Support de formation Missions V1.3 Date : 22/10/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Missions V1.3 Date : 22/10/2007

Introduction Programme du cours 1er jour : flux dépense 2 jours 2ème jour : flux mission Processus global mission, processus détaillé Référentiel agents et suivi du flux dans BW Un outil de gestion: les états Les principaux cas d’erreur Procédures particulières à la liquidation

Introduction Objectifs de cette formation : A la fin de ce cours, vous serez en mesure de : Expliquer le flux mission entre Xlab et BFC-E Décrire les différentes actions de contrôle et de saisie à réaliser dans BFC-E Valider le flux mission de l’engagement à la liquidation Analyser les principaux cas d’erreur

Sommaire Concepts et processus du flux Mission Le référentiel Agent Suivi du flux agent BW Les états mission Suivi du flux mission Le traitement des principaux cas d’erreur Le complément de liquidation Liquidation: le forfait global Liquidation: les OM permanents Exercice Liquidation: les abattements Les évolutions en cours Annexe : corrections d’exercices

Rappel de base: processus mission et référentiel agent

Concepts et Processus du flux Mission 1 Concepts et Processus du flux Mission

Description du processus Mission 1. Le processus mission, un processus Transverse 2. Détail du processus mission 3. Rappel des règles de gestion mission

Le processus mission, un processus Transverse Agent payé par le CNRS BFC Agents Missionnaires SIRHUS Agent non payé par le CNRS Missions Agents Fournisseurs XLAB Commentaire JDU: Comment décrire ce schéma: Les agents viennent soit d’XLAB (pour les agents non rémunérés par le CNRS), soit de SIRH (pour les agents rémunérés par le CNRS). BFC n’est en aucun cas le référentiel maître sur les agents. A l’arrivée dans BFC (ou plutôt lors du passage du batch à 20h30), les agents sont automatiquement transformés en fournisseurs si et seulement si ces derniers possèdent des coordonnées bancaires cf. sections suivantes. Des missions sont déclarées pour 1 et 1 seul agent, ce qui implique qu’on ne peut recevoir de missions dans BFC que si l’agent a été intégré. Vient ensuite l’étape de la comptabilisation des missions. Cette comptabilisation a un impact dans les 3 domaines suivants que sont la comptabilité budgétaire, analytique et générale. Seule la pièce de comptabilité générale est envoyée vers XLAB et génère alors la facture de mission dans XLAB. Rappel : ce cours, visant l ’apprentissage de l ’outil informatique SIG, ne détaille que les activités nécessitant d ’utiliser le SIG Légende : Saisir à l ’écran Editer/imprimer un état, une édition Comptabilité Budget Contrôle de Gestion

Le flux mission BFC XLAB Opération manuelle Opération automatique Etat liquidatif XLAB Missions et engagements associés Facture Xlab MAE / SESAME Missions Comptabilisa-tion de l’avance Liquidation de la mission Comptabilisa-tion globale Règlement Mail à l’ambassade de France du pays principal Ordre de mission BFC

Saisie des frais réels /liquidation Prise en charge de l’avance Détail du processus mission (hors OM permanent) Contrôle CMOD à posteriori S C M C = Création S = Suppression M = Modification R = Rejet Impact budgétaire analytique Écritures comptables D 47211x C 4xxx Saisie des frais réels /liquidation Ordre de mission C Prise en charge de l’avance Facture D 6256xx C 4xxx et 47211xx Maj. des AE Conso des CP Réel CO 6256xx Consommation AE Comptabi-lisation Règlement Xlab BFCE L’ordre de mission est envoyé d’XLAB en création ou suppression. (pas de modification). A l’arrivée dans BFC, l’autorisation d’engagement budgétaire est généré. L’avance est générée dans BFC au lancement du batch, ce qui induit que la mission passe du statut « Demande acceptée » « à décompter » à « demande acceptée » « Transféré FI » => une pièce comptable est créée automatiquement et envoyée directement au processus de paiement automatique (type de pièce RM). L’avance est payée au maximum 30 jours avant le départ de l’agent en mission. Une fois les frais réels saisis et la mission autorisée à passer en comptabilisation, la mission est entièrement comptabilisée avec une reprise automatique de l’avance si celle-ci a été générée automatiquement. La comptabilisation finale a un impact sur les crédits de paiement budgétaire, le réel CO et la comptabilité générale. La dernière étape est la remontée de la facture de mission vers XLAB (une pièce comptable BFC devient une facture de mission XLAB, il n’y a pas de facture de mission à proprement parler dans BFC). La facture de mission peut arriver dans XLAB en création ou en modification.

