DuPont E-Sourcing Participation Fournisseur- RFX Janvier 2012

Table des matières Introduction Slide 3 Définitions Slide 4 Inscription fournisseur Slide 5 Accès DuPont E-Sourcing Slide 6 Conditions et termes du système d’utilisation Slide 10 Workbench fournisseur Slide 13 RFX – RFI; RFP; RFQ Slide 17 Fonctionnalité de l’outil Slide 28 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Participation fournisseur Introduction E-Sourcing est une application web qui permet aux acheteurs de Dupont de sélectionner des fournisseurs pour collaborer électroniquement (on- line) et d’accélérer le processus d’achat. Il y a différents types de “Events” (Marchés) qu’un acheteur peut créer : Demande d’information (RFI) Demande de proposition (RFP) Demande pour un devis (RFQ) Enchères e-Négociation Chaque type de “Event” ou document RFI, RFP et RFQ est aussi relatif à une une RFX, une demande pour X. Ce document met l'accent sur ​​la façon dont les fournisseurs doivent répondre à des enchères. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Qu’est-ce qu’une RFx ? Qu’est-ce qu’une RFx? RFx est un terme générique d’achat utilisé dans un “Event” de E-Sourcing. Ce terme s’applique à toute demande d’information (RFI), proposition (RFP), ou devis (RFQ). Une RFX peut être considérée comme un outil qui permet aux acheteurs et aux vendeurs de mener une affaire. Il offre la possibilité d’ échange d’information tels que : prix, prestations, mise en service, disponibilité. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Inscription fournisseur Accès à DuPont E-Sourcing Le fournisseur doit d’abord accéder à l’extranet de DuPont E-Sourcing. L’acheteur doit lancer le processus en pré-inscrivant le fournisseur sur l’application E- Sourcing de DuPont. Comment s’inscrire ? L’acheteur enverra au fournisseur le formulaire à remplir comprenant des informations générales sur la société et la personne de contact qui participera à l’”Event”. Une fois que le fournisseur a l’accès, il recevra par e-mail l’hyperlien, le nom d’utilisateur, et le mot de passe. De plus, il recevra une invitation par e-mail avec les détails de l’ »Event ». 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Accès à DuPont E-Sourcing 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Accès à E-Sourcing système Première connexion Le fournisseur devra immédiatement confirmer qu’il peut se connecter au système à travers du lien, avec le nom d’utilisateur et mot de passe reçus par e- mail. Si il rencontre des difficultés lors la connexion, le fournisseur peut prendre contact avec E-Sourcing Global User Support de DuPont. Dans le Supplier Center de DuPont se trouve la liste des personnes à contacter en cas de besoin. Accès à l’ ”Event” La façon la plus simple pour accéder à un “Event” est de se connecter au moyen de l’hyperlien inclu dans l’invitation de l’e-mail. On peut aussi accéder à travers https://strategicsrc.dupont.com Pour accéder à E-Sourcing DuPont, suivre les instructions dans la diapositive suivante. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Accès fournisseur Step Action 1. Connexion à E-Sourcing en cliquant sur l’hyperlien reçu dans le e-mail ou à travers https://strategicsrc.dupont.com L’écran suivant s’affiche : 2. Saisir nom d’utilisateur et mot de passe. Click here to return to slide 30. Click here to return to slide 40. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Accès fournisseur Step Action 2. Deuxième écran d’accès s’affiche : 3. Saisir nom d’utilisateur et mot de passe à nouveau. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Acceptation des conditions Les fournisseurs doivent accepter les termes et conditions de DuPont, accord de confidentialité et d’informations et accord de l’enchérisseur. Afin de pouvoir procéder, le fournisseur doit tout d’abord accepter ces conditions. L’acceptation des conditions est seulement demandée lors de la première connexion . Si le fournisseur a déjà accepté les termes et conditions, l’accord de confidentialité, et l’accord de l’enchérisseur une fois, le système passera outre et le système ira directement au Workbench des utilisateurs. Cliquer sur le document ci-dessous pour voir les termes et conditions que le fournisseur doit accepter. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Acceptation des conditions (exemple) Au moyen de cet écran on accepte les termes et conditions de SAP. Le fournisseur doit cliquer sur “Accept “pour continuer. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Acceptation des conditions (exemple) Au moyen de cet écran on accepte les termes et conditions de SAP. Le fournisseur doit cliquer sur “Accept” pour continuer. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Workbench fournisseur 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Workbench fournisseur Dès que la première connexion est réalisée et les termes ont été acceptés, le Workbench du fournisseur s’affiche. Ci-dessous un exemple de la partie supérieure du Workbench. Cliquer sur un mois du calendrier pour voir les “Events” à une date spécifique Cliquer sur le titre de l’”Event” pour accéder aux informations La section ‘Alerts’ informe le fournisseur et le renseigne des mises à jour sur les actions entreprises. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Workbench fournisseur - suite Ci-dessous un exemple de la deuxième partie du fournisseur. La section ‘Report’ déploiera les rapports disponibles au fournisseur. Aide et contact pour le fournisseur . La section ‘Active’ montre le statut et liens pour activer les “Events” 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Workbench fournisseur – suite Ci-dessous un exemple de la dernière partie du Workbench du fournisseur. La section ‘Awarded’ fournit des liens à des « Events » qui ont été accordés au fournisseur. La section ‘New Discussions’ montre un résumé des discussions ouvertes qui ont été lancées durant les “Events”. Les sections “Active Agreements” et “Current Scorecards” ne sont pas actuellement utilisées par DuPont. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

RFX – Demande pour : Information Proposition Devis 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Localisation de l’“Event” Step Action 1. Sur le Workbench du fournisseur, cliquer sur le lien correspondant de l’ “Event” . L’”Event” que nous traiterons sera une demande d’information (RFI). L’ “Event” s’ouvrira Cliquer sur le lien de l’ “Event”. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Visualisation des détails de l’”Event” Step Action 2. Une fois l’ “Event” sélectionné l’ écran suivant s’affichera . Cliquer sur le lien “RFx Response” pour voir les détails de l’”Event” . 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Visualisation des détails de l’”Event” Step Action 3. Les détails de l’”Event” seront énoncés dans les onglets. (Header, Schedule, Information, et questions.). Il est important de revoir chacun des onglets afin de comprendre les demandes de l’”Event”. La barre d’outil au-dessus des onglets de l’”Event” montre des fonctionnalités supplémentaires mentionnées à la fin de ce document. Barre d’outil Onglets “Event” 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Visualisation des détails de l’ “Event” L'onglet « Header » contient l'information générale du statut de l‘ « Event ». L’onglet “Exchange Rate” fournira la conversion des taux le cas échéant pour l‘ « Event ». L’onglet “Schedule” montre les détails du calendrier des “Event”. L’onglet “Information” contient toute l’information sur la portée et spécifiations demandées des services ou des produits. L’onglet “Questions” comprend toutes les questions en attente de réponses des fournisseurs. L’onglet “Line Item” montre le produit ou services en attente de proposition de prix. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Préparation de l’”Event” L'étape la plus importante est la préparation de l‘ « Event » car le temps disponible peut être limité dès que l‘  « Event » commence à accepter des réponses ou des enchères. Par conséquent, il est recommandable d'avoir une stratégie d'enchères fixées au préalable. Au moment de la prévisualisation, le fournisseur ayant révisé l’information et les onglets « Information et Line », et en fonction des demandes de l’acheteur, il pourra entreprendre les actions suivantes : Télécharger les annexes. Utiliser le forum de discussion on-line pour demander les détails à l'acheteur. Développer une gamme de prix d'appel d'offres. Etudier les produits/spécifications de service. Fournir les spécifications sous demande. Vérifier la disponibilité des produits, des services, et des matières premières, etc... 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Répondre à une RFI Step Action 4. Dans une RFI les réponses à apporter se trouvent dans l’onglet “Questions”. Cliquer sur le lien de la section “Questions” pour répondre aux questions. Il est important de répondre à toutes les questions et ensuite cliquer sur “Save”. 5. Une fois toutes les questions répondues, sortez de la section “Question”, soit en cliquant sur “cookie trail” ou en cliquant sur “X” pour retourner à la proposition. . 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Soumettre des réponses RFI Step Action 6. Une fois prêt à soumettre votre réponse, cliquer sur l’onglet “Submit”. Certains “”Events” se mettent à jour ainsi le fournisseur peut soumettre une enchère initiale ou une réponse ferme. Cependant, il sera nécessaire de les soumettre deux fois, une fois pour l’enchère initiale et une deuxième fois pour la réponse ferme. 7. Une notification sera envoyée par e-mail à l’acheteur pour l’informer que la réponse a été envoyée. L’acheteur informera le fournisseur si d’autres informations sont demandées. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Répondre à une RFP ou à une RFQ Step Action 8. Une RFP et une RFQ renseignent des prix et des réponses aux questions. Accéder à l’”Event” en parcourant les onglets pour des demandes d’informations à propos d’une proposition ou d’un devis. L'onglet « Header » contient l'information générale du statut de l‘ « Event ». L’onglet “Exchange Rate” donnera la conversion des taux le cas échéant pour l‘ « Event ». L’onglet “Schedule” montre les détails du calendrier des “Event”. L’onglet “Information” contient toute l’information sur la portée et spécifiations demandées des services ou des produits. L’onglet “Questions” comprend toutes les questions en attente de réponses des fournisseurs. L’onglet “Line Item” montre le produit ou services en attente de proposition de prix. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Répondre à une RFP ou à une RFQ Step Action 9. Sélectionner l’onglet “Line Items” pour entrer des propositions ou devis. Cette section permet aux fournisseurs d’entrer des propositions de prix 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Soumettre une proposition ou devis Step Action 10. Une fois prêt à soumettre votre réponse, cliquer sur l’onglet “Submit” Certains “”Events” se mettent à jour ainsi le fournisseur peut soumettre une enchère initiale ou une réponse ferme. Cependant, il sera nécessaire de les soumettre deux fois, une fois pour l’enchère initiale et une deuxième fois pour la réponse ferme. 11. Une notification sera envoyée par e-mail à l’acheteur pour l’informer que la réponse a été envoyée. L’acheteur informera le fournisseur si d’autres informations sont demandées. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Fonctionnalité de l’outil E-Sourcing – Fonctionnalité de l’outil 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Fonctionnalité de l’outil – Vue d’ensemble des RFx (RFI, RFP, et RFQ) E-Sourcing est un outil qui facilite le processus des RFx. Cette section recouvre les fonctionnalités suivantes : Save Undo Document Actions Reports Attachments Discussions Chat Status Submit 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Fonctionnalité de l’outil RFx Le premier onglet “Save” dans la barre d’outil , permet aux fournisseurs de sauver leurs données dès que tous les champs sont complétés. Sauvegarder un document ne signifie pas qu’il a été envoyé, simplement que le travail effectué a été enregistré. L’onglet “Undo” permet au fournisseur d’annuler la dernière action. The Document tab is not used in RFx events. L’onglet “Actions” permet au fournisseur de convertir et d’envoyer un document en PDF. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Fonctionnalité outil – Rapports RFx L’onglet “Reports” montre les questions sans réponse . Il y a aussi un lien qui permet d’accéder à “Round Change Summary” 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Fonctionnalité de l’outil - Annexes RFx La fonction “Attachment” montre le lien où le fournisseur trouvera tous les documents qu’il a présenté. . Le bouton “Attach File” permet aux fournisseurs d’annexer des documents. Cliquer sur le lien pour voir les annexes . 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Fonctionnalité de l’outil - Discussions RFx L’onglet “Discussions” permet aux acheteurs et aux fournisseurs de communiquer sur des problèmes ou questions. Une fois le fournisseur clique sur l’onglet “Discussions” une nouvelle fenêtre s’affiche. Cliquer sur le bouton “New Message” pour saisir un message. Cet écran permet aux fournisseurs de voir les messages envoyés par l’acheteur. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Fonctionnalité de l’outil – “Chat” RFx La fonction “Chat” fonctionne de manière similaire à la messagerie instantanée. Cliquer sur le bouton « Chat » pour voir les messages. L’écran suivant s’affiche : Le fournisseur peut répondre ou envoyer un message dans ce champ prévu à cet effet . Cliquer sur “Send” pour envoyer. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Fonctionnalité de l’outil – Consultation de statut RFx En cliquant sur le bouton “In Progress” on peut voir dans quel statut se trouve l’”Event”. Dans cette fenêtre l’option de “Change Phase” s’affiche. Les fournisseurs peuvent changer le statut de leur réponse en cliquant sur les boîtes actives bleues en surbrillance. Boîtes actives 12/14/ à la fenêtre de changement de phase 2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Fonctionnalité de l’outil – Soumettre une enchère/Proposition RFx Le bouton “Submit” permet au fournisseur de soumettre une propositionRFx à l’acheteur. Pour certains “”Events” le fournisseur a la possibilité de placer une enchère initiale et une proposition ferme. Il sera donc nécessaire de soumettre les propositions deux fois, une fois pour l’enchère initiale et une deuxième fois pour la proposition ferme (Final Response). Fonctionnalité supplémentaire Il y a plusieurs “tidbits” utiles que le fournisseur doit tenir en compte. Chaque fois qu’un fournisseur veut quitter une fenêtre, il doit cliquer sur et cela le ramènera à l’écran précédent. Le cookie trail fournira de l’information supplémentaire pour faciliter la navigation à travers l’”Event”. Page intitulée “Cookie Trail”. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide