La dématérialisation des congés et du CET dans Sirène DR Paris 5 1

* SOMMAIRE * Le contexte I. Partie réglementaire Les congés annuels / ARTT Le compte épargne-temps (CET) II. Présentation du module Sirène Les circuits de validation Les différents profils Calendrier prévisionnel DR Paris 5 2

Le contexte DR Paris 5 3

Qui est concerné et de quoi parle-t-on? Est concernée : la population payée par l’Inserm, contractuels et titulaires (en dehors des vacataires et des contrats de droits privés). Le module Sirène englobe l’ensemble de la gestion des congés (annuels et RTT) et du CET (historique et pérenne). Il dématérialise les circuits de validation des demandes de congés et, pour le CET, d’ouverture, d’alimentation, d’exercice de droit d’option, d’utilisation et de renonciation. Il facilite le suivi au niveau de l’agent, de la structure et de l’administration. DR Paris 5 4

Les avantages pour la structure Faciliter l’exercice des responsabilités managériales des directeurs de laboratoire et des chefs d’équipe; Simplifier les démarches administratives; Uniformiser les pratiques de gestion pour les collaborateurs Inserm; Faciliter le suivi des demandes de congés / tableaux de bord; Etre informé en temps réel => gain de temps; Etre alerté sur les demandes de monétisation de jours de CET, notamment pour les CDD financés sur ressources propres. DR Paris 5 2 5

Les avantages pour l’agent Consulter à distance ses données individuelles regroupées en un seul endroit; Suivre en temps réel les différentes étapes de validation de ses demandes; Simplifier l’application de la réglementation dans un domaine pointu; Une procédure automatisée qui permet de faciliter les échanges avec son supérieur hiérarchique; Un traitement des demandes plus rapide. DR Paris 5 6

I. Partie réglementaire DR Paris 5 7

A. Les congés annuels / ARTT DR Paris 5 8

Les congés annuels Les droits à congé annuel sont calculés par année civile et par référence à une activité exercée à temps plein (prorata en cas de temps partiel/incomplet ou lorsque l’agent n’exerce pas son activité pendant la totalité de l’année). Les droits acquis sont exprimés (et utilisés) en jours ouvrés (du lundi au vendredi inclus). Le capital annuel de congé des agents travaillant à temps plein est le suivant : fonctionnaires (stagiaires et titulaires), CDD et CDI : 32 jours. DR Paris 5 9

Les jours ARTT Tous les agents de droit public (fonctionnaires, vacataires, CDD, CDI) peuvent potentiellement bénéficier de jours ARTT. Le droit aux jours ARTT s’apprécie au regard de la durée hebdomadaire de travail en vigueur dans chaque structure, telle que définie dans son règlement intérieur. Les droits sont calculés par année civile et par référence à une activité exercée à temps plein (prorata en cas de temps partiel/incomplet ou lorsque l’agent n’exerce pas son activité pendant la totalité de l’année). Les droits acquis sont exprimés (et utilisés) en jours ouvrés. Le capital annuel de jours ARTT est égal à 0 jour pour une durée hebdomadaire de travail de 36 heures 11 et à 13 jours pour une durée hebdomadaire de travail de 38 heures 30. DR Paris 5 10

La journée de solidarité Mise en œuvre à l’Inserm depuis le 1er janvier 2006, elle se traduit par une journée de travail supplémentaire non rémunérée. Elle s’applique à tous les personnels rémunérés (Inserm et non Inserm, relevant du droit public ou du droit privé) en fonction au sein d’une structure de l’Institut. Initialement positionnée le lundi de Pentecôte, elle est mise en œuvre, depuis 2009, selon l’une des modalités suivantes : pour les agents disposant de jours ARTT, retrait d’office d’un jour ARTT et récupération du différentiel existant entre le temps de travail dû au titre de la journée de solidarité (7 heures) et la valeur horaire de la journée ARTT déduite ; pour les agents ne disposant pas de jours ARTT, travail effectif de 7 heures ou dépôt d’un jour de congé annuel. DR Paris 5 11

Les jours dits « de fractionnement » Tous les agents (fonctionnaires, vacataires, contractuels de droit public et de droit privé) peuvent potentiellement bénéficier de jours de fractionnement. Le droit aux jours de fractionnement s’apprécie au regard de la quantité de congés annuels et de jours ARTT consommés par l’agent en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre. Les droits sont calculés par année civile et ne doivent jamais être proratisés. Les droits acquis sont exprimés (et utilisés) en jours ouvrés. Un jour de fractionnement est accordé à l’agent qui a consommé entre 5 et 7 jours de congés/ARTT en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, un deuxième jour s’il en a consommé au moins 8 DR Paris 5 12

