Formation Harpège Promouvabilités ITARF

Harpège/Promouvabilités ITARF Contrairement aux apparences, nous sommes le 4 mai 2004 ! Assurez-vous que lensemble de la documentation nécessaire à votre formation est datée du bon millésime ! Merci dadmettre, mais seulement pour la durée de la formation, que quelques dates dans cette base ne sont pas conformes à la réalité de la gestion. BASE DE FORMATION SPECIFIQUE AUX 2 FONCTIONNALITES LISTES ELECTORALES PROMOUVABILITES ITARF AVERTISSEMENT ET CONTRAINTES PARTICULIERES

Harpège/Promouvabilités ITARF Sommaire Chapitre 1 Les aspects organisationnels Paramétrage des stuctures Calendrier Chapitre 2 Les aspects fonctionnels

Harpège/Promouvabilités ITARF Le module de Promouvabilités ITARF permet de prendre en charge la procédure sous ses aspects : organisationnels aide :- à la gestion des différentes étapes de la procédure pour la partie propre à létablissement - à la répartition des rôles fonctionnels aide : -à la constitution des listes des agents promouvables - au classement de ces agents - à lédition des listes et des dossiers des agents proposés Les fonctionnalités du module

Harpège/Promouvabilités ITARF Chapitre 1 Les aspects organisationnels

Harpège/Promouvabilités ITARF le paramétrage des structures a pour objet des répartir les dossiers de promotion entre les différents responsables des structures la définition du calendrier sert à faciliter lenchaînement des étapes : chacun connaît la période pendant laquelle il peut procéder à la partie de la procédure qui lui incombe Les aspects organisationnels

Harpège/Promouvabilités ITARF Il sagit de savoir qui sont les responsables habilités par le chef détablissement à : formuler voire à classer des propositions de promotion rédiger les rapports correspondants pour chacun des agents proposés Cette compétence concerne les agents affectés dans la structure habilitée ET dans chacune de ses structures filles (ou petites-filles) si celles-ci ne sont pas elles-mêmes habilitées. Le paramétrage des structures

Harpège/Promouvabilités ITARF Pour procéder à ce paramétrage, on sappuie sur les structures telles que définies au moment de limplantation dHarpège dans létablissement, sans rien y modifier Lhabilitation des structures à formuler et classer des propositions de promotion dITARF na deffets que sur la fonctionnalité Promouvabilités ITARF ; elle nagit en rien sur les autres fonctionnalités de lapplication Le paramétrage des structures lhabilitation donnée au responsable de la structure UFR Sciences englobe lUFR et ses structures-filles SAUF celles qui sont elles- mêmes habilitées : structure Ecologie

Harpège/Promouvabilités ITARF Le paramétrage est lié à une année universitaire il peut être initialisé par reprise du paramétrage lié à lannée universitaire antérieure Il est possible de modifier ce paramétrage pour lannée universitaire en cours uniquement : si aucun calcul de liste na encore été lancé ou si les listes déjà calculées ont été verrouillées Une édition des structures, au sein de laquelle les structures habilitées sont en caractères gras, permet de restituer ce paramétrage Le paramétrage des structures

Harpège/Promouvabilités ITARF Pour une année universitaire donnée : si aucun paramétrage dhabilitation de structures na été saisi OU si pour une structure daffectation non habilitée, aucune structure ascendante nest habilitée ALORS, par défaut, la structure habilitée est létablissement lui-même Le paramétrage des structures

Harpège/Promouvabilités ITARF Démonstration 1 Paramétrer des structures

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 1 Initialisation et modification du paramétrage des structures habilitées pour une année universitaire N.B. : Pour toute la session de formation et notamment les exercices, par convention, nous sommes aujourdhui le 4 mai 2004 !

