REUNION INTERNE DU 05 AVRIL 2011 3 06 juin 2019 REUNION INTERNE DU 05 AVRIL 2011 DEMENAGEMENT MODE D’EMPLOI

LES CORRESPONDANTS DEMENAGEMENT Stéphane DENIS EPAURIF – PILOTE Responsable d’opération Téléphone : 06 88 77 88 26 Stephane.denis@epaurif.fr OPC déménagement En cours de recrutement Téléphone : Le déménageur Nicolas PAPON Chef de projet + 1 coordinateur Abdellah LOUADJI

LE COMPTE A REBOURS DU TRANSFERT BU «Etiquetage Logistique » à parti du 24 juin suite au balisage fait par les équipes BU Etiquetage selon les plans de classement élaboré par SCD. L’occasion pour tous les agents de poser toutes les questions pour la préparation. « Livraison des cartons personnels » à partir du 24 juin Tous les contenus des armoires et étagères seront emballés par le déménageur. Toutes les affaires personnelles (y compris caisson) sont emballées par les Agents. « Déménagement partir du 2 juillet » selon le planning SCD (fichier Excel) Présence obligatoire des référents et de vos collaborateurs pour assister l’OPC et/ou le coordinateur déménagement Le planning prévoit une fin des transferts des BU au 26 juillet. Fin comprenant l’intercalation des ouvrages. « Retour du personnel SCD le 19 aout 2019 » Déballage des cartons personnels et armoires par les agents. Constat des avaries sous 10 jours en renseignant la fiche réclamation du déménageur. A partir du 19 aout SAV (réajustement des incohérences constatées sur place) avec mise à disposition d’une équipe de déménageurs) et reprise des cartons et caisses utilisées par ORGANIDEM Contact pendant les opérations : OPC / Coordinateur / Stéphane DENIS

LE COMPTE A REBOURS DU TRANSFERT « AGENTS » «Etiquetage Logistique » à partir du 1er juillet 2019 Etiquetage selon les inventaires et les plans d’implantation L’occasion pour tous les agents de poser toutes les questions pour la préparation. Identification des objets sensibles pour le transport en caisses plombés. « Livraison des cartons personnels » à partir du 17 juin 2019 Tous les contenus des armoires et étagères seront emballés par le déménageur. Toutes les affaires personnelles (y compris caisson) sont emballées par les Agents. Les déconnexions des postes informatiques seront réalisés par la DSI Paris 1. « Déménagement partir du 5 aout » pour tous les sites (hors BU) Déménagement qui se fera en l’absence de tous les agents. Le planning prévoit une fin des transferts des BU au 16 aout selon le planning prévu. « Retour de tout le personnel le 19 aout 2019 » Déballage des cartons personnels et armoires par les agents. Constat des avaries sous 10 jours en renseignant la fiche réclamation du déménageur. A partir du 19 aout SAV (réajustement des incohérences constatées sur place) avec mise à disposition d’une équipe de déménageurs) et reprise des cartons et caisses utilisées par le groupe ORGANIDEM. Contact pendant les opérations : OPC / Coordinateur déménagement / Stéphane DENIS

COMMENT emballer et renseigner les affaires personnelles Replier les rabats du carton face à face sans jamais les croiser Inscrivez au feutre noir votre nom et le numéro du local d’arrivée vos cartons directement sur la face étiquetée : 1/10, 2/10, n/10, 10/10. Collez l’étiquette (mesure supplémentaire) sur la petite face latérale du carton. JAMAIS SUR LE DESSUS.

les petits équipements personnels Ce qui est fait par VOUS Ce qui est fait par Les Déménageurs Ranger l’ensemble de vos affaires personnelles et petits matériels de bureau dans les cartons. Ne pas mettre d’objets en verre ou fragiles dans les cartons, demander une caisse rigide. Étiqueter tous les petits équipements qui ne peuvent pas rentrer dans les cartons et les mettre en évidence sur votre plan de travail. Ne pas ranger les équipements fragiles dans les cartons. Ne pas arroser les plantes vertes avant le transfert ! Les disposer dans des cartons de déménagement en relevant les bords. . ORGANIDEM assure la protection des petits équipements fragiles qui n’ont pas été rangés dans les cartons. ORGANIDEM assure le transfert et la livraison dans votre nouveau bureau de tous les petits équipements que vous aurez étiquetés. Etiquettes fournies par le déménageur.