=> Capital congés maximum = 46 jours En synthèse Un agent dont la durée hebdomadaire de travail est de 38 heures 30 et la quotité de temps de travail à 100 %, bénéficie de : 32 jours de congés annuels 12 jours d’ARTT (13 – un jour au titre de la journée de solidarité) 2 jours de fractionnement au maximum (selon le nombre de jours de congés consommés en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre) => Capital congés maximum = 46 jours DR Paris 5 13

Modalités d’utilisation et de report des congés/jours ARTT Les congés annuels (y compris les jours de fractionnement) et les jours ARTT acquis par l’agent s’utilisent dans les mêmes conditions. Ils peuvent être cumulés. L’absence du service au titre de ces congés ne peut excéder 31 jours calendaires consécutifs. S’ils n’ont pas été utilisés en totalité au terme l’année civile, ils peuvent être reportés, dans la limite de 10 jours, jusqu’au 28 février de l’année suivante. Par exception, aucune limite quantitative ou calendaire n’est imposée dans le cas où les congés n’ont pas été utilisés du fait d’un congé de maladie. Les agents contractuels (et les vacataires) doivent épuiser leurs droits à congé/ARTT avant le terme de leur engagement. DR Paris 5 14

Les jours de fermeture Ils sont arrêtés chaque année par le directeur de structure, après avis du conseil de laboratoire ou de service. Les jours de fermeture s’imputent sur les droits à ARTT de l’agent et/ou sur ses droits à congé annuel. Lorsqu’un jour de fermeture survient un jour où l’agent ne travaille pas, quelle qu’en soit la raison, il doit lui être recrédité (ne pas confondre avec la règle qui veut qu’un jour férié survenant un jour où un agent ne travaille pas en raison de son temps partiel ne peut être récupéré). DR Paris 5 15

Points d’attention Depuis la loi de finances pour 2011 (parue fin 2010), certains congés pour raison de santé (congé ordinaire de maladie, congés de longue maladie, de longue durée, de grave maladie, congé pour accident de service ou maladie professionnelle) ne permettent plus d’acquérir des jours ARTT. Un balayage complet des situations ouvrant droit ou non aux congés annuels, jours ARTT et jours de fractionnement a été effectué. Les résultats de cette étude vont générer quelques ajustements (en négatif) par rapport aux pratiques actuelles. A compter de la mise en place de l’application, l’agent n’acquerra des jours de fractionnement qu’à la condition de réunir les conditions de consommation de congés/ARTT requises (pas de crédit automatique en début d’année). DR Paris 5 16

B. Le compte épargne-temps (CET) DR Paris 5 17

Définition Le CET permet de capitaliser des reliquats de congés non pris (congés annuels, jours de fractionnement, jours ARTT), qui peuvent être utilisés sous forme de congé et/ou monétisés et/ou, pour les fonctionnaires, faire l’objet d’un versement au régime de retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP). Les personnels éligibles au CET sont, sous certaines conditions : les fonctionnaires titulaires, les agents contractuels (CDD, CDI) employés de manière continue depuis au moins un an au sein de la fonction publique de l’Etat. DR Paris 5 18

L’ouverture du CET L’ouverture d’un CET n’est pas obligatoire. Elle peut intervenir à tout moment de l’année, dès lors que l’agent remplit les conditions requises (pas de CET « vivant » préexistant, ancienneté suffisante pour les contractuels). L’ouverture du CET prend effet à la date de dépôt de la demande de l’agent, sans effet rétroactif possible. DR Paris 5 19

L’alimentation du CET L’alimentation ne peut porter que sur des jours entiers. Trois conditions cumulatives doivent être satisfaites pour pouvoir alimenter un CET : être dans une situation ou une position statutaire permettant l’alimentation ; avoir consommé au moins 20 jours de congés/ARTT acquis au titre de l’année civile en cours (les jours reportés, ceux acquis à titre de compensation des astreintes et contraintes, les jours consommés au titre d’un CET et la journée de solidarité ne sont pas pris en compte). Un prorata doit être appliqué en cas de temps partiel/incomplet ; demander l’alimentation du CET dans les délais requis, soit entre le 1er novembre et le 31 décembre de l’année N. Article 4 et 6 alinéa 1er = 4 ans en équivalent temps plein, soit au cours des 6 années précédant le 31 mars 2011 (entre 1er avril 2005 et le 31 mars 2011), soit à la date de clôture des inscriptions au recrutement réservé mais, dans ce cas, 2 des 4 années doivent avoir été accomplies au cours des 4 années précédant le 31 mars 2011 (entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2011). Article 3 alinéa 9 et article 6 alinéa 2 = 4 ans au cours des 5 années précédant le 31 mars 2011 (entre le 1er avril 2006 et le 31 mars 2011). DR Paris 5 20

