Congrès de l’ADMQ 2014 Appels d’offres : gérer les soumissions reçues de façon plus efficace, c’est possible! Par Me Mario Paul-Hus et Me Justine St-Jacques

TABLE DES MATIÈRES Les modifications des documents d’appel d’offres La réception des soumissions L’obligation de discrétion L’ouverture des soumissions Deux types d’appel d’offres Demande de soumissions publiques faites par annonce dans un journal L’appel d’offres avec système de pondération et d’évaluation des offres

TABLE DES MATIÈRES (suite) Le concept de conformité Les irrégularités relatives à une clause essentielle Les irrégularités accessoires ou de forme Politiques de gestion contractuelles Les interdictions de contracter Le calcul du pointage Le cas particulier des services professionnels Exemple L’évaluation de rendement insatisfaisant Le rejet des soumissions L’adjudication du contrat

Les modifications des documents d’appel d’offres Lorsque la municipalité ne reçoit qu’une seule soumission conforme: Il est possible de négocier la soumission Seulement quant au prix Lorsque la soumission dépasse de façon marquée l’évaluation faite par la municipalité Articles 573.3.3 LCV et 938.3 CM

La réception des soumissions Le délai minimal entre l’ouverture de l’appel d’offres et le moment ultime pour déposer les soumissions est: 15 jours pour les contrats de construction, d’approvisionnement et de service 8 jours pour les autres contrats Articles 573 (2) LCV et 935 (2) CM Nous vous suggérons d’octroyer un délai suffisant pour que les soumissionnaires aient le temps de faire les démarches nécessaires Obtenir des équipements Obtenir des garanties Il est important de noter la date et l’heure de réception des soumissions

L’obligation de discrétion Il est interdit à un membre du conseil, à un fonctionnaire ou un employé municipal de divulguer Le nombre ou l’identité des personnes ayant soumissionné Le nombre ou l’identité des personnes ayant demandé les documents d’appel d’offres Articles 573 (3.1) LCV et 935 (3.1) CM

L’ouverture des soumissions Les soumissions doivent être ouvertes publiquement en présence d'au moins deux témoins, aux date, heure et lieu mentionnés dans la demande de soumissions (Articles 573 (4) LCV et 935 (4) CM) Tous ceux qui ont soumissionné peuvent assister à l'ouverture des soumissions (Articles 573 (5) LCV et 935 (5) CM) Les noms des soumissionnaires et leur prix respectif doivent être déclarés à haute voix lors de l'ouverture des soumissions (Articles 573 (6) LCV et 935 (6) CM)

Les deux types d’appel d’offres Demande de soumission publique faite par annonce dans un journal Le contrat est octroyé au plus bas soumissionnaire conforme (Articles 573 (7) LCV et 935(7) CM) L’appel d’offres avec système de pondération des offres Le contrat est octroyé au soumissionnaire ayant récolté le plus grand nombre de points (Articles 573.1.0.1 LCV et 936.0.1 CM)

Le concept de conformité Une soumission est conforme si elle respecte de façon substantielle les exigences formulées dans le document d’appel d’offres Une soumission qui contient des irrégularités mineures ou des irrégularités de forme sera jugée conforme Une soumission qui contient des irrégularités substantielles sera jugée non conforme RPM Tech inc. c Ville de Gaspé, JE 2004-1072 (CA) Distinguer entre les deux types d’irrégularités demande une certaine dose d’interprétation aidée par la jurisprudence

Le concept de conformité Sont des exigences essentielles: L’élément désigné comme essentiel dans le document d’appel d’offres Construction Anor inc. c Montréal (Communauté urbaine de), [1996] JQ no 4174 (CA) En dehors de clauses spécifiquement désignées comme essentielles, les exigences essentielles se déterminent par le contexte

Le concept de conformité Ont été jugées comme des exigences essentielles: Le respect des délais La signature de la soumission Berwick West Development c BC Hydro and Power Authority, 1996 CanLII 2637 (BC SC) Le fait de détenir un permis exigé par le document d’appel d’offres Chicoutimi (ville) c Paul Pednault inc. , (CA) Québec, 200-09-000900- 966