Ordre de mission permanent Création liquidation sur OMp Détail du processus mission (OM permanent) Contrôle CMOD à posteriori C M C = Création S = Suppression M = Modification R = Rejet Ordre de mission permanent C Création liquidation sur OMp Impact budgétaire analytique Écritures comptables Facture D 6256xx C 4xxx Conso des AE Conso des CP Réel CO 6256xx Consommation AE Comptabi-lisation Règlement Régularisation Xlab BFCE

Flux Mission BFCE XLAB BW + EAI Agent session Agent Xlab Mission Intégration Mission Mission + Commande(s) associée(s) Retour du matricule session Facture mission Facture Comptabilisation Mission Facture avec date de règlement Paiement Mission

Chronologie du flux mission Sens Xlab -> BFC 2 / jour BFCE À l’initiative du labo ECC agent Agent XLAB EAI session Mission intégrée Mission Saisie frais rééls /liquidation comptabilisation Règlement Mission liquidée 23h30 12h Mission réglée Sens BFC -> Xlab session Mise à jour BW: 2 fois par jour (1h et 13h). Par contre, rejeu des idocs: agents en erreur: tous les week ends Mission de – d’1 mois: 2 fois par jour (13h15 et 20h15) Mission de + d’1 mois: tous les week ends Missions Intégré En erreur Rejeté vers xlab Agents Intégré En erreur BW MAJ BW 2 / jour 01h et 13h idocs

Chronologie du traitement d’une mission sans avance (*) J J+1 J+N J+N+1 Nouvel agent ou modif. agent Sirhus 23h BFCE agent 22h30 et 4h25 fournisseur Nouvel agent ou modif. agent Xlab agent Liquidation Et autorisation mission Pré-comptabilisation Mission Xlab 9h 12h Batch de transformation agent en frs: 22h30pour agents Xlab 4h25 pour agents SIRH Rem: Transformation en frs si modif de l’agent ou RIB saisi dans la journée sinon la transformation se fait le soir de la saisie du RIB Comptabilisation globale mission 23h Proposition paiement Paiement 23h30 (*) Agent avec coordonnées bancaires

Chronologie du traitement d’une mission avec avance (*) J J+1 J+N J+N+1 Nouvel agent ou modif. agent Sirhus 23h BFCE agent 22h30 et 4h25 fournisseur Nouvel agent ou modif. agent Xlab agent 9h Pré-comptabilisation Avance dans prop. paiement Liquidation Et autorisation mission Mission Xlab 9h 12h 23h Paiement de l’avance Comptabilisation globale mission Proposition paiement Paiement 12h 23h30 (*) Agent avec coordonnées bancaires

Règles de gestion Mission 1- Une mission est toujours liée à un matricule 2- Un agent est toujours transformé en fournisseur pour qu’il puisse être remboursé 3- Une mission est (presque) toujours créée dans XLAB. 4- Une mission ne peut pas être modifiée dans XLAB : elle doit être supprimée puis recréée. 5- Les agents proviennent de SIRH ou XLAB suivant qu’ils soient rémunérés par le CNRS ou pas. 6- Les bases agents de XLAB et SIRH sont remises à jour automatiquement 7- Les missions sont liquidées dans BFC. 8- Les factures missions sont créées par BFC et transmises à XLAB (à la comptabilisation et au règlement de la mission). 3- Presque  pour les liquidations d’OM Permanent (créé par copie depuis BFC) 4- Si tentative de modification par le labo d’une mission intégrée, idoc en erreur avec le message « Modification de mission non autorisée par le système  » (ZDER/037/#)