L’exercice du droit d’option sur le CET « pérenne » Le CET « pérenne » comprend les jours épargnés au 31 décembre 2009 et au-delà. Trois conditions cumulatives doivent être satisfaites pour pouvoir exercer un droit d’option : être dans une situation ou une position statutaire permettant l’exercice du droit d’option ; disposer d’une épargne supérieure à 20 jours au 31 décembre de l’année N (les 20 premiers jours d’épargne ne peuvent être utilisés que sous forme de congé) ; exercer le droit d’option dans les délais requis, soit entre le 1er janvier et le 31 janvier de l’année N+1. Définition identité de poste de travail = avis du Conseil d’Etat du 11 mars 2008. DR Paris 5 21

L’exercice du droit d’option sur le CET « pérenne » (suite) L’agent peut opter, à sa convenance, pour une indemnisation et/ou, pour les fonctionnaires, pour une valorisation de son épargne au titre de la RAFP. Le versement de l’indemnité et le versement de l’épargne à la RAFP sont opérés, en une seule fois, chaque année. Si l’agent n’exerce pas son droit d’option avant le 31 janvier de l’année N+1, la fraction de son épargne ouverte au droit d’option est, s’il est fonctionnaire, versée à la RAFP et, s’il est contractuel, monétisée. Congés non rémunérés : attention au congé parental et au congé de présence parentale, dont le sort en termes de reprise d’ancienneté n’est pas encore très clair (il y aura peut-être une prise en compte partielle ou totale). DR Paris 5 22

L’utilisation du CET sous forme de congé La demande d’utilisation peut être formulée à tout moment de l’année. Elle ne peut porter que sur des jours entiers. Quatre conditions cumulatives doivent être satisfaites pour pouvoir utiliser un CET : être dans une situation ou une position statutaire permettant l’utilisation ; disposer d’un solde de jours suffisant (le CET ne peut être négatif) ; solliciter l’utilisation du CET dans les délais requis (le délai varie en fonction de la durée du congé demandé : une semaine minimum, un mois maximum) ; avoir obtenu l’accord exprès du responsable hiérarchique. L’utilisation ne peut toutefois être refusée en cas de radiation des cadres ou de fin de contrat. Article 4 et 6 alinéa 1er = 4 ans en équivalent temps plein, soit au cours des 6 années précédant le 31 mars 2011 (entre 1er avril 2005 et le 31 mars 2011), soit à la date de clôture des inscriptions au recrutement réservé mais, dans ce cas, 2 des 4 années doivent avoir été accomplies au cours des 4 années précédant le 31 mars 2011 (entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2011). Article 3 alinéa 9 et article 6 alinéa 2 = 4 ans au cours des 5 années précédant le 31 mars 2011 (entre le 1er avril 2006 et le 31 mars 2011). DR Paris 5 23

La situation des agents détenteurs d’un CET « historique » Le CET « historique » comprend les jours épargnés au 31 décembre 2008 maintenus au titre du dispositif transitoire. Ce compte est « gelé » (aucune alimentation possible) et l’épargne qui s’y trouve ne peut en principe être utilisée que sous forme de congé. Toutefois, l’agent détenteur d’un tel compte peut, à tout moment de sa carrière, décider d’y renoncer et transférer son épargne sur un CET « pérenne » (si l’agent ne dispose pas déjà d’un CET « pérenne », il lui en est automatiquement ouvert un). Les options ouvertes à l’agent du fait de cette renonciation diffèrent en fonction de l’épargne dont il dispose sur son CET « pérenne » avant et après le transfert de son épargne « historique ». La monétisation et/ou le versement de l’épargne à la RAFP sont opérés, selon le cas, par tranches annuelles ou en une seule fois. Piste retenue = concours DR Paris 5 24

Le sort du CET en cas de mobilité Les fonctionnaires Le CET de l’agent est, selon la nature de l’organisme qu’il rejoint, soit transféré, soit « gelé ». Attention : les agents relevant, dans leur nouvel emploi, d’un régime d’obligations de service (ex. : MCU, PU, MCU-PH, PU-PH), ne sont pas éligibles au CET dans leur administration d’accueil et leur compte Inserm ne peut donc être transféré. Les agents contractuels L’Inserm n’a aucune obligation de clôturer le CET d’un agent dont l’engagement est arrivé à terme. La reprise, par un autre employeur, du CET détenu par l’agent, relève de son appréciation. DR Paris 5 25

La clôture du CET La clôture du CET n’est requise qu’en cas de radiation des cadres (démission, licenciement, révocation, retraite) ou de décès de l’agent. Les congés non pris, du fait de l’agent, à la date de radiation des cadres, sont perdus. En cas de décès, les ayants droits bénéficient de l’indemnisation de la totalité de l’épargne figurant sur le CET (« pérenne » et/ou « historique »). Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 26