Le concept de conformité Ont été jugées comme des exigences essentielles Le respect des clauses concernant les garanties financières Coffrage Alliance Ltée c Châteauguay (ville de), 2002 JQ no 594 (CS) JMO Climatisation inc. c Construction Abtech (1996) inc., [2004] JQ no 7112 (CA) Les clauses concernant la démonstration de la possession des équipements requis Pavage Maska inc. c. Ville de Montréal, JE 2000-1484 (CS)

Le concept de conformité Ont été jugées comme des exigences essentielles: Les clauses concernant une exigence de certification (Ex. BNQ) Ville de Chicoutimi c. Les meubles du Québec inspiration XIXe ltée, [1994­] RJQ 2157 Le respect des exigences d’ordre public mentionnées ou non dans le document d’appel d’offres Yves Germain Construction inc. c Hydro-Québec, JE 2000-1658 (CA) Le respect des clauses concernant les couvertures d’assurance

Le concept de conformité Ont été jugées comme des exigences essentielles (suite): Le fait de fournir une liste de sous-traitant Tout changement par un soumissionnaire d’une exigence ayant une incidence sur le prix de la soumission Le type de prix demandé

Le concept de conformité Ont été jugées comme des exigences essentielles (suite): Le fait de répondre aux exigences techniques Ville de Drummondville c Construction Yvan Boisvert inc., REJB 2004—54672 (CA) Le fait de répondre aux critères de compétences Yves Germain Construction inc c. Hydro-Québec, JE 2000-1658 (CA) Le fait de tenir compte des addendas Northal construction ltée c. Commission scolaire de Ste-Croix, REJB 2002-31673 (CA)

Le concept de conformité Ont été jugés comme des éléments accessoires ou mineurs: Le défaut de posséder un permis de transport Le fait de présenter une soumission conjointe par deux entreprises (en l’absence d’interdiction à cet effet) Somec inc. c. Québec (Procureur général), 1987 CanLII 650 (QC CA) Le défaut de produire une liste des équipements requis

Le concept de conformité Ont été jugés comme des éléments accessoires ou mineurs (suite): Les irrégularités concernant la forme des assurances ou des garanties financières exigées JMO Climatisation inc. c Construction Abtech (1996) inc., [2004] JQ no 7112 (CA) Le fait de ne pas fournir des états financiers complets Le fait d’omettre une attestation de la CSST Excavation Fafard inc. c. Municipalité de Saint-Guillaume, 2004 Canlii 28695

Le concept de conformité Ont été jugés comme des éléments accessoires ou mineurs (suite): L’absence d’une résolution de la compagnie autorisant le dépôt de la soumission Excavation Fafard inc. c. Municipalité de Saint-Guillaume, 2004 Canlii 28695 Le fait de ne pas respecter une exigence de forme des documents d’appel d’offres Construction Anor inc. c Montréal (Communauté urbaine de), [1996] JQ no 4174 (CA)

Le concept de conformité Ont été jugés comme des éléments accessoires ou mineurs (suite): La remise d’une soumission portant sur une seule des alternatives prévues à l’appel d’offres Maurice Denis & Fils inc. c Beauchamp et Delli-Colli inc., 2000 CanLII 10306 (QC CA) Le fait de faire effectuer une partie de la soumission par un sous-traitant Westport Construction Ltd c City of Burnaby, 1998 CanLII 1923

Le concept de conformité En présence d’irrégularités mineures ou de forme, la municipalité peut: donner l’occasion au soumissionnaire de remédier à l’irrégularité accepter la soumission telle quelle Excavation Fafard inc. c. Municipalité de Saint-Guillaume, 2004 CanLII 28695 En cas d’irrégularité majeure, la municipalité ne peut pas accepter que le soumissionnaire corrige le défaut

Le concept de conformité Une irrégularité jugée majeure doit être jugée majeure pour tous les soumissionnaires Une irrégularité jugée mineure doit être jugée mineure pour tous les soumissionnaires Même par accumulation, les irrégularités mineures ne peuvent devenir une irrégularité majeure Excavation Fafard inc. c. Municipalité de Saint-Guillaume, 2004 CanLII 28695 La conformité se juge par le contenu de la soumission et ne peut pas être complété par une lettre de transmission

