Guide pratique de l’administrateur

Avertissement Bien qu’il ait été rédigé sur des bases juridiques et empiriques rigoureuses, le présent document ne se substitue pas au Code des Sociétés en ce qu’il n’est ni exhaustif ni référentiel. Le lecteur est donc invité, dans tous les cas, à se référer au Code des Sociétés ou à toute autre source faisant foi en la matière.

Guide pratique de l'administrateur WSL-BVN Table des matières Début du mandat d’administrateur Rémunération du mandat Fin du mandat Le Conseil d’administration Le délégué à la gestion journalière Les pouvoirs Fonctionnement Les conflits d’intérêts Le Conseil d’administration et les comptes Le Conseil d’administration et l’Assemblée générale Responsabilités Annexes Guide pratique de l'administrateur WSL-BVN

1. Début du mandat d’administrateur Qui peut devenir administrateur ? Personne physique, actionnaire ou non (cfr administrateur « indépendant »), belge ou non, pas de qualification requise – en principe Personne morale, représentée par une personne physique Salarié et administrateur ? : OK si les fonctions sont distinctes Administrateur concurrent ? Légal (pas l’idéal …) concurrence) Nomination : l’Assemblée Générale des Actionnaires Nombre : minimum 3 ; minimum 2 s’il n’y a que 2 actionnaires Vote : 1 administrateur = 1 voix Possibilités statutaires : actions A, B, …

1. Début du mandat d’administrateur Durée Maximum 6 années calendrier. Renouvelable sauf dispositions statutaires : limitation ou interdiction Publicité Moniteur belge Comptes annuels BNB

2. Rémunération du mandat Rémunéré ou gratuit : selon les statuts Salarié et administrateur = deux revenus possibles « Out of pocket expenses » remboursables Qui décide ? Décision de mandat payant : les statuts => l’AG Décision de mise en paiement : la décharge annuelle => l’AG Responsabilité identique Mode de rémunération : Fixe : « jetons de présence » ou variable (liée au bénéfice) : « tantièmes »

3. Fin du mandat 3.1. Les causes Fin générique Révocation Démission Mort Interdiction (cfr Code Civil) Échéance du terme Faillite de la société ou du mandataire Pas le PRJ (ex concordat)

3. Fin du mandat Cas particulier de la révocation Qui peut révoquer ? L’AG, à tout moment Pas de préavis ni de motivation nécessaires Quand la révocation est-elle effective ? Effet immédiat Opposable aux tiers dès publication au Moniteur Indemnité Illégale car en opposition au principe de révocation « ad nutum » des administrateurs. A différencier du contrat de travail éventuel (« parachutes dorés »)

3. Fin du mandat Cas particulier de la démission Quand et pourquoi ? A tout moment et sans motivation (en principe) Délai de préavis possible inscrit dans les statuts Forme et destinataire Forme libre sauf dispositions statutaires particulières Destinataire : n’importe quel autre administrateur Quand la démission est-elle effective ? Effet immédiat Opposable aux tiers dès publication au Moniteur Indemnité à la société possible si la démission occasionne un préjudice => se protéger en donnant un préavis

3. Fin du mandat 3.3. Obligations Mesures à prendre par la société Pourvoir au remplacement Publier au Moniteur Obligations de l’administrateur Prêter son assistance si nombre < minimum légal ou statutaire Devoir de discrétion ? Oui, même après la fin de son mandat Obligation de non-concurrence ? Non, sauf clause de non concurrence

4. Le Conseil d’Administration Organe Chaque administrateur est, individuellement, un mandataire de la société. Tous les administrateurs, agissant dans le respect des dispositions légales et statutaires, sont la société. C’est la notion d’organe : lorsque l’organe agit, c’est la société qui agit. Les s.a. ont au-moins un organe : le Conseil d’Administration. C’est l’organe légal, chargé de la gestion et de la représentation de l’entreprise. Elles peuvent en, avoir un second : le délégué à la gestion journalière. C’est un organe statutaire, à qui le CA délègue un certain nombre d’actes liés à la gestion quotidienne.

5. Le délégué à la gestion journalière Définition de la gestion journalière Actes qui ne dépassent pas les besoins de la vie quotidienne de la société. Qui peut déléguer la gestion journalière ? L’AG ou le CA, selon les statuts. Le plus souvent, le CA. Qui peut être délégué à la gestion journalière ? Une ou plusieurs personnes, administrateurs on non (même un salarié), agissant conjointement ou non (en général seuls) Durée : en principe non définie, mais la délégation s’éteint avec le mandat (cfr supra)

5. Le délégué à la gestion journalière Rémunération S’il y a une rémunération spécifiquement liée à la gestion journalière, elle doit se distinguer des autres rémunérations (d’administrateur et/ou de salarié) Révocation Possible, à tout moment, par le CA (ou l’AG) Publicité Effet immédiat et opposable aux tiers dès parution au Moniteur belge

6. Les pouvoirs Pouvoirs de gestion du Conseil d’Administration Généralités : pouvoir d’accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l’objet social Restrictions statutaires : non opposables aux tiers => même si un acte excède l’objet social, il engage la société Délégation : possible si spécifique et non générale Pouvoirs de gestion du délégué à la gestion journalière Généralités : pouvoir d’accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la gestion quotidienne Restrictions statutaires : non opposables aux tiers => même si un acte dépasse la gestion journalière, il engage la société Délégation de tout ou partie de la délégation : autorisée si elle est parfaitement circonscrite pour telle ou telle tâche. Pas de délégation générale autorisée.

6. Les pouvoirs Pouvoirs de représentation du Conseil d’Administration Généralités : pouvoir de représenter collégialement et non individuellement la société à l’égard des tiers et en justice Restrictions statutaires : non opposables aux tiers => même si un acte excède les pouvoirs de la représentation, il engage la société Délégation : Générale : un ou plusieurs administrateurs peuvent représenter la société ; opposable aux tiers => les tiers ne peuvent s’opposer aux actes posés Spéciale : délégation pour une affaire particulière avec des termes précis Journalière : délégation pour les actes quotidiens, opposable aux tiers si publiée

7. Fonctionnement du Conseil d’Administration Le fonctionnement est organisé par les statuts, le règlement d’ordre intérieur ou la convention d’actionnaires. Convocation Qui convoque ? Le Président du CA, l’administrateur délégué ou tout administrateur (généralement 2) Que doit contenir la convocation ? Lieu, jour, heure, ordre du jour précis et complet Débat juridique sur la validité de débattre d’un point non inscrit à l’ordre du jour

7. Fonctionnement du Conseil d’Administration Quelle forme doit revêtir la convocation ? Celle qu’aura décidé le CA : lettre, mail, … Exemple en annexe Quand envoyer la convocation ? Quelques jours avant la séance (pas de timing légal mais suffisamment tôt pour permettre la lecture des documents) Qui est convoqué ? Tous les administrateurs + les observateurs + les invités Quelle est la fréquence des réunions ? Chaque fois que l’intérêt de la société ou la loi l’exige (approbation des comptes annuels par exemple) Trimestriellement c’est mieux Guide pratique de l'administrateur WSL-BVN

7. Fonctionnement du Conseil d’Administration Quorum de présence et de délibération En général, au minimum la moitié des administrateurs Représentation Un administrateur peut en représenter un ou plusieurs autres. Par procuration. Reprenant précisément l’ordre du jour et sans ou avec pouvoir de substitution. Signé. Exemple en annexe Présence physique nécessaire ? Non s’il y a effectivement débat possible (visio-conférence, conference-call …) Sauf cas d’urgence et dans l’intérêt de l’objet social. Dans ce cas, un accord écrit et unanime des administrateurs suffit.

7. Fonctionnement du Conseil d’Administration Déroulement d’une réunion Le Président passe en revue l’ordre du jour Chaque point nécessite délibération et vote Sauf dérogation statutaire, approbation si au moins la moitié des voix Intérêts à défendre par les administrateurs Ceux de la société et pas leurs intérêts propres ou les intérêts de tiers (actionnaires par exemple)

7. Fonctionnement du Conseil d’Administration Droits des administrateurs individuels au sein du Conseil Droit à l’information pour permettre un débat contradictoire Droit d’investigation pour obtenir les informations nécessaires à une prise de décision Droit de manifester son désaccord ou ses réserves par rapport à une décision du Conseil Procès-verbal de la réunion Indispensable et généralement imposée par les statuts Forme : sur papier à l’entête de la société Contenu : Lieu, jour, heure d’ouverture et de fin, quorum de présence, ordre du jour, délibération succincte et décision avec quorum Devoir de discrétion

7. Fonctionnement du Conseil d’Administration En pratique Le CA n’est pas une réunion de travail Mieux vaut en faire plus et plus courts (max 2 heures) Importance de fournir les données (chiffrées et autres) quelques jours avant le CA pour gagner du temps et permettre la réflexion On va à l’essentiel : le CA implémente la stratégie et vérifie son implémentation. LE CA DECIDE !!!! Points fondamentaux : financier, commercial, technique, équipe Situation actuelle Vision prospective Lister les points d’action, les responsables et les délais

8. Les conflits d’intérêt Définition Un administrateur a un intérêt opposé de nature patrimoniale à une décision du CA Personnes concernées Les administrateurs Nature de l’intérêt Tout avantage mobilier ou immobilier, quantifiable (pas un intérêt « affectif ») Caractéristiques de cet intérêt Opposé à celui de la société Direct ou indirect (au nom de la société qu’il représente)

8. Les conflits d’intérêt Nature de la décision Toute décision définitive sur un sujet => pas un simple débat Que faire ? L’administrateur concerné doit communiquer son conflit d’intérêt avant la délibération Aux autres administrateurs Au réviseur Délibération L’administrateur peut néanmoins participer au vote (sauf si la société est cotée en Bourse)

8. Les conflits d’intérêt Contenu du procès-verbal La déclaration de conflit d’intérêt La justification de la décision (collégiale) Les conséquences patrimoniales de la décision pour la société

9. Le Conseil d’Administration et les comptes Obligations légales du CA : L’adoption des règles d’évaluation (amortissements, …) L’établissement d’un inventaire (des actifs et passifs) L’arrêt des comptes annuels A présenter dans les 6 mois à l’AG Avec le rapport de gestion (voir exemple en annexe) Et une proposition de l’affectation du résultat Note importante : Le rapport de gestion est publié en annexe aux comptes annuels => à disposition des tiers. Sauf pour les petites sociétés.

10. Le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale Trois types d’Assemblées Générales AGO : Ordinaire : statutaire et annuelle Statuer sur les comptes Décharge aux administrateurs et au Réviseur Affectation du résultat (report, dividende, tantièmes) Nomination des administrateurs et du réviseur AGE : Extraordinaire : non statutaire, dès que nécessaire Exemples : augmentation de capital, changement du siège social … (dès qu’on touche aux statuts) AGS : Spéciale : OPA ou changement de contrôle

10. Le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale Convocations Qui convoque ? Le CA collégialement, sauf dispositions statutaires particulières Le Réviseur, si irrégularités ou blocage dans la gestion Les actionnaires, à travers un jugement (par exemple en cas de défaut de convocation d’une AG par le CA) Contenu des convocations et documents annexes L’ordre du jour et tous les documents nécessaires à la bonne information des actionnaires Guide pratique de l'administrateur WSL-BVN

10. Le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale Qui est convoqué ? Tous les titulaires de droits de vote (actions, parts bénéficiaires) Les titulaires d’actions sans droit de vote Les obligataires Les titulaires d’un droit de souscription (warrants) Le réviseur Les nouveaux actionnaires qui vont souscrire à une augmentation de capital pendant l’AG Quand organiser le CA ? C’est l’organe le plus important => pas le vendredi à 17h à Ostende …

10. Le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale Forme des convocations Par lettre recommandée 15 jours calendrier avant l’AG Pas besoin de convocation si tous les titulaires de droit de vote sont d’accord (accord à indiquer dans le PV et à signer) Obligation de convoquer une AG ? Pour l’AGO Si 20% des actions le demandent au CA (cela peut donc être un seul actionnaire) Pour nommer le réviseur Si l’actif net est inférieur à la moitié du capital social

10. Le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale La décharge Donnée individuellement aux administrateurs et au réviseur Renonciation de l’AG de mettre en cause la responsabilité des administrateurs pour les actes accomplis au cours de l’exercice en leur qualité de mandataires. Attention, la décharge n’implique pas les tiers ! Ni les fautes !

