Premiers Pas du Dirigeant de PMO pour sa migration RS/DD La Méthode RS PMO Premiers Pas du Dirigeant de PMO pour sa migration RS/DD Joël Le Gall - FAR/MFQ Mars 2011

Objectif et mode d’emploi de ce Diaporama Ce diaporama a pour but l’information et la sensibilisation du dirigeant de PMO (extensible au dirigeant de TPO et de Centre régional d’activité de GO) à la mise en route d’une démarche DD/RS dans son organisation. En général, afin de faciliter sa compréhension initiale d’une démarche novatrice mais progressive et n’exigeant aucune formation managériale nouvelle, ce dirigeant de PMO aura intérêt à se faire aider par un consultant expérimenté. Ce diaporama s’adresse d’abord à ce consultant. A son intention, il détaille divers arguments susceptibles de convaincre le dirigeant d’emprunter des voies nouvelles (pas toujours sans risque) pour mettre en route ce que l’on peut appeler une révolution culturelle et comportementale dans son organisation et son entourage. A ce consultant d’alléger et adapter ce diaporama pour en faire le texte de présentation le plus compatible possible avec les caractéristiques et attentes des dirigeants présents. Par rapport aux méthodes RS à ce jour publiées, RS PMO propose 3 novations majeures: - l’élaboration par le dirigeant de son mémento de gouvernance, - la publication annuelle de son autodéclaration d’engagement RS , démarche volontariste et responsable remplaçant la certification inadaptée à la gouvernance. - la publication d’un bilan annuel à 3 volets permettant d’apprécier la crédibilité de la démarche et celle de la déclaration d’engagement RS. Vous souhaitant « bonne mise en route »!

I. Quelques particularités de la PMO et de son « PATRON ». II. La Responsabilité Sociétale et le développement durable ? Objectifs et cibles d’ISO 26000. III. « Une » Méthode pour se mettre en route: la Méthode RS PMO (Démarche initiée suite à la Table Ronde FAR/MFQ « Gouvernance et Responsabilité  sociétale » du 22 mars 2010 lors de la cérémonie de remise du PFQP à Bercy et suivie d’entretiens.)

I. Quelques particularités de la PMO et de son « PATRON ».

Le « Gouvernant » ? « le Patron » Dans ce document, pour les PMO concernées (10 à 50 P.), les termes « dirigeant » et « gouvernant » désignent la même personne ou le même groupe de personnes. D’autre part, ces termes sont toujours utilisés au singulier. L’expérience montre que dans une large majorité des cas, si la préparation de la décision peut rassembler plusieurs personnes, la prise finale de décision et les dispositions de communication et de mise en route de celle-ci, sont le fait d’une seule personne: « le Patron »

Quelques particularités d’une PMO (10 à 50 P Quelques particularités d’une PMO (10 à 50 P.) et de son « Gouvernant » Le « système de gouvernance » dans une seule tête. Et « tout dans cette tête » car très peu d’écrit. Bien d’autres choses en plus dans cette tête: carnet de commande, compta., management (Q, S, E, … ), pratiques de production, … Déficit d’infos, de temps, de ressources, … Solitude finale et angoisses au moment des prises de décisions  majeures (= stratégiques). Difficultés à comprendre le donneur d’ordre principal souvent distant, égocentrique, court terme, … . …

Avec aussi quelques avantages! Unité de décision: à la tête, l’« Homme orchestre ». Conjugaison facile « gouvernance/management ». Parties prenantes internes généralement coopératives, solidaires, prêtes à « se défoncer ». Parties prenantes externes, en majorité proches et prêtes au dialogue. Ou … ennemi mortel mais déclaré! Domaine d’intervention familier (« territoire ») exigeant peu de formalisme et de vision à distance. Horizon limité dans l’espace et le temps (mais entrainant des retombées < 0 pouvant être fortes) . ….

Les problèmes majeurs d’une PMO ? Accès à l’information et capacité de veille (KM/IE) plutôt réduites sur le marché , ses besoins nouveaux, ses tendances , les nouveautés techniques et technologiques, les lois et règlements. Relations difficiles avec finance et bureaucratie. Et avec les gens qui ne parlent pas français! Manque d’exemples et de cas concrets pour analyser, comparer, apprendre, adapter son organisation, … ….