Politiques de gestion contractuelles Toutes les municipalités ont l’obligation d’adopter une politique de gestion contractuelle (5733.1.2 LCV; 938.1.2 CM) Nous vous suggérons de relire la politique de vos municipalités respectives, car celles-ci contiennent des directives quant à la gestion des soumissions

Politiques de gestion contractuelles Par exemple, la politique de gestion contractuelle de la ville de Montréal prévoit une sanction au non respect des règles de confidentialité: Si une communication concernant l’appel d’offres a lieu avec une personne autre que la personne responsable de l’appel d’offres ou le contrôleur La ville se réserve le droit de rejeter la soumission de ce soumissionnaire La ville peut aussi écarter ce soumissionnaire et toute personne qui lui est liée durant un an après le rejet de la soumission

Politiques de gestion contractuelles Si une telle communication a lieu durant l’exécution du contrat, la ville se réserve le droit de résilier le contrat

Politiques de gestion contractuelles La politique de gestion contractuelle de Montréal prévoit aussi des mesures pour éviter le trucages des offres: Les soumissionnaires doivent déclarer ne pas avoir été reconnus coupables de collusion, de manœuvres frauduleuses ou autres actes de même nature Si le soumissionnaire a été déclaré coupable d’un de ces actes, sa soumission est déclarée non conforme Si le contrat a déjà été accordé lorsque l’infraction est découverte, le contrat peut être résilié

Politiques de gestion contractuelles La politique de gestion contractuelle de Montréal prévoit aussi des mesures pour assurer le respect de la Loi sur l’éthique et la transparence en matière de lobbyisme: Les soumissionnaires doivent remettre une déclaration indiquant qu’ils n’y a pas eu et il n’y aura pas de communication d’influence durant la période de soumission, et ce, même s’ils sont inscrits au Registre des lobbyistes Si une communication d’influence est découverte avant l’octroi du contrat, la soumission est écartée Si elle est découverte après, le contrat peut être résilié

Politiques de gestion contractuelles La politique de gestion contractuelle de la ville de Montréal contient des mesures pour éviter les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption : Les aspirants soumissionnaires doivent se procurer les documents d’appel d’offres auprès du SEAO ou de la personne désignée, personne d’autre La visite des lieux et les rencontres d’informations ont lieu sur une base individuelle sur rendez-vous

Politiques de gestion contractuelles La politique de gestion contractuelle de la ville de Montréal contient des dispositions visant à protéger l’impartialité et l’objectivité du processus d’appel d’offres: Les soumissionnaires doivent déclarer ne pas avoir embauché une personne ayant participé à la rédaction des documents d’appel d’offres Si un telle situation est découverte avant l’adjudication, la soumission est déclarée non conforme Si une telle situation est découverte après l’adjudication, la ville se réserve le droit de résilier le contrat

Politiques de gestion contractuelles Par contraste, la politique de gestion contractuelle de la Ville de L’Estérel énonce les mêmes objectifs que celle de la ville de Montréal Elle prévoit le dépôt, par les soumissionnaires, de plusieurs déclaration attestant de: L’absence de communication entre un fonctionnaire ou un élu municipal autre que la personne chargée de la gestion des soumissions La listes des personnes et des liens d’affaires pouvant poser un problème de conflit d’intérêt L’absence de condamnation pour corruption ou fraude Cette politique de gestion contractuelle n’inclut aucune sanction.