Harpège/Promouvabilités ITARF Qui procède au paramétrage des structures ? Ce paramétrage résulte de choix politiques. Il convient de le saisir au niveau du service central de GRH. Seul un utilisateur habilité en mise à jour de ce traitement pourra le saisir et le modifier. Le paramétrage est bien sûr consultable par tous ceux qui sont habilités en lecture à ce traitement Le paramétrage des structures

Harpège/Promouvabilités ITARF Le séquencement des étapes de la procédure peut être déterminant pour son organisation et son efficacité. Facultative, mais vivement conseillée, la saisie dun calendrier de gestion permet dordonnancer et de borner les étapes de la procédure chacun peut le consulter et jouer pleinement son rôle dans le temps qui lui est imparti. Le calendrier de gestion

Harpège/Promouvabilités ITARF Le calendrier comporte : la date limite de modification de la liste des agents (anciennetés, insertion ou exclusion dun agent) par les gestionnaires et sous leur responsabilité ; la (les) date(s) de réunion de la CPE ; la date limite de saisie des propositions et classements opérés par les responsables des structures habilitées ; la date limite de saisie des propositions et du classement du chef détablissement. Le calendrier de gestion

Harpège/Promouvabilités ITARF Démonstration 2 Consultation et saisie dun calendrier

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 2 Consultation et saisie dun calendrier N.B. : Pour toute la session de formation et notamment les exercices, par convention, nous sommes aujourdhui le 4 mai 2004 !

Harpège/Promouvabilités ITARF Qui procède à la saisie du calendrier ? Il convient de le saisir au niveau du service central de GRH. Seul un utilisateur habilité en mise à jour de ce traitement pourra le saisir et le modifier. Le calendrier est bien sûr consultable par tous ceux qui sont habilités en lecture à ce traitement Le calendrier de gestion

Harpège/Promouvabilités ITARF Chapitre 2 Les aspects fonctionnels

Harpège/Promouvabilités ITARF La fonctionnalité promouvabilités ITARF suppose que dans la base un certain nombre de données, sur lesquelles sexercent des contrôles et des traitements, soient renseignées et correctement renseignées : Individu :la date de naissance Carrière : le corps et le grade en cours, les types daccès, le passé hors éducation nationale Position : les éléments de carrière qui ne sont pas portés par une période de position statutaire ne sont pas pris en compte dans les calculs dancienneté. Congés : certains congés (comme le CFA) excluent les agents de la liste des promouvables Contrats : en fonction du type de contrat les périodes correspondantes peuvent être prises en compte dans lancienneté de services publics. Les aspects fonctionnels

Harpège/Promouvabilités ITARF Les différentes étapes : 1. création des circulaires 2.calcul des listes des agents promouvables (grades et corps) 3.édition de diverses listes de travail 4. édition des dossiers des agents promouvables 5.éventuellement saisie des propositions et du classement formulés par les structures 6.saisie du classement de létablissement 7.édition des listes des agents proposés et de leurs dossiers, pour transmission au ministère 8.verrouillage des listes Les aspects fonctionnels

Harpège/Promouvabilités ITARF Les circulaires

Harpège/Promouvabilités ITARF Afin de servir de repère, la référence aux circulaires est enregistrée. Les circulaires T.A. et L.A. sont créées à partir de la circulaire du MEN reçue par létablissement On y définit : les liens année universitaire / corps ou grades de promotion et pour chacun de ces corps ou grades, lannée au titre de laquelle la promotion est envisagée. La création des circulaires

Harpège/Promouvabilités ITARF La création dune circulaire locale est possible : pour L.A. à compter du 1er septembre de lannée universitaire considérée. pour T.A. à compter du 1er janvier pour lannée universitaire à venir ATTENTION Ce paramétrage est le reflet de la circulaire de gestion. Avant toute saisie dans Harpège : il est important de bien prendre connaissance de la circulaire il convient de lever auprès du bureau de gestion du MEN toute ambiguïté pouvant se poser (sur lannée de promotion par exemple) La création des circulaires

Harpège/Promouvabilités ITARF Un même couple [corps (ou grade) de promotion / Année de promotion] ne peut être lié quà une et une seule année universitaire Les principes de création des circulaires

Harpège/Promouvabilités ITARF Les critères statutaires en cours : corps, grade de départ ancienneté équivalences pour les calculs danciennetés de corps ou de grade échelon minimum age ne sont pas modifiables localement Toute évolution réglementaire fera lobjet dune mise à jour de lapplication (patch) Les principes de création des circulaires

