Gestion administrative et financière du partenariat

Convention bénéficiaire - Agence Accompagné de 5 annexes, parties intégrantes du contrat: –1. Formulaire de candidature –2. Rapport final –3. Règles de calcul de la subvention finale –4. Rapport intermédiaire –5. Liste des institutions partenaires approuvées Article 1.2. « Le Bénéficiaire accepte la subvention dans les termes et conditions exposés dans la présente Convention. Il s'engage à tout mettre en œuvre pour réaliser lAction telle que décrite dans lAnnexe I, sauf cas de force majeure».

Principe Forfait lié à : - un nombre minimum de mobilités et - la réalisation des activités prévues/équivalentes

1. Quels montants? Belgique FWB 4 mobilités8 mobilités12 mobilités24 mobilités* * dont 16 mobilités de 16 apprenants différents Sur 2 ans!

2. Que couvre le forfait? TOUTES les dépenses! 1. Activités locales: –Préparation linguistique (cours, matériel) (+ * possibilité bourse FC) –Activités locales: droits dentrée visites, déplacements locaux, matériel –Traduction –Documentation (impression, mise en page) –Informatique: internet, logiciels –Frais dadministration –Locations de salle –Intervenants extérieurs –… 2. Frais des mobilités: transport, logement, séjour, visites…

Mobilité = Un voyage aller/retour par personne Qui? –Personnel et/ou apprenants dorganisations approuvées par leur Agence –Accompagnateurs des personnes à besoins particuliers: parents, tuteurs, gardes-malades, aides…. * Une même personne peut effectuer plusieurs mobilités * Partenariats de 24 mobilités : 16 mobilités au moins doivent être réalisées par 16 apprenants adultes différents Quand? Pendant la période de validité de la convention : = 1er août juillet 2014 Durée ? Pas de conditions minimum ou maximum 3. Mobilités éligibles « Les partenaires silencieux »

Lieux de la mobilité: –Transnational: à létranger –Uniquement dans les institutions partenaires sélectionnées ( Annexe V) –Evènements organisés par les projets ou réseaux du programme LLP *Si durant le même voyage, le déplacement concerne deux ou plusieurs pays, ceci sera considéré comme une mobilité unique, par exemple : de la Belgique vers les Pays-Bas, des Pays-Bas vers la Finlande et de la Finlande en Belgique. * Attention aux partenaires en liste de réserve. Nombre de mobilités: = Nombre minimum mais possibilité plus (pour le même forfait ! ) * Réduction du nombre minimum de mobilités (jusquà 50 %): = Moins de mobilités avec le même budget - Personnes à besoins particuliers *Besoins spéciaux: en terme physique, mental ou de santé * Exemples: accompagnateurs, fauteuil roulant, minibus adapté - Mobilités vers les TOM et certaines régions périphériques à lUE (Canaries, Guadeloupe…) MAIS doit être demandé: soit avant que la Convention de subvention ne soit approuvée, soit ultérieurement en soumettant une demande écrite préalable.

Préfinancement: 80 % délai : 45 jours après signature contrat par les 2 parties Paiement du solde : 20% Documents à soumettre: –Rapport final pour le 30 septembre 2014 –Justificatifs : 1. Preuves que les mobilités ont été réalisées = Copie des tickets de transport, cartes dembarquement, facture agence de voyage = Certificats de présence délivrés par le partenaire daccueil 2. Preuves que les activités ont été réalisées = Compte-rendu de réunions, produits finis, photos, outils pédagogiques, … Comment calcule-t-on le montant final? (Annexe III) Prouver: (rapport final) 1. Activités, mobilités et résultats prévus ou équivalents/pertinents ont effectivement été réalisés 2. Mobilités minimum, éligibles et pertinentes 4. Modalités de paiement Gardez des traces!

- Réduction ou recouvrement de la subvention si: Activités, mobilités et résultats différents de ceux planifiés ou non équivalents/pertinents Nombre insuffisant de mobilités Mobilités non éligibles - Pour chaque mobilité non effectuée ou non acceptée : = Réduction de la subvention pour un montant équivalent à 1 mobilité Exemple: Montant de la subvention : Nombre minimum requis de mobilités : 12 Montant estimé par mobilité : ( divisés par 12) Nombre de mobilités éligibles rapportées : 10 Subvention finale : ( (2 x )) * ATTENTION!!!! Partenariats 24 mobilités : si le critère déligibilité du minimum de 16 mobilités de 16 apprenants adultes différents nest pas respecté, la subvention sera réduite de 2/3.

Budget à planifier sur 2 ans ! Etablir un budget spécifique pour chaque poste de dépenses : mobilités, rencontre de projet dans votre institution, produits, frais administratifs, dissémination… Consigner les dépenses – tenir une comptabilité pour avoir une vue densemble actualisée: dépenses/mois, dépenses à prévoir… Discuter avec ses partenaires: –Forfaits différents (en être conscient) et saccorder sur: niveau de dépenses pour logement, frais de séjour, activités sociales si produit commun: déterminer ambition et part de chacun –Possibilité de tarifs réduits (réservation commune pour logement, repas…) Possibilités de financements complémentaires : autorités locales, entreprises privées… = en liquide ou nature (ex: mise à disposition de salles par la commune...) Ne pas oublier de prévoir un poste pour les frais de dissémination/valorisation 5. Gérez les ressources…