Comité des SMA des opérations ministérielles Le 13 septembre 2018 Leçons tirées de la mise en œuvre du télétravail à la direction générale des Ressources humaines

Ordre du jour Objectif Politique de télétravail du Conseil du trésor Lignes directrices d’Environnement et Changement climatique Canada sur le télétravail Rôles et responsabilités Avantages potentiels du télétravail Inconvénients potentiels du télétravail Expérience de la DGRH Leçons tirées par la DGRH Questions

Objectif Cette présentation a pour objectif de renseigner sur la politique et les lignes directrices en matière de télétravail ainsi que de communiquer les leçons tirées de la mise en œuvre du télétravail à la direction générale des Ressources humaines (DGRH).

Politique de télétravail du Conseil du Trésor La politique de télétravail du Conseil du Trésor détaille les options de travail dans un lieu de télétravail à l’extérieur de son lieu de travail désigné, comme son lieu de résidence, pour les postes au sein de la fonction publique fédérale. La participation au télétravail est volontaire, ce qui veut dire que cette mesure ne devrait être imposée à aucun employé. Principales définitions : Télétravail : régime de travail souple selon lequel les employés ont l’autorisation d’effectuer une partie ou la totalité de leurs tâches dans un lieu de télétravail Lieu de télétravail : autre endroit où l’employé est autorisé à exécuter le travail qu’il aurait autrement à accomplir à son lieu de travail désigné ou à partir de celui-ci Lieu de travail désigné : lieu de travail désigné ou adresse professionnelle de l’employé où est son lieu de travail habituel

Lignes directrices d’Environnement et Changement climatique Canada sur le télétravail Ces lignes directrices ont été établies conformément à la politique de télétravail du Conseil du Trésor. Elles fournissent des conseils particuliers et un soutien aux gestionnaires et superviseurs ainsi qu’aux employés d’ECCC lors des étapes de l’évaluation, de la planification, de la conception et de la mise en œuvre d’un régime de télétravail. L’approbation des demandes de télétravail est laissée à la discrétion du gestionnaire au cas par cas. L’employé et l’employeur participent de leur plein gré à l’entente de télétravail, qui peut être annulée ou interrompue temporairement en tout temps par l’une ou l’autre des parties avec un préavis raisonnable.

Rôles et responsabilités Le gestionnaire et l’employé sont tenus de remplir leurs obligations respectives découlant de la présente directive et de l’entente de télétravail. Employé et gestionnaire Il incombe à la fois aux gestionnaires et aux employés de veiller à ce que les besoins opérationnels de l’organisation soient satisfaits et à ce que la politique n’ait pas de répercussions négatives sur la productivité et sur les coûts. Le superviseur ou le gestionnaire et l’employé examineront l’entente de télétravail tous les six (6) mois afin de s’assurer qu’elle est toujours conforme à l’entente signée (qui devrait être renouvelée chaque année), que les objectifs de rendement sont atteints et que les problèmes sont correctement réglés. Gestionnaire Avant d’autoriser une entente de télétravail, le gestionnaire doit consulter la Liste de contrôle pour le gestionnaire et le superviseur. Le gestionnaire ou le superviseur peut également consulter Télétravail : questions et réponses pour s’assurer que les conditions de réussite sont respectées, Employé Avant la conclusion d’une entente de télétravail, l’employé doit consulter la Liste de contrôle pour l’employé et veiller à ce que toutes les exigences ou tous les processus aient été couverts. L’employé peut aussi consulter les documents de référence Considérer les avantages et les inconvénients du télétravail et Télétravail : questions et réponses.

