Assemblée de District de Belfort Le Plan de Leadership Du Club Assemblée de District de Belfort

Le Rotary International DANS LE MONDE Le fondateur du Rotary Paul Harris crée le premier Club à Chicago le 23 Janvier 2005, aujourd’hui en 2008 : 1 225 000 membres 32 700 clubs 532 districts 170 pays EN FRANCE Zone 11 France, Monaco, Andorre 34 000 rotariennes et rotariens 1011 clubs 18 districts 1er club créé : Paris en 1921 District 1680 ∙ 1er Club en 1928 Strasbourg, puis Mulhouse 1930 et Besançon 1932 . 56 clubs et 2060 rotariennes et rotariens

PLAN STRATEGIQUE Le Rotary International s'est doté en 2007 d'un plan stratégique pour la période 2007/2010. Il comprend 7 priorités : 1) Eradiquer la polio 2) Promouvoir l'image publique du Rotary 3) Accroitre la capacité du Rotary à servir autrui 4) Augmenter les effectifs en quantité et en qualité 5) Souligner l'engagement exceptionnel du Rotary envers l'action professionnelle 6) Optimiser l'utilisation des talents des dirigeants au sein du Rotary 7) Garantir la continuité

Les quatre domaines d’action la performance d’un club se mesure à certains éléments concrets: Maintenir/augmenter son effectif Initier des actions répondant à des besoins Soutenir la Fondation Former des dirigeants capables d’assumer des responsabilités au-delà du club Un club qui fonctionne bien : - maintient ou augmente son effectif - initie des actions répondant à des besoins locaux ou internationaux - soutient la Fondation financièrement et en participant à ses programmes - forme des dirigeants capables d’assumer des responsabilités au-delà du club Plan de leadership de club Les quatre domaines d’action

Fixer les objectifs annuels de son club. Travailler avec le club LE PRESIDENT le président doit: Fixer les objectifs annuels de son club. Travailler avec le club Collaborer avec l’équipe du district Assurer la continuité en collaborant avec son successeur et ses prédécesseurs

LE CLUB EFFICACE LE PLAN DE LEADERSHIP DE CLUB Adopté par le Conseil de Législation de 2004, le Plan de Leadership de club (PLC) est la structure administrative recommandée au Clubs. Il permet à chaque club de développer sa personnalité tout s’intégrant dans le Plan Stratégique et la Gouvernance du Rotary. Non obligatoire, l’adoption de ce plan est fortement conseillée à tous les clubs ( anciens et nouveaux) afin de : De développer des objectifs à long terme. Maintenir une bonne gouvernance au sein du club et avec le District. Assurer la continuité de la politique du club. Favoriser la participation active de tous les membres Développer un plan de formation efficace

Les quatre domaines d’action Pour bien fonctionner, un club doit : Maintenir/augmenter son effectif Initier des actions répondant à des besoins Soutenir la Fondation Former des dirigeants capables d’assumer des responsabilités au-delà du club Un club qui fonctionne bien : - maintient ou augmente son effectif - initie des actions répondant à des besoins locaux ou internationaux - soutient la Fondation financièrement et en participant à ses programmes - forme des dirigeants capables d’assumer des responsabilités au-delà du club Plan de leadership de club Les quatre domaines d’action

LE CLUB EFFICACE Les avantages du PLC Il inclut une liste simplifiée de commissions permanentes. Il favorise la continuité et le consensus parmis les dirigeants, facilite la transition d’une année sur l’autre. Une plus grande participation des membres a un effet positif direct sur le taux de fidélisation de l’effectif. Jeter un regard neuf sur son club et son organisation permet souvent de trouver un souffle nouveau. Il est pris en compte dans le nouveau réglement intérieur du club. Il peut être mis en place à tout moment. · Le Plan de leadership de club est une extension du Plan de leadership de district au niveau du club. · Le Plan de leadership de club fournit une liste d’étapes à suivre pour sa mise en place. · Le Plan de leadership de club favorise la continuité et le consensus parmi les dirigeants dans la définition des objectifs et la gestion des projets. · Le Plan de leadership de club inclut une liste simplifiée de commissions permanentes reflétant la structure des commissions de district. · Le Plan de leadership de club est pris en compte dans le nouveau réglement intérieur du club adopté par le Conseil Central en novembre 2004. · Le Plan de leadership de club peut être mis en place à tout moment. (N.B. : Non obligatoire, l’adoption d’un tel plan est toutefois fortement recommandée à tous les clubs, particulièrement aux nouveaux et à ceux en difficulté.

