Application de la TVA à l’ULg 20 novembre 2013 Michaël Detaille

Plan de la formation TVA Qu’est-ce que la TVA? Les assujettis à la TVA Origine de l’assujettissement des Universités Les implications fiscales et comptables de l’assujettissement Les activités des Universités à la sortie/vente Le droit à déduction Régime TVA des différents OTP La perception de la TVA par l’Etat Les rétrocessions de TVA

1. Qu’est-ce que la TVA? → paient la TVA sur leurs ventes/sorties Une taxe (impôt indirect) perçue par l’Etat depuis 1971 à chaque stade de production ou de commercialisation d’un bien ou d’un service. Les opérateurs économiques sont des intermédiaires indispensables, ce sont des collecteurs d’impôts : les assujettis → paient la TVA sur leurs ventes/sorties après avoir déduit la TVA sur leurs achats/entrées

2. Les assujettis à la TVA Étymologie : 1440-48 « soumettre, rendre esclave, ranger sous sa domination » l'assugetty Définition de l’assujetti : « Est un assujetti quiconque effectue, dans l'exercice d'une activité économique, d'une manière habituelle et indépendante, à titre principal ou à titre d'appoint, avec ou sans esprit de lucre, des livraisons de biens ou des prestations de services visées par le Code, quel que soit le lieu où s'exerce l'activité économique ».

2. Les assujettis à la TVA Les catégories d’assujettis et de non-assujettis Champ d’application de la TVA Hors-champ d’application Assujettis non-déposant Bande des quatre

3. Origine de l’assujettissement des Universités Un arrêt de la Cour de justice des Communautés européennes de 2002 a condamné une Université allemande pour « concurrence déloyale » envers les entreprises. La législation belge a été adaptée : 1ère décision administrative : du 22 mai 2006 (E .T. 111228). + 2ème décision administrative : le 15 octobre 2007 (E.T. 111228/MCW). Toutes les Universités belges assujetties au plus tard le 1/1/2008.

4. Les implications fiscales et comptables de l’assujettissement Identification à la TVA (BE 0325.777.171) Paiement de la TVA Dépôt de déclarations TVA périodiques (tous les mois) Dépôt d’une liste annuelle des clients assujettis à la TVA : « le listing client » Dépôt d’un relevé mensuel des livraisons et prestations intracommunautaires Délivrer des factures pour les activités taxables Conservation des livres et documents comptables (7 ans). Importance des signalétiques clients et fournisseurs

5. Les activités des Universités à la sortie/vente Trois types d’activités à la sortie (ventes) 1. Activités taxables situées dans le champ d’application de la TVA : prestations pour tiers (art. 63) → facturation avec TVA obligatoire (OTPs P) Assujetti ordinaire 2. Activités situées dans le champ d’application de la TVA mais exemptées : opérations d’enseignement et opérations étroitement liées (colloques, formations,…) → facturation sans TVA (certains OTPs O et certains OTPs P) Assujetti exonéré

5. Les activités des Universités à la sortie/vente 3. Activités qui sont situées hors du champ d’application de la TVA : « recherches collectives ». L’organisme n’est pas « consommateur » d’un service → facturation sans TVA si trois conditions sont remplies (OTPs R) : subventionnés par les pouvoirs publics programmes de recherche d’intérêt général (pas de consommation de la part du pouvoir public pas une prestation de service) l’Université conserve totalement ou partiellement la propriété des équipements et des résultats Non-assujetti

Trois types d’opérations à la sortie/vente … 5. Les activités des Universités à la sortie/vente Trois types d’opérations à la sortie/vente … - Prestations pour compte de tiers - Contrats de recherches non collectives Activités taxables - Recherches collectives - Dons Activités Hors Champs Enseignement, colloques, séminaires, follow-up,… - Cliniques vétérinaires Logopèdes, psychologues - Bibliothèques - Crèches - Médecine légale Expertises médicales Activités exemptées Facturation avec TVA Déclaration de créance sans TVA Facturation sans TVA OTPs en T OTPs en H, S et V OTPs en C - E

BE 0325.777.171 5. Les activités des Universités à la sortie/vente Depuis le 1er janvier 2008, l’Université est un assujetti mixte / partiel BE 0325.777.171