Réactions premières du dirigeant aux objectifs RS et ISO 26000? 1) Des « présentations » trop variables, souvent différentes! Les « longues »: « on nous propose déjà des échappatoires ou des biais pour contourner »; ou bien « on nous prend pour des demeurés » ! Les « courtes »: « en théorie, on les comprend . On peut même se sentir responsable de « dégâts » que nos organisations peuvent causer à la planète et à la vie qu’elle héberge, par leurs comportements, décisions et actions. Mais les recommandations ISO 26000 nous semblent incompatibles avec le contexte actuel et la réalité au quotidien, avec la guerre économique sans pitié, le règne du moins disant, les favoritismes, … !  » « M’engager actuellement me parait trop risqué, voire suicidaire! » Votre objectif RS n’est il pas utopique?

Réactions premières du dirigeant sur les objectifs RS/ISO 26000? 2) Où est la logique de continuité, de complémentarité et de progrès avec ce que, hier, vous nous avez demandé de faire,? - Normes de management Q, S, E, Intégration QSE, certifications, labels, …? C’est fini ? - La RS/DD = dernière feuille à la mode du millefeuille? - Et pourquoi ne peut on même plus se faire « certifier » ISO 26000 »? C’était simple au moins! Expliquez nous d’abord tout cela!

Seule conviction : OUI , « Je comprend que cela ne puisse pas durer. - la planète se salit, s’appauvrit et ne satisfait plus aux besoins « primaires » de millions de ses habitants ! - la vie des autres millions et le bonheur sur terre ne s’améliorent pas vraiment ! - on voit du « progrès » partout mais seulement pour une minorité … qui n’en profite peut être pas vraiment! …. « Je comprend que cela ne puisse pas durer.  Mais qu’est ce que ma PMO peut y faire?  »

II. Responsabilité Sociétale et Développement Durable II. Responsabilité Sociétale et Développement Durable ? Objectifs et cibles d’ISO 26000?

La RESPONSABILITE SOCIETALE ? (Définition ISO 26000:) « Responsabilité d’une organisation vis-à-vis des impacts de ses décisions et activités sur la société et sur l’environnement, se traduisant par un comportement éthique et transparent qui, ⎯ contribue au développement durable, y compris à la santé et au bien-être de la société ; ⎯ prend en compte les attentes des parties prenantes; ⎯ respecte les lois en vigueur tout en étant en cohérence avec les normes internationales de comportement ; ⎯ est intégré dans l’ensemble de l’organisation et mis en œuvre dans ses relations. »

Nous ne sommes pas inventeurs de la RS! Dés la naissance de la « vie en société », pour répondre à l’objectif atavique de survie de l’espèce, les sociétés humaines ont adopté la Responsabilité Sociétale comme facteur majeur de réduction des risques générés par … leurs semblables! ! La Responsabilité Sociétale est le facteur initial et le moteur durable de notre démarche pour la civilisation. Elle exprime l’intérêt des Hommes et de leurs organisations pour le maintien de l’ équilibre/adéquation entre niveau de civilisation et contexte de vie sur terre. Contexte souvent modifié par les changements sur la planète. L’accélération actuelle, mal maitrisée, de ces changements bouscule cet équilibre et impose une rapide et importante élévation de notre niveau de civilisation! Pire: Des adaptations seulement « techniques  » de nos modes de management ne suffisent plus : l’ampleur des changements à « équilibrer » et leurs caractéristiques exigent désormais d’adapter prioritairement nos cultures et nos comportements ! 

LE PRINCIPAL OBJECTIF d’ISO 26000 Rendre le développement socio-économique mondial DURABLEMENT SOUTENABLE PAR LA PLANETE ET LA VIE QU’ELLE HEBERGE! Notre actuel modèle de développement (issu de la révolution industrielle) épuise les ressources de la planète, provoque des dégâts écologiques irréversibles, sans améliorer équitablement les conditions de vie sociale de l’humanité. Il faut donc, mondialement et collectivement, CONCEVOIR et INSTAURER UN NOUVEAU MODELE de DEVELOPPEMENT SOCIO-ECONOMIQUEMENT DURABLE