LE CLUB EFFICACE Mise en place du PLC Pour mettre en place un PLC les dirigeants (anciens et nouveaux) doivent: Développer des objectifs à long terme (3-5 ans) Utiliser le Document de planification pour fixer les objectifs Organiser des assemblées de club afin de permettre aux membres de s’impliquer

LE CLUB EFFICACE Mise en place du PLC (suite) 4. Maintenir une bonne communication entre les membres du clubs, ses dirigeants et les dirigeants du District. Amender le règlement intérieur afin de refléter la structure du club, le rôle et les responsabilités de chacun. Favoriser la participation active de chacun à la vie du club. Le PLC sera revu une fois par an et les dirigeants de club travailleront en étroite collaboration avec les dirigeants du District et en particulier avec l’ADG qui leur est désigné

LE CLUB EFFICACE Les nouvelles commissions permanentes* selon le PLC Comité du club Administration du club Relations publiques Effectif Actions Fondation Rotary Cette nouvelle structure de commission de club remplace l’ancienne structure à 18 commissions. Les 5 commissions permanentes sont : Administration du club – veille au bon fonctionnement du club. Relations publiques – est chargée d’informer le public sur le Rotary et de faire connaître les activités et actions du club. 3. Effectif – est chargée de développer une stratégie de recrutement et de fidélisation des membres. 4. Actions – planifie et monte des actions humanitaires, éducatives et professionnelles répondant aux besoins locaux ou internationaux. Fondation Rotary – s’occupe de favoriser un soutien financier à la Fondation ainsi qu’une participation active à ses programmes. D’autres commissions permanentes peuvent être formées en fonction des besoins. Selon le Plan de leadership de club, les nominations aux commissions sont faites dans un souci de continuité. Dans un souci de continuité, il est recommandé de nommer les membres des commissions pour des mandats de trois ans.

LE CLUB EFFICACE Le soutien du district: correlation PLC et PLD Comité du club Administration du club Relations publiques Effectif Actions Fondation Rotary La structure du district défini par le Plan de leadership de district vient en soutien du Plan de leadership du club. Les adjoints du gouverneur soutiennent la commission Administration du club et le Comité. La commission Relations publiques soutient la commission Relations publiques de club. La commission Développement de l’effectif de district soutient la commission Effectif de club. Les commissions Programmes (Échanges de jeunes, Rotaract…) soutiennent la commission Actions. La commission Fondation Rotary de district soutient la commission Fondation Rotary de club. Il existe 5 autres commissions de district recommandées : Expansion Promotion de la Convention Conférence de district Formation Finances Adjoints du gouverneur Commission Relations publiques Commission Développement de l’effectif Commissions Programmes Commission Fondation Rotary Soutien au niveau du district

L’ADMINISTRATION DU CLUB Quelques reflexions sur Les textes statutaires. Responsabilités administratives envers le district et le Rotary. Le soutien apporté par le gouverneur et son adjoint. Des idées pour les réunions de club.

Le Club et la Loi de 1901 Si le club est AUTONOME… Le Rotary est caractérisé par son obédience aux règles du Rotary International. En France, le club est soumis au fonctionnement des associations Loi 1901 . Si le club est AUTONOME… Il n’est pas INDÉPENDANT !...

Premières obligations lors de l’entrée en fonction du nouveau Comité Préfecture ou Tribunal d’Instance : déposer les noms des membres du nouveau Comité du Club Banque : déposer les signatures Assurances : vérifier que le contrat est OK et comment sont garanties les manifestations publiques du club Dès le mois de Juillet 08 !!

L’ADMINISTRATION DU CLUB Les textes en vigueur Le Manuel de Procédure et le Rotary Code of Policies (RCP) Qu’est ce que le RCP? ….= ligne de conduite ex Youth Exchange Et le Manuel? Le président ou le club a-t’il un exemplaire du Manuel version 2007? Les statuts types d’un club Il s’agit du texte prescrit par le Rotary et que chaque club doit adopter. Ce texte est impératif et doit être adopté « ne varietur » vous le trouvez dans le Manuel de Procédure p. 225 La bonne solution est alors de régler toutes les questions, dans le cadre du règlement intérieur du club, p. 237 du Manuel

LE CLUB EFFICACE PLC et modification du Règlement intérieur du Club Le règlement intérieur recommandé par le RI propose des lignes de conduite pour gérer le club Il peut être adapté aux besoins, objectifs et activités du club au fur et à mesure de l’évolution du Plan de leadership. Le règlement intérieur peut être modifié au cours d’une réunion statutaire du club où le quorum est atteint, par un vote à la majorité des deux tiers des membres présents, à la condition que les membres aient été avisés par écrit du projet de modification au moins dix jours à l’avance

rotary.org manuel de procédure 2007 = Ouvrage de référence Documents statutaires • Statuts du Rotary International • Règlement intérieur du Rotary International • Statuts types du Rotary club Autres documents juridiques • Règlement intérieur recommandé au Rotary club • Règlement intérieur de la Fondation Rotary • Acte de constitution en association de la Fondation – Extraits