II. Présentation du module Sirène DR Paris 5 27

A. Les circuits de validation DR Paris 5 28

Les différents acteurs au sein du laboratoire Le DU qui dispose d’un profil « Directeur de structure » (DS) Le/la secrétaire-gestionnaire ou Responsable administratif du labo qui dispose d’un profil « Responsable administratif » (RA) dont les fonctionnalités sont partagées avec le profil DS, excepté pour la validation des congés et l’ajustement des soldes Congés et CET. Le chef d’équipe, à qui le DU a délégué la validation des congés des agents de son équipe, qui dispose du profil « Chef d’équipe » (CE) =>Les profils RA et CE sont attribués par le DS Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 29

Les circuits de validation Les formulaires de demande suivants ont été dématérialisés : congé, utilisations du CET (historique et pérenne), ouverture, alimentation, exercice du droit d’option, renonciation. Suivant le type de demande, deux circuits existent: - avec la validation du Supérieur hiérarchique (DS ou CE), - avec la validation du RRH. Si le CE valide, le Supérieur hiérarchique (DS) est informé des demandes qui ne sont pas soumises à sa validation via un tableau des demandes à consulter (case à cocher « Vu »). Dans chaque circuit, les envois de courriel informent les utilisateurs concernés de l’état de la demande. Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 30

Circuit 1 – Validation du SH Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 31

Circuit 2 – Validation du RRH Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 32

B. Les différents profils DR Paris 5 33

Les profils Les utilisateurs sont répartis par profils, qui gèrent les droits et la confidentialité dans l’application. Un utilisateur peut avoir plusieurs profils, plusieurs utilisateurs peuvent avoir un même profil. Dans Sirène, les profils sont représentés par les onglets en haut de page. Tous les profils disposent de fonctionnalités de gestion, de suivi et d’accès aux archives et à la documentation. Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 34

Profil « Agent – Congés » Pour des raisons d’ergonomie, pour le profil Agent (et pour lui uniquement), les fonctionnalités « Congés » et « CET » ont été divisées en deux profils. Fonctionnalités : calcul des droits, demandes de congés et d’annulation de congés, fiche de suivi. Confidentialité : accès uniquement aux informations le concernant. Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 35

Profil « Agent – Congés » Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 36

Profil « Agent – Congés » Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 37

Profil « Agent – CET » Fonctionnalités : compteurs, demandes d’ouverture, d’alimentation, d’exercice du droit d’option, d’utilisation, de renonciation... Confidentialité : accès uniquement aux informations le concernant. Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 38

Profil « Agent – CET » Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 39

Profil « Agent – CET » Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 40

Profil « Directeur de structure » Fonctionnalités : validation des demandes de congé et d’utilisation du CET, ajustement des soldes congés, paramétrage de la structure (jours de fermeture, durée hebdomadaire de travail), mise en ligne de liens et documents, gestion des équipes, attribution du profil Responsable administratif. Confidentialité : accès uniquement aux informations concernant la structure . Les fonctionnalités administratives sont partagées par le profil Responsable administratif, mais pas la validation des demandes ni les ajustements de solde. Un indicateur signale à chaque fois qu’il s’agit d’un agent CDD sur RP. Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 41

Profil « Directeur de structure » Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 42

Profil « Directeur de structure » Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 43

Profil « Chef d’équipe » Fonctionnalités : validation des demandes de congé et d’utilisation du CET, ajustement des soldes « congés ». Confidentialité : accès uniquement aux informations concernant l’équipe. La constitution de l’équipe et la désignation du CE sont effectuées par le DS ou le RA comme dans le module « Formation ». Un indicateur signale à chaque fois qu’il s’agit d’un agent CDD sur RP. Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 44

Profil « Chef d’équipe » Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 45

Profil « Chef d’équipe » Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 46

Calendrier prévisionnel DR Paris 5 47

Calendrier d’actions 2013 Module Sirène déployé à compter du 2 janvier 2013 Etape 1 : Le DS attribue les profils RA et CE Etape 2 : Le DS ou RA paramètre les propriétés de sa structure (jours de fermeture, durée hebdomadaire de travail…) Etape 3 : Les agents saisissent leur reliquat de congé 2012 reportés sur 2013 pour valider leur accès dans l’outil (validation DS/RA obligatoire) Etape 4 : Pour les agents détenteurs d’un CET, ils exercent leur droit d’option entre le 1er et le 28 février 2013. => Tout au long de l’année, les demandes de congés et CET sont saisies et validées dans Sirène Ouverture des concours aux agents appartenant à d’autres établissements ? Stage puis titularisation ? C’est probable. DR Paris 5 48

Vous êtes notre relais dans les laboratoires, nous comptons sur vous! A vous de jouer! Merci pour votre attention DR Paris 5 49