Budgétisation d'une enquête sur les indicateurs du paludisme (EIP) Laurent Bergeron – MACEPA-PATH Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Sommaire de la présentation Pourquoi préparer un budget préalablement à l’EIP ? Budgétisation des activités de planification, de mise en œuvre de l’EIP, etc. jusqu’à la dissémination des résultats Pourquoi budgéter l’EIP, quels sont les objectifs et les implications ? Quelles sont les différentes activités à budgéter pour l’EIP ? Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Préparer un budget – pourquoi ? Double objectif : Estimation rapide, à l'aide d'informations clés, des ressources financières nécessaires à la réalisation d'une EIP Identification en amont des besoins éventuels en matière de financement et le sécuriser - Il est difficile d'estimer le budget moyen de la réalisation d'une EIP : 500 000 dollars en Éthiopie, 1 million pour l’EIP à venir au Sénégal avec Macro, 1,3 million de dollars au Kenya, etc. A chaque EIP son budget spécifique. - Dans tous les cas, c’est une activité à penser en amont car on ne peut pas prévoir de réaliser une EIP avec 10 000 USD ni un mois à l’avance (par exemple, un pays décide aujourd’hui de commencer une EIP dans un mois!) Etat des lieux des ressources disponibles et mise en correspondance avec la réalité afin de déterminer les besoins de financement extérieurs et les éventuels manques. Mobilisation de ressources et travail coordonné avec les partenaires (cf. Kharchi pour complément) C’est le protocole qui détermine le budget et pas le budget qui détermine le protocole. Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Implications du budget de l’EIP/Financement L'élaboration d'un budget préliminaire peut vous permettre d'impliquer vos partenaires, en leur attribuant des activités spécifiques Préparer le budget de l’EIP vous permet d’avoir une idée assez précise de votre éventuel besoin de financement, i.e. dans votre proposition de subvention au Fonds mondial. Pour cela, vous devez avoir une idée assez précise du coût total. Rôles et financements spécifiques ou collaboratifs (à définir), possibilité d’une agence d’exécution (USAID, PMI, etc. avec termes spécifiques). En Ethiopie par exemple, tous les partenaires ont participé à toutes les activités dans le cadre d’un travail collaboratif. En revanche, des responsabilités financières ont été définies selon les activités. Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Taille de l'échantillon Coûts nationaux et/ou spécificités pays Coût d'une EIP Qu'est-ce qui détermine le coût d'une EIP ? Principalement : Taille de l'échantillon Déterminants - taille de l’échantillon et sa représentativité (niveau national, régional ou district), nombre de grappes, nombre de ménages et d’équipe qui sont mobilisés sur le terrain - coûts nationaux : indemnités journalières des enquêteurs et des superviseurs (importance de la supervision mentionnée par Khoti Gausi), indemnités de transport, les coûts locaux liés à la formation des enquêteurs, le travail d’analyse fait par les statisticiens, etc. - Spécificités pays, à taille d’échantillon identique, un MIS sera plus cher au Mali qu’au Sénégal, on a abordé ce point hier. L’accessibilité joue un rôle important également. Coûts nationaux et/ou spécificités pays Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Raisonnement/approche Pour budgéter une EIP, il faut : Identifier les activités et étapes principales de l’EIP de sa planification jusqu’à la rédaction du rapport de l’EIP et sa dissémination Budgéter les catégories de coût associées via leurs principales lignes budgétaires à l'aide de données spécifiques au pays et de données spécifiques à l'EIP (taille de l'échantillon, grappes, indemnités journalières, etc.) Faire ce travail en parallèle avec la chronologie de mise en oeuvre de l’EIP (cf. présentation de Kharchi hier) et les étapes qui y sont mentionnées (lien avec le modèle de budget et l’exemple de budget EIP) Ce mode opératoire est illustré dans le modèle/exemple de budget (catégories de coûts clés des principales activités de l’EIP, autres frais représentés par un pourcentage) Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Sommaire (suite) Budgétisation des activités de planification, Pourquoi préparer un budget préalablement à l’EIP ? Budgétisation des activités de planification, de mise en œuvre de l’EIP, jusqu’à la dissémination des résultats Budgétisation des activités de planification, de mise en œuvre de l’EIP, jusqu’à la dissémination des résultats Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal 2

