Le projet e-HRM du SPF Santé Publique & "lessons learned" DeBOHRA live! Le projet e-HRM du SPF Santé Publique & "lessons learned" Philippe Seynaeve HR Development Manager, Smals 26/05/2009

Philippe Seynaeve e-HRM Project Manager (Stafdienst P&O, FOD VVVL) van 8/2006-5/2008 Situatie op dat ogenblik: e-HRM project op dat ogenblik sinds een paar maanden gestart; 4 medewerkers ondertussen aan de slag met voorbereidende projectactiviteiten (data cleaning en opleiding over oude personeelssysteem) Project team van Cronos, leverancier van software en consultancy, werken aan BR en set up bij FAVV Praktisch Uiteenzetting, 20 minutes, over enkele “lessons learned” vanuit het standpunt van interne PM, stafdienst P&O philippe.seynaeve@smals.be

Agenda DeBOHRA live! Le projet e-HRM & "lessons learned“ Definition et objectifs du projet e-HRM Contexte et historique Impact

What's in a name?

DeBOHRA, what’s in a name? PRODUCT PROJECT PROCESS PEOPLE PRACTICE PARADIGM

Définitions de «e-HRM » Dans des études ICT: « … solutions logicielles, produits sur mesure, problèmes d'implémentation, …  e-HRM = type d'application  Dans des études GRH: « … autre rôle/tâches de la division HR  e-HRM = HRM mais avec de nouveaux outils ICT » Phénomène de mode?  Prof. T. Bondarouk, U. of Twente: « It is not only a product or a technical process, it is also a new way of thinking.”

PROJET DeBOHRA/objectifs Une seule base de données P&O (centrale, améliorée) Système complet pour les processus P&O (gestion des formations, des cercles de développement, ...) Clarification/simplification des processus P&O Self-service pour des transactions en matière P&O Conversion, correction et digitalisation des données Lien avec management intégral: responsabiliser les managers et les collaborateurs en matière P&O Evoluer vers une pratique “HRM stratégique”

Cedar Crestone survey on e-HRM, 2006 Prof. T. Bondarouk Applications/ objectifs administratifs Système de gestion HRM 95% Payroll 91% Applications d'offre de services Reporting du management 62% Employee self-service 51% Manager self-service 31% Applications/ objectifs stratégiques Gestion de l'apprentissage 35% Planning de succession 21% Gestion des carrières 19% Gestion des compétences 17% 8 8

Human Resources Administration CDVU PAYROLL Reports Annuaire Taalkader Personeelsplan Competencies, Appraisals, Training Career history & Time Budget DIP FED. TRAINING INSTITUTE Work schedules Personal data Positions Intranet Security Management & Employee Self-Service DeBOHRA e-HRM Data Base Oracle for Human Resources Administration

Human Resources Administration CDVU PAYROLL Reports Annuaire Taalkader Personeelsplan Competencies, Appraisals, Training Career history & Time Budget DIP FED. TRAINING INSTITUTE Work schedules Personal data Positions Intranet Security Management & Employee Self-Service DeBOHRA e-HRM Data Base Oracle for Human Resources Administration

Pourquoi e-HRM?

Pourquoi e-HRM? Impact des technologies de l’information sur le monde professionnel et la sphère privée “Accélération, décentralisation et démocratisation de l’information” (T.W. Malone, The future of Work, Harvard Business School Publishing, 2004) Evolution des technologies et pratiques informatiques vers le modèle collaboratif/interactif Changement du profil et des besoins du collaborateur (“Generation Y”) Nouveaux défis pour le service HRM

Impact de l'ICT 13 13

Administration des données du personnel

Human resources/natural resources ...

Human resources management: people ...knowledge, skills, creativity ...

PROJET/définition et objectifs … lessons learned? Scope du projet/système DeBOHRA: ambitieux! Donc, attention aux (sous-) estimations (ressources, durée, complexité, coûts, ...). Suivre et ré-évaluer en cours de route. Remplacement d’une application (DIP) par un système plus complexe (DeBOHRA). Importance de la communication et gestion du changement face aux résistances. Fonctionnalités e-HRM standard, développées pour le secteur privé ne sont pas toujours transposables vers le secteur public. (Anciennetés, statut d’affection, suivi des stagiaires, ...) Attention aux change requests et coûts. Connaissance des processus actuels (As Is) et législation pour dessiner la situation future (To Be). Présence et disponibilité des key users pendant l’analyse, le testing, ... Comprendre et communiquer la spécificité du type de projet et le contexte (définition plus large qu’une implémentation ICT)

PROJECT/planning … lessons learned? Planning et phases sont abordés dans la communication suivante Quelques points d’attention pour éviter des retards: Analyse des risques au préalable et contingency plan (disponibilité de budget, ...) Disponibilité des intervenants à tout niveau (tâches liées au projet vs tâches opérationnelles) Process mapping ... est un travail intensif et de longue haleine ... tout en étant impératif pour une bonne analyse et succès (compromis) Validation univoque des BR par les key users (mandatés à trancher) Complexité de l’activité “testing” (approche méthodique nécessaire vu le nombre d'issues à traiter) Nb: Modèle planning/phases projet IT domine! (cf. Tendance actuellle: analyse et développement avec plus de flexibilité)

PROJECT/people Structure projet Project team + team external consultants Steering committee Key users Stakeholders Comité de direction DG Back office users Users self-service