11. Responsabilités des administrateurs Trois possibilités de mise en cause de leur responsabilité Manquements dans l’exécution du mandat de gestion que les actionnaires leur ont confié : faute de gestion Transgression des statuts ou du Code des Sociétés Négligence manifeste Quelques responsabilités spéciales

11. Responsabilité des administrateurs Faute de gestion (><erreur de gestion) : exemples Réaliser des placements à haut risque Payer une dette non exigible Accorder une avance à une partie insolvable Etre systématiquement absent du CA Responsabilité individuelle et non collégiale Seuls les actionnaires, pas les tiers, peuvent invoquer cette responsabilité A prouver : faute, dommage et lien de causalité entre les deux Guide pratique de l'administrateur WSL-BVN

11. Responsabilités des administrateurs Transgresser les statuts ou le Code des Sociétés : exemples S’autoriser une rémunération sans y être autorisé par les statuts Poursuivre un objet social différent de l’objet statutaire Non respect de la procédure de conflits d’intérêts Responsabilité collégiale et solidaire Un administrateur peut se délier s’il peut prouver que : Il n’a pas participé à l’infraction Il a dénoncé l’infraction à la plus proche AG Les actionnaires et les tiers peuvent invoquer cette responsabilité A prouver : faute, dommage et lien de causalité entre les deux

11. Responsabilités des administrateurs Négligence manifeste ayant contribué à la faillite : exemples Absence d’une comptabilité régulière Poursuite d’une activité déficitaire Non respect de l’article 633 (voir infra) Responsabilité individuelle Les actionnaires et les tiers peuvent invoquer cette responsabilité A prouver : faute, dommage et lien de causalité entre les deux Guide pratique de l'administrateur WSL-BVN

11. Responsabilités des administrateurs Quelques responsabilités spéciales Conflits d’intérêts Violation du Code des Sociétés => responsabilité collégiale et solidaire (tiers et actionnaires) Absence de dépôt des comptes annuels (30 jours) Augmentation de capital Mêmes types de responsabilités que les fondateurs lors de la contitution de la société Souscription effective Libération minimum Surévaluation d’apports en nature Responsabilité collégiale et solidaire (tiers et actionnaires) Guide pratique de l'administrateur WSL-BVN

11. Responsabilités des administrateurs Entreprises en difficulté Définition : continuité des affaires compromise : risque de cessation de paiement Article 96 CDS : 2 pertes consécutives (au compte de résultats) ou 1 perte reportée (au bilan) => justification des règles de continuité par le CA dans le rapport de gestion Articles 633 CDS (actif net < 50% du capital social) et/ou article 634 CDS (actif net < 61.500 €) => procédure de la « sonnette d’alarme »: Constat sur base des comptes annuels (ou semestriels si un réviseur a été nommé)

11. Responsabilités des administrateurs Convocation d’une AGE dans les 2 mois du constat Rapport spécial exposant les mesures que le CA compte adopter pour redresser la situation L’AG peut décider, sur base du rapport, de dissoudre la société (3/4 des voix), ou de poursuivre Responsabilités Collégiale et solidaire vis-à-vis des tiers et des actionnaires

11. Responsabilités des administrateurs Faillite Responsabilité des fondateurs (souvent aussi administrateurs) Deux conditions : Dans les 3 ans Capital manifestement insuffisant pour tenir 2 ans

11. Responsabilités des administrateurs Les responsabilités qui précèdent relèvent du droit civil qui organise les relations entre personnes (physiques et/ou morales) Il existe aussi des responsabilités qui relèvent du droit pénal qui organise les conduites anti-sociales (= tout ce qui concerne les infractions; en l’occurrence, les infractions au Code des Sociétés) Exemples Infractions par omission ou négligence Non présentation des comptes à l’AG Non publication des comptes annuels … Infractions avec comportement actif Abus de biens sociaux Escroquerie

11. Responsabilités des administrateurs Assurance-administrateur Prise par la société et pas par un administrateur individuel (cfr solidarité des administrateurs) => assurance pour tous les administrateurs Couvre une (grosse) partie des frais de défense en justice des actions civiles et pénales.

