Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ? 26.05.2009 Workshop e-HR, Support des utilisateurs et Intelligence reporting Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ? 26.05.2009

Support des utilisateurs & Intelligence reporting Pourquoi fournir un support ? Les différents types de support 3. Les offres de support du SPF Santé Publique 4. Impact de l’offre de support Lessons learned Questions & réponses Intelligence reporting Belang van de rapportering Hoe hebben we de zaken aangepakt? Demo Vragen en antwoorden Version 10

1. Pourquoi fournir un support pour e-HR ? Aider, supporter les utilisateurs du self-service e-HR est primordial pour la réussite du projet e-HR ! Car: L’utilisation de l’application Oracle E-business Suite n’est pas ‘intuitive’ Cette application est le guichet unique pour communiquer des changements au Service d’Encadrement P&O Son utilisation est obligatoire pour tous les collaborateurs Version 10

1. Pourquoi fournir un support pour e-HR ? Le risque: Version 10

2. Les différents types de support ? … … … … … Version 10

3. Les offres de support e-HR utilisées au SPF Santé Publique Deux types d’offres sont utilisées pour aider les utilisateurs de l’e-HR: Le support online ‘self-service’: helpdesk/frontoffice, manuels, FAQ, eLearning. Disponible en permanence via email ou sur le portail Intranet. Les formations/coachings: Formations dispensées périodiquement pour les nouveaux collaborateurs, les ‘anciens collaborateurs’, les managers ou les personnes sans connaissances PC. Demo Pour recevoir la documentation complète avec les différentes offres de support. Envoyez un petit mail à benoit.tricourt@health.fgov.be Version 10

4. Impact de l’offre de support Le Service d’Encadrement P&O a mis en place une série d’indicateurs pour suivre la bonne utilisation du système e-HR, le Dashboard e-HR: Cela permet : d’évaluer le support déjà offert de cibler les besoins spécifiques en formation d’améliorer l’interface e-HR (feed-back au gestionnaire fonctionnel) Version 10

ACTION: renforcer le support pour cette fonctionnalité Les collaborateurs utilisent essentiellement l’inscription à une formation ACTION: renforcer le support pour cette fonctionnalité Version 10

4. Impact de l’offre de support En moyenne, une question posée au CRM P&O pour 15 notifications e-HR envoyées OBJECTIF: une question posée par 40 notifications envoyées ACTION: formation e-HR ciblée Version 10

4. Impact de l’offre de support Utilisation de l’offre de support en ligne L’offre de support en ligne est stockée sur l’Intranet, tous les mois nous recevons un relevé de l’ouverture de ces pages. Par exemple, pour la page e-Learning: Trop faible utilisation de l’offre par rapport aux avantages de ce type d’aide ACTION: amélioration de la visibilité en plaçant des liens sur les pages du selfservice e-HR (aide au plus près des situations problématiques!) Version 10

4. Impact de l’offre de support Collaborateurs n’ayant jamais utilisés le self-service En février 2008, 204 collaborateurs ne s’étaient jamais connectées au self-service e-HR (15% du public cible)! Essentiellement des collaborateurs de + de 50 ans, des collaborateurs travaillant hors Eurostation (52% vs 26% de la population cible) ou avec des statuts spécifiques (SMALS, Médecin, …) ou en interruption de carrière.  Action : Formation dans les centres hors-Eurostation En février 2009, la même mesure indiquait que 124 collaborateurs ne s’étaient jamais connectés (9,5% du public cible). Version 10

5. Lessons learned - Penser au public cible : centralisé/décentralisé ? niveau de connaissance des ordinateurs ? identifier les besoins selon les responsabilités e-HR (chefs, employés) - Toujours accompagner un changement avec une communication globale et un lien vers le nouveau support - Bien choisir le meilleur mode d’apprentissage (selon le public cible). Ne pas trop diversifier l’offre (mise à jour coûteuse en temps) - Evaluer de manière continue l’utilisation du système Version 10

6. Questions et réponses Version 10

1. Importance du reporting Grâce à une base de données P&O avec des données de qualité (voir Data Quality) et regroupant tous les domaines P&O (voir Description des processus), on peut extraire une somme d’informations stratégiques pour piloter une organisation. Par exemple: Inventaire pour le plan du personnel Cadre linguistique Répondre à une question parlementaire KPI FED20 Organigramme dynamique … Version 10

