Mise en œuvre : Administration des ressources financières Objectifs Comment est financé le projet? Comment devrait-on gérer les finances dans un projet? Quelle partie de l’administration des ressources financières est supervisée par le FIDA? Quels sont les rôles et responsabilités du FIDA et du projet dans ce qui précède? 111 111 111

B Mise en œuvre : Administration des ressources financières Comment est financé le projet? Prêt et Don du FIDA Fonds de contrepartie du gouvernement Contributions des bénéficiaires Chaque source de financement prend en charge une partie ou un pourcentage à financer. Cette section ne concerne que l’utilisation des fonds du prêt et du don du FIDA (administration des ressources financières). B 112 112 112

& Mise en œuvre : Administration des ressources financières Projet & documents juridiques du FIDA Documents du projet Rapport de pré-évaluation/conception finale AF (incluant les Conditions Générales) Procès verbal des négociations du financement Eventuels amendements de l’AF LAE Documents généraux du FIDA Conditions Générales Directives relatives à l’audit des projets Directives pour la passation des marchés & 113 113 113

Mise en œuvre : Administration des ressources financières Nouvelles Conditions générales & modèle de l’AF Les nouvelles CG sont approuvées par le CA du FIDA en avril 2009 pour: Simplifier & standardiser le modèle de l’AF Répondre aux nouvelles modalités de supervision directe Harmoniser les instruments juridiques et les procédures au sein des institutions internationales Augmenter le niveau d’appropriation du Bénéficiaire et encourager l’utilisation des systèmes nationaux (lorsque cohérents avec les Directives du FIDA) Le nouveau modèle de l’AF est de 3-4 pages (précédemment décrit dans la section relative au cycle du projet)

B Mise en œuvre : Administration des ressources financières Prêt et Don du FIDA Libellé en droits de tirage spéciaux (DTS) DRF à partir du compte de financement effectuées en euros. Décaissement du prêt et du don converti en DTS déduit du montant du prêt et du don. Dates importantes Date d’approbation par le CA Date de signature de l’AF (entrée en vigueur) Date d’achèvement du projet Date de clôture du financement B 115 115 115

B Mise en œuvre : Administration des ressources financières Avance au démarrage - conditions Quand: Prêt en vigueur & lettre des signatures autorisées reçue; Annexe 2 de l’AF: avance pour couvrir les couts de démarrage encourus avant la satisfaction des conditions de décaissement; Montant, catégories et activités éligibles figurant en annexe 2 Transmission au FIDA d’une demande de retrait de l’avance, avec: formulaire 100 de la LAE, plan indicatif des dépenses & RIB du Compte ouvert pour recevoir les fonds de l'avance. Demande de retrait jugée être en ordre. Parties concernées: Gouvernement + UGP + Division des opérations WCA du FIDA + Chargée de portefeuille (CPM) + Unité d’appui à la gestion du portefeuille de la Division WCA (PMSU) + Unité d’administration des prêts du FIDA (Division des services financiers) + Trésorerie du FIDA + Banques internationales. B 116 116 116

B Mise en œuvre : Administration des ressources financières Décaissements - conditions Prêt en vigueur et lettre des signatures autorisées reçue; Conditions de décaissement remplies: (i) PTBA et le plan de passation des marchés approuvés; et (ii) équipe recrutée Demande de retrait jugée en ordre. Parties concernées: Gouvernement + Division des opérations WCA du FIDA + Chargée de portefeuille (CPM) + Unité d’appui à la gestion du portefeuille de la Division WCA (PMSU) + Unité d’administration des prêts du FIDA (Division des services financiers) + Trésorerie du FIDA + Banques internationales. Accord de prêt Premier décaissement Demande de retrait Décaissements Procédures de décaissement B 117 117 117

B Mise en œuvre : Administration des ressources financières Demandes de retrait de fonds (DRF) Instrument juridique pour le retrait des fonds du don; Formulaires et relevés récapitulatifs prescrits (cf. LAE). Signée par les personnes autorisées désignées par le représentant officiel du Gouvernement. Idéalement, préparation de 6 à 8 DRF par le projet sur une année, pour éviter les problèmes de trésorerie Entre l’envoi de la DRF et le versement des fonds sur le Compte du Bénéficiaire: Temps: de 6 à 7 semaines (aussi fonction des transferts interbancaires) Accord de prêt Premier décaissement Demande de retrait Décaissements Procédures de décaissement B 118 118 118

B Mise en œuvre : Administration des ressources financières Décaissements du prêt 1) DEMANDE DE RETRAIT ET TRAITEMENT AU FIDA Traitement et revue par l’assistant(e) de programme (WCA). Certification du CPM sur les achats & questions techniques. Revue générale de la conformité par l’Unité d’appui à la gestion du portefeuille (PMSU). 2) ORDRE DE PAIEMENT Préparé par l’assistant(e) après certification par le CPM. Approuvé par le PMSU et Exemplaire de l’original approuvé envoyé à l’Unité chargée de l’administration des prêts. Document utilisé pour obtenir l’Autorisation de Retrait (DRF) pour effectuer le paiement. Accord de prêt Premier décaissement Demande de retrait Décaissements Procédures de décaissement B 119 119 119

B Mise en œuvre : Administration des ressources financières Procédures de décaissement Retrait des fonds du prêt (Explications dans la LAE) Compte spécial - Procédure 1 Paiement direct- Procédure 2 Engagement spécial– Procédure 3 Remboursement - Procédure 4 Accord de prêt Premier décaissement Demande de retrait Décaissements Procédures de décaissement B 120 120 120