Concepts et processus du domaine Mission Mini-quizz ! oui non Peut-on modifier une mission dans XLAB ? Peut-on modifier une mission dans BFC ? Les agents sont-il créés manuellement dans BFC ? Faut-il créer manuellement des factures mission dans BFC ? Une facture mission peut elle être modifiée ?

Concepts et processus du domaine Mission Je me souviens ! oui non Peut-on modifier une mission dans XLAB ? Il faut la supprimer et la recréer. Peut-on modifier une mission dans BFC ? A la liquidation seulement. Les agents sont-ils créés manuellement dans BFC ? Créés par interface. Faut-il créer des factures mission dans BFC ? Les pièces comptables sont créées automatiquement Une facture mission peut elle être modifiée ? Par interface seulement.

Le Référentiel Agent dans BFC 2

Un peu de vocabulaire… 2 types d’agents dans BFC Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab Mise à jour des données Agent CNRS : SIRHUS  BFC  XLAB Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée. Catégorie salariés Une catégorie de salariés est une unité structurelle pour laquelle peuvent être définies des règles relatives au personnel. Une catégorie de salariés est divisée en plusieurs statuts de salariés. 1- Fonctionnaire CNRS 2- Autres CNRS 3- Fonct. Non CNRS 4- Autres

Mise à jour des données agent SIRHUS Sens SIRHUS -> BFC 1 /jour 23h Sens BFC -> XLAB 1 / jour 2h15

Agent non rémunéré par le CNRS : XLAB  BFC  XLAB La mise à jour du matricule de BFC dans Xlab est faite lors de l’intégration de la 1ère mission sur cet agent dans Xlab La mise à jour d’un agent de provenance Xlab dans BFC ne déclenche pas un flux de mise à jour à destination d’Xlab. Le gestionnaire de la délégation doit informer le gestionnaire du laboratoire de sa modification. Néanmoins, suite à une modification d’un agent dans Xlab, l’agent est renvoyé vers BFC lors de sa prochaine mission. L’agent correspondant est alors mis à jour dans BFC. Un agent provenant d’Xlab de type « Fonctionnaire CNRS » ou « Autre CNRS » n’écrase pas les données dans BFC, car cet agent a été créé à partir de SIRHUS. Exemple: Cas d’un agent affecté à la DR10 labo 2054 qui fait une mission pour le labo 0116 de la DR14. Il faut le saisir dans Xlab. Le labo 0116 doit saisir un agent xlab typé CNRS (Fonctionnaire CNRS ou Autre CNRS) en prenant garde à bien renseigner les données suivantes qui sont la base de la recherche croisée du matricule SIRH: Si agent français: NOM et INSEE Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de l’adresse principale L’idoc agent sera intégré mais il ne modifiera pas les données présentes dans BFC. La mission engagée par le labo 0116 s’intègrera sur le matricule SIRHUS présent dans BFC Si doublon, conditions pour suppression du matricule par la DSI.

