la présentation du projet et de l'étape de diagnostic Rédigé par Sabrina HAVIER Validé par Aurore LETOQUART Référence Clients du cabinet / AFOBAT Version N°01 du 07 janvier 2008 Le projet ISO 14001 & OHSAS 18001 : la présentation du projet et de l'étape de diagnostic

le déroulement de la présentation 1- La démarche pour la mise en place d’un système de management de l’environnement, de la santé et de la sécurité 2- L’étape de diagnostic 3- La constitution du comité de pilotage, la détermination de quelques dates d’intervention 4- Questions - Réponses

Les référentiels 1 – La norme ISO 14001-2004 2 – Le référentiel OHSAS 18001-2007

Les référentiels La norme ISO 14001-2004 : La norme ISO 14001-2004 est une norme internationale pour l’ENVIRONNEMENT: qui a été publiée en 1996 et révisée en 2004 ; qui a la même structure que le référentiel OHSAS 18001-2007 ; qui a la même philosophie que la norme ISO 9001-2000. Elle énonce les exigences pour la mise en place d’un Système de Management Environnemental. Un Système de Management Environnemental permet : - De maîtriser les impacts des activités sur l’environnement ; - De se conformer à la réglementation en vigueur ; - d’améliorer les performances environnementales de l’organisme afin de répondre aux attentes des parties intéressées.

Les référentiels Le référentiel OHSAS 18001-2007 : Le référentiel OHSAS 18001-2007 est un référentiel pour la SANTE ET LA SECURITE AU TRAVAIL : qui a été publié en 1999 et révisé en 2007 ; qui a la même structure que la norme ISO 14001-2004 ; qui a la même philosophie que la norme ISO 9001-2000. Il énonce les exigences pour la mise en place d’un Système de Management de la Santé et de la Sécurité au Travail. Un Système de Management de la Santé et de la Sécurité au Travail permet : - de maîtriser les risques pour le personnel et les autres parties intéressées ; - de se conformer à la réglementation en vigueur ; - d’améliorer les performances de l’organisme en matière de Santé et de Sécurité au Travail afin de répondre aux attentes des parties intéressées.

La démarche du projet 1 – Les enjeux de la démarche 2 – Les grandes étapes de la démarche 3 – Les rôles de chacun dans le projet 4 – La démarche et le planning

Les enjeux de la démarche Des SEANCES COLLECTIVES Méthodologie des interventions : Des SEANCES COLLECTIVES Faciliter les échanges autour d’une thématique commune et créer une dynamique de groupe. Apporter aux participants les compétences, supports et outils. Définir les actions, les méthodes et les outils à mettre en place pour respecter les exigences de la norme ISO 14001 et du référentiel OHSAS 18001 et obtenir un système certifiable et efficace. Répartir la réalisation des travaux communs entre les 3 centres de formation. Mettre en commun les difficultés rencontrées et les travaux réalisés depuis la précédente séance collective. Optimiser les temps passés par les consultants.

Les enjeux de la démarche Des ACCOMPAGNEMENTS INDIVIDUELS Méthodologie des interventions : Des ACCOMPAGNEMENTS INDIVIDUELS Aider les 3 centres de formation techniquement et organisationnellement dans la mise en œuvre des connaissances et des méthodes acquises lors des séances collectives. Assister les 3 centres de formation dans le choix des méthodes et des outils, dans l’élaboration des documents, … Adapter les méthodes et les outils présentés en séance collective au contexte et à la structure des 3 centres de formation. Superviser l’avancement des travaux et planifier les travaux à réaliser pour la séance de travail suivante.

Les grandes étapes de la démarche ANIMATIONS COLLECTIVES Le cabinet propose une démarche en 5 phases : ANIMATIONS COLLECTIVES PHASE 1 : L’ETAT DES LIEUX et LA FORMATION DU COMITE DE PILOTAGE (Responsable environnement et sécurité + les relais environnement et sécurité) PHASE 2 : LA MISE EN PLACE DE LA PLANIFICATION DU SME et du SMSST dans le Système de Management de la Qualité existant PHASE 3 : LA MISE EN PLACE DE LA MISE EN ŒUVRE DU SME et du SMSST dans le Système de Management de la Qualité existant PHASE 4 : LA MISE EN PLACE DE LA SURVEILLANCE, DU MESURAGE ET DE L’AMELIORATION CONTINUE DU SME et du SMSST dans le Système de Management de la Qualité existant PHASE 5 : L’AUDIT A BLANC DU SME et du SMSST et LE SUIVI DES ECARTS SUITE

Les grandes étapes de la démarche PHASE 1 : L’ETAT DES LIEUX et LA FORMATION DU COMITE DE PILOTAGE (Responsable environnement et sécurité + les relais environnement et sécurité) Réaliser un état des lieux de la situation environnementale, santé et sécurité et du SMQ existant des 3 centres de formation. Lancer le projet Présenter les résultats des états des lieux Former le responsable environnement - sécurité et les relais environnement - sécurité à l’intégration du SME et du SMSST dans le SMQ existant.

