Système de contrôle interne (SCI) à l’Administration cantonale vaudoise

Définition du système de contrôle interne (SCI) Le contrôle interne est l’ensemble des règles, des procédures et mesures d’organisation (mesures de contrôle) ordonnées par le Conseil d’Etat afin de garantir un déroulement conforme des activités de l'administration. Les mesures organisationnelles du contrôle interne sont intégrées dans les flux de fonctionnement, en ce sens qu’elles ont lieu simultanément à l’activité ou sont situées en amont ou en aval de l’exécution de celle-ci. Exemples concernant les mesures de contrôle propres au traitement des informations: Autorisation: signatures manuscrites ou informatiques par des personnes responsables désignées par le management; Exhaustivité: pré numérotation des formulaires de commande, des fiches comptables et enregistrement de la séquence assortie d’un rapport sur les numéros manquants et d’une procédure de suivi des exceptions; procédure de confirmation des transactions et soldes avec les tiers. Exactitude : procédure de validation des saisies (ex: totalisation manuelle des pièces comptables comparée au résultat de la saisie dans le système comptable) Évaluation : procédure de calcul des provisions, tests de vraisemblance entre différents éléments du bilan et du compte de résultat en tenant compte de leur évolution dans le temps et de leurs montants budgetés

But du système de contrôle interne (SCI) Le contrôle interne au sein de l’administration permet en particulier d’assurer : Une gestion régulière, efficace et économe des moyens Le respect des lois, règlements et directives (« conformité ») La protection du patrimoine La détection, la réduction et la prévention des erreurs et des irrégularités De garantir la fiabilité et l’intégralité de la comptabilité L’établissement en temps utile des rapports financiers fiables Exemples concernant les mesures de contrôle propres au traitement des informations: Autorisation: signatures manuscrites ou informatiques par des personnes responsables désignées par le management; Exhaustivité: pré numérotation des formulaires de commande, des fiches comptables et enregistrement de la séquence assortie d’un rapport sur les numéros manquants et d’une procédure de suivi des exceptions; procédure de confirmation des transactions et soldes avec les tiers. Exactitude : procédure de validation des saisies (ex: totalisation manuelle des pièces comptables comparée au résultat de la saisie dans le système comptable) Évaluation : procédure de calcul des provisions, tests de vraisemblance entre différents éléments du bilan et du compte de résultat en tenant compte de leur évolution dans le temps et de leurs montants budgetés

La base du système de contrôle interne Des mesures organisationnelles sont mises en place pour intégrer de manière efficace les activités de contrôles aux opérations. Elles se déclinent par  : Des contrôles préventifs destinés à anticiper les risques Instructions sur les compétences et les signatures Restrictions d’accès aux installations, aux systèmes d’information (sécurité informatique) Etc. Des contrôles de détection permettant des contrôles de conformité, de concordance Contrôle de conformité aux bases légales, règlements, directives Contrôle de concordance comme la réconciliation de soldes, justificatifs, comparaison de listes, confirmations bancaires, inventaires, etc. Mise en place d’indicateurs, de norme de base Exemples concernant les mesures de contrôle propres au traitement des informations: Autorisation: signatures manuscrites ou informatiques par des personnes responsables désignées par le management; Exhaustivité: pré numérotation des formulaires de commande, des fiches comptables et enregistrement de la séquence assortie d’un rapport sur les numéros manquants et d’une procédure de suivi des exceptions; procédure de confirmation des transactions et soldes avec les tiers. Exactitude : procédure de validation des saisies (ex: totalisation manuelle des pièces comptables comparée au résultat de la saisie dans le système comptable) Évaluation : procédure de calcul des provisions, tests de vraisemblance entre différents éléments du bilan et du compte de résultat en tenant compte de leur évolution dans le temps et de leurs montants budgetés

Le périmètre du contrôle interne Le périmètre du contrôle interne s’applique aux domaines suivants : Les états financiers Bilan Annexes Compte de fonctionnement et d’investissements La gestion de la trésorerie La gestion du personnel L’octroi, le suivi, le contrôle et l’examen des subventions L’acquisition et la gestion des participations financières Les prestations délivrées par l’Etat de Vaud Exemples concernant les mesures de contrôle propres au traitement des informations: Autorisation: signatures manuscrites ou informatiques par des personnes responsables désignées par le management; Exhaustivité: pré numérotation des formulaires de commande, des fiches comptables et enregistrement de la séquence assortie d’un rapport sur les numéros manquants et d’une procédure de suivi des exceptions; procédure de confirmation des transactions et soldes avec les tiers. Exactitude : procédure de validation des saisies (ex: totalisation manuelle des pièces comptables comparée au résultat de la saisie dans le système comptable) Évaluation : procédure de calcul des provisions, tests de vraisemblance entre différents éléments du bilan et du compte de résultat en tenant compte de leur évolution dans le temps et de leurs montants budgetés

