Support de formation Administrateur Entretiens

Objectif de la formation A l’issue de la formation, les administrateurs seront capables de Gérer une campagne d’entretien Administrer les types de campagnes Administrer les questions appartenant aux campagnes d’entretiens

Programme de la formation Espace Module Modifier le jeu de question et affecter les questions aux différents types de campagnes et à différents métiers Créer une campagne d’entretiens Suivre et analyser une campagne d'entretiens Clôturer une campagne d’entretiens Espace Admin Attribuer les droits d’accès Talents Créer les différents types de campagne Paramétrer la visualisation des préparations Paramétrer le circuit de validation des entretiens et la visualisation des préparations

Espace Module

Modifier le jeu de questions La définition des thèmes Accès : Entretien > Campagnes d’entretiens > Gestionnaire de jeu de questions Le thème permet de regrouper une liste de questions. Il peut être rattaché au manager, au collaborateur ou aux deux en même temps. Pour supprimer un thème, aucune question ne doit lui être rattachée. Pour créer un thème cliquer sur le bouton « Ajouter un thème » Il est possible d’affecter un thème soit au collaborateur, soit au responsable, soit au deux personnes.

Modifier le jeu de questions La définition des questions Accès : Entretien > Campagnes d’entretiens > Gestionnaire de jeu de questions L’ensemble des questions est configurable dans la partie « Liste des questions de l’entretien ». Chaque question est rattachée à Un thème Un type de campagne Le collaborateur, le manager ou les deux (colonne « Concerne ») Si la case est cochée, la réponse apparaitra dans la synthèse de l’entretien. Si la case est cochée, la question figurera dans le questionnaire.

Modifier le jeu de questions La définition des questions Accès : Entretien > Campagnes d’entretiens > Gestionnaire de jeu de questions Pour créer une nouvelle question, cliquer sur le bouton « Ajouter une question ». 2 types de questions sont possibles : Réponse libre: Texte en saisie libre Réponse à choix multiple : Choix unique : 1 seul choix de réponse possible Choix multiple : Plusieurs choix de réponses possibles Enregistrement des listes de choix possibles afin de pouvoir les réutiliser Attention : Les listes de choix ne sont pas modifiables après création

Modifier le jeu de questions La définition des questions Accès : Entretien > Campagnes d’entretiens > Gestionnaire de jeu de questions Les questions de conclusions sont des questions à destination du manager, à remplir après l’entretien qui ne figurera pas dans la synthèse. Ces questions ne sont pas disponibles pendant la phase de préparation de l’entretien. Cliquer sur ce bouton pour ajouter un nouvel élément de conclusion Si la case est cochée, la question figurera dans la conclusion

Créer une campagne d’entretiens Ouvrir une nouvelle campagne Accès : Entretien > Campagnes d’entretiens Pour créer une nouvelle campagne, cliquer sur le bouton « Nouvelle campagne » Choisir la période de la campagne, ainsi que le type de la campagne. Le nom n’est pas obligatoire mais fortement conseillé. Définissez les options de votre campagne : Afficher l’étape de pré-évaluation : Permet d’afficher ou de masquer l’étape d’évaluation des compétences*. Avertir les responsable par mail : Permet d’envoyer un mail à tous les managers sélectionnés pour les prévenir du démarrage de la campagne. Sélectionner les managers des équipes concernées par la campagne. * Option disponible si le module « Compétences » est activé

Suivre et analyser une campagne d'entretien Suivi de la campagne Accès : Entretien > Campagnes d’entretiens Pour accéder au détail d’un entretien, cliquez sur