Annexes Convocation à un CA Procuration pour un CA PV de CA Ordre du jour d’une AGO Rapport de gestion Compétences de l’AG

Convocation à un CA Entête de la société et identification précise de la société CONVOCATION Date Cher administrateur, Par la présente je vous invite à assister à la prochaine réunion du conseil d’administration qui se tiendra le … à …, avec l’ordre du jour suivant : Approbation du PV du conseil d’administration du … … Divers (Rappel : détails uniquement et pas de délibération possible sur le point ‘divers’) En cas d’empêchement, veuillez nous renvoyer la procuration ci-jointe en faveur d’un autre membre du conseil d’administration Signature(s) (selon les statuts)

Procuration pour un CA Sur papier libre (administrateur personne physique) ou à entête de la société (administrateur personne morale) Je soussigné …. (représentant la société … dont le siège social est établi à … et portant le numéro d’entreprise …), domicilié à …, donne par la présente procuration à …, domicilié à …, aux fins de le représenter, sans (ou avec) pouvoir de substitution, au Conseil d’Administration de la s.a. … dont le siège social est établi à … et portant le numéro d’entreprise…, qui aura lieu le … à … heures à <lieu>, avec l’ordre du jour suivant : <recopier intégralement et mot à mot l’ordre du jour> Mr/Mme … peut prendre part à toutes les délibérations et au vote sur tous les points à l’ordre du jour de même que signer tous actes, PV et autres documents. (Eventuellement : La présente procuration vaut également pour tout Conseil d’Administration devant délibérer sur le même ordre du jour.) Fait le … à … Signature

PV de CA PV du CA du … Présents :… Absents excusés : … Entête de la société et identification précise de la société PV du CA du … Présents :… Absents excusés : … Absents non excusés : … La séance est ouverte à .. heures sous la présidence de … Le Président nomme en qualité de secrétaire : … Le Conseil d’administration constate qu’il a été valablement convoqué et que la majorité des membres du conseil sont présents ou représentés. Par conséquent, le conseil est apte à délibérer et voter sur les points figurant à l’ordre du jour. Ordre du jour : … Délibérations et votes : on reprend chaque point à l’ordre du jour, on synthétise les débats et on met le résultat des votes L’ordre du jour étant épuisé, le Président clôt la réunion à …heures Signatures

Rapport de gestion Mentions minimums obligatoires: Un commentaire sur les comptes annuels en vue d’exposer de manière fidèle l’évolution des affaires et la situation de la société Des données sur les événements importants survenus après la clôture de l’exercice Des indications sur les circonstances susceptibles d’avoir une influence notable sur le développement de la société (procès, faillite de fournisseurs ou de clients importants …) Des indications relatives à l’existence de succursales de la société Au cas où le bilan fait apparaître une perte reportée ou le compte de résultats fait apparaître pendant deux exercices successifs une perte de l’exercice, une justification de l’application des règles comptables de continuité Une reproduction de l’intégralité des procès-verbaux des réunions du CA au cours desquels une situation de conflit d’intérêt s’est présentée Un exposé relatif à toute augmentation de capital, toute émission d’obligations ou de droits de souscription décidées par le CA (capital autorisé) Des détails techniques sur les opérations de rachat d’actions propres

Ordre du jour d’une AGO Rapport de gestion du CA sur l’exercice social clôturé le … Rapport du Réviseur sur l’exercice social clôturé le … Approbation des comptes annuels clôturés le … et affectation du résultat Décharge aux administrateurs pour l’exercice social clôturé le … Eventuellement : nominations d’administrateurs Eventuellement : renouvellement du mandat de Réviseur Eventuellement : rémunération des administrateurs : soit elle est fixée dans les statuts, soit elle est du ressort de l’AGO Eventuellement : divers. Attention, ce point ne peut recouvrir que de simples communications ou des points de détail sur lesquels aucun vote ne doit avoir lieu

Compétences de l’AG Nomination et révocation des administrateurs et fixation de leur rémunération Nomination du réviseur, fixation de ses émoluments (3 à 5 K €) et révocation éventuelle Décisions entraînant une modification des statuts Approbation des comptes annuels dressés par le CA Affectation du résultat Décharge aux administrateurs et au réviseur Autorisation en matière de quasi-apport pour éviter les surévaluations (un quasi apport est une opération par laquelle un actionnaire fait un apport en espèces à une société qui, grâce à cet argent, lui achète un actif) Décisions à prendre lorsque l’actif net de la société est réduit à un montant inférieur à la moitié du capital social ou à 61.500 € Décisions relatives à la restructuration de la société : fusion, scission, … Décisions relatives à la transformation de la société Dissolution de la société NOTE : TOUT CE QUI N’EST PAS DE LA COMPETENCE DE L’AG EST DE LA COMPETENCE DU CA