Harpège/Promouvabilités ITARF Les principes de création des circulaires La neutralisation Cette possibilité est à utiliser lorsque des listes ont été calculées et que, à réception de la circulaire de gestion, il savère quun corps (ou grade) ne fait pas lobjet de propositions de promotions pour lannée universitaire concernée La neutralisation empêche daller plus avant dans la procédure il devient impossible de faire de nouvelles modifications ou traitements (modification de la liste des agents, classements, éditions, verrouillage) sur le corps (ou grade) concerné par la neutralisation. Il suffit de cocher le témoin « neutralisé» dans lécran «création circulaire locale»

Harpège/Promouvabilités ITARF Les principes de création des circulaires Linitialisation Lorsquil nexiste pas de circulaire créée pour lannée en cours, le bouton permet dinitialiser une nouvelle circulaire

Harpège/Promouvabilités ITARF Démonstration 3 Création dun circulaire LA

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 3 Création dun circulaire TA N.B. : Pour toute la session de formation et notamment les exercices, par convention, nous sommes aujourdhui le 4 mai 2004 !

Harpège/Promouvabilités ITARF Qui procède à la création des circulaires ? Cette opération doit être impérativement effectuée au niveau du service central de GRH. La circulaire ainsi créée vaudra pour toutes les structures de létablissement La création des circulaires

Harpège/Promouvabilités ITARF Lécran Circulaires permet de consulter dans le détail les circulaires créées Pour chaque corps et grade de promotion à traiter, on peut y voir, répartis sur 2 onglets : les critères de promouvabilité la date de référence des calculs danciennetés et dâge la date deffet de la promotion La consultation des circulaires

Harpège/Promouvabilités ITARF Les boutons permettent également de consulter les équivalences pour le calcul de lancienneté dans le corps le grade de départ : lorsque, pour être promouvable, il est requis soit une ancienneté de corps soit une ancienneté de grade les services effectués dans dautres corps/grades que les corps/grades de départ sont pris en compte dans lancienneté dès lors que laccès à ces corps/grades résulte : dune intégration dun détachement en vue dintégration. La consultation des circulaires

Harpège/Promouvabilités ITARF Équivalences - Exemple 1 Les calculs dancienneté

Harpège/Promouvabilités ITARF Équivalences - Exemple 2 Les calculs dancienneté

Harpège/Promouvabilités ITARF Démonstration 4 Consultation des circulaires Liste daptitude

Harpège/Promouvabilités ITARF Démonstration 5 Consultation des circulaires Tableaux davancement

Harpège/Promouvabilités ITARF Qui peut consulter les circulaires ? Ces circulaires sont bien sûr consultables par tous ceux qui sont habilités à ce traitement en consultation. Contrairement à la création de nouvelles circulaires, cette habilitation en consultation doit être donnée à tous les gestionnaires concernés par les opérations de promouvabilités Le calendrier de gestion

Harpège/Promouvabilités ITARF Le calcul des listes

Harpège/Promouvabilités ITARF Le calcul a pour objet de fournir une liste des agents qui vérifient certains critères de promouvabilité Elle comprend des agents, promouvables ou non qui : appartiennent au(x) corps (ou grades) de départ ont atteint lâge requis à la date de référence ont atteint léchelon requis (acté ou prévisionnel) ne sont pas en CFA à la date deffet de la promotion Ces quatre conditions constituent ce que, dans Harpège, on appelle les critères «absolus» Cest parmi les agents de la liste, qui vérifient les critères absolus, que lon va chercher ceux qui remplissent en outre les critères dancienneté dits critères non absolus. Le calcul des listes

Harpège/Promouvabilités ITARF Cest le Calcul des listes qui relie chaque agent ITARF à la structure habilitée dont il relève Ce lien est construit à partir de laffectation de lagent dans une (ou plusieurs) structure(s) telle quelle est enregistrée dans la base au moment du calcul. Le calcul des listes

Harpège/Promouvabilités ITARF Quand lancer le calcul ? Quand la base est le plus à jour possible afin de limiter au maximum les interventions manuelles ultérieures Comment lancer le calcul ? Le calcul peut être lancé pour un, plusieurs ou tous les corps (idem pour les grades) vous aurez parfois intérêt à différer le calcul pour un corps afin davancer la mise à jour des données qui concernent les agents de ce corps Le calcul aboutit à une (ou plusieurs) liste(s) des agents Le calcul des listes

Harpège/Promouvabilités ITARF Démonstration 6 Calcul des listes Liste daptitude

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 4 Calcul des listes : Listes daptitude N.B. : Pour toute la session de formation et notamment les exercices, par convention, nous sommes aujourdhui le 4 mai 2004 !