A qui s’adresse ISO 26000 ? Collectivement et individuellement, à chaque acteur socio économique mondial! Qu’il soit producteur , acheteur, prescripteur, individu, association ou syndicat, ONG, acteur public ou privé, … L’enjeu et le défi DD-RS sont gigantesques. Seule la mobilisation mondiale, collective et volontariste, sera à ses dimensions. C’est pour cela qu’il est désormais préférable de parler de RS plutôt que de RSE (même si le poids « entreprise » sera majeur dans la démarche) et de PMO plutôt que de PME/PMI

Objectif DD et démarche RS? Pourquoi hésiter encore sur l’emploi de ces termes? Le développement durable est l’état de développement socio économique que se fixe d’atteindre rapidement l’humanité pour éviter la stérilisation progressive de la planète. C’est un problème de politique mondiale. La responsabilité sociétale est le comportement que se doit d’adopter toute organisation pour contribuer à son niveau, à l’atteinte de l’état mondial de développement durablement soutenable en prenant les dispositions de gouvernance et gestion préconisées par ISO 26000. C’est le problème de chaque organisation et des organisations entre elles.

Et les relations DD/RS et Q&P? 1) Démarches Qualité & Performance Depuis des décennies en France, la plupart des actions d’optimisation de management et gestion d’organisation se qualifie à partir des termes qualité et performance. Cela entraine parfois des omissions ou exclusions (réflexes corporatistes ?) d’aspects nouveaux à intégrer évidemment et au plus vite au concept de qualité. Protection de l’environnement, progrès social, éthique, diversité, parité, développement durable, prise en compte des générations futures, ... , des aspects nouveaux résultants de changements divers sur la planète! Des retards d’intégration conduisent des organisations à créer des fonctions ou des responsabilités nouvelles (Responsables Q, S ou E ou DD et maintenant RS) non intégrées à la fonction  direction ou gouvernance. Ainsi que des processus, plan d’actions, … quasi autonomes. D’où de coûteuses gestions d’interface, d’ouvertes luttes internes de pouvoir entre baronnies. Avec des conséquences désastreuses pour l’objectif initial : l’optimisation des conditions de vie sur terre et l’atteinte d’un idéal de vie pour l’homme. Des orientations et comportements incompatibles avec les objectifs DD/RS !

Et les relations DD/RS et Q&P? 2) Les aspects DD/RS ? Nouveaux et successifs aspects qu’il faut sans délai intégrer dans notre concept de « qualité  » en permanente évolution pour actualiser ce concept et le mettre en adéquation avec les ambitions écologiques, sociales, industrielles, économiques, éthiques, … nouvelles de l’humanité Des ambitions en évolution accélérée pour répondre aux changements. Simultanément il nous faut adapter les modes de gestion globale de nos organisations pour pouvoir améliorer parallèlement nos performances. L’équilibre du couple {qualité pour le « client » / performance pour le « producteur »} est le meilleur garant du maintien de l’efficience du régime capitaliste d’économie de marché dans lequel nous vivons. Le « changement » ne s’arrêtant jamais, l’objectif à atteindre « fuit » sans cesse devant nous!

1) ISO 26000, AA 1000, SA 8000, Modèles de Prix et de Rating, GRI,… La GESTION GLOBALE de l’ORGANISATION Deux systèmes conjugués, trois familles d’OUTILS 3) Boite à outils génériques (« Basiques »?) Collecte de données, QQQOCP, Carte contrôle, Histogramme, Pareto, K.J., Jeu de rôles, PDCA, AMDEC, SWOT, Brainstorming, Ishikawa, Check List, Statistiques, Métrologie, Poka Yoke, Résolution de problèmes, Mgt de processus/ BPR, Auto-évaluation, 5S, PERT, KM, Hiérarchisation d’enjeux, Intégration de systèmes, Tagushi, Relations mutuellement. bénéfiques, Mgt projet, BBZ,A. transactionnelle, Maïeutique, Heuristique, ISO 31000, 9000, 19000, Sureté fonctionnement, Lois, Normes univ. de comportement, …….. ) A) GOUVERNANCE (Valeurs, principes, éthique, règles de comportements, stratégies, choix de politique et d’objectifs généraux, prises de décisions,..) 1) ISO 26000, AA 1000, SA 8000, Modèles de Prix et de Rating, GRI,… 1) B) MANAGEMENT et GESTION COURANTE (Mise en application des décisions  plan d’actions , mise en actions, suivi, contrôle, capitalisation, … ) 2) Management Q, S, E, … (9001, 14001, ILO OHS 2001, OHSAS 18001, Lean/TPS, …), déclinaisons/filières, outils d’intégration, …

