Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation Séances dinformation de lautomne Mise à jour sur le rapport des états financiers de Automne 2007

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 2 Sujets à aborder Changements aux états financiers de Erreurs communes relevées pendant lexamen des états financiers

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 3 Changements par rapports aux prévisions budgétaires révisées de Section 9 – Élément transport des élèves Section 10 – Élément administration et gestion - Rémunération des conseillers Section 11 – Élément installations destinées aux élèves Section 12 – Élément au service de la dette Tableau 3 – Fonds de capital et demprunt – dépenses et financement

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 4 Changements par rapports aux prévisions budgétaires révisées de (suite) Tableaux 10 et 10 RED – Dépenses du fonds de fonctionnement Tableau 10.4 – Renseignements supplémentaires sur les dépenses en salaires et en avantages sociaux Tableau 10 F – Avantages sociaux des employés Tableau 21E – Revenus reportés Tableau 21H – Futurs paiements de la dette - Remboursement en capital et intérêts sur les débentures, contrats de location-acquisition et cotisations à des fonds d'amortissement

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 5 Section 9 – Élément transport des élèves La première phase des examens de lefficacité et de lefficience a été exécutée conformément à la note de service 2007:SB14. Lélément transport des élèves de de neuf conseils scolaires inclut un redressement à la ligne Consultez le tableau 9.1 du règlement sur les subventions pour connaître les montants particuliers des conseils (

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 6 Section 10 – Élément administration et gestion Cette section a été révisée conformément à la note de service 2006: B10 et au présentation des prévisions budgétaires de Les honoraires des conseillers sont maintenant entièrement calculés dans les formulaires (ce nest plus le montant calculé téléchargé davance dans le SIFE). Il faut entrer les données aux postes a à b et a à c Le poste a serve du EMQ de ce qui est téléchargé davance venant des états financiers de

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 7 Section 10 – Élément administration et gestion Allocation des conseillers pour la période de septembre à novembre 2006 est calculée en multipliant le montant du tableau 1 du Règlement 357/06 par le poste puis en divisant le produit par 4. Allocation des conseillers pour décembre à août 2007 est calculé aux postes 10.2 à La rémunération totale des conseillers pour est noté au poste 10.7.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 8 Élément administration et gestion La section a été révisée pour incorporer lallocation pour le rémunération et les dépenses pour les élèves conseillers. Le conseil peut élire jusquà 3 élèves conseillers et doit entrer le chiffre au poste Le calcul se fonde sur la somme des jours pendant lesquels chaque élève conseiller a été en fonction. Il faut entrer le nombre de jours au poste (p. ex., si 2 élèves conseillers ont été en fonction toute lannée, entrez 2 x 365 jours).

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 9 Section 11 – Élément installations destinées aux élèves Nouvelle initiative selon laquelle lOOF apportera du financement à long terme pour les coûts de construction contractés par le conseil scolaire. Le calcul du financement a été changé pour les programmes dimmobilisations suivants: Projets liés au prohibitif pour la réparation Réduction de leffectif des classes au primaire Écoles en croissance Financement transitoire des immobilisations

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 10 Section 11 – Élément lié aux nouvelles places Les données basées sur léligibilité des droits parviennent du SIIS. Les données seront mises à jour jusquau 1er novembre Si le conseil est satisfait avec les données basées sur léligibilité des droits avant le 1 er novembre 2007, il devrait demander à faire verrouillées les données à Mark Bonham au Ministère ou ).

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 11 Section 11 – Élément lié aux nouvelles places, page 3 Le coût du service de la dette inclut maintenant les coûts liés à la dette concernant des projets engagés avant le 31août 2006 mais pour lesquels la dette a été contractée après cette date. Les réserves de produit de la disposition en sont indiquées au poste dans 2 colonnes ( ). Le produit de la disposition utilisé pour le remboursement de la dette contractée sont calculés au poste Le redressement prend en compte 50 % des montants indiqués au poste qui sont chacun => moins les montants des dépenses contractées ou engagées par le conseil pour acheter des installations louées ou acheter des installations afin de remplacer des installations louées en

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 12 Section 11 – Élément lié aux nouvelles places, page 3 Aux postes à , le calcul est rajusté en droit pour le surcroît d'inscriptions qui nont pas encore été établies et indiquées dans les calculs déligibilité des droits. Des données sont requises au poste pour déclarer les réserves nécessaires pour payer les coûts futurs du service de la dette en immobilisations engagée avant le 12 juin Il faut déclarer ici toute subvention (ou une partie de celle-ci) pour surcroît dinscriptions allouée les années précédentes et encore inutilisée.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 13 Section 11 – Élément lié aux nouvelles places, page 3 Poste Le montant protégé dans la réserve pour les installations destinées aux élèves visant aux projets de réfection à coût prohibitif qui nont pas encore fait lobjet dappel doffres au 31 mars 2006 est téléchargé davance et parvient de la col. 6, tableau 16.3 du Règlement sur les subventions de Poste Le montant protégé dans la réserve pour les installations destinées aux élèves visant aux projets dimmobilisations relatifs à la transition vers le français qui nont pas encore fait lobjet dappel doffres au 31 mars 2006 est téléchargé davance et parvient de la col. 7, tableau 16.1 du Règlement sur les subventions de

