PROGRAMME CATALYSE PRESENTATION PROJET CATALYSE Séance publique du 13 octobre 2016

Sommaire Présentation du projet – Elvis Fontaine Présentation des outils – Consultants Catalyse Questions - Réponses

Sommaire Présentation du projet – Elvis Fontaine Présentation des outils – Consultants Catalyse Questions - Réponses

Quels sont les trois principaux objectifs du projet ?

1 – Mettre en place un outil d’achats unique, intégré et performant à l’EPFL Déploiement progressif dans l’ensemble de l’EPFL et des satellites pour la majorité des biens et services Intégration des règles de l’école et des outils indispensables au quotidien Par exemple, connexion avec l’outil de gestion des droits et intégration de la gestion des stocks Automatisme de la traçabilité des produits chimiques et biologiques pour les produits en catalogues. Mise en place d’un workflow de traçabilité des produits pour toutes les autres commandes Performance : IVALUA et SCIQUEST sont d’excellents systèmes, reconnus et appréciés dans de grandes universités et entreprises

2 – Un outil performant à votre service Mise en place de catalogues À ce jour, 64 catalogues pour la faculté des sciences de la vie = 5 millions de références disponibles Le nombre de fournisseurs et de références disponibles dans Catalyse va continuer augmenter pour couvrir 80-90% des besoins A moyen-terme, les opportunités du système (sourcing, reporting) seront utiles dans vos achats 25 juin 2019

3 – Des négociations plus efficaces et des prix plus compétitifs Les achats vont enfin pouvoir identifier et catégoriser les dépenses Les achats seront un interlocuteur obligatoire pour les fournisseurs Plus de pouvoir d’achats et moins de coûts cachés pour les facultés 25 juin 2019

Sommaire Présentation du projet – Elvis Fontaine Présentation des outils – Consultants Catalyse Questions - Réponses

Principes de paramétrage de l’outil PROJET CATALYSE Ergonomie / besoin utilisateur Ecosystème EPFL Exigences réglementaires (Finance / Sécurité…) 25 juin 2019

D’Expereact… EXPEREACT SV 25 juin 2019 Demande, Commande, Réception Commandes de réappro Refacturation Gestion des stocks Réception Catalogues Traçabilité, MSDS 25 juin 2019

… à Commando SV… SCIQUEST IVALUA BUYER EXPEREACT SV 25 juin 2019 Catalogues bio / chimie Panier d’achats IVALUA BUYER Demande, Commande, Réception EXPEREACT SV Gestion des stocks Réception Commandes de réappro Refacturation 25 juin 2019

Droits - Registre des signatures Base SIGMA-ALDRICH Fiche de sécurité 3E Ariel DATA Regulatory lists … à Catalyse SCIQUEST Catalogues bio / chimie Recherche par molécule Flag des articles dangereux Traçabilité Gestion des stocks Demande d’achats Dde automatique de réappro Commande Réception IVALUA BUYER Sourcing Contrats SESAME (SAP) Commande d’achats Réception Demande, Commande, Réception Consommables Fournisseurs COPERNIC Droits - Registre des signatures Comptes utilisateurs Refacturation des consommables ACCRED Utilisateurs Registre TEQUILA SSO

Conformité au règlement financier Rappel du règlement financier EPFL : Toute demande d’achats en-dessous de 5K CHF doit obtenir une signature Toute demande d’achats au-delà de 5K CHF doit obtenir 2 signatures Les paliers de validation sont les suivants : 5K, 50K, 100K, 500K NB : il n’existe pas de paliers intermédiaires Conséquences sur l’utilisation : Tous les droits de signature et de délégation doivent être gérés dans ACCRED. Les utilisateurs peuvent sélectionner un fonds dès lors qu’ils ont des droits à 0 CHF paramétrés dans ACCRED. Les utilisateurs doivent sélectionner un fonds par défaut, qui pourra être corrigé jusqu’à l’étape de facturation 25 juin 2019

Processus de traçabilité et de sécurité Traçabilité des produits : Sauf exception, les produits biologiques et chimiques seront tracés Un inventaire des produits à tracer devra avoir lieu chaque année (prévu courant 2017) Processus de sécurité sur les produits sous autorisation: Le DSPS définit des listes de produits sous autorisation. Tout achat d’un tel produit est systématiquement validé par le DSPS. Conseil : ne pas mélanger dans un même panier des produits sous autorisation et d’autres produits. Les demandes de produits hors-catalogues pour des produits biologiques ou chimiques sont pré-validées par le DSPS 25 juin 2019

Ce qui change dans les outils Outil SciQuest : L’interface graphique de la nouvelle version ERM 9 de SciQuest remplacera la vieille version Java. Il s’agit d’une version améliorée. Le moteur de recherche est fonctionnel mais demandera un temps d’adaptation. Conseil : utiliser au maximum les fonctions de favoris Un module Stockroom est intégré au produit SciQuest. A partir du moment où la faculté SB aura basculé (février – mars 2017), tous les stocks seront visibles par toutes les unités présentes sur le site d’Ecublens. Outil iValua : Une interface graphique légèrement remaniée. 25 juin 2019

Ce qui change dans les processus L’utilisateur est désormais responsable de l’envoi de sa commande. Les conséquences sont les suivantes : L’utilisateur devra effectuer lui-même l’envoi Le fournisseur pourra contacter directement l’utilisateur L’utilisateur devra systématiquement informer le magasin de changements sur sa commande, notamment les annulations Le processus de création d’un fournisseur passera par une étape de validation à la Direction Achats et au Service Financier. Conseil : il sera préférable d’utiliser des fournisseurs existants dans le système ou d’anticiper les achats vers de nouveaux fournisseurs 25 juin 2019

Démonstration des outils Passage d’une commande d’achats à travers les outils 25 juin 2019

Planning de go-live Go-live SV (+ labos hébergés à la SV) : le 15 novembre 25 juin 2019

Concrètement, comment se passera le déploiement ? Migration : Nouvel environnement vierge A l’approche de la migration, il sera préférable d’anticiper les commandes afin d’éviter de lancer de nouvelles demandes la veille du déploiement. Accès en consultation seule sur l’ancien système pour visualiser les anciennes commandes 25 juin 2019

Aide et support Documentation : Formation : Support : Tutoriels FAQ Newsletters Formation : Séances à la carte 2 fois par semaine (anglais / français) Support : Hotline Catalyse 3 50 50 25 juin 2019

Comment vous pouvez nous aider à améliorer le système Ambassadeurs Catalyse : Des supers utilisateurs Catalyse seront disponibles pour vous aider et relaieront vos suggestions au support Vous pouvez également remonter directement vos suggestions au Support OS : catalyse.support@epfl.ch 25 juin 2019

Des questions ? 25 juin 2019

Merci pour votre attention ! 25 juin 2019