Mise à jour des données agent Xlab Sens XLAB -> BFC Intégration dans BFC en même temps que la mission BFCE Ctrl N° matricule agent dans BFC Trouvé F15bis –Personnel Xlab Ctrl provenance agent Non trouvé XLAB SIRH Ctrl type missionnaire XLAB Agent typé CNRS Agent typé non CNRS Ctrl type missionnaire Agent typé CNRS Agent typé non CNRS Sens BFC -> XLAB N° matricule repart après intégration mission Pas d’intégration Agents Modification F74bis – Référence personnel Xlab Création

Un peu de vocabulaire… Les infotypes : Dans BFC les informations d’un agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité. 000 Mesures 001 Affectation 017 Régime d'indemnisation frais dépl. 009 Coordonnées bancaires 002 Données individuelles 006 Adresses

Règles des coordonnées bancaires: Les coordonnées bancaires principales de l’agent sont fournies par SIRHUS pour le virement du salaire des agents rémunérés par le CNRS. Les coordonnées bancaires « Frais de déplacement » sont utilisées pour le virement des frais de déplacement des agents non rémunérés par le CNRS et éventuellement pour les agents rémunérés par le CNRS. Les agents issus de SIRHUS comportent obligatoirement des coordonnées bancaires principales, à leur création dans BFC. Par défaut, les frais de déplacement seront réglés sur ce compte. Si l’agent en fait la demande, il est tout à fait possible de lui rajouter des coordonnées bancaires « Frais de déplacement ». Aucune coordonnée bancaire ne vient d’XLAB. Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour pouvoir transformer un agent en fournisseur (transformation automatique par batch – passage 2fois/j à 4h et 22h). Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires pour pouvoir payer un agent par virement. Transformation agent en fournisseur: par batch Chaque agent est associé à un tiers fournisseur en comptabilité. Cette étape est effectuée automatiquement toutes les nuits, elle permet de créer ou de mettre à jour automatiquement les informations communes de l’agent et du tiers fournisseur. Les agents sans coordonnées bancaires comme les agents Xlab ne seront pas créés en tant que tiers fournisseur. Les agents SIRHUS seront créés en tant que tiers fournisseur si la date de l’infotype « Coordonnées bancaires » est postérieure à la date de lancement du traitement.

Suivi du flux Agent BW 3

Alimentation BW : rejeu des idocs BFCE À l’initiative du labo ECC XLAB EAI session BW Le dimanche Agent Intégré Agent En erreur Rejeu des Idocs (agent) session MAJ BW 2 / jour 01h et 13h

BW Suivi du Flux Agent Cet écran de consultation permet d’avoir une vue détaillée du suivi des IDOCs pour le flux Agent On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur

Chemin BW – Suivi des flux entrants > Requêtes > Suivi flux: Agent XLAB 1 2

BW Suivi du Flux Agent Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur Xlab Statut Statut IDOC L’écran de variables sert à spécifier des filtres en entrée de la requête et ainsi améliorer les temps de traitement et la lisibilité du résultat, si on ne souhaite voir les résultats que pour certains champs. Sept paramètres constituent l’écran de sélection typique pour une requête. [champ obligatoire]: indiqué par un astérisque (*) On peut jouer avec les opérateurs mathématiques (=, [], <=, >, >=, <, *, <>) et inclure, exclure et insérer ligne.

BW Suivi du Flux Agent Zone pratique à rajouter pour analyse Supprimer zoom Eclater dans les lignes Sélectionner valeur filtre Effacer une valeur filtre Zone pratique à rajouter pour analyse Supprimer le zoom: permet d’enlever une colonne dans le tableau Eclater dans les lignes: permet de rajouter un champs (+1 colonne) La sélection d’un filtre de variable se fait en cliquant sur l’icône entonnoir. Le filtre choisi va être visible sur le rapport ! Ce filtre peut être effacé en appuyant sur l’icône poubelle. A rajouter pour vérifier le code pays ou la nationalité

BW Suivi du Flux Agent La requête de base : Avec les paramètres rajoutés :

l’analyse des cas d’erreur Les états mission et l’analyse des cas d’erreur

Les outils Agents et mission Les États Mission 4 Les outils Agents et mission

Les états mission Plusieurs états sont à votre disposition : L’état liquidatif Historique des paiements État chevauchement des missions Liste des agents ayant un trop perçu Visualisation des indemnités