Les grandes étapes de la démarche PHASE 2 : LA MISE EN PLACE DE LA PLANIFICATION DU SME et du SMSST dans le Système de Management de la Qualité existant Identifier et analyser les aspects et les impacts environnementaux. Identifier et analyser les dangers et les risques santé et sécurité. Identifier et suivre les exigences réglementaires et autres. Définir la politique environnementale, santé et sécurité et planifier les objectifs d’amélioration. Une optimisation des travaux peut être réalisée notamment par la répartition des travaux d’analyse des aspects environnementaux et des dangers santé et sécurité pour les activités et/ ou métiers communs, d’identification des exigences légales communes et la définition d’objectifs d’amélioration communs.

Les grandes étapes de la démarche PHASE 3 : LA MISE EN PLACE DE LA MISE EN ŒUVRE DU SME et du SMSST dans le Système de Management de la Qualité existant Mettre en place un système documentaire simple, souple et efficace. Former, sensibiliser et gérer les compétences environnementales, santé et sécurité. Communiquer en interne et en externe. Maîtriser les activités susceptibles d’impacter sur l’Environnement, la santé et la sécurité (ex : gestion des déchets, gestion des produits dangereux, …) et les situations d’urgence. Une optimisation des travaux peut être réalisée notamment par la répartition des travaux de maîtrise des impacts environnementaux et des risques santé et sécurité communs et des situations d’urgence communes.

Les grandes étapes de la démarche PHASE 4 : LA MISE EN PLACE DE LA SURVEILLANCE, DU MESURAGE ET DE L’AMELIORATION CONTINUE DU SME et du SMSST dans le Système de Management de la Qualité existant Surveiller et mesurer les performances Environnementales, santé et sécurité, le système et inscrire l’Environnement, la santé et la sécurité dans un processus d’amélioration continue. Former les auditeurs internes et réaliser des audits internes. Réaliser les revues de direction. Une optimisation des travaux peut être réalisée notamment par la réalisation d’audits internes croisés entre les 3 centres de formation.

Les grandes étapes de la démarche PHASE 5 : L’AUDIT A BLANC DU SME et du SMSST et LE SUIVI DES ECARTS Réaliser un audit à blanc du SME et du SMSST intégrés au SMQ. Présenter les résultats de l’audit à blanc et les écarts relevés. Déterminer les actions correctives à mener.

Les rôles de chacun dans le projet Respecter l’échéancier. Animer les séances collectives et les interventions individuelles. Apporter ses compétences et ses expériences des systèmes de management de l’environnement, de la santé et de la sécurité au travail. Être objectif et neutre. S’engager sur la confidentialité des données recueillies tout au long de la démarche. Suivre une démarche rigoureuse explicitée et justifiée dans des comptes-rendus de séance collective et d’intervention individuelle. Être exhaustif dans ses recommandations et fournir toutes les informations objectives nécessaires à l’organisme pour décider des suites à donner. Suivre l’avancement des travaux réalisés par thème et par centre de formation et s’engager à signaler au plus vite tout problème inhérent à la démarche et susceptible de freiner et/ou de la bloquer (ex : respect des échéances et des méthodes définies en séance collective, …) => Suivi de l’avancement Les rôles de chacun dans le projet Les rôles du consultant :

Les rôles de chacun dans le projet Respecter les échéances et faire respecter les échéances dans les centres de formation. Faire remonter toutes difficultés ou freins dans la démarche. Participer aux séances collectives. Mettre en œuvre (ou faire appliquer dans les centres de formation) les méthodes et les outils définies en formation collective. Réaliser les travaux nécessaires à l’avancée du projet. Ne pas freiner l’avancée de l’ensemble du groupe. Fournir les informations nécessaires au bon déroulement de la démarche. Apporter en séance collective toutes les informations nécessaires à l’étape concernée. Les rôles de chacun dans le projet Les rôles des membres du comité de pilotage :

Le planning du projet Le planning du projet : Des plannings des formations collectives et des interventions individuelles. FIN

L'étape de diagnostic 1 – Les objectifs de l’étape de diagnostic 2 – Le déroulement de l’étape de diagnostic 3 – Le rôle de chaque partie 4 – Le contenu détaillé du diagnostic

Les objectifs de l’étape de diagnostic Le diagnostic est la 1ère étape du projet. Il a pour objectifs : De « photographier » l’organisation des 3 centres de formation et de la situer par rapport à la démarche envisagée. De relever les points forts et les points faibles des centres de formation. D’évaluer le chemin à parcourir par les 3 centres de formation pour qu’ils soient conformes aux exigences normatives. De relever les spécificités de chaque centre de formation pour mettre au point un modèle type qui en tienne compte tout en respectant les exigences normatives. D’établir le planning de la démarche en tenant compte des spécificités des 3 centres de formation.