5. Les activités des Universités à la sortie/vente Activités hors-champ Notion de « recherche collective » : importance d’introduire la notion d’intérêt général (pas de consommation de la part du pouvoir public) et de prévoir le régime de propriété adéquat, dès la négociation des contrats en respectant la réalité de l’opération. Ne pas négocier seul. Faire appel à la cellule TVA (TVA@ulg.ac.be – ext. 9139) qui consultera le service juridique si nécessaire, en respectant le flux ARD. Si ces 3 conditions ne sont pas remplies : → facture à établir avec 21% de TVA Attention au risque de requalification par l’administration fiscale

Régime TVA des contrats de recherche par bailleurs de fonds 5. Les activités des Universités à la sortie/vente Régime TVA des contrats de recherche par bailleurs de fonds Pour certains bailleurs de fonds, le régime TVA à appliquer est identique pour tous les contrats (cf. slide suivant) Pour d’autres, il n’y a pas de systématisme → analyse au cas par cas pour vérifier le respect des conditions → transmettre le projet de convention à la cellule TVA (TVA@ulg.ac.be – ext. 9139) qui consultera le service juridique si nécessaire, en respectant le flux ARD.

Régime TVA des contrats de recherche par bailleur de fonds 5. Les activités des Universités à la sortie/vente Régime TVA des contrats de recherche par bailleur de fonds

5. Les activités des Universités à la sortie/vente Les contrats RW DG06 sont hors champ d’application de la TVA si l’objet de la convention relève d’un intérêt général (absence de consommation) et que les résultats appartiennent à 50% ou 100% à l’Université (si ces conditions ne sont pas remplies: taxable). Parmi ceux-ci, il y a lieu de distinguer : 1. les subventions classiques (AR)   aucune récupération TVA et facture sans TVA. les conventions valorisables comme les CWality, WBGreen qui se définissent comme des conventions hors champ d’application à la TVA dont les résultats de la recherche peuvent être valorisables  ils aboutissent à terme à une commercialisation d’un produit ou d’un service, à une concession de droits à des entreprises/industriels (brevet, licence), à la création de spin-off,… D’un point de vue TVA: récupération TVA 100% au bénéfice de l’Université et la facture sans TVA. Pour les contrats INTERREG : aucune récupération TVA et facture sans TVA. Pour les contrats FP7 : récupération 100% TVA directement sur l’OTP du responsable et facture sans TVA. Attention: la limitation de la déduction légale selon l’article 45 du code TVA belge reste néanmoins d’application. Exemple : frais de logement, restaurant, … dont nous verrons l’explication plus en détail dans les les slides suivants). Les contrats de sous-traitance (sur OTP de prestation taxable) : récupération TVA 100% au bénéfice de l’Université et facture AVEC TVA.

Incertitude du régime TVA à appliquer aux contrats européens 5. Les activités des Universités à la sortie/vente Régime TVA des contrats de recherche par bailleur de fonds Incertitude du régime TVA à appliquer aux contrats européens Depuis le 1er janvier 2008 : incertitude quant à la qualification des contrats 100 % européens. En attendant la décision définitive : → facturation sans TVA à l’Europe (art.42 §3, 3° du code TVA) → déduction de la TVA payée sur les achats (restituée sur l’OTP)

5. Les activités des Universités à la sortie/vente Régime TVA des contrats de recherche par bailleur de fonds Risque : Obligation pour l’ULg de restituer la TVA déduite sur les achats réalisés depuis le 1er janvier 2008. D’où, perte de 21% sur ces contrats ! → soumission à faire valider avant dépôt de la candidature (ARD) → intérêt de la réserve institutionnelle Décision du CA du 14/11/07 : la TVA déductible n’est pas rétrocédée aux différents services – Création d’une réserve institutionnelle pour aider les services universitaires rencontrant des difficultés réelles suite à l'application de la TVA. Exceptions : 1/ pour tout achat de bien d’investissement, effectué sur un compte de prestation, d’un montant global de plus de 200.000 € HTVA, la TVA récupérée est rétrocédée au service 2/ pour les conventions conclues avec l’Europe, la TVA est directement déduite sur l’OTP car l’Europe ne la rembourse pas.