L’état liquidatif: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Impression état liquidatif mission (Transaction ZPRF0) 3 2 1 1

Etat liquidatif Les états liquidatifs définitifs des missions comptabilisées sont générés automatiquement par batch de nuit et envoyés aux DR concernées tous les jours via une liste de diffusion. Néanmoins, les états peuvent être imprimés individuellement en mode copie si problème. Vous ne pouvez imprimer un état liquidatif définitif qu’une seule fois. Pour demander l’impression d’un nouvel état liquidatif, il faut cocher la mention « Déplacement imprimé ». Dans ce cas, la mention « Copie » apparaît. Si l’impression n’apparaît pas, c’est que la période n’est pas correcte. Dans ce cas, il faut cliquer sur « Autre période » et sélectionner la période de comptabilisation. Pour connaître, la période à renseigner. La période à renseigner correspond à la période de comptabilisation de la mission, la date à laquelle la mission a été comptabilisée. Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif faisant référence à une mission annulée, vous obtenez un état avec la mention « justificatif d’annulation ». Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif sur une mission ayant fait l’objet d’un complémént de liquidation, vous obtenez un état avec la mention «Justificatif de correction». Le centre de coût imprimé dans l’en-tête de l’état correspond au centre de coût d’affectation de l’agent. Pour connaître l’affectation des coûts du déplacement, il faut regarder le pavé « Affectation des coûts » qui contient l’imputation analytique et budgétaire de la mission.

L’état liquidatif

L’état Liquidatif Choisissez le n° de déplacement Le matricule de l’agent Et exécuter Déplacements imprimés?: pour demander une réimpression de l’état liquidatif. La mention copie apparaît sur l’état. Coche test: pour effectuer des tests lorsque vous n’êtes pas sûr de vous

L’état s’affiche Ceci est une copie de l’état de frais. Une fois l’état édité cliquer sur le chemin: Menu > Liste > imprimer

Remarques et astuces Si l’impression n’apparaît pas, c’est que la période n’est pas correcte. Dans ce cas, il faut cliquer sur « Autre période » et sélectionner la période de comptabilisation de la mission. Depuis l’historique de la mission:

Ou bien depuis l’historique des paiements: Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif faisant référence à une mission annulée, vous obtenez un état avec la mention « justificatif d’annulation ». Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif sur une mission ayant fait l’objet d’un complément de liquidation, vous obtenez un état avec la mention «Calcul de correction». Le centre de coût imprimé dans l’en-tête de l’état correspond au centre de coût d’affectation de l’agent. Pour connaître l’affectation des coûts du déplacement, il faut regarder le pavé « Affectation des coûts » qui contient l’imputation analytique et budgétaire de la mission.

L’historique des paiements: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Historique paiement Frais Dépl (Transaction PTRV_PAYMENT_HISTORY). 2 3 1 1

L’historique des paiements Pour l’historique des paiements deux variantes existent, elles représentent chacune une façon différente d’interpréter cet état: La variante NONLIQUID0: Elle affiche toutes les missions non liquidées / non comptabilisées avec un montant à 0. La variante NONANNULE Elle affiche toutes les missions passées en comptabilisation sauf celles qui ont été annulées. Utile pour avoir un état global de toutes les liquidations pour un agent. Sans variante: C’est le même état qu’avec la variante NONANNULE sauf que l’on voit en plus les mouvements d’annulation. Remarque: l’historique des paiements pour un agent est également accessible directement depuis le gestionnaire des déplacements. Variante NONLIQUID0: Utile pour avoir une liste des missions sans frais non liquidées Variante NONANNULE : Utile pour avoir un état global de toutes les liquidations pour un agent

L’historique des paiements

Accéder aux variantes

État des missions non liquidées avec un montant à 0 Ici, on voit deux OM permanents Attention, il peut aussi il y avoir des missions de type « sans frais »

État global de paiement Missions comptabilisées Missions non liquidées Missions en cours de liquidation ou OM perm. État des pièces comptables

Date de comptabilisation de la pièce Pièce de rapprochement = payé

Date du règlement

Etat de chevauchement des missions: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction S_AHR_61016405) 2 3 1 1

Etat de chevauchement des missions: Chemin Entrer le matricule d’un agent et exécuter Remarque: Cet état, permet de connaître par agent le total des remboursements effectués pour cet agent. On peut ainsi savoir combien un agent dépense chaque année pour ses frais de déplacement.