Le déroulement de l’étape de diagnostic Le diagnostic est réalisé en deux parties : Un QUESTIONNAIRE remis à chaque centre de formation qui présente les avantages suivants : Il permet d’optimiser les temps de travail de chacune des parties. Il crée le dialogue et les échanges internes dans les 3 centres de formation (travail collectif et participatif). Il aide à la réflexion en interne. Il est un puissant outil de formation et de communication interne. Il sensibilise les centres de formation qui s’approprient les principes de la norme ISO 14001 et du référentiel OHSAS 18001 et qui se situent vis-à-vis de leur niveau de prise en compte de l’environnement, de la santé et de la sécurité. Mais aussi

Le déroulement de l’étape de diagnostic Une ENQUETE DE TERRAIN réalisée dans chaque centre de formation qui permet : De recueillir les preuves grâce aux entretiens sur les lieux de travail. De vérifier et compléter les réponses apportées aux questionnaires. Mais aussi

Le déroulement de l’étape de diagnostic L’étape de DIAGNOSTIC se déroule comme suit : Remise du questionnaire de diagnostic et présentation aux centres de formation lors du comité de pilotage du 16 janvier 2008. Réponses aux questionnaires apportées par les dirigeants, les responsables et relais du projet et les différents intervenants des centres de formation. Suivi et accompagnement téléphonique du cabinet concerné, au besoin, pour résoudre les difficultés et éventuels points de blocage. Remise du questionnaire complété au cabinet au plus tard une semaine et demi après la remise du questionnaire soit le 25 janvier 2008. Intervention du cabinet dans les centres de formation (1,00 jour / CFA) pour réaliser l’enquête de terrain. Restitution et présentation des comptes-rendus de diagnostic lors de la séance collective prévue en semaine 07 entre le 11 et le 15 février 2008.

Le déroulement de l’étape de diagnostic A partir des réponses obtenues, le cabinet rédige un COMPTE-RENDU : Compte-rendu du diagnostic : Analyses des constats et observations ; Inventaire des points à améliorer + Fiche de profil + Schéma directeur

Le rôle de chaque partie Pour une diagnostic EFFICACE, chaque partie a un ROLE bien précis.: Le rôle des centres de formation : Chaque intervenant du centre de formation concerné doit s’impliquer au maximum dans cette étape. En effet, il s’agit d’une étape importante qui conditionne la suite du projet. Le responsable du projet et les relais doivent répondre aux parties concernées du questionnaire, animer, assister et veiller au bon déroulement de l’étape. Le responsable du projet et les relais doivent remonter au cabinet les difficultés rencontrées au fur et à mesure que celles-ci se présentent. Le responsable du projet et les relais doivent gérer le temps imparti pour la réalisation de cette étape.

Le rôle de chaque partie Pour un diagnostic EFFICACE, chaque partie a un ROLE bien précis : Le rôle du cabinet : Il apporte son expertise technique et réglementaire. Il fournit une assistance téléphonique, au besoin. Il assiste les centres de formation dans la maîtrise de cette étape. Il doit veiller au bon déroulement de l’étape.

Le contenu du diagnostic Voici un extrait du contenu du questionnaire d’ AUTO DIAGNOSTIC : Le questionnaire d’auto diagnostic.

La consitution du comité de pilotage et la détermination de quelques dates d'intervention 1 – La constitution du comité de pilotage 2 – La détermination de quelques dates d’intervention

La constitution du comité de pilotage Les ressources humaines allouées au projet : La profil des Ressources Humaines

La constitution du comité de pilotage Le comité de pilotage : De qui est composé le comité de pilotage du projet ?

La constitution du comité de pilotage Les relais du projet dans les CFA : Qui sont les relais du projet dans les CFA ?

La détermination de quelques dates d’intervention A présent, prenons quelques dates d’intervention !

Et maintenant, faisons un tour de table pour : Répondre à vos questions. Éclaircir certains points. Recueillir vos remarques et avis.