Les acteurs du contrôle interne Le Conseil d’Etat s’assure de la mise en place du contrôle interne Les départements et les services sont responsables de la mise en œuvre du contrôle interne (article 16 let. e Lfin) et l’intègrent, d’une manière générale, dans leurs processus opérationnels. Le Département en charges des finances émet des directives de portées générales et apporte un appui aux Unités financières départementales (UFD) L’auditeur interne (CCF) évalue les processus de gestion et de contrôle mis en place par les services. L’organe de révision externe (CCF) tient compte du contrôle interne lors de la détermination des opérations de vérification Exemples concernant les mesures de contrôle propres au traitement des informations: Autorisation: signatures manuscrites ou informatiques par des personnes responsables désignées par le management; Exhaustivité: pré numérotation des formulaires de commande, des fiches comptables et enregistrement de la séquence assortie d’un rapport sur les numéros manquants et d’une procédure de suivi des exceptions; procédure de confirmation des transactions et soldes avec les tiers. Exactitude : procédure de validation des saisies (ex: totalisation manuelle des pièces comptables comparée au résultat de la saisie dans le système comptable) Évaluation : procédure de calcul des provisions, tests de vraisemblance entre différents éléments du bilan et du compte de résultat en tenant compte de leur évolution dans le temps et de leurs montants budgetés

Situation actuelle du Système de contrôle interne Le contrôle interne s’effectue actuellement au travers des lois, des règlements, des directives et autres instructions Le système de contrôle interne à l'Etat de Vaud est lacunaire La formalisation écrite des processus de contrôle et la traçabilité ne sont pas garanties L'hétérogénéité des différents outils et des sources d'information financière est un frein à la mise en œuvre d’un contrôle interne efficace Risque : erreur majeure ou malversation Exemples concernant les mesures de contrôle propres au traitement des informations: Autorisation: signatures manuscrites ou informatiques par des personnes responsables désignées par le management; Exhaustivité: pré numérotation des formulaires de commande, des fiches comptables et enregistrement de la séquence assortie d’un rapport sur les numéros manquants et d’une procédure de suivi des exceptions; procédure de confirmation des transactions et soldes avec les tiers. Exactitude : procédure de validation des saisies (ex: totalisation manuelle des pièces comptables comparée au résultat de la saisie dans le système comptable) Évaluation : procédure de calcul des provisions, tests de vraisemblance entre différents éléments du bilan et du compte de résultat en tenant compte de leur évolution dans le temps et de leurs montants budgetés

Situation projetée du système de contrôle interne Formalisation des procédures de contrôles par les services (par exemple : instructions sur les compétences, les signatures, conditions d’octroi, traçabilité des contrôles) Validation et consolidation des procédures auprès des UFD qui peuvent également émettre des instructions internes propre à leur département. Chaque modification de loi, de règlement, de directive doit intégrer la notion de flux et de contrôle interne Le Département en charge des finances émettra une directive de portée générale sur la mise en application du contrôle interne Exemples concernant les mesures de contrôle propres au traitement des informations: Autorisation: signatures manuscrites ou informatiques par des personnes responsables désignées par le management; Exhaustivité: pré numérotation des formulaires de commande, des fiches comptables et enregistrement de la séquence assortie d’un rapport sur les numéros manquants et d’une procédure de suivi des exceptions; procédure de confirmation des transactions et soldes avec les tiers. Exactitude : procédure de validation des saisies (ex: totalisation manuelle des pièces comptables comparée au résultat de la saisie dans le système comptable) Évaluation : procédure de calcul des provisions, tests de vraisemblance entre différents éléments du bilan et du compte de résultat en tenant compte de leur évolution dans le temps et de leurs montants budgetés

Conclusions Le système de contrôle interne doit faire partie de la culture et de la philosophie de l’Etat de Vaud Le Conseil d’Etat s’assure de la mise en place du contrôle interne Les départements et les services sont responsables de la mise en œuvre du contrôle interne La formalisation écrite des processus et la traçabilité du contrôle doivent être garantis Le contrôle interne permet d'anticiper les risques et de fiabiliser les informations financières Le contrôle interne est régulièrement ajusté en fonction de l’évolution des risques Exemples concernant les mesures de contrôle propres au traitement des informations: Autorisation: signatures manuscrites ou informatiques par des personnes responsables désignées par le management; Exhaustivité: pré numérotation des formulaires de commande, des fiches comptables et enregistrement de la séquence assortie d’un rapport sur les numéros manquants et d’une procédure de suivi des exceptions; procédure de confirmation des transactions et soldes avec les tiers. Exactitude : procédure de validation des saisies (ex: totalisation manuelle des pièces comptables comparée au résultat de la saisie dans le système comptable) Évaluation : procédure de calcul des provisions, tests de vraisemblance entre différents éléments du bilan et du compte de résultat en tenant compte de leur évolution dans le temps et de leurs montants budgetés