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 5 Calcul des listes : Listes daptitude N.B. : Pour toute la session de formation et notamment les exercices, par convention, nous sommes aujourdhui le 4 mai 2004 !

Harpège/Promouvabilités ITARF Qui lance le calcul ? Ce calcul sopérant sur lensemble des agents de létablissement, quelles que soient leur(s) structure(s) daffectation, il convient de lancer le calcul au niveau du service central de GRH. Seul un utilisateur habilité à ce traitement en mise à jour pourra lancer le calcul. Le calcul des listes

Harpège/Promouvabilités ITARF Les listes des Agents

Harpège/Promouvabilités ITARF Dans la liste des agents figurent tous ceux qui vérifient les « critères absolus ». En outre, loutil repère et signale ceux qui, en létat des données de la base, vérifient également les critères dancienneté dits critères « non absolus » Un témoin « Promouvable » est coché pour chacun des agents qui a lancienneté requise. Chaque agent, du fait du calcul, est lié à la structure habilitée dont il relève cette structure habilitée nest pas restituée dans lécran «Liste des Agents» mais figure dans toutes les éditions qui y sont proposées. La liste des Agents

Harpège/Promouvabilités ITARF Pour tous les agents de la liste, vous avez la possibilité, sous votre entière responsabilité, de modifier les anciennetés calculées, par exemple lorsque vous disposez darrêtés faisant état de services pas encore enregistrés dans la base Le témoin promouvable est alors coché pour les agents qui, grâce aux modifications apportées vérifient maintenant les conditions dancienneté Le témoin « Modifié » rappelle, le cas échéant, quil y a eu modification Il est possible dexclure un agent de la liste (agent sur le point de prendre sa retraite, procédure disciplinaire en cours…) La liste des Agents

Harpège/Promouvabilités ITARF Le bouton ouvre une fenêtre qui : ré-affiche les valeurs résultant du calcul des listes sil ny a pas eu, dans la base, dintervention sur les données relatives à lagent depuis le calcul actualise les calculs dancienneté, si, dans la base, les données relatives à lagent ont été complétées et que le calcul des listes na pas été relancé Liste des Agents

Harpège/Promouvabilités ITARF Démonstration 7 Liste des agents Consultation

Harpège/Promouvabilités ITARF Il est possible dinsérer un agent dans la liste sans avoir à relancer le calcul : si, après le calcul des listes, un nouvel agent a été saisi dans la base, vous avez la possibilité de linsérer dans une ou plusieurs listes à condition : que soit enregistrés les en-cours :élément de carrière position statutaire quil vérifie les critères absolus autrement dit, il est possible dinsérer un agent qui, sil avait été saisi dans la base avant le lancement du calcul, aurait figuré dans la liste. Cet agent, une fois inséré, a le même statut, dans la liste, quun agent calculé. Insertion dun agent

Harpège/Promouvabilités ITARF Attention : Si, dans le calendrier de gestion, une date limite de modification des listes existe, une fois cette date échue, il ne sera plus possible de modifier la liste des agents. Liste des Agents

Harpège/Promouvabilités ITARF Démonstration 8 Liste des agents Modification

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 6 Liste des agents : modifications N.B. : Pour toute la session de formation et notamment les exercices, par convention, nous sommes aujourdhui le 4 mai 2004 !