6. Droit à déduction Deux régimes de déductions : Le prorata général : Tous les frais indépendamment de l’activité pour laquelle ils sont supportés TVA déductible : sur base du prorata général à déterminer

Aucune activité spécifique (frais généraux) 6. Droit à déduction Affectation réelle (à l’entrée) Frais exclusivement affectables à … - Enseignement - Recherches collectives (y compris en partenariat avec les pouvoirs publics) Activités exonérées ou hors champ de la TVA Electricité Matériel informatique Sécurité Mobilier Frais relatifs aux bâtiments Aucune activité spécifique (frais généraux) Prestations pour compte de tiers. Activités taxées TVA Déductible 100% TVA déductible : prorata % à déterminer TVA déductible : 0 % OTPs en 1, 2, 6, 7 OTPs en 4, 5 OTPs en 3

6. Droit à déduction CA du 26/09/07 : choix du régime de l’affectation réelle → déduction de la TVA en fonction des activités pour lesquelles les dépenses ont été effectuées.

6. Droit à déduction Exemples : 1/ Achat d’un rétroprojecteur destiné à l’enseignement : 1.000 € HTVA + 210 € TVA L’Université ne récupère rien, charge sur l’OTP : 1.210 € 2/ Achat de réactifs pour réaliser des analyses pour une entreprise : 100 € HTVA + 21 € TVA L’Université récupère : 21 € de TVA, charge sur l’OTP : 121 € 3/ Réception de la facture d’électricité : 100.000 € HTVA + 21.000 € TVA L’Université récupère 21.000 € x 26% (prorata) = 5.460 €, charge sur l’OTP 121.000 € 4/ Achat d’un logiciel dans le cadre d’un contrat européen : 3.000 € HTVA + 630 € TVA Le service récupère 630 €, charge sur l’OTP : 3.000 €

6. Droit à déduction Les mentions obligatoires sur les factures pour permettre de récupérer la TVA Art. 5, §1er de l’arrêté royal n°1 : la date à laquelle la facture est émise; le numéro séquentiel; le nom ou dénomination sociale du cocontractant ainsi que son adresse et son numéro de TVA; les éléments nécessaires pour déterminer l’opération et le taux de la taxe, notamment la dénomination usuelle des biens livrés et les services fournis et leur quantité; pour chaque taux de TVA (ou exemption), la base d’imposition, le prix unitaire hors taxe, les escomptes, rabais ou ristournes éventuels; l’indication des taux de TVA à appliquer et le montant des taxes dues; si l’opération est exonérée de taxe, une mention de la directive ou de la disposition nationale correspondante; une référence à la (aux) pièce(s) antérieure(s) lorsque plusieurs factures sont établies pour la même opération.

Risque : rejet de la déduction PROFORMA: Pas suffisant ! 6. Droit à déduction Les mentions obligatoires sur les factures Lorsque vous recevez la facture d’un fournisseur, il faut vérifier si notre numéro de TVA figure bien sur cette facture  Sinon, il faut demander au fournisseur d’établir une nouvelle facture reprenant notre numéro de TVA Risque : rejet de la déduction PROFORMA: Pas suffisant ! 23

6. Droit à déduction : limitations et rejets L’État ne permet en effet pas la récupération de TVA sur toutes les dépenses. Les livraisons de biens et les prestations de services relatives à certains véhicules automobiles (article 45, § 2, C.TVA) plafonnées à 50 % Il s’agit des « véhicules automobiles destinés au transport par route de personnes et/ou de marchandises » Exceptions : les véhicules dont la masse est supérieure à 3,5 tonnes. les véhicules comportant plus de huit places assises. les véhicules sanitaires et les corbillards. les camionnettes, telles qu’elles sont définies par le Code des taxes assimilées aux impôts sur les revenus (article 4, § 2). les motos. les véhicules destinés à être vendus ou loués par un professionnel dont c’est l’activité. les taxis.

6. Droit à déduction : limitations et rejets B. Les exclusions de déductions La déduction de la taxe frappant les biens et les services suivants est en principe exclue : - les tabacs manufacturés ; - les boissons spiritueuses ; les frais de logement, frais de nourriture et de boissons à consommer sur place et les frais de réception.

6. Droit à déduction : limitations et rejets Pour ces frais, des articles d'achats spécifiques ont été créés, ceux-ci engendrent des codes TVA spéciaux. N° article Compte général Dénomination Taux TVA facturé 300099 614000 Frais de réception boissons 21% 21 non déductible 300100 614010 Frais de restaurant boissons Belg. 21% 300094 613021 Frais de séjour en Belgique - hôtel 6 300109 614060 Fleurs non déductible 300263 Frais traiteur 6% (ND) 300291 Frais de réception 6% (ND) 300110 Cadeaux 300282 Frais restaurant nourriture Belgique 12% 12 300144 612022 Carburant véhicules - Voiture récupération partielle (50%) 300146 612004 Achats/frais : voitures 300147 611040 Entr. & répar. : voitures 300148 610040 Loyers & ch. loc.: voitures 300178   Service 21% ND 300179 Service 6% ND 300180 Bien 21% ND 300181 Bien 21% déduct. 50 % 300182 Service 21% déduct. 50 %

7. Régime TVA des différents OTP Afin de justifier la correcte affectation des dépenses, une comptabilité analytique doit être tenue. Paramétrisation sur base des Organisations Techniques de Projets : OTP créés pour respecter les sections imposées par l’Arrêté du gouvernement de la Communauté française du 12/4/99 (définit la comptabilité applicable aux Universités) Section 1 : Budget Ordinaire, OTP « O » Section 2 : Budget social, OTP « S » Section 3 : Patrimoine non affecté (regroupé avec le 1) Section 4 : Conventions de recherche, OTP « R » et prestations pour tiers, OTP « P » Section 5 : Dons, OTP « D », Section 6 : Investissements immobiliers : OTP « I »,

7. Régime TVA des différents OTP 1. OTP de prestations pour tiers : « P » OTP « P » = régime taxable → TVA sur factures clients et déduction institutionnelle à 100% Exception à l’application de la TVA sur les comptes de prestations pour les activités d’enseignement ou étroitement liées : → pas de TVA sur les colloques, formations, séminaires, recyclages professionnels… du moment qu'ils soient dirigés.

7. Régime TVA des différents OTP Remarques : 1. Facturation clients obligatoire. Seules certaines opérations exemptées ne doivent pas donner lieu à l’émission de factures clients (mais le client peut la réclamer) et peuvent donc être imputées en recettes directes : colloques, conférences, séminaires, formations, vente de syllabi. Exception : recette (prestation de service/vente) soumise à TVA avec un client non-assujetti. Possibilité de tenir un journal de recettes. Exemple : recette du restaurant. Pas d’obligation de délivrer une facture à chaque client si on tient un journal de recettes (inscription journalière)

7. Régime TVA des différents OTP Remarques : 2. Comptes centralisés spécifiques : l’automatisme qui impute des recettes directes sur l’OTP ne peut être maintenu que si le compte ne perçoit que des revenus exemptés (cfr. ci-dessus) : → prévenir Mme. Volon si le compte perçoit des revenus mixtes → automatisme supprimé et nécessité d’établir des factures → le compte bancaire peut être maintenu

7. Régime TVA des différents OTP 2. OTP dons « D » Les « vrais » dons, sans contrepartie, sont en dehors du champ d’application de la TVA. Attention, un sponsoring n’est pas un DON car « publicité » en contrepartie (avec TVA). Pour bénéficier du régime d'exemption, les OTP « D » ne peuvent enregistrer que des «vrais» dons. → Les « faux » dons devront être orientés vers des OTP « P ».

7. Régime TVA des différents OTP 3. OTP de recherche « R » Notion de « recherche collective » → facturation sans TVA si trois conditions sont remplies (OTP R) : programmes de recherche d’intérêt général (pas de consommation de la part du pouvoir public) subventionnés par les pouvoirs publics l’Université conserve totalement ou partiellement la propriété des équipements et des résultats

7. Régime TVA des différents OTP Achat Vente

4. Transferts et factures internes 7. Régime TVA des différents OTP 4. Transferts et factures internes Règles générales à respecter : Transferts / factures internes : OK entre OTP ayant le même régime TVA Le régime TVA le moins favorable doit toujours être privilégié !

7. Régime TVA des différents OTP Vue TVA Transferts entre OTP   Produit sur : 1 - 7 2 - 6 3 4 - 5 déduction 100% OTP institutionnel déduction 100% OTP service déduction au prorata pas de déduction Charge sur : ok non Remarques : Les transferts de personnel sont autorisés sur l’année en cours. Cela ne dispense pas de respecter les règles d'éligibilité des conventions. En principe, les transferts d’OTP O vers des OTP P, R ou D ne sont pas autorisés.

7. Régime TVA des différents OTP Transfert de charges: De D (4H) vers P (1T)  OK De P (1T) vers R (2C)  Non De O (3E) vers P (1T)  OK De R (4H) vers P (5E)  OK De R (2C) vers R (4H)  Non De D (4H) vers O (3T)  OK De P (1T) vers P (5E)  Non De R (7V) vers P (1T)  Oui De P (6T) vers O (5E)  Non Transfert de produits: De D (4H) vers P (1T)  Non De P (1T) vers R (2C)  OK De O (3E) vers P (1T)  Non De R (4H) vers P (5E)  OK De R (2C) vers R (4H)  OK De D (4H) vers O (3T)  Non De P (1T) vers P (5E)  OK De R (4H) vers R (7V)  Non De O (5E) vers P (6T)  Non Les dépenses sur lesquelles aucune TVA n’est déductible sont toujours transférables. Par ex.: frais de restaurant, frais de poste, …

7. Régime TVA des différents OTP Exceptions Transferts de personnel entre OTP-P : toujours OK (mais favoriser les transferts via l’ARH) avant le 15/02 de l’année suivante. Transferts de charges n’ayant donné lieu à aucune récupération TVA : toujours OK (mais favoriser l’imputation correcte dès le départ). Utilisation des OTP R.TVA pour facturer aux régimes TVA moins favorables (pas de facturation vers l’extérieur sur R.TVA et pas de personnel).

8. La perception de la TVA par l’Etat Sur les ventes : Principes de base L’Université réalise une prestation d’analyse pour un client : 408,00 € HTVA 1/ Le client est établi en Belgique (assujetti ou non) ou est un non-assujetti établi dans un autre pays de l’Union Européenne. Facture 408,00 € HTVA + 85,68 € de TVA. Le client verse 493,68 € à l’ULG qui reverse 85,68 € à l’Etat. Recette nette pour l’ULG : 408,00 €

Exemple concret:

Écriture comptable générée Impact sur l’OTP

8. La perception de la TVA par l’Etat Sur les ventes : Principes de base L’ULG réalise une livraison ou une prestation d’analyse pour un client : 56,17 € HTVA 2/ Le client situé en dehors de l’Union Européenne ou est un assujetti établi dans un autre pays de l’Union Européenne. Facture 56,17 € HTVA + mention d’exonération Le client verse 56,17 € à l’ULG et paie (et déduit) la TVA dans son pays. Recette nette pour l’ULG: 56,17 € Attention, il existe des exceptions.

Exemple concret:

Écriture comptable générée Impact sur l’OTP

8. La perception de la TVA par l’Etat Sur les achats : Principes de base 1/ L’Université achète un bien ou un service à un fournisseur non-assujetti, un assujetti exempté, un agriculteur au forfait ou un franchisé : 100 € -> pas de TVA. Coût total 100 €. 2/ L’Université achète un bien ou un service à un fournisseur belge assujetti : 100 € HTVA + 21 € TVA L’Université verse 121 € au fournisseur et récupère la TVA en fonction du type d’activité : 21 € pour une activité soumise à la TVA 21 € x 26% pour une activité au prorata 0 € pour une activité exonérée ou hors charge Attention, la charge sur l’OTP sera de 121 € dans tous les cas (sauf contrats européens)

Exemple de récupération 100% institutionnelle Écriture comptable: Impact sur l’OTP:

Exemple de récupération 100 % service Écriture comptable: Impact sur l’OTP:

Exemple de récupération prorata (26 % en 2012) Écriture comptable: Impact sur l’OTP:

Exemple de non récupération de TVA Écriture comptable: Impact sur l’OTP:

8. La perception de la TVA par l’Etat Sur les achats : Principes de base 3/ L’Université achète un service à un assujetti étranger (dans ou en dehors de l’Union Européenne) : 100 € HTVA + 21 € TVA L’Université verse 100 € au fournisseur, paie 21 € de TVA à l’Etat belge et récupère la TVA en fonction du type d’activité : 21 € si activité taxée 21 € x 26% = 5,46 € si activité au prorata 0 € si activité exemptée ou hors-champ A nouveau , la charge sur l’OTP sera de 121 € dans tous les cas (sauf contrats européens).

8. La perception de la TVA par l’Etat Sur les achats : Principes de base 4/ L’Université achète un bien à un assujetti étranger établi dans l’Union Européenne, (le bien est transporté) : 100 € HTVA + 21 € TVA L’Université verse 100 € au fournisseur, paie 21 € de TVA à l’Etat belge et récupère la TVA en fonction du type d’activité : 21 € si activité taxée 21 € x 26% = 5,46 € si activité au prorata 0 € si activité exemptée ou hors-champ Encore une fois , la charge sur l’OTP sera de 121 € dans tous les cas (sauf contrats européens).

8. La perception de la TVA par l’Etat Sur les achats : Principes de base 5/ L’Université achète un bien en dehors de l’Union Européenne, (le bien est transporté en Belgique ) : 100 € HTVA L’Université verse 100 € au fournisseur, paie 21 € à l’agence en douane (+frais) et récupère la TVA en fonction du type d’activité : 21 € si activité taxée 21 € x 26% = 5,46 € si activité au prorata 0 € si activité exemptée ou hors-champ Encore une fois , la charge sur l’OTP sera de 121 € dans tous les cas (sauf contrats européens).

8. La perception de la TVA par l’Etat Sur les achats : Principes de base 5/ L’Université paie un service sous le régime cocontractant : 100 € HTVA L’Université verse 100 € au fournisseur, paie 21 € de TVA à l’Etat belge et récupère la TVA en fonction du type d’activité : 21 € si activité taxée 21 € x 26% = 5,46 € si activité au prorata 0 € si activité exemptée ou hors-champ A nouveau , la charge sur l’OTP sera de 121 € dans tous les cas (sauf contrats européens).

Exemple de facture cocontractant avec récupération institutionnelle Écriture comptable: Impact sur l’OTP:

8. La perception de la TVA par l’Etat Conclusion pour les achats : En général, si la prestation/vente est réalisée par un assujetti, la TVA belge est due, quel que soit le pays où fournisseur est installé et ce même si la TVA n’apparaît pas sur la facture.

8. La perception de la TVA par l’Etat Attention, il existe des exceptions, notamment : Prestations relatives à un immeuble (lieu de l’immeuble) Location à court terme de moyen de transport (lieu de mise à disposition) Organisation d’activités culturelles, sportives,… : billetterie (lieu de l’évènement) Transports de personnes (en fonction des km parcourus) Restaurant (lieu de la prestation) Livraison de repas dans un transport intracommunautaire de personnes (départ du transport)

9. Les rétrocessions de TVA Décision du CA du 14/11/07 : la TVA déductible n’est pas rétrocédée aux différents services – Création d’une réserve institutionnelle pour aider les services universitaires rencontrant des difficultés réelles suite à l'application de la TVA et couvrir le risque TVA en cas de contrôle. Néanmoins, pour les années 2008, 2009, 2010 et 2011, le CA a décidé de restituer a posteriori 30% de la TVA déduite sur les activités soumises à TVA.

10. Livraison d’un bien hors Europe Exemple: un service achète un microscope pour analyser la qualité de l’eau au Burkina Faso 2 cas de figure: A. Le fournisseur s’occupe lui-même du transport du bien: Nous bénéficions alors d’une exonération automatique de TVA sur base de l’article 39 du code TVA. B. Nous devons effectuer nous-mêmes les démarches pour le transport: Dans ce cas, la TVA est due lors de l’achat du bien. Afin de récupérer la TVA payée dans le cadre d’œuvres humanitaires, charitables et éducatives, nous vous demandons de bien vouloir nous transmettre : - une copie de la facture d’achat, - une copie du DAU correspondant (attention : il ne s’agit pas du AirWay Bill), - l’OTP concerné, - le numéro de la pièce comptable ainsi que l'exercice comptable, Nous demanderons alors le remboursement via notre déclaration de TVA et celui-ci sera rétrocédé sur l’OTP communiqué.

Questions ?