Séminaire à destination des Chefs de File potentiels INTERREG IVA 2 Mers Seas Zeeën Programme de Coopération Transfrontalière 2007-2013 Séminaire à destination des Chefs de File potentiels - Aspects financiers - Secrétariat Technique Conjoint Programme INTERREG IV A ‘2 Mers’2nd July, Exeter, UK Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eclaircissons les choses ! INTERREG IVA 2 Mers Seas Zeeën Programme de Coopération Transfrontalière 2007-2013 Procédures comptables Eclaircissons les choses ! Taux de change Dépréciation de l’équipement Time sheets Pourcentages Lettre d’engagement Frais de fonctionnement Validation Frais généraux Dépenses non-éligibles Budget Rapport d’activité TVA Génération de recettes Demande de paiement Garanties Pro rata Cofinancement Lignes budgétaires Additionalité Contributions en nature Bénéficiaire final FEDER Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eligibilité : partenaires Statut juridique Organisme public Organisme relevant du droit public (“organisme assimilé public” tel que le définit la directive 2004/18/CE, Article 1(9)) Organisme privé (petites et moyennes entreprises) => Aide de Minimis Organisation à but non lucratif Quel partenaire n’est pas éligible? Un partenaire qui ne contribue pas financièrement au projet et qui ne demande pas de FEDER Les structures “parapluie” Les organismes privés dépassant les limites établies pour les micro-entreprises et PMEs Les partenaires qui ne contribuent pas activement aux activités du projet Recommandation : garder un partenariat de taille raisonnable et prendre en compte la Value for Money (le rapport qualité-prix) Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Financement d’un projet et paiement Principes généraux Taux de financement FEDER maximum = 50% (par partenaire) Le cofinancement doit être assuré (multiplicité des sources)  Lettres d’engagement Principe de remboursement de dépenses effectivement payées Seuils pour certaines lignes budgétaires Paiements en EUROS Demande de paiement à introduire 2x/an au STC Processus en 5 étapes Etape 1 – Les partenaires rapportent au Chef de file Etape 2 – Le Chef de file rapporte au STC Etape 3 – Les rapports sont vérifiés par le STC et l’Autorité de Certification Etape 4 – Le paiement est effectué par l’Autorité de Certification au Chef de file du projet Etape 5 – Les fonds sont distribués par le Chef de file aux autres partenaires en fonction de leurs dépenses Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Cofinancement d’un projet Le Cofinancement est l’apport financier utilisé en complément de la subvention FEDER. Plusieurs sources peuvent être utilisées: fonds propres ou sources externes (public ou privé). Seul limite: interdiction de cofinancer un projet à l’aide d’autres instruments financiers communautaires. Au stade du dépôt du dossier: chaque partenaire doit s’engager à être en mesure d’apporter le cofinancement à travers les lettres d’engagement. Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Période d’éligibilité et lignes budgétaires Période d’éligibilité des dépenses Pour le 4ème appel à projets : 1er janvier 2008 au 31 décembre 2012 7 Lignes budgétaires Frais de personnel Frais de fonctionnement (frais généraux directs et indirects) !MAX 25% LB1! a) Consultants externes et b) Fournisseurs de biens et de services Frais de déplacement et d’hébergement Equipement Investissement FEDER=25% ou MAX 500 000€/partenaire Validation des dépenses (contrôle de 1er niveau) ! 100% ! Une description détaillée des coûts à budgétiser/reporter sous chaque LB est fournie dans le document “Conseils relatifs à l’éligibilité des dépenses” Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Notions transversales Contribution en nature Mise à disposition à titre gratuit d’une ressource par une organisation non partenaire à une organisation partenaire du projet. Le montant de la contribution ne peut excéder le montant du cofinancement. La contribution en nature est éligible sous les lignes budgétaires 1, 3 et 6. Procédure de Marchés publics Les procédures de marchés publics doivent être suivies pour tout contrat passé entre un partenaire du projet et un prestataire externe. Des seuils sont établis à différentes échelles: européenne et nationale (+ à l’intèrieur même de l’organisation). Différentes règles s’appliquent aussi selon la nature du contrat. Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eligibilité des dépenses (1) Coûts de personnel (LB1) Incluent: salaires, cotisations salariales, assurance maladie, etc. sont considérés comme éligibles pour le personnel travaillant directement sur le projet et employé par l’organisme partenaire du projet. Timesheets, feuilles de temps, fiches de salaire,…  des éléments de preuve sont nécessaires Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eligibilité des dépenses (2) Coûts d’administration (LB2) Frais généraux directs Doivent être directement générés par le projet et : Être essentiels à la mise en oeuvre du projet. Il n’auraient pas été engagés sans le projet Sont justifiés par des factures ou autres documents comptables équivalents directement imputables au projet ou à son personnel MAX 25% LB1 Frais généraux indirects (overheads) Coûts d’administration pour lesquels le partenaire ne peut justifier d’une facture directement imputable au projet Doivent être calculés : Méthode de calcul au prorata: Nombre total de personnes employées pour le projet / Nombre total de personnes employées par l’organisme Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eligibilité des dépenses (3) CONSULTANTS EXTERNES (LB3a) (Contractualisation) Ces dépenses sont éligibles pour autant que leur travail soit essentiel au projet et que les coûts soient raisonnables. Honoraires journaliers = maximum 800€ hors TVA Les règles de passation de marchés publics doivent être respectées avant de passer le contrat Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eligibilité des dépenses (4) FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES (LB3b) (Contractualisation) Ces dépenses sont éligibles pour autant que les frais soient raisonnables, en accord avec les tarifs standards en vigueur dans le pays où se situe le partenaire du projet contractant Ces frais doivent être budgétisés dans le dossier de candidature Les règles de passation de marchés publics doivent être respectées avant de passer le contrat Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eligibilité des dépenses (5) Frais de déplacement et d’hébergement (LB4) Ils doivent être directement reliés au projet et essentiels à sa réalisation Attention au respect des limites nationales et aux montants maximum définis par les autorités publiques ou la Commission  Ordre du jour/programme, rapport de mission, tickets originaux doivent pouvoir être présentés Des déplacements essentiels à la bonne réalisation du projet en dehors de la zone éligible peuvent être éligibles SI autorisation préalable du STC Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eligibilité des dépenses (6) Equipement (LB5) ! Liste exhaustive ! Matériel informatique Logiciel spécial Scanner Projecteur numérique Appareil photo Meubles de bureau Matériel d’exposition Matériel de mesure spécial Matériel de laboratoire Panneaux d’affichage, plaques, signalétique Bien d’équipement mineur (environnement/tourisme) Autre matériel spécifique Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eligibilité des dépenses (7) Equipement (LB5) Méthode de calcul pour déclarer les cépenses d’équipement: Si le plan d’amortissement est égal ou inférieur à la durée du projet alors le partenaire peut déclarer l’ensemble du coût du matériel SI le plan d’amortissement est supérieur à la durée du projet alors le partenaire déclare les provisions pour amortissement pour chaque période de 6 mois couvrant les déclarations de dépenses. Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eligibilité des dépenses (8) Investissements (LB6) Sous cette ligne budgétaire, seuls sont éligibles les coûts de : d’acquisition de terrain d’achat de biens immobiliers de travaux d’infrastructure Sous Les investissements ne seront financés que s’ils sont essentiels à la réalisation des objectifs du projet et s’ils représentent un avantage pour le partenariat et les territoires impliqués FEDER = 25% ou MAXIMUM 500 000€/partenaire Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eligibilité des dépenses (9) Dépenses inéligibles : exemples Contributions volontaires supplémentaires au régime de retraite (LB1) Les sommes forfaitaires, estimations globales ou calculs arbitraires (LB2) Tout contrat entre partenaires du projet Amendes et pénalités financières Pertes liées au taux de change Paiements réalisés d’avance non-justifiés par une facture Frais de déplacement en dehors de la zone du programme qui n’ont pas été approuvés par le STC (LB4) Indemnités dépassant le seuil fixé par la Commission (LB4) Les équipements non-repris dans la liste exhaustive Etc. Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Validation des dépenses (BL7) Contrôle de 1er niveau 2 systèmes en vigueur: Système centralisé : Flandre Système décentralisé : FR, ANG, P-B Toutes les dépenses et activités doivent être validées au niveau du partenaire du projet par un contrôleur de 1er niveau Il incombe au contrôleur de 1er niveau du Chef de file, de vérifier que les documents relatifs aux contrôles de premier niveau réalisés au niveau des PP soient satisfaisants. Le choix du contrôleur de 1er niveau fait l’objet d’une approbation au niveau de l’Etat membre FEDER = 100% Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Coordination, gestion, administration du projet Le chef de file PP5 PP2 PP3 PP4 CF Programme Pays 3 Pays 2 Coordination, gestion, administration du projet Pays 4 Pays 1 Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Les responsabilités du chef de file Développement de l’idée et candidature Coordonne l’apport de chaque partenaire Est responsable de la rédaction et de la soumission du dossier de candidature Cofinancement Sécurise son cofinancement S’assure que les partenaires se procurent leur(s) lettre(s) d’engagement Contrat Signe le contrat avec le Programme Finalise l’Accord de Partenariat Mise en oeuvre Responsabilité générale de la mise en oeuvre du projet Finance & reporting Vérifie que les dépenses des partenaires ont bien été validées par leur contrôleur de 1er niveau S’assure que les dépenses ont été encourrues uniquement pour les activités prévues par le projet Paiements Reçoit le paiement de la part du programme et transfère son dû à chacun des partenaires Aborder irrégularités??? Slide idem pour responsabilités du partenaire??? En résumé :  Assume la responsabilité financière et légale de la mise en œuvre de l’ensemble du projet Doit penser aux informations que chaque partenaire doit fournir au moment de la demande de paiement Doit s’assurer de la bonne communication des règles et règlements Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Les responsabilités du partenaire Développement de l’idée et candidature Le projet est développé conjointement par l’ensemble du partenariat. Celui-ci marque son accord sur le dépôt de la candidature Tous les partenaires sont d’accord pour confier le rôle de chef de file à l’organisme qui le souhaite Cofinancement Sécurise son cofinancement à temps en vue de pouvoir fournir la (les) lettre(s) d’engagement au moment du dépôt du dossier Contrat L’Accord de Partenariat doit être signé par l’ensemble des partenaires du projet. Ils s’engagent à réaliser toutes les activités décidées et à assumer leur responsabilité financière Mise en oeuvre Responsabilité de la mise en oeuvre des activités qui lui ont été confiées dans le cadre du projet et dans l’Accord de Partenariat Finance & reporting Devra garantir que ses propres dépenses ont bien été validées par son contrôleur de 1er niveau S’assure que les certificats et autres documents seront bien fournis à temps Paiements Reçoit le paiement de la part du programme et transfère son dû à chacun des partenaires Irrégularités Assume la responsabilité de toute irrégularité dans ses dépenses Aborder irrégularités??? Slide idem pour responsabilités du partenaire??? Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

MERCI DE VOTRE ATTENTION A VOUS DE JOUER ! Pour vous accompagner… www.interreg4a-2mers.eu MERCI DE VOTRE ATTENTION A VOUS DE JOUER ! Dries Debruyne Provincie West-Vlaanderen Koning Leopold III-laan 41 8200   Sint-Andries T 050 40 33 73 F 050 40 31 06 @ dries.debruyne@west-vlaanderen.be Nienke Ensing Province Zeeland Abdij 6 4331 BK MIDDELBURG NEDERLAND T: +31 (0)118631096 @ j.ensing@zeeland.nl Amandine Dupont Hôtel du Département 39 rue d’Amiens 62000 ARRAS Tél : 03 21 21 92 05 (Secrétariat) e-mail: dupont.amandine@cg62.fr Marie-Pierre Richard Conseil régional Direction Europe 51 bd Président Hoover 59000 LILLE Tél: 03 28 82 70 79 e-mail: mp.richard@cr-npdc.fr Séverine Ernest Maison du Département Route de la Trésorerie BP 20 62126 WIMILLE Tél: 03 21 91 06 04 e-mail: ernest.severine@cg62.fr Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)