Les interdictions de contracter Interdiction de contracter avec le titulaire d’une licence restreinte Loi sur le bâtiment, RLRQ c B-1.1, article 65.2 («LB») Contrats visés: Les contrats de constructions Article 65.4 (6) LB Peu importe la valeur du contrat Vous trouverez le registre des titulaires de licences restreintes sur le site Internet de la Régie: www.rbq.gouv.qc.ca

Les interdictions de contracter Interdiction de contracter avec les entreprises inscrites au Registre des entreprises non admissibles (RENA) Contrats visés: Les contrats pour l’exécution de travaux ou pour la fourniture d’assurance, de matériel de matériaux ou de service Articles 573.3.3.2 LCV et 938.3.2 CM Loi sur les contrats dans les organismes publics, RLRQ c C-65.1 Peu importe la valeur du contrat

Les interdictions de contracter Vous trouverez le Registre des entreprises non admissibles sur le site du Conseil du trésor: rena.tresor.gouv.qc.ca/rena/

Les interdictions de contracter Interdiction de contracter avec les entreprises inscrites au Registre des personnes non admissibles aux contrats publics du directeur général des élections Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités, RLRQ c E-2.2, article 641.2 Loi électorale, RLRQ c E-3.3, article 564.3 Loi sur les élections scolaires, RLRQ c E-2.3, article 221.1.2 Contrats visés Tous les contrats municipaux Peu importe la valeur du contrat

Les interdictions de contracter Vous trouverez le registre des personnes non admissibles aux contrats publics sur le site Internet du directeur général des élections: http://www.electionsquebec.qc.ca/francais/provincial/registre-des-personnes-non-admissibles/registre-des-personnes-non-admissibles-aux-contrats-publics.php

Les interdictions de contracter La nécessité de détenir une autorisation Articles 573.3.3.3 LCV et 938.3.3 CM Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c C-65.1, articles 21.17 à 21.20, 21.25, 21.34, 21.38, 21.39, 21.41, 27.6 à 27.9, 27.11, 27.13 et 27.14   Contrats visés: les contrats de services et de construction d’une valeur de 10 millions $ ou plus Décret 1105-2013 concernant les contrats et sous-contrats de services et les contrats et sous-contrats de travaux de construction comportant une dépense égale ou supérieure à 10 000 000 $, (2013) 145 GO II 4888

Les interdictions de contracter Les contrats de travaux de construction de la Ville de Montréal d’une valeur de 100 000 $ ou plus Décret 1049-2013 concernant l’application du chapitre V.2 de la Loi sur les contrats des organismes publics aux contrats de travaux de construction, de reconstruction, de démolition, de réparation ou de rénovation en matière de voirie d’aqueduc ou d’égout de la Ville de Montréal qui comportent une dépense égale ou supérieure à 100 000 $ et aux sous contrats de même nature qui sont rattachés directement ou indirectement à ces contrats et qui comportent une dépense égale ou supérieure à 25 000 $, (2013) 145 GO II 4813

Vous trouverez le registre des entreprises admises sur le site Internet de l’AMF: http://www.lautorite.qc.ca/fr/registre-lcop-autre.html

Le calcul du pointage Lorsque la municipalité a opté pour un système d’évaluation et de pondération des offres, elle doit d’abord évaluer la conformité des soumissions Ensuite, la municipalité procède au calcul du pointage des soumissions conformes en vertu du système d’évaluation et de pondération des offres

Le calcul du pointage La municipalité a la discrétion de choisir les critères d’évaluation au moment de la rédaction des documents d’appel d’offres Articles 573.1.0.1 LCV et 936.0.1 CM Il n’en demeure pas moins que les critères d’évaluation, la pondération des critères et les grilles d’évaluation doivent être approuvés par le conseil municipal par résolution avant le lancement de l’appel d’offres

Le calcul du pointage Les critères doivent inclure le prix Ils pourraient inclure: La qualité des biens L’expérience du soumissionnaire L’originalité du concept Etc. Les critères doivent être pondérés et faire l’objet d’une grille d’évaluation prédéterminée

Le calcul du pointage La grille d’évaluation doit être appliquée de manière uniforme à tous les soumissionnaires La municipalité a un devoir d’impartialité dans l’évaluation des soumissions et l’attribution des points L’utilisation d’un système d’évaluation et de pondération des offres n’enlève pas l’obligation de rejeter les soumissions qui sont non conformes