Étape 1 - Développement du protocole Le développement du protocole et la soumission aux comités éthiques sont des processus collaboratifs reposant essentiellement sur du temps d'assistance technique (généralement, temps de travail et coûts de transport) de la part des parties prenantes et des bailleurs de fonds. Requiert beaucoup d’échanges entre les partenaires, en général ce processus n’a pas de larges implications financières Au niveau du budget, c’est le protocole qui est important, c’est lui qui fige les rôles et responsabilités et donc détermine clairement les éléments de budget. Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Étape 2 - Coordination de l'EIP Coordinateur de l'EIP ou comité de pilotage : De la planification de l’EIP à la fin du travail sur le terrain, en passant par la réunion de dissémination (toutes les étapes) Peut également envisager d'engager un assistant… La coordination d'une EIP prend beaucoup de temps. Il est parfois plus simple d'engager une personne qui se consacrera totalement à cette tâche plutôt qu’une personne travaillant au sein du Ministère de la santé et ne pouvant passer 100% de son temps à coordonner le travail de l’EIP Le coordinateur accompagne la mise en œuvre et le suivi de l’enquête dans toutes ses étapes Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Étape 3 - Engagement du CSO - Sélection de l'échantillon, et plus… Plan d'échantillonnage et développement du protocole avec le CSO (période de va-et-vient entre le MoH et le CSO) et éventuellement collecte des données sur le terrain, et autres activités… jusqu’à l’analyse) Préparation et impression des cartes (grappes et site test sur le terrain) Selon les spécificités nationales, les coûts de traduction des questionnaires et des formulaires de consentement dans les langues locales Echantillonnage est défini dans le protocole (le nombre de ménage est indiqué) Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Étape 4 - Stratégie de communication Avant ou pendant l'EIP, il convient de prendre en compte les éléments suivants : Élaboration de messages radiophoniques Diffusion de messages radiophoniques (radios nationales/régionales) Réunion de sensibilisation au niveau du district Réunions de sensibilisation au niveau des districts de recensement Calendriers, brochures, etc. Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Budget communication au Kenya Élément Description Coût unitaire (US$) Nbre Coût (US$) Radio Publicité 430 20 8 600 Réunion de sensibilisation au niveau du district Réunion 2 850 24 68 400 Presse écrite 5 000 8 40 000 Brochures unités 142 200 28 500 Total 145 500 Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Budget communication en Ethiopie Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal 12

Étape 5 - Matériels Principales catégories de coût PDA ou impression papier Tests de diagnostic rapide Médicaments (selon les directives nationales) à administrer Photomètres Hemocue pour le test de l’anémie Impression papier n’est pas négligeable: impression des questionnaires papier (8000 ménages, 8000 questionnaires, combien de questionnaires femmes ? (combien de femmes par ménage?) Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Étape 6 - Formation des enquêteurs Indemnités journalières et coût de transport des enquêteurs sur le lieu de formation Lieu de formation (package) Fournitures pour les activités/tests sur le terrain (2 jours) Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Exemple de budget de formation (Kenya) Élément Nombre Coût unitaire ($US) Nombre de jours Total ($US) Hébergement des stagiaires 144 56 6 48 380 Indemnités des stagiaires 7 6 048 Indemnités journ. facilitateurs 24 63 9 072 Indemnités des chauffeurs 8 28 1 344 Transport 2 680 Impressions des manuels de formation, des procédures, etc. 14 500 Fournitures de bureau 670 82 900 Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Étape 7 - Collecte de données/travail sur le terrain Indemnités journalières enquêteurs/superviseurs Locations de véhicules, coûts carburant et indemnités chauffeurs Communications (téléphoniques) – chefs d’équipes sur le terrain en contact quotidien avec la coordination nationale au MoH pour rendre compte (surtout première semaine) Indemnités pour les enquêteurs, les superviseurs (rappel de l’importance des superviseurs) Coûts de transport, de communication quotidiens Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Étape 8 - Transport et lecture des lames Coût de transport des lames jusqu'au niveau central Laborantins préposés à la lecture des lames Temps de traitement des laborantins pour la lecture des lames et pour le transport de ces lames jusqu’au niveau central. Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Étape 9 - Préparation et dissémination du rapport EIP Travail d’analyse des données/rédaction rapport Impression du rapport final Réunions de dissémination : niveaux central et régional a) Rapport final en couleurs, 1 000 exemplaires au - pour MoH, partenaires locaux et internationaux, RBM, etc. b) Réunions de dissémination: représentant des districts peuvent venir au niveau national pour assister à la première réunion. Ensuite, idéalement, des sessions de dissémination se tiennent au niveau des districts Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal

Résumé budget – pourcentages de chaque activité (Kenya) Différentes activités % budget total Analyse des données et rédaction/dissémination du rapport 3 % Equipements et médicaments (PDA prêtés par CDC) Formation des enquêteurs et pré-test terrain 9 % Budget communication pour sensibilisation de la communauté 14 % Engagement CSO, Analyse laboratoire, transport lames, etc. et autres 15 % Collecte de données, indemnités recenseurs, chefs d’équipes, carburants, etc. 56 % Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal 17

Merci pour votre attention Atelier RBM-MERG sur la formation à l’EIP, 6 au 9 octobre 2008, Dakar, Sénégal