HAmAC Horaires Aménagés en fonction de l’ARTT et des Congés Réunion d’information du 25 mars 2014 Campus Talence Pessac

Application HAMAC Brique RH Cocktail , en lien avec MANGUE Décompte des congés et horaires de travail en heures

Déploiement de l’application 1ère phase : à compter du 17 février 2014, à la demande et en partenariat avec ces services, déploiement pour le pôle PILPSE, le pôle RHDS, la direction des systèmes d’informations et la direction de la documentation. Retour des documents (droits, état nominatif des reliquats et congés) souhaité pour le 14 février 2014. 2ème phase : au fil de l’eau et en fonction de leur besoin, déploiement progressif pour toutes les autres structures. Retour des documents (droits, état nominatif des reliquats et congés) souhaité pour le 31 mars 2014. Objectif final : un déploiement global avant le 15 juillet 2014 pour l’ensemble des structures.

Réglementation Cette application s’appuie, dans son fonctionnement, sur la réglementation en vigueur en matière de temps de travail. La note de service relative à la gestion des congés, horaires et absences est applicable, depuis le 1er septembre 2013, à tout le personnel BIATSS de l’Université de Bordeaux. HAmAC ne traitera cette année que de la période du 1er janvier au 31 août 2014 mais l’année 2014-2015 dans sa globalité. Rappel du régime général commun : 37h30 par semaine (5 jours) / 7h30 par jour / 50 jours de congés (25 j droit commun + 20 jours d’ARRT + 2 jours de fractionnement + 3 j d’ATT).

Quelques explications… Reliquat des congés annuels de l’année 2012-2013 et jours congés de l’année 2013-2014 déjà pris sont collationnés afin d’alimenter dans les meilleures conditions l’application tout en respectant les droits de l’agent. L’effet rétroactif pour la période du 1er janvier 2014 à la date d’ouverture de l’application selon la structure est effective (les congés ou absences déjà pris doivent être saisis). La note de service de mise en place de l’accompagnement relatif au déploiement du 14 mars 2014 liste les diverses situations rencontrées au sein de l’université.

Quelques explications… Reliquats = heures restantes de l’année N-1 ATT= aménagement du temps de travail, heures décidées en accord avec le chef de service en début d’année (valable jusqu’au 31 août de l’année suivante). Heures supplémentaires = demandées par le chef de service ( à prendre en congés compensateurs dans les 3 mois) Congés annuels = heures de droits à congés Décompte automatique avec prioritairement : Reliquats puis ATT puis Congés Annuels

Déploiement effectif de l’application Pôle RHDS : Saisie des reliquats et congés pris du 01/09/13 au 31/12/13 Visualisation de HAMAC par l’agent dans l’ENT (ma carrière / congés) Agent : saisie du planning hebdomadaire et association du planning aux semaines de l’année Chef de service : validation du planning Agent : possibilité de saisir les congés 2014 Rythme régulier : saisie des congés envoi d’un email au chef de service validation

Mise en œuvre opérationnelle de HAmAC DIRECTION DES SYSTEMES D’INFORMATION POLE RHDS STRUCTURE AGENT CHEF DE SERVICE / N+1 HAMAC Attribution des droits Saisie des reliquats de congés 2013-2014 dans l’application (date d’observation au 31/12/2013) Vérification du reliquat de congés Saisie du planning (horaires hebdomadaires) ENT Visualisation de HAmAC Validation des plannings Association du planning aux semaines 2014 Validation des congés Saisie des congés pris et à prendre 2014

Les référents désignés dans leur structure Les structures décident de leur organisation hiérarchique interne et la transmettent au pôle RHDS. Accompagnement des agents de la structure Organisation des formations en interne à la structure si besoin (gestion des congés en heures et non plus en jours) Support (fonctionnel et applicatif) Lien avec le pôle RHDS Autorisation (horaires spécifiques,….) Incidents (fonctionnels ou applicatifs), mise en place d’un suivi des tickets via l’ENT

Formation des référents Des sessions de formation sont mises en place sur le mois de mars et d’avril afin d’accompagner vos collaborateurs dans l’appropriation de l’outil HAmAC. Une première session sera réservée aux référents-métiers des structures et aux chefs de service le mardi 25 mars 2014 après-midi Campus Talence Bât. A5 salle de formation de la DSI.

Accompagnement des utilisateurs deux réunions d’information se tiennent sur les campus Une plateforme d’assistance GLPI, accessible via l’ENT Une page dédiée à Hamac et à la gestion des horaires et congés des personnels BIATSS sur le Portail des personnels