les documents et linéaires dans les armoires et bibliothèques Ce qui est fait par VOUS Ce qui est fait par Les Déménageurs Continuer à archiver ou à détruire certains documents dont vous n’avez plus l’utilité. S’assurer que tous les meubles de rangement sont ouverts avec leurs clefs dans les serrures. ORGANIDEM la mise en carton ou en armoire roulante des linéaires de documents et le repositionne dans la même position à l’arrivée sauf cas particulier. ORGANIDEM assure la fourniture de caisses sécurisées et la mise en place d’une procédure de suivi spécifique.

les mobiliers (armoires, bureaux, étagères…) Ce qui est fait par VOUS Ce qui est fait par Les Déménageurs Libérer les plans de travail de tous les dossiers ou documents (les dossiers et documents qui demeureront sur le plan de travail sans avoir été emballés, resteront sur place…). S’assurer que tous les meubles de rangement sont ouverts avec leurs clefs dans les serrures. Les armoires fortes devant être déménagées ont déjà fait l’objet d’un recensement. Pour pouvoir être déménagées les armoires fortes devront être ouvertes. Les contenus sensible seront emballés dans des caisses sécurisées. ORGANIDEM assure le démontage (si nécessaire) et la protection, le déménagement et la remise en place des seuls mobiliers autorisés. ORGANIDEM assure la fourniture de caisses sécurisées et la mise en place d’une procédure de suivi spécifique. ORGANIDEM emballera le contenu armoires et étagères sauf si l’agent souhaite le faire soi- même (à mettre dans carton alors)

Les équipements informatiques Ce qui est fait par VOUS Ce qui est fait par Les Déménageurs Éteindre votre poste. Apposer votre nom sur l’écran (Post-it ou étiquettes déménageur) La DSI assurera le débranchement de vos postes Ne pas emballer les claviers, souris, câbles, téléphones et périphériques dans vos cartons. La DSI assurera la reconnexion de tous les postes ORGANIDEM emballe, transporte, déballe et stocke certains écrans plats et autres matériels associés.

MISE A DISPOSITION DE CAISSES SECURISEES Motif : contenu d’armoire forte, effets « sensibles », objets de valeur (chèques restaurants, titres, liquiditées….) Ce qui est fait par VOUS Ce qui est fait par Les Déménageurs Tout matériel de valeur et de petite taille (ordinateur portable, disque dur, appareil photo, etc.) doit être transporté par vos soins. Si vous ne pouvez pas transporter ce matériel, merci de le signaler au déménageur au moment de l’étiquetage logistique. Des caisses plombées peuvent être mises à votre disposition Formuler une demande indiquant le nombre de caisses, le motifs, n° local d’origine. Validation et inscription de la demande au registre ORGANIDEM met à disposition les caisses aux agents du bureau du demandeur.

CONSIGNES Avant votre depart Vider ou faire vider votre poubelle, vider et dégivrer vos réfrigérateurs, vider vos caissons ; Partez avec vous les affaires personnelles dont vous aurez besoin pendant les jours de déménagement (ordinateurs portables…) Ne jamais enfermer d’objets de valeur dans un carton (chèques restaurants, cartes de crédits, bijoux, liquidités, chéquiers, titres…). En cas de perte ou de vol il n’y aura pas de recours possible. Vider les coffres forts et armoires forte et les laisser ouverts. Faites place nette sur votre bureau et rangez le contenu de votre caisson et le dessus de vos meubles dans un carton. N’arrosez vos plantes pendant les quelques jours précédent le déménagement et placez les dans des cartons ouverts Décollez les documents et poster affichés aux murs

CONSIGNES IMPORTANTES A votre départ, laisser votre bureau ouvert Les clefs seront à rendre le 19 aout à votre arrivée Laisser les clefs sur les armoires et les caissons. Vider les coffres forts et les laisser ouverts. Ne pas surcharger les cartons Les objets et les cartons qui ne sont pas étiquetés restent sur place. Ne pas encombrer les issues de secours et les extincteurs.

SAV – l’ASSISTANCE POST - TRANSFERT Ce que vous devez faire En cas de demande, renseigner la ou les fiche(s) correspondant à votre problème. Déposer la ou les(s) fiche(s) en évidence sur votre bureau. Ce qui est fait pour Vous La semaine qui suit votre installation les équipes métiers seront présentes pour procéder aux différents ajustements (y compris le positionnement des mobiliers neufs). Les réclamations seront prises en compte au maximum dans les 10 jours qui suivent votre installation. .Les équipes seront aussi mobilisées pour récupérer l’ensemble des cartons qui seront recyclés.