2. Hoe hebben we de zaken aangepakt? 3 doelgroepen lijnmanagement dienst P&O personeelsleden Database = technisch, gemaakt door & voor ict’ers efficiëntie performantie ≠ gebruiksvriendelijkheid Version 10

2. Hoe hebben we de zaken aangepakt? per_periods_of_service SELECT HOU1.NAME , LOC.LOCATION_CODE , HOU1.INTERNAL_ADDRESS_LINE , OS.NAME , OSV.VERSION_NUMBER , OSV.DATE_FROM , OSV.DATE_TO , HR_GENERAL.DECODE_LOOKUP('ORG_TYPE' , HOU1.TYPE) , PASG.FULL_NAME FROM HR_LOCATIONS LOC , HR_HIER_ASG_PEOPLE_V PASG , HR_ALL_ORGANIZATION_UNITS BG , HR_ALL_ORGANIZATION_UNITS HOU1 , PER_ORG_STRUCTURE_ELEMENTS OSE , PER_ORG_STRUCTURE_VERSIONS OSV , PER_ORGANIZATION_STRUCTURES OS WHERE OS.ORGANIZATION_STRUCTURE_ID = HOU1.ORGANIZATION_ID AND OSE.ORGANIZATION_ID_CHILD = PASG.ORGANIZATION_ID(+) 99% van de gebruikers is geen ict’er, verstaan structuur database niet kennen geen SQL  Nood aan enkele tools die zaken eenvoudig kunnen voorstellen… per_positions_f hr_all_organization_units per_rating_scales hr_lookups hr_calendars per_budgets per_jobs per_all_assignments_f per_all_people_f per_addresses per_previous_jobs Version 10

2. Hoe hebben we de zaken aangepakt? 3 tools Oracle Discoverer: doelgroep dienst P&O + lijnmanagers OrgPublisher: personeelsleden Oracle Self-Service: personeelsleden Version 10

2. Hoe hebben we de zaken aangepakt? Oracle Discoverer Begrijpbare tussenlaag (‘EUL’) Beveiliging van de data Beveiliging van rapporten Gemakkelijk aan te leren tool Zowel web-based als desktop Version 10

2. Hoe hebben we de zaken aangepakt? EUL of tussenlaag: brengt duidelijkheid in de database door gegevens te groeperen in logische domeinen: Signalitiek & affectaties: personeelsgegevens Afwezigheden Opleidingen ... Alle gegevens van DeBOHRA beschikbaar in tussenlaag Beveiliging van de data: niet iedereen ziet alle gegevens: Managers zien enkel data van personeelsleden onder zich (demo), maar iemand van P&O ziet iedereen Toegang regelen tot bijvoorbeeld domein signalitiek, maar niet tot domein opleidingen Version 10

2. Hoe hebben we de zaken aangepakt? Beveiliging van rapporten: Specifieke personen kunnen rapporten maken  voorgekauwde rapporten Niet iedereen ziet alle rapporten, moeten gedeeld worden Elke rapport heeft een eigenaar Zowel web-based als desktop: Rapportering via webbrowser op thuiscomputer (overal) Of computer FOD VVVL Gemakkelijk aan te leren tool: Door de tussenlaag moet de gebruiker geen kennis van databanken of SQL hebben. De tool schrijft de SQL voor de gebruiker. Heeft wat weg van Excel Version 10

2. Hoe hebben we de zaken aangepakt? OrgPublisher, ook gekend als het e-organogram Organogram Wie is wie? Beschikbaar via intranet Wordt gevoed door DeBOHRA (Dienst Organisatie) Version 10

2. Hoe hebben we de zaken aangepakt? Oracle Self-Service Eigen gegevens: adres, fiscale situatie Via intranet Version 10

3. Demo Oracle Self-Service Oracle Discoverer OrgPublisher Eigen gegevens raadplegen Oracle Discoverer Management Reporting OrgPublisher Organogram Version 10

4. Lessons learned What goes in, must go out With MORE info… Groepeer gegevens logisch! Créer des rapports standards selon l’analyse fonctionnelle faite au préalable Transfert de connaissances entre consultant et responsable reporting SPF Version 10

4. Questions et réponses Version 10