilotage économique et opérationnel Autres outils de Pilotage Pilotage économique et opérationnel

Pilotage économique et opérationnel Les Objectifs assurer une maîtrise des coûts unitaires des produits / services fournis, dialoguer de façon transparente avec les "clients" internes des différentes entités de la fonction informatique non seulement sur les coûts eux-mêmes, mais aussi sur les différents inducteurs (activités, ressources,…) qui contribuent à la formation des coûts, mettre en évidence la "productivité" des entités de la DOSI grâce à l'évolution des coûts unitaires des prestations fournies, facturer les "clients" internes sur la base de coûts compris et acceptés par eux, intégrer les contraintes induites par les différents contrats de service passés avec les Branches dans la formation des coûts des produits et prestations fournis par la DOSI,et de leur répercussion sur les contrats induits vis à vis de Pierre Fabre Informatique. aider à réaliser des benchmarks exploitables. Co-piloter les évolutions des systèmes d’information.

Pilotage économique et opérationnel Les grands principes de la Modélisation retenue Direction RESSOURCES PFI Exploitation DOSI Domaines et Études Mise à disposition de PRODUITS/SERVICES FONCTIONNEMENT CLIENTS internes PROCESSUS Développement d'APPLICATIONS NOUVELLES PROJETS

Pilotage économique et opérationnel L’organisation générale de Pierre Fabre

Pilotage économique et opérationnel Les grandes Fonctions du Modèle Les projets applicatifs Production Informatique Exploiter Editer Opérer Piloter Administrer Support Utilisateur (H D)

Pilotage économique et opérationnel Les principales Activités prises en compte Editer Editer et Opérer Support Utilisateurs (Help Desk) Hot line Support sur site Piloter Piloter les serveurs Unix/NT/W2000 Projets applicatifs (Mise en production applicative & Evolution d’infrastructure) Administrer Notes SAP DBA (Bases de données) Serveurs Systèmes ouverts (Unix/NT/W2000) Réseau Xnet Exploiter (Piloter + Administrer) Exploiter serveurs AS/400 Exploiter serveurs VMS Infra techniques hors réseau Infrastructures réseaux

Pilotage économique et opérationnel La description des Processus informatiques dans le progiciel Mage/+3

Coûts par « applications » Pilotage économique et opérationnel Les coûts unitaires prévisionnels des « produits/services » Coûts par « projets » TOTAL : 996,7 Coûts par « applications » TOTAL : 35,2

Détail facturation par « client » Avant absorption des frais fixes Pilotage économique et opérationnel La Facturation prévisionnelle détaillée par « client » Détail facturation par « client » …………… … … … … Avant absorption des frais fixes

Les contrats de service Instrumentation de la mesure des performances techniques

Contrats de service Principe : La Dosi rend des comptes à ses clients sur la base de contrats de service « Métier ». La Dosi tient une relation sur la base de contrats de service par métier ou par application vis à vis de ses prestataires, en l’occurrence Pierre Fabre Informatique. Une de ses fonctions est l’intermédiation entre la Technique et le Business. Un ensemble de contrats constitue une convention de services. Les indicateurs de ces conventions de services sont cohérents dans les dimensions suivantes: Dimension technique: Ils doivent qualifier l’efficience de l’infrastructure. Dimension économique: Ils doivent pouvoir rendre compréhensible la variation à la hausse ou à la baisse des coûts informatiques. Dimension managériale: Directement intégrés ou transformés en « langage client » ils doivent pouvoir être intégrés dans un IT Scorecard.

DOSI PFI DOSI Convention de service Contrats de service métiers Pilotage économique et opérationnel Contrats de service Convention de service Contrats de service métiers DOSI PFI opérationnelle Direction Contrats de service Par application DOSI Contrat par activité Ex : Help desk

Implémentation technique Contrats de service CS Chimie Gailac CS FdV Business système manager 2005 Hyperviseur KM oracle KM Notes KM Websphère 2004 Agents systèmes Unix NT (350 machines)