« CIBLE PREMIERE » d’ISO 26000? La GOUVERNANCE de l’organisation: Le « SYSTÈME au moyen duquel une organisation prend et applique des décisions dans le but d’atteindre ses objectifs » (ISO 26000) (= Vocation, vision, valeurs, principes, stratégies, politique et objectifs généraux) Seule composante de gestion de l’organisation capable d’adapter, à hauteur de l’enjeu actuel, notre actuel modèle mondial de développement socio économique! CIBLE PREMIERE = le DIRIGEANT

Exemples d’adaptations à réaliser progressivement Chacun pour soi et Dieu pour tous  Tous pour un, un pour tous ! Prendre ses décisions et agir en tenant compte à la fois et équitablement de l’intérêt de l’organisation et de l’intérêt général (celui de la planète et de la vie qu’elle héberge et hébergera). Coopération avec partage équitable des valeurs créées plutôt que concurrence sauvage solidarité humaine et conscience collective plutôt qu’égoïsme et individualisme. Honnêteté, loyauté, justice plutôt que tromperie et trucage. Vers le dialogue constructif avec les clients et parties prenantes (= partenaires ou alliés). Pratique généralisée d’échanges sincères, transparents (sans mise en danger des stratégies) plutôt que maladive pratique actuelle du « secret ». Vers le partage équitable des retours sur investissement. Vers une éthique responsable des affaires et une déontologie; parfois une « morale ». Anticiper et agir de manière volontariste plutôt que d’agir sous la contrainte. Viser des relations mutuellement bénéfiques à objectif win-win. Investir dans la formation pour favoriser créativité, inventivité, innovation, … …. Coopérer pour atteindre le but commun: le bonheur sur terre!

prioritairement culturelles Des (r)évolutions prioritairement culturelles et comportementales! Les plus complexes!

Et bien d’autres sujets à traiter collectivement! Et aussi, quelques pratiques enracinées à revoir car peu compatibles avec l’objectif RS? Le  principe de concurrence, souvent anti win-win? Son application doit elle être réduite à des dimensions juste nécessaires? Comment? L’expression fonctionnelle de la demande est elle à privilégier? Pour éviter les gaspis? Le choix doit-il désormais s’appuyer sur des estimations en « coût global »? Les codes des marchés publics (17% du PIB européen) sont ils vraiment promoteurs de la RS? S’ils le sont, leurs dispositions sont elles vraiment appliquées par les Pouvoirs Publics? Des filières peu compatibles RS? La filière « vente d’armement » par exemple: comment la réguler pour qu’elle le devienne? Trop de ressources naturelles utilisées surtout pour surtout « détruire »? … Des filières incompatibles Les filières mafieuses (drogue, prostitution, ...) ? ….. Et bien d’autres sujets à traiter collectivement!

Deux constats évidents Si l’on ne veut pas que les démarches RS soient vite discréditées, la participation effective des pouvoirs politiques nationaux et mondiaux est, tout de suite, incontournable et indispensable! l’intervention d’une gouvernance politique mondiale est une absolue nécessité à court terme!

Les mérites majeurs d’ISO 26000 ? Avoir clairement identifié et qualifié le processus de GOUVERNANCE et le système  original qu’il constitue pour la gestion culturelle, comportementale et « émotionnelle » de l’organisation. Avoir bien distingué ce processus du processus de Management et Gestion de l’organisation tout en montrant l’exigence de leur intime conjugaison. Avoir décrit ce processus de manière à faire clairement comprendre son rôle et ses impacts sur les résultats de l’organisation et leurs retombées sur la vie de la planète et de l’humanité.

Différences entre système de gouvernance et système global de management Ce dernier est essentiellement bâti sur du factuel, de l’objectif et des logiques humaines universelles. Il est conçu pour la réflexion collective et l’action en groupe. Des échelles de mesure existent, sont utilisables collectivement et permettent des comparaisons. Le système de gouvernance associe et conjugue au contraire rationalité et émotion, opinion factuelle et croyance personnelle, objectif et subjectif. Les outils de mesure sont de ce fait exclusifs et personnels. Thermomètres ou référentiels universels ne peuvent exister. Certifications ou même benchmarks sont inadaptés . La gouvernance, royaume de l’individuel et du cas particulier est le domaine personnel et réservé du « gouvernant ». Le lieu où il déploie son art de gouverner tout en s’appuyant sur son métier de gouvernant, son inventivité stratégique, son leadership, ses initiatives personnelles. Comparer des pratiques de gouvernance est utile. Mais ce sont les résultats qui comptent!