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 14 Section 11 – Écoles en croissance Les places approuvées sont téléchargées davance aux postes et Les places approuvées sont converties en droits liés au coût de construction pour les écoles des quartiers en forte croissance aux postes et Ce montant est redressé en fonction des réserves disponibles pour les immobilisations au poste afin de déterminer le maximum que lOOF financera à long terme.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 15 Section 11 – Écoles en croissance Les coûts réels de construction doivent être entrés au poste Le montant financé est le moindre des coûts réels de construction et des droits maximaux pour les écoles des quartiers à forte croissance. Les arrangements de financement à long terme seront faits après Les coûts des emprunts internes sont calculés aux postes à en utilisant le taux dacceptation bancaire de septembre Les coûts réels des emprunts externes à court terme sont entrés au poste

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 16 Section 11 – Réduction de leffectif des classes au primaire Le formulaire a été révisé afin de déterminer le coût des dépenses en immobilisations au titre de la RECP que lOOF peut financer à long terme. Les coûts de la RECP sont nets de tout coût de construction que le conseil a déjà financé à long terme. Les coûts des emprunts internes et externes à court terme sont calculés aux postes à en utilisant une approche semblable à celle employée pour les écoles en croissance. Les coûts de construction déjà financés à long terme sont financés par un paiement annualisé fondé sur un amortissement de 25 ans et un taux de 5,25 %.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 17 Section 11 – Réduction de leffectif des classes au primaire Lallocation de pour la RECP, nette des coûts de location et de réinstallation est téléchargée davance au poste et est fondée sur les états financiers de Les coûts du principal et de lintérêt en pour la portion financée à long terme des coûts approuvés de dachats dinstallations mobiles et de construction permanente pour la RECP doivent être entrés au poste Lallocation pour la RECP est redressée pour tenir compte de la différence entre les montants calculés aux postes et

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 18 Section 11 – Meilleur départ Instauré cette année. Places approuvées en garderie pour le programme sont téléchargés davance au poste Le financement des immobilisations se basera sur le moindre des coûts de construction et les droits de construction au titre de Meilleur départ. La subvention annuelle du programme est calculée à partir du fonds dimmobilisations amorti sur 25 ans au taux de 5,25 %.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 19 Section 11 –Financement transitoire des immobilisations et projets liés au prohibitif pour la réparation Ces deux éléments seront financés par du financement à long terme de lOOF après Les places destinées aux élèves dans le cadre du financement transitoire des immobilisations se trouvent dans le tableau 16.1, colonnes 4 et 5. Les coûts maximaux de la construction pour les projets liés au prohibitif pour la réparation se trouvent dans le tableau 16.3, colonne 6. Les coûts de financement interne et externe sont calculés selon une méthode semblable à celle employée pour les écoles en croissance.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 20 Section 12 – Élément service de la dette La dette au titre des nouvelles places est maintenant déclarée séparément. Les renseignements sur la dette à long terme liée aux projets de nouvelles places est déclarée aux postes et et la dette admissible non financée en permanence est déclarée aux postes et Les deux éléments sont séparés entre la dette engagée avant le 1 er septembre 2006 et la dette engagée le ou après le 1 er septembre Il nest plus nécessaire de déclarer séparément la dette engagée le ou après le 1 er septembre 2006 pour la RECP et les écoles en croissance.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 21 Section 12 – Élément service de la dette Les conseils doivent déclarer les coûts des emprunts à court terme pour les projets de Lieux propices à l'apprentissage (LPA) à la ligne Les coûts des intérêts sont extraits du tableau 3A. La nouvelle ligne sert à déclarer les prêts pour Lieux propices à lapprentissage.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 22 Tableau 3 – Fonds dimmobilisations – dépenses et financement Deux nouvelles colonnes ont été ajoutées pour déclarer les immobilisations corporelles et non corporelles. Le tableau sommaire a été révisé et les dépenses sont maintenant classées comme suit: Immeubles (40 ans) Locaux préfabriquées Immeubles (20 ans) Terrains Améliorations aux terrains Construction en cours Avant achat et avant construction

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 23 Tableaux 10 et 10 RED – Dépenses du fonds de fonctionnement La nouvelle ligne 76 a été ajoutée dans la section des installations destinées aux élèves afin de déclarer les dépenses liées aux écoles en croissance, à la RECP et au financement transitoire des immobilisations. Les dépenses liées à Meilleur départ doivent être indiquées à la ligne 72 avec les nouvelles places (NP).