Le cas particulier des services professionnels Obligation d’utiliser un système d’évaluation et de pondération des offres Article 573.1.0.1.1 LCV et 936.0.1.1 CM Le système doit comprendre, outre le prix, au moins quatre (4) critères Un nombre de point doit être attribué à chacun des critères pour un total de 100 points Aucun critère ne peut valoir plus de 30 points

Le cas particulier des services professionnels Les soumissions doivent être évaluées par un comité de sélection Le comité de sélection est nommé par résolution du conseil municipal Il doit être formé d’au moins trois (3) membres Aucun des membres du comité de sélection peut être membre du conseil municipal

Le cas particulier des services professionnels Pour le cas particulier des demandes de soumissions publiques relatives à l’adjudication de contrat relatifs à la fourniture de services professionnels, l’enveloppe de soumission doit contenir: Le document de soumission Une seconde enveloppe scellée contenant le prix

Le cas particulier des services professionnels Le comité de sélection doit: Évaluer la conformité des soumissions sans ouvrir l’enveloppe de prix Évaluer la qualité des soumissions selon la grille d’évaluation des offres, et ce, sans connaître le prix Attribuer un pointage intérimaire à chacune des offres Ouvrir les enveloppes de prix des soumissions ayant obtenu un pointage intérimaire d’au moins 70 points Retourner les soumissions et enveloppes de prix cachetées des soumissions n’ayant pas obtenu 70 points

Le cas particulier des services professionnels  

Le cas particulier des services professionnels : Exemple La ville de Laval souhaite octroyer un contrat afin de sous-traiter à un cabinet d’avocats tous les litiges de la ville La ville de Laval estime que ce contrat vaut environ 300 000 $ En conséquence, la ville de Laval doit procéder par demande de soumissions publiques avec système d’évaluation et de pondération des offres selon l’article 573.1.0.1.1 LCV

Le cas particulier des services professionnels Exemple Les documents d’appel d’offres indiquent les critères d’évaluation et la pondération suivante: Expérience du cabinet en matière de droit municipal 30 points Capacité institutionnelle du cabinet (nombre d’employés, nombres d’adjointes, taille de la bibliothèque, publications sur le sujet, etc.) Succès du cabinet (nombre de dossiers municipaux gagnés ou réglés au cours des deux dernières années)

Le cas particulier des services professionnels Exemple Les documents d’appel d’offres indiquent les critères d’évaluation et la pondération suivante (suite): Probité du cabinet (absence de lien avec le milieu de la construction, absence de conflit d’intérêts à représenter la municipalité, etc.) 10 points Prix

Le cas particulier des services professionnels Exemple La ville de Laval reçoit 6 soumissions De ces 6 soumissions, 2 ne sont pas conformes, il n’est donc pas nécessaire de les évaluer Des 4 soumissions conformes, voici les pointages reçus A B C D Expérience 20 30 5 Capacité institutionnelle 15 Succès 10 Probité Total 60 85 80 45

Le cas particulier des services professionnels Exemple Des 4 soumissions conformes, seules deux soumissions ont obtenu un pointage intérimaire minimum de 70 points En conséquence, les soumissions A et D seront retournées au soumissionnaire avec les enveloppes de prix toujours scellées Les enveloppes de prix des soumissions B et C seront ouvertes et le calcul du pointage final sera fait

Le cas particulier des services professionnels Exemple  

Le cas particulier des services professionnels Exemple En conséquence, le soumissionnaire C doit emporter l’appel d’offres, car: Il a produit une soumission conforme Sa soumission a obtenu un pointage intérimaire d’au 70 points Des soumissions restantes, il a produit la soumission ayant obtenu le plus haut pointage

Évaluations de rendement insatisfaisant Les documents d’appel d’offres peuvent prévoir la possibilité d’écarter une soumission lorsqu’un soumissionnaire a, au cours des deux années précédent la date d’ouverture des soumissions, fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant Articles 573 (2.0.1) LCV et 935 (2.0.1) CM L’évaluation doit remplir les conditions suivantes: Elle est liée à l’exécution d’un contrat attribué par la municipalité Elle a été réalisée par la personne désignée par le conseil

Évaluations de rendement insatisfaisant L’évaluation doit remplir les conditions suivantes (suite): Elle est consignée dans un rapport transmis à l’entrepreneur au plus tard 60 jours après la fin du contrat Un délai de 30 jour a été octroyé à l’entrepreneur pour qu’il puisse fournir ses commentaires quant au rapport 60 jours après la réception des commentaires, le conseil municipal a, par résolution, approuvé l’évaluation et transmis une copie conforme à l’entrepreneur

Évaluations de rendement insatisfaisant En juin 2013, le MAMROT a produit un Guide pour procéder à l’évaluation de rendement Celui-ci est disponible sur le site Internet du MAMROT à l’adresse: http://www.mamrot.gouv.qc.ca/pub/gestion_contractuelle_ethique/gest ion_contractuelle/guide_evaluation_rendement.pdf Il convient de garder en tête le principe d’égalité des soumissionnaires Pour ce faire, les critères d’évaluation de rendement doivent être: Objectifs Appliqués de façon impartiale

Évaluations de rendement insatisfaisant Pour remplir les objectifs d’intégrité et d’équité, il convient d’établir un processus d’évaluation de rendement: Créer une grille d’évaluation de rendement adaptée au contrat en cause; Prévoir des mesures afin d’enrayer le problème avant de faire une évaluation de rendement insatisfaisant; Avis verbal Avis écrit Demandes de mesures correctives

Évaluations de rendement insatisfaisant Pour remplir les objectifs d’intégrité et d’équité, il convient d’établir un processus d’évaluation de rendement (suite): Désigner une personne chargée de l’évaluation de rendement (par règlement ou à même les documents d’appel d’offres) Utiliser une méthode similaire d’une évaluation à une autre Utiliser une méthode de pointage similaire à une grille d’évaluation et de pondération des offres

Évaluations de rendement insatisfaisant Pour remplir les objectifs d’intégrité et d’équité, il convient d’établir un processus d’évaluation de rendement (suite): Effectuer un suivi rigoureux de l’exécution des contrats Prendre des notes Assurer la transparence du processus d’évaluation de rendement Indiquer de la possibilité d’une évaluation de rendement dans les documents d’appel d’offres Annoncer les critères d’évaluation Indiquer la personne désignée

Évaluations de rendement insatisfaisant

Évaluations de rendement insatisfaisant Voici une liste de critères d’évaluation de rendement suggérés: omission de donner suite à une obligation de la soumission ou du contrat; non-respect des conditions de livraison; non-conformité du bien; non-respect des délais de livraison ou des échéanciers; documentation fournie inadéquate;

Évaluations de rendement insatisfaisant Voici une liste de critères d’évaluation de rendement suggérés (suite): non-respect de la langue officielle; mauvaise communication ou collaboration; qualité insuffisante des ressources; qualité insatisfaisante des services rendus; non-respect de la quantité exigée;

Évaluations de rendement insatisfaisant Voici une liste de critères d’évaluation de rendement suggérés (suite): non-respect des diverses spécifications requises par les municipalités et les organismes municipaux dans leurs appels d’offres; non-respect des obligations financières

Le rejet des soumissions Si la loi oblige d’octroyer le contrat au plus bas soumissionnaire conforme ou au soumissionnaire ayant obtenu le plus grand pointage, elle n’oblige pas à octroyer le contrat Il est possible pour une municipalité de simplement rejeter l’ensemble des soumissions

L’adjudication du contrat Le contrat est formé au moment de l’acceptation de la soumission L’acceptation de la soumission du plus bas soumissionnaire conforme ou du soumissionnaire ayant reçu le plus haut pointage se fait par résolution du conseil municipal À moins d’une exigence spécifique de la loi, il n’est pas nécessaire de rédiger un contrat Le contrat est formé des documents d’appel d’offres et de la soumission

Municonseil avocats inc. Fin de la présentation Me Mario Paul-Hus mph@municonseil.com Me Justine St-Jacques jsj@municonseil.com Municonseil avocats inc. 800, rue du Square Victoria Bureau 720, C.P. 156 Montréal (Québec) H4Z 1A1 Tél.: 514-954-0440 Téléc.: 514-954-4495