La note administrative Quelques conseils

A quoi sert une note ? C’est un document de synthèse D’information d’un tiers Souvent décideur Qui trace le cheminement conduisant Aux décisions A l’organisation de la mise en oeuvre Aux acteurs désignés pour ce faire Aux moyens nécessaires Il met en évidence Les freins éventuels Les parades envisagées Formation, information, moyens supplémentaires, réorganisations… F. PILET / D. SCHENKER 12 octobre 2011

Comment est utilisée la note ? En lecture directe par le destinataire En lecture par les collaborateurs du destinataire En fonds de dossier pour les personnes désignées pour agir F. PILET / D. SCHENKER 12 octobre 2011

Quelles sont les qualités de la note ? Style direct Sans ambiguïté Concise Synthétique Rigoureuse dans le plan Aboutit à des propositions concrètes F. PILET / D. SCHENKER 12 octobre 2011

Identification de l’auteur Logo, NOM et Prénom Date Position dans la page : En haut à gauche F. PILET / D. SCHENKER 12 octobre 2011

Identification du destinataire Organisme Service Personne destinataire À l’attention de M. NN Qualité Position dans la page : À droite, ou centré, ou à gauche en Référence F. PILET / D. SCHENKER 12 octobre 2011

Identification du thème Thème défini d’une phrase nominale courte Exemples : « Réduction des taux de doublements en seconde : propositions d’actions » « Diagnostic d’établissement : conclusions pour des actions concrètes » F. PILET / D. SCHENKER 12 octobre 2011

La forme La note peut contenir des numéros de §, des nombres écrits en chiffres, des pourcentages… Des puces délimitant les paragraphes Des encadrés délimitant les titres des paragraphes Comme pour la lettre 1 § par idée 1 idée par § Utiliser les tournures impersonnelles (donc emploi des descriptifs, des présentatifs et du passif) Proscrire l’utilisation de « nous » et de « on » qui ne renvoient pas clairement à un auteur ou acteur F. PILET / D. SCHENKER 12 octobre 2011

L’organisation des informations Bien délimiter et mettre en valeur les unités informationnelles Détacher la description des faits des analyses Indiquer les points d’appui de la réflexion textes de références, expériences professionnelles antérieures, règles appliquées… Mettre en évidence les propositions formulées F. PILET / D. SCHENKER 12 octobre 2011

Après lecture de la note Le destinataire doit savoir : De quoi il retourne : problématique Quels sont les enjeux Quelles sont les difficultés Quelles sont les propositions Qui fait quoi, quand, comment F. PILET / D. SCHENKER 12 octobre 2011