Etat de chevauchement des missions: Chemin Cet état se décompose en 3 tableaux: Le 1er: les missions de l'agent avec les dates, heures, lieux de mission et montants remboursés Le 2ème: cumuls justificatifs Le 3ème: imputations analytique et budgétaire des missions ainsi que le labo qui a engagé la mission avec sa DR de rattachement. Ce dernier tableau permet la visualisation de toutes les missions de l’agent toutes DR confondues  Etat de chevauchement

Etat de chevauchement des missions: Chemin 1er tableau: Récapitulatif missions Montant à rembourser à l’agent et totaux Durée du déplacement Dates du Destination principale du déplacement Statut technique de la mission

Etat de chevauchement des missions: Chemin 2ème tableau: Justificatifs Cumul justificatifs

Etat de chevauchement des missions: Chemin 3ème tableau: Affectation Imputation analytique Imputation budgétaire C’est ce tableau qui va vous permettre de visualiser l’ensemble des missions pour un agent toutes DR confondues

Le trop perçu agent: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Liste des agents ayant un trop perçu (Transaction FBL1N) 2 3 1 1

Liste des agents ayant un trop perçu

Liste des agents ayant un trop perçu

Liste des agents ayant un trop perçu Exemple: Remarques: Ici, par exemple on voit bien que l’agent a eu un trop perçu qu’il doit reverser au CNRS. Le trop perçu est ici de 176€. Un total signé positivement signifie que l’agent (identifié comme fournisseur) doit de l’argent au CNRS. Attention, il se peut que ce montant positif corresponde à une avance non payée. Pour le savoir, il faut visualiser la pièce comptable et vérifié si le compte comptable est un compte d’avance. Si le total est négatif, c’est le CNRS qui doit de l’argent au missionnaire. Un montant nul signifie que le compte est équilibré. Le poste fournisseur est positif. Ce qui signifie que le fournisseur (l’agent) doit de l’argent au CNRS. Un poste positif signifie que l’on a un Trop perçu agent.

Liste indemnités de mission à l’étranger: chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction ZINDEMNITE) 3 1 2

Cet état récapitulatif permet de visualiser les indemnités journalières à l’étranger pour chaque pays

Sélectionnez le champ « Cat. interne dépl. » et validez. La sélection peut aussi se faire par les champs: « Pays », « Date de début », « Date de fin », « GrR. R/H interne »

Affectez la valeur « C » (= Etranger avec Frais) à la zone catégorie interne puis validez votre sélection en cliquant sur « Sélectionner »

La liste des indemnités journalières et de leur historique s’affiche alors :

Double cliquez sur une des indemnités pour visualiser son montant :

Vous pouvez cliquer sur pour afficher d’autres valeurs dans le temps pour ce pays. Vous pouvez cliquer sur « Positionner » pour accéder directement à un pays en particulier puis cliquez sur

Montrer table des taux de change pour trouver le montant de l’IJ en EUR. Transaction: S_BCE_68000174 Type cours: EURX Devise source: USD (par exemple)

Suivi du flux Mission BW 5

Alimentation BW : rejeu des idocs BFCE À l’initiative du labo ECC XLAB EAI 2 / jour 13h15 et 20h15 session BW Missions Intégré Missions En erreur Rejeté vers Xlab Rejeu des Idocs en erreur de moins d’un mois Le dimanche Rejeu des Idocs en erreur de plus d’un mois session MAJ BW 2 / jour 01h et 13h

BW Suivi du Flux Mission Cet écran de consultation permet d’avoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux Mission. On peut consulter tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur Rejeté vers Xlab Par défaut, on n’affiche pas les idocs avec le statut intégré.