Suivre et analyser une campagne d'entretien Suivi de la campagne et relance manager Accès : Entretien > Campagnes d’entretiens Les statistiques disponibles vous permettent de suivre l’évolution de votre campagne: Nombre d’entretiens qui n’ont pas encore de date affecté. A la création d’une campagne tous les entretiens ont ce statut Nombre d’entretiens qui ont une date affectée. Nombre d’entretiens dont la préparation est effectuée. Entretiens souvent en cours de réalisation Nombre d’entretiens validés par le manager qui attendent une autre validation (collaborateur, RH ou autre) Nombre d’entretiens validés dans leur totalité Nombre d’entretiens supprimés dans la campagne Pour relancer le manager par mail cliquer sur le symbole @ Supprimer un entretien en cliquant sur la poubelle

Suivre et analyser une campagne d'entretien Exporter les questionnaires au format Excel Accès : Entretien > Campagnes d’entretiens Vous recevez par mail l’export des entretiens réalisés sur l’ensemble des campagnes durant les dates sélectionnés. Vous pouvez réaliser un filtrage par campagne directement via le support Excel.

Clôturer une campagne d’entretiens Modifier les dates de campagne et fermer la campagne Accès : Entretien > Campagnes d’entretiens Pour modifier ou clôturer une campagne, rendez vous dans le détail de la campagne Il est possible de modifier la date de fin de campagne si nécessaire. Le bouton « Clôturer » ferme automatiquement les entretiens quelque soit leurs statuts. La campagne passe alors dans les campagnes terminées.

Espace Administrateur

Attribuer les droits d’accès talents Attribution des droits Accès : Espace admin > Droits d’accès talents Les droits modules talents permettent de distinguer les utilisateurs en fonction de leurs accès. Accès « Administrateur » : Toute personne devant créer des entretiens et clôturer des campagnes. Cette personne aura accès aux réponses des autres entretiens (en lecture), si la réponse a été publiée Accès « Manager » : Toute personne qui doit faire passer un entretien Accès « Collaborateur » : Toute autre personne qui n’a pas besoin de faire passer un entretien ou de gérer des campagnes.

Attribuer les droits SIRH Attribution des droits Accès : Espace admin > Droits Sirh Pour affecter un accès à une personne: Cliquer sur le bouton « Ouvrir des accès » Sélectionner la ou les personne(s) souhaitée(s) Cliquer sur les flèches prévues à cet effet pour attribuer les droits au(x) collaborateur(s) Cliquer sur le bouton « Valider »

Types de campagne Créer/modifier les différents types de campagnes Accès : Espace admin > Entretien > Types de campagnes Cliquer sur ce bouton pour créer un nouveau type de campagne. Le crayon permet de modifier le nom du type de campagne. Renseigner le nom du type de campagne puis cliquer sur « Valider » pour enregistrer.

Gestion des visibilités Paramétrer la visualisation des préparations Accès : Espace admin > Entretien > Configurer les droits Visualiser le questionnaire du responsable : Le collaborateur a accès aux questions de préparation du manager, mais ne verra pas nécessairement ses réponses sauf si celui- ci le publie.  Visualiser le questionnaire du collaborateur : Le responsable a accès aux questions de préparation du collaborateur, mais ne verra pas nécessairement ses réponses sauf si celui-ci le publie.  Publier son questionnaire [collaborateur ou manager] : Permet de publier les questions de préparation. Il est possible de modifier les questions après partage. Les modifications seront partagées automatiquement. Attention : Il n’est pas possible de publier une réponse si la case à cocher « Visualiser le questionnaire » n’est pas cochée Publier ses objectifs passés [collaborateur] : Publication des commentaires Publier ses objectifs passés [manager] : Publication des commentaires et de l’évaluation Publier sa pré évaluation [collaborateur ou manager] : Uniquement si le module de compétences est activé. Publication de l’évaluation des compétences.

Circuit de validation Paramétrer le circuit de validation des entretiens Accès : Espace admin > Entretien > Configurer les droits Le circuit de validation, correspond à la signature de la synthèse de l’entretien. Le responsable est obligatoirement le 1er signataire, il est possible ensuite d’ajouter le collaborateur parmi les signataires et/ou une personne nommée. Attention : Le circuit de validation est le même pour l’ensemble des collaborateurs et l’ensemble des types de campagnes

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