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 24 Tableau 10.4 – Renseignements supplémentaires - ÉLARGI Le tableau a été élargi pour entrer des renseignements concernant les paliers élémentaire et secondaire.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 25 Tableau 10F – Avantages sociaux des employés REINTRODUIT et NOUVELLE PRÉSENTATION Les conseils doivent faire une estimation détaillée par catégorie, des avantages sociaux rapportés au tableau 10.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 26 Tableau 21E – Revenus reportés SUPPRIMÉ Ce tableau a été supprimé.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 27 Tableau 21H – Paiement de la dette future NOUVEAU tableau Déclarez les remboursements en capital et intérêts sur les débentures, contrats de location-acquisition et cotisations à des fonds d'amortissement. Le rapport devrait être cohérent avec la présentation dinformations par voie de notes des états financiers.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 28 Erreurs communes relevées dans les présentations La présentation est incomplète. États financiers publiés – Pas de rapport de la direction. Différence entre les données entrées dans le SIFE et les états financiers vérifiés. Section 2 – Le montant pour les techniciens nest pas indiqué. Formulaire de données A.3 – Le solde douverture nest pas indiqué. La présentation des états financiers na pas été corrigée en fonction des erreurs relevées lors des examens effectués par les agents des finances.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 29 Présentation incomplète Une présentation complète inclut : Deux (2) copies signées des tableaux 1, 1.1 et 1.2 et la section 1, imprimées à partir de la présentation active dans le SIFE. Deux (2) copies imprimées des états financiers vérifiés avec les rapports et les notes des vérificateurs, et les rapports de la direction. Une (1) copie électronique du rapport des activités dimmobilisations doit être transmise au courriel: Une (1) copie imprimée du rapport des activités dimmobilisations et le rapport pour méthode des procédures spécifiques Le fichier actif du SIFE La version électronique de lannexe C doit être envoyée à

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 30 États financiers publiés – Pas de rapport de la direction Les conseils doivent publier leurs états financiers vérifiés et leur rapport annuel – article 252(2) de la Loi sur léducation. Selon larticle du CCSP, la série complète des états financiers vérifiés inclut le rapport signé sur la Responsabilité de la direction à légard des états financiers. Les conseils doivent envoyer une copie électronique des états financiers publiés, les notes, le rapport des vérificateurs et le rapport annuel du conseil publiés à leur agent(e) des finances du Ministère.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 31 Différences entre les renseignements déclarés dans le SIFE et les états financiers vérifiés Les conseils doivent remettre au Ministère des formulaires financiers annuels (formulaires du Ministère) en plus de publier leurs états financiers vérifiés. Ces formulaires sont conçus conformément aux recommandations du CCSP et permettent deffectuer des rapprochements conformes aux exigences de la Loi sur léducation concernant le financement. Sauf pour la présentation, les chiffres figurant dans les formulaires du Ministère doivent correspondre à ceux des états financiers vérifiés.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 32 Section 2 – Le montant relatif aux techniciens nest pas déclaré Lallocation de techniciens pour équipement personnalisé est calculée en format Excel pour chaque conseil sur la feuille de calcul des techniciens (onglet 2). Le remboursement pour les techniciens déquipement personnalisé doit être combiné avec lapprobation déquipement personnalisé pour léducation de lenfance en difficulté au poste 2.2 de la section 2. Leffectif du conseil déclaré dans la colonne 1 de la feuille de calcul des techniciens devrait concorder avec les EPT du 31 octobre et avec leffectif confirmé (ninclut pas les élèves de 21 ans et plus ou les « autres élèves »).

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 33 Formulaire de données A.3 – Solde douverture des dépenses cumulées admissibles non déclaré Le solde douverture des revenus reportés/dépenses cumulées admissibles doit être déclaré au poste 1.0. Il y a le potentiel pour créer des revenus reportés artificiels dans le tableau 5.1 si le conseil à des dépenses cumulées admissibles et le montant nest pas déclarés au poste 1.0. Exemple : Un solde douverture de en dépenses cumulées admissibles nest pas indiqué au poste 1.0. Lélément actuelle est de et les dépenses de Alors, du revenu reporté est créé dans le tableau 5.1 en erreur.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 34 Les états financiers nont pas été corrigés en fonction des erreurs relevées dans les examens effectués par les agent(e)s des finances Ceci est évident. Il faudrait corriger la présentation des états financiers pour les erreurs relevées par les agent(e)s des finances du Ministère pendant les examens des prévisions budgétaires et des prévisions budgétaires révisées.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de lÉducation 35 Questions ?????