L’ADMINISTRATION DU CLUB Rapports à établir Qui s’en occupe? Ce sera le sujet d’un atelier réservé aux Secrétaires et Trésoriers lors des Ateliers - Le Secrétaire du club en collaboration avec le président pour s’assurer que toutes les informations sont bien transmises. Au district - Rapport mensuel d’assiduité et les effectifs AU PLUS TARD LE 5 DU MOIS M+1 (mieux: après dernière réunion du club) Au Rotary - Rapports semestriels/paiement des cotisations - Changements d’effectif, de dirigeants, date de réunion - Renseignements requis pour l’Official Directory

Obligations comptables Définir le Budget Faire voter en AG (cotisations) Assurer l’appel des cotisations Suivre le Paiement des Taxes Sujet développé en atelier

L'assemblée générale du club L'assemblée générale annuelle du club est la réunion privilégiée où nous devrions pouvoir dynamiser celui-ci et recentrer nos préoccupations sur le Rotary. Elle est prévue par le Manuel de procédure: On peut constater qu'il ne s'y trouve que deux obligations : - L'élection des dirigeants et du comité. - La date buttoir, rappelée deux fois : le 31 décembre. Au cours de cette assemblée, étant donné l'inertie régnante, le règlement intérieur est rarement évoqué. Il n'est d'ailleurs pratiquement jamais modifié et parfois il est perdu matériellement. Ceci correspond au poids des habitudes installées dans presque tous les clubs avec leurs oukases ancestraux, leurs décisions prises entre anciens et le respect sacré des "traditions". Et pourtant ! Au-dehors le monde, les lois, les métiers changent et la vie économique qui domine la vie professionnelle se modifie.

L’ADMINISTRATION DU CLUB LA VISITE de l’Adjoint du GOUVERNEUR visite du club par l’ADG // Visite officielle du Gouverneur Lors de sa visite du club , l’ADG: - Evalue les progrès du club. - Evalue l’efficacité des stratégies retenues. - Suggère des solutions aux problèmes rencontrés, - puis communique au Gouverneur la situation de chaque club (Effectifs, Assiduité, Actions, participation à la Fondation).

L’ADMINISTRATION DU CLUB LA VISITE DU GOUVERNEUR LA VISITE EST OBLIGATOIRE - Une des principales responsabilités du Gouverneur - Une visite officielle par an BUT DE LA VISITE - Motiver les rotariens à participer à des actions - Mettre l’accent sur certains points importants touchant le Rotary - Porter une attention particulière aux clubs en difficulté - Reconnaître les contributions remarquables des rotariens aux actions

L’ADMINISTRATION DU CLUB LA VISITE DU GOUVERNEUR (suite) LE DEROULEMENT DE LA VISITE Traditionnellement, trois temps distincts 1/ La rencontre avec le président 2/ La rencontre avec le comité 3/ La rencontre avec le club

de ceux qui dirigent nos Clubs… " " L’ AVENIR de notre Organisation est entre les mains de ceux qui dirigent nos Clubs… "

CONCRÈTEMENT LE PRÉSIDENT DÉFINIT SES OBJECTIFS ET FAIT PARTAGER : LES OBJECTIFS PRÉSIDENTIELS du RI LES OBJECTIFS DU DISTRICT LES CHOIX DU CLUB

OBJECTIFS ET ACTIONS SERONT EFFICACES S’ ILS SONT : DÉFINIS PARTAGÉS AMBITIEUX mais RÉALISTES MESURABLES PLANIFIÉS et déterminés dans le temps

UN CLUB EFFICACE EST : Accueillant Actif Amical Attractif Altruiste

Quelques clés pour réussir CULTIVER L’AMITIÉ RESPONSABILISER ORGANISER AVEC SOIN PRÉPARER SES RÉUNIONS BÂTIR DES ACTIONS GRATIFIANTES RECONNAÎTRE, REMERCIER "DES RÉUNIONS ATTRAYANTES"

Année 2008-2009 Où trouver des ressources ? dans les documents que vous a remis l’ Adjoints du Gouverneur les documents remis ce jour rotary.org

Conclusion: Mission des dirigeants Rendre le Rotary Compréhensible par la FORMATION Visible par la COMMUNICATION Attractif par les ACTIONS