PROJECT/people … lessons learned? Création d’une équipe projet e-HRM au sein du service P&O. Collaborateurs dédiés au projet est essentiel Besoin de garder les mêmes key users afin de pouvoir valider les BR, le testing, de former les collaborateurs. Stabilité, efficacité, continuité Evolution rapide des connaissances et de l’expertise des membres de l’équipe. Opportunités d’apprentissage et de devenir spécialiste dans de nouveaux domaines de compétences: reporting, testing, process mapping, data quality, gestion fonctionnelle, développeur e-learning, ... (Cf. Constitution du service DO actuel) Implication active du comité de direction et des DG dans un projet P&O

PROJECT/people ... Gestion du changement méthodique K R Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement Besef Verlangen Kennis Bekwaamheid Bekrachtiging Conscience Désir Connaissance Compétence Renforcement

PROJECT/people ... Gestion du changement Types d’initiative de gestion du changement et de la communication en fonction de la phase du projet et des publics-cible back office  collaborateurs P&O self-service  collaborateurs SPF Première étape … afin de sensibiliser, informer, former et motiver, suivre, re-informer tous les collaborateurs Deuxième étape … ancrer progressivement e-HRM au sein du service P&O et l’organsation: initiatives de communication, de formation, de concertation Exemples “good practices”: DG demande aux managers/collaborateurs de vérifier leurs dossier P&O dans DeBOHRA DG présente DeBOHRA comme “outil de management” (rapport, organigramme électronique, plan recrutement, ...)

SOLD OUT! DeBOHRA e-HRM LIVE DeBOHRA TRY OUT FOD VVVL KEY USERS 2 JUNE 2007 DeBOHRA TRY OUT KEY USERS OCT.-DEC. 2006 DeBOHRA PREVIEW P&O 26 OCT. 2006 DeBOHRA LIVE P&O 26 MAR. 2007

PROJECT/people ...

PROJECT/people ... Gestion du changement … comment? Back office  pour les collaborateurs P&O: Teasers, affiches, mails Projection Who Moved My Cheese Enquête électronique “attentes” Kick off service P&O Démos système Réunions key users Réunions data quality (“trophée” et baromètre) Formations key users suivies des formations collaborateurs des services FAQ et manuels back office et FAQ (avec descriptions nouveaux processus) Labos et coaching Modules back office (en e-learning) Nouvelle enquête après go live

PROJECT/people ... Gestion du changement … comment? e-HRM self-service  pour les collaborateurs SPF: Présentation projet au com. de dir. Présentation projet aux DG et managers Annonces via intranet, “Echo”, ... 2 Cycles de sessions d’orientation DeBOHRA e-HRM: self-service (mai-juin et sep.-nov. 2007  866 participants (65%) Sessions d’orientation dans les centres régionaux Modules spécial “Intro PC et internet” Quick start, manuel, FAQ via intranet Helpdesk dédié DeBOHRA e-HRM Modules e-learning (ESS, MSS, reporting) Rapports utilsations et debriefing com. de dir., DG et managers Présentations aux séminaires management intégral

Total collaborateurs s'étant connectés au self-service e-HR Nombre de collaborateurs s’étant connectés au self-service e-HR par DG (après roll out) Organisation Total collaborateurs Total collaborateurs s'étant connectés au self-service e-HR Taux d'utilisation Medex 243 174 71,6% DG1 179 161 89,9% DG4 157 145 92,4% DG5 142 130 91,5% DG2 153 125 81,7% DVZ 84 80 95,2% SD P&O 62 100,0% SD ICT 74 56 75,7% SD B&B Log 67 55 82,1% GDPBW 33 27 81,8% HGR 24 22 91,7% Generieke Entiteit 10 3 30,0% Total 1228 1040 84,69%

Corrélation transactions e-HRM et questions posées au helpdesk (1/2009)

PROJECT/people ... Gestion du changement méthodique … lessons learned? Approche méthodique et professionnelle Prévoir rôle/activités “change manager” dès le début Impliquer le management Qualité des initiatives et des messages (I L A T E ... Local, Authentic, Traceable, Ethical) Feedback loop (FAQ, debriefings, réunions de suivi, ...) Monitorer l’utilisation du système, l’analyser et palier aux lacunes (améliorer user friendliness, mailer notification) Prévoir des ressources pour les formations, helpdesk, coaching Expliquer le pourquoi du changement et l’impact/avantages au niveau individuel Etre visible, être présent pendant tout le trajet! ... ...

PROJET DeBOHRA/objectifs Une seule base de données P&O (centrale, améliorée) Système complet pour les processus P&O (gestion des formations, des cercles de développement, ...) Self-service pour des transactions en matière P&O Conversion, correction et digitalisation des données Clarification/simplification des processus P&O Lien avec management intégral: responsabiliser les managers et les collaborateurs en matière P&O Evoluer vers une pratique “HRM stratégique”

PROJET/ … objectifs atteints? Base de données centrale et baromètre qualité des données Modules pour processus P&O (formation, cercles de développement, ...) ESS et MSS avec support e-learning utilisés Processus analysés et documentés. Tous transparents et suffisamment simplifiés? Dossiers digitalisés? Néanmoins, approche méthodique (MAVIM) a facilité la discussion Impact de l’automatisation et diminution du travail purement administratif? Rapidité et transparence de l’échange de l’information? Cf. l’intervention de Prof. Bondarouk Disponibilité de rapports et informations stratégiques: inventaire du plan de personnel, pyramide des âges, cadre linguistique, turn-over, l’évolution du personnel, le pourcentage de femmes dans des postes stratégiques, la mobilité interne et vers les autres SPF, l’organigramme électronique, …

DeBOHRA e-HRM … What's in a name?