Harpège/Promouvabilités ITARF Qui peut la modifier ? Seul un utilisateur habilité à ce traitement en mise à jour pourra modifier la liste. Ces listes sont bien sûr consultables par tous ceux qui sont habilités à ce traitement en consultation avec les restrictions liées au profil données, notamment les structures. Liste des agents

Harpège/Promouvabilités ITARF Les classements

Harpège/Promouvabilités ITARF Les listes des agents complétées et les modifications danciennetés achevées, il convient de procéder successivement aux classements : au niveau des structures habilitées à proposer et classer des agents au niveau établissement Les classements

Harpège/Promouvabilités ITARF Le classement structures Le classement au niveau des structures a pour objet de préparer : la consultation des élus de la Commission Paritaire dÉtablissement linterclassement final au niveau Etablissement par le Chef détablissement Ce classement est facultatif ; il peut être discontinu et comporter des ex-aequo. Aucun contrôle nest effectué sur cette information, mais elle est restituée au moment de procéder au Classement établissement.

Harpège/Promouvabilités ITARF Le classement structures Pour les agents qui ne relèvent daucune structure habilitée à proposer et à classer : soit parce quaucun paramétrage des structures de la fonctionnalité Promouvabilité ITARF na été saisi, soit parce quil ny a pas de structure habilitée pour la structure daffectation de lagent, soit parce que lagent ITARF nest pas lié à une structure de létablissement par un lien daffectation, le classement structure pourra être effectué au niveau établissement. Si, dans le calendrier de gestion, une date limite de classement structure existe, une fois cette date échue, il ne sera plus possible de le saisir ou de le modifier.

Harpège/Promouvabilités ITARF Le classement structures Attention : Si, dans le calendrier de gestion, une date limite de classement structure existe, une fois cette date échue, il ne sera plus possible de le saisir ou de le modifier.

Harpège/Promouvabilités ITARF Démonstration 9 Classement structure

Harpège/Promouvabilités ITARF Qui peut le saisir ? Ce classement sopérant au sein de chacune des structures habilitées, seul un utilisateur habilité en mise à jour à ce traitement pourra classer les agents promouvables qui en relèvent Le classement structures

Harpège/Promouvabilités ITARF Le classement établissement Le classement au niveau de létablissement permet la saisie (et la consultation) : du classement effectué par le chef détablissement, après consultation de la CPE, parmi les agents promouvables du nombre dagents proposés par corps et année de promotion

Harpège/Promouvabilités ITARF Le classement établissement Le rang de classement A linverse du classement structure, le classement établissement doit être continu et sans ex-aequo Le rang de classement nest pas obligatoire pour chacun des agents dune liste : pour une année et un corps/grade de promotion, létablissement, selon son choix, décide du nombre dagents promouvables quil classe et ce, en se limitant ou pas au nombre dagents proposé. Le nombre de propositions le nombre dagents proposés est une donnée obligatoire. Si elle nest pas renseignée, aucun agent ne figurera sur la liste des agents proposés

Harpège/Promouvabilités ITARF Le classement établissement Attention : Si, dans le calendrier de gestion, une date limite de classement établissement existe, une fois cette date échue, il ne sera plus possible de saisir ou modifier ce Classement établissement.

Harpège/Promouvabilités ITARF Démonstration 10 Classement établissement

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 7 Saisie des classements structure et établissement N.B. : Pour toute la session de formation et notamment les exercices, par convention, nous sommes aujourdhui le 4 mai 2004 !

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 8 Saisie des classements structure et établissement N.B. : Pour toute la session de formation et notamment les exercices, par convention, nous sommes aujourdhui le 4 mai 2004 !

Harpège/Promouvabilités ITARF Qui peut le saisir ? Il convient de le saisir au niveau du service central de GRH. Seul un utilisateur habilité en mise à jour à ce traitement pourra le saisir et le modifier. Le classement établissement

Harpège/Promouvabilités ITARF Les éditions

Harpège/Promouvabilités ITARF 2 types déditions sont proposés : les éditions officielles, construites sur les modèles du Ministère : le dossier de lagent promouvable la liste des agents proposés pour un corps/grade de promotion les éditions de travail, à lusage des gestionnaires dans les phases de travaux préparatoires, mais aussi éventuellement à lusage des membres de la CPE, des responsables des structures ou du chef détablissement au moment de classer les propositions. Ces éditions de travail sont proposées sous deux formes : éditions papier fichiers qui peuvent être traités avec des outils bureautiques (Excel ou Word) Les éditions