Conjuguer les deux systèmes Clé majeure vers l’EXCELLENCE Le système de gouvernance fixe la direction et les buts à atteindre au système de management et gestion qui les traduit en actions à réaliser afin d’atteindre les buts fixés. Tant que le système de gouvernance n’initie pas sa migration RS et si le système de management existant et sa conjugaison avec celui de gouvernance sont efficients, aucune adaptation du système de management n’est initialement nécessaire pour appliquer ISO 26000. Quand les actions de migration commencent, les adaptations pratiques du système de management restent relativement simples à réaliser du fait des caractéristiques d’objectivité et de logique universelle et pérenne de ce système. Seules les adaptations culturelles et comportementales des personnels sont complexes à concrétiser.

III La Méthode RS PMO

RS PMO s’adresse au GOUVERNANT (PMO, TPO ou ETI) Ses spécificités RS PMO s’adresse au GOUVERNANT (PMO, TPO ou ETI) POUR l’aider à concevoir et appliquer les EVOLUTIONS EN RUPTURE dans son SYSTÈME de GOUVERNANCE, (Cf. diapo 21) pour lesquelles il est seul dans l’entité, à avoir autorité et responsabilité, au plan des valeurs et principes (parfois, d’opinions ou convictions) orientant ses réflexions et ACTIONS, au plan des stratégies et des comportements nouveaux sur lesquels se fondent désormais ses DECISIONS, ET lui permettre de conduire la migration de son organisation vers une culture et des comportements sociétalement responsables fondés sur l’humanisme, l’équité, la justice, la solidarité, le dialogue et la coopération.

Mission première: convaincre le dirigeant, d’écrire (lui-même et pour lui même) les modalités principales de son actuelle manière de gouverner afin de pouvoir d’adapter plus aisément ensuite celle-ci aux conseils RS d’ISO 26000 et d’élaborer son 1er MEMENTO de GOUVERNANCE de concevoir, planifier et diriger le 1er cycle de migration RS de décider et mettre en route les évolutions comportementales et culturelles de l’organisation à hauteur du gigantesque enjeu DD, dans la transparence la plus grande possible, avec une volonté de dialogue et coopération à toute épreuve. de prouver périodiquement la crédibilité de sa démarche par son BILAN ANNUEL RS à TROIS VOLETS et sa DECLARATION ANNUELLE d’ENGAGEMENT RS

Les 10 étapes du 1er Cycle 1) Résumer les bases de votre actuel système « oral » de gouvernance en un (pré) MEMENTO « écrit ». 2) Comparer vos valeurs/principes actuels de gouvernance et vos comportements à ceux conseillés par ISO 26000 (Ch. 4). 3) Concevoir, planifier et mettre en route le « dialogue permanent avec les parties prenantes» (Ch.5). 4) Mettre en place des structures et instruments utiles à l’accompagnement (organes internes et textes nouveaux). 5) Elaborer des scénarios d’action et rédiger votre MEMENTO de GOUVERNANCE  orientée RS.

Les 10 étapes du 1er Cycle 6) Choisir et prendre la direction de ce PROJET d’ENTREPRISE selon vos nouveaux principes de gouvernance. 7) Etablir et publier votre première auto- DECLARATION ANNUELLE d’ENGAGEMENT RS. 8) Adapter quand nécessaire vos systèmes de management (Q, S, E, …) aux dispositions du mémento de gouvernance RS. 9) Recueillir données et preuves permettant des appréciations indépendantes de la crédibilité de votre démarche, les fournir avec le Bilan annuel RS. 10) Concevoir et planifier le second cycle de votre projet de migration (Etape 5)

Si vous souhaitez appliquer la Méthode RS PMO, elle est gratuitement à votre disposition. Mais je suis demandeur de toutes remarques ou enseignements tirés! EN VOUS REMERCIANT DE VOTRE ATTENTION Joël Legall