Coûts pour l’employé et l’employeur Les coûts relatifs à l’entente de télétravail sont répartis entre l’organisation et l’employé conformément aux lignes directrices suivantes : Organisation Employé Doit fournir les ordinateurs et les imprimantes puisque l’utilisation d’ordinateurs personnels n’est pas permise aux fins de télétravail. Approvisionne l’employé en ce qui concerne les fournitures de bureau nécessaires à l’exercice de ses fonctions, par exemple les stylos et le papier et les cartouches de toner et d’encre. Toute entente visant à obtenir des fournitures de bureau devrait être abordée à l’avance avec l’employé et être soumise aux procédures d’approbation normales. Pourrait devoir recouvrer les coûts de l’entretien et des mises à niveau du matériel informatique à l’extérieur du bureau. Tous les frais généraux, frais d’entretien et coûts imprévus associés à l’utilisation du lieu de télétravail (p. ex., l’assurance, le chauffage, l’électricité, l’accès à l’Internet et au téléphone). Doit fournir et payer une connexion Internet à haute vitesse. Tous coûts visant la correction ou l’élimination de conditions de travail dangereuses. À moins de directives contraires dans l’entente de télétravail, l’employé doit fournir toutes fournitures de bureau (bureau, chaise, bibliothèque, corbeille, etc.). Les besoins en matière de téléphone (téléphone cellulaire, BlackBerry, etc.) et ce qui constitue un usage approprié de celui-ci doivent être abordés avec le superviseur ou le gestionnaire. Ramener le matériel informatique au bureau pour l’entretien et les mises à niveau nécessaires qui ne peuvent être effectués à distance. Les fournitures fournies par l’employeur sont soumises aux procédures d’approbation normales. Si l’entente de télétravail est demandée par le gestionnaire, le Ministère doit fournir tout équipement nécessaire. Si l’entente de télétravail est demandée par l’employé, le Ministère offre les fournitures à sa convenance.

Avantages potentiels du télétravail Les organisations qui offrent de la flexibilité en milieu de travail pour répondre aux nécessités à la fois professionnelles, personnelles et familiales peuvent, tout comme leurs employés, en tirer les avantages suivants : Organisation un avantage concurrentiel permettant d’attirer et de maintenir en poste des personnes hautement qualifiées; une réduction du stress et des conflits pour les employés; l‘augmentation de la productivité et une diminution de l’absentéisme; une satisfaction et une motivation accrues des employés; un milieu de travail plus satisfaisant; la possibilité d’accommoder les besoins liés à l’emploi des employés handicapés. Employé une plus grande souplesse et amélioration de la qualité de vie (milieu plus décontracté et plus paisible, et moins d'interruptions); la diminution des dépenses liées au travail; la réduction du temps consacré aux déplacements quotidiens; la réduction du stress; un meilleur moral; la possibilité de travailler aux heures où il est le plus productif; un plus grand confort matériel.

Inconvénients potentiels du télétravail Bien que les avantages du télétravail soient plus nombreux que ses inconvénients, il faut tenir compte des défis qui se présenteront à l’organisation et à l’employé : Organisation Diminution possible de la gestion directe des employés; Préoccupations possibles au sujet de la perception du public; Risque de distractions pouvant entraîner une baisse de la productivité. Employé Isolement et réduction des interactions sociales; Augmentation éventuelle des frais liés au domicile; Tous les postes ne conviennent pas nécessairement au télétravail.

Expérience de la DGRH de productivité d’absentéisme Au cours des deux dernières années, la DGRH a réussi à établir une culture qui favorise le télétravail. Plus de 70 % du personnel de la DGRH dispose de modalités de travail spéciales (p. ex., le télétravail). Cette souplesse a fait de la DGRH un employeur de choix du secteur des RH dans l’ensemble du gouvernement et nous a donné un avantage concurrentiel permettant d’attirer et de maintenir en poste des personnes hautement qualifiées. De plus, cette expérience a créé un environnement de travail plus satisfaisant présentant les avantages suivants : de productivité d’absentéisme de satisfaction des employés de motivation

Leçons tirées Il faut s’assurer de bien surveiller et examiner le télétravail pour que l’inventaire des ententes soit à jour. Il est bien compris que le télétravail n’est pas fait pour tout le monde. Les employés dont le rendement est faible ne peuvent pas faire de télétravail jusqu’à ce que leur rendement s’améliore. Les ententes de télétravail à temps plein devraient seulement être offertes de façon exceptionnelle­. On ne veut pas nuire au sentiment d’appartenance de l’employé au sein de l’organisation. Toutes les décisions en matière de télétravail devraient être prises de façon juste, équitable et transparente, ce qui renforcera le lien de confiance entre l’employé et l’organisation.

Des questions?

Annexe A – Documents connexes Documents accessibles dans l’intranet : Liste de contrôle pour le gestionnaire et le superviseur Liste de contrôle pour l’employé Liste de contrôle de l’inspection du lieu de télétravail (SST) Formulaire sur les obligations des employés en vertu de la partie II du CCT Considérer les avantages et les inconvénients Entente sur le régime de télétravail d’ECCC