Harpège/Promouvabilités ITARF Cest la liste classée des propositions de létablissement, qui, pour une année de promotion et un corps/grade de promotion donnés, est transmise au ministère, après signature du chef détablissement. Elle restitue : lannée universitaire lacadémie et létablissement le corps de promotion le rang de classement les nom, nom patronymique et prénom des agents La liste des agents proposés

Harpège/Promouvabilités ITARF Sur le modèle du MENRT, il restitue les données relatives à lagent promouvable : au recto : le corps ou grade de promotion le rang de classement la BAP, famille professionnelle et emploi-type de lagent ; létat civil ; les anciennetés de corps, grade, échelon et services publics les diplômes attention : lorsquune ancienneté de corps constitue un critère de promouvabilité, cest lancienneté dans le corps requise pour être promouvable (compte tenu des équivalences) qui est restituée et non celle dans le corps stricto sensu Le dossier agent

Harpège/Promouvabilités ITARF au verso : un état des services qui restitue, en létat des données enregistrées dans la base : - lhistorique des contrats (non proratisés) - lhistorique des éléments de carrière un total général qui intègre : - les contrats comptant pour du service public et proratisés (selon larrêt de la CAA du 03/04/2001 (MENRT c/Mme Bicquard - voir infra) - le service national (saisi dans «situation militaire») et les services publics effectués hors éducation nationale (saisis dans lécran passé hors educ. Nat.) Le dossier agent

Harpège/Promouvabilités ITARF En résumé : le total général qui correspond au total des services publics nest pas forcément égal à la somme des sous-totaux calculés précédemment dans « Etat des services (total des contrats + total des carrières), puisquil intègre les paramètres précédemment cités (service national, proratisation des contrats, passé hors EN) ce total général est modifiable manuellement, via lécran « liste des agents » (modifier lancienneté de services publics). Le dossier agent

Harpège/Promouvabilités ITARF Il peut être édité à diverses étapes de la procédure : juste après le calcul des listes : il ne restituera bien sûr que les données qui sont dans la base juste après les dernières modifications de la liste des agents : il prendra en compte les éventuelles modifications dancienneté auxquelles vous auriez procédé juste après la saisie du classement établissement : il prendra en compte les modifications et le rang de classement établissement. Le dossier agent

Harpège/Promouvabilités ITARF Elles sont au nombre de 3 : 2 sont accessibles à partir des écrans liste des promouvables par structure liste des promouvables par corps (ou grade) de promotion 1 nest accessible quà partir de lécran liste de tous les agents (ceux qui vérifient les critères absolus) par corps (ou grade) de promotion, avec la restitution des témoins «promouvable», «modifié» et «exclu» Les éditions de travail

Harpège/Promouvabilités ITARF Qui peut lancer les éditions ? Le dossier agent la liste des agents proposés Les éditions de travail Les utilisateurs habilités au traitement Listes des agents en mise à jour ou en consultation. Editions

Harpège/Promouvabilités ITARF Lorsquune liste est définitivement arrêtée, il est possible dempêcher toute modification ultérieure de celle-ci grâce au bouton Il permet de figer le contenu des listes, corps par corps ou grade par grade une fois la liste verrouillée, elle nest plus accessible quen consultation ; elle fait foi de létat du dossier tel que transmis au ministre. il est conseillé de ne lactiver quau moment de lenvoi du dossier Le verrouillage des listes

Harpège/Promouvabilités ITARF Il existe un seul cas où le déverrouillage est rendu possible : Linstauration de nouveaux critères pour un corps/grade donné, après que des listes aient été calculées et verrouillées. Cela permet de relancer les calculs pour les corps/grades concernés Le verrouillage des listes

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 9 Editions : Liste des agents proposés & Dossier agent Verrouillage de listes N.B. : Pour toute la session de formation et notamment les exercices, par convention, nous sommes aujourdhui le 4 mai 2004 !

Harpège/Promouvabilités ITARF Qui peut verrouiller/déverrouiller les listes des agents ? Seul un utilisateur habilité au classement établissement peut verrouiller/déverrouiller une liste. Le verrouillage des listes

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 10 Exercice de synthèse N.B. : Pour toute la session de formation et notamment les exercices, par convention, nous sommes aujourdhui le 4 mai 2004 !

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 10 suite

Harpège/Promouvabilités ITARF Exercice 10 suite