BW Suivi du Flux Mission Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur Xlab Statut Statut IDOC

BW Suivi du Flux Mission Supprimer zoom Eclater dans les colonnes Sélectionner valeur filtre Effacer une valeur filtre Zone pratique à rajouter pour analyse A rajouter pour vérifier le code pays ou la nationalité

BW Suivi du Flux Mission La requête de base : Avec les paramètres rajoutés :

Traitements des principaux cas d’erreur 6

Erreurs d’intégration (BW) Action du laboratoire : Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n'est pas définie dans le Custo » Action de la DSI: Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & (cas d’erreur amené à disparaître) Infotype "&" pour & inexistant (cas d’erreur amené à disparaître pour infotype 17) Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas Action en DR: Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 n’est pas valable Element d’OTP & inexistant Statut système & actif (&) Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1

Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 La mission est rejetée dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2»… Lorsqu'une mission est rejetée vers Xlab pour cause de chevauchement de dates, cela peut provenir : d'une erreur du laboratoire dans les dates de la mission. Dans ce cas il faut se retourner vers le missionnaire pour qu'il vérifie ses dates de mission. Une fois le rejet de la mission intégré dans Xlab, les dates de missions peuvent être corrigées. La mission est de nouveau transmise à BFC. de l’existence dans BFC d'une autre mission aux mêmes dates sur le même matricule, et imputée sur les crédits d'une autre délégation. Dans le suivi du flux mission de BW rajouter les paramètres 1 et 2 (dates de début et fin de la mission) puis aller voir l’état de chevauchement «Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts » DR2 – labo 0379 – Mission Xlab L00453 1/ Vérifier si pas de mission à cette date engagée sur ces dates par la DR2 2/ Etat de chevauchement pour voir qu’elle est la DR qui a engagé une mission pour cet agent. Se mettre en contact avec elle.

Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 Pour visualiser les missions d'un agent toutes DR confondues, vous pouvez utiliser le reporting « Données dépl./cumuls/justif./Coûts »  du menu « Dépenses/Gestion des déplacements/Reporting gestion des déplacements ». Vous devez renseigner le n° de matricule de l'agent dans l'onglet  "Données du personnel" puis cliquez sur "Exécuter", vous obtenez alors : - dans le 1er tableau, les missions de l'agent avec les dates et heures et lieux de mission

Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 - dans le 3ème tableau, les délégations concernées par les missions (colonne DomA : Domaine activité).

Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 Il faut se mettre en rapport avec le missionnaire et potentiellement avec l’autre délégation pour détecter la mission erronée. Cette mission doit être corrigée. Si la mission à rectifier est celle qui a déjà été intégrée, la délégation concernée peut intervenir sur les dates et heures de mission lors de la liquidation ainsi qu’après la comptabilisation de la mission et le paiement au missionnaire. Si la mission à corriger est la mission qui a été rejetée, c’est au laboratoire d’intervenir sur les dates de la mission.

Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da La mission (et/ou l’agent) est (et/ou sont) en erreur dans le suivi du flux mission (et/ou agent) avec le message d’erreur «Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da»… Demandez au labo de vérifier les données suivantes: Si agent de nationalité française: INSEE (13 premiers caractères, on ne tient pas compte de la clé) et Nom de famille Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de l’adresse principale Les comparer aux données présentes via la transaction «Afficher données de base personnel » (Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnel) Enfin demandez au laboratoire de faire les modifications et de vous renvoyer la mission et l’agent corrigés.

Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da 1er exemple: Informations visibles depuis suivi du flux mission: Informations visibles depuis suivi du flux agent: DR14 – labo 0239 – mission xlab L00424 Message « Agent Xlab mais type missionnaire ‘Fonctionnaire CNRS’ ou ‘Autre CNRS’ » n’est pas un pb en soi si l’agent possède un matricule SIRH dans BFC. 1- Si agent possède matricule SIRH dans BFC, alors comparer avec le labo les données saisies suivantes et celles présentes dans BFC : Agent français: Nom et INSEE Agent étranger: Nom, date naissance et code pays de l’adresse principale Ces données qui permettent de retrouver le matricule SIRH. 2- Si pas de matricule SIRH pour cet agent dans BFC alors ne pas le typé en tant que tel.

Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da 2ème exemple: Informations visibles depuis suivi du flux mission: Informations visibles depuis suivi du flux agent: Vérifier les zones obligatoires mais aussi si le code pays et/ ou le code nationalité n’est pas erroné. Attention: Si adresse à l’étranger, demander au labo de ne pas renseigner le code postal.

Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n’est pas définie dans le Custo » La mission est rejetée dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n’est pas définie dans le Custo »… 1ère cause: le type de la mission est soit égal à « Etranger avec frais » ou « Etranger sans frais » alors que le pays principal est « France ». Dans ce cas, le message est justifié et vous devez dire au labo de modifier le type de mission pour que celle-ci soit intégrée. 2ème cause: l’agent a eu droit à une mission alors qu’il n’était pas encore embauché. Contactez la DSI qui modifiera la date d’embauche de l’agent de manière à permettre l’intégration de la mission.

Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et &»… Si vous avez le message suivant lorsque vous scrutez BW pour savoir si votre mission a bien été intégrée: « Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » où XX est le n° de mois de la mission et YYYY l’année de la mission. Et si votre mission n’est pas intégrée (BW). Dans ce cas la DSI doit « réactiver l’agent ». DR14 – labo 0250 – mission xlab L00545

Infotype "&" pour & inexistant La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Infotype "&" pour & inexistant»… Parfois un agent intégré ne possède pas d’infotype de régime d’indemnisation des frais de déplacement. Dans ce cas il est absolument nécessaire de lui en créer un. Cette procédure ne peut être faite que par une personne ayant les droits suffisants (AU de la DSI). Infotype 17: en relation avec agent inactif

Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas»… Ce message d’erreur apparaît dans le suivi du flux mission de BW, lorsque l’envoi en suppression de la mission arrive dans BFC après la liquidation de la mission. Dans ce cas, contactez la DSI qui va: Régresser le statut de la mission à « demande acceptée – Transféré FI » Puis rejouer l’idoc en erreur

Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas L’idoc en suppression est bien arrivé après la liquidation de la mission

Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier Mission en erreur avec le message «Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier » Dans BW: Paramètres à rajouter pour analyser le message: Pour info: le prog CB est dérivé à partir de l’EOTP (notion compta analytique). Pour les contrats suivis et anr, le prog CB est formé de la façon suivante: 000000/N° partenariat de l’EOTP (onglet zone utilisateur) DR1 – labo 0586 – mission xlab L01751

Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier Comment vérifier dans BFC? Chemin: Référentiels > Axe budgétaire > Programme CB : gérer (Transaction: FMMEASURE)

Prog. Budg. &2 dans le pér. fin Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 n’est pas valable (au date de la mission) Mission en erreur avec le message «Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 n’est pas valable » DR1 – labo 0502 – mission xlab L00396

Prog. Budg. &2 dans le pér. fin Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 n’est pas valable (au date de la mission) Comment vérifier dans BFC? Chemin: Référentiels > Axe budgétaire > Programme CB : gérer (Transaction: FMMEASURE)

Element d’OTP & inexistant Mission rejeté vers Xlab avec le message «Element d’OTP & inexistant» DR1 – labo 0442 – mission xlab L00048

Element d’OTP & inexistant Comment vérifier dans BFC? Chemin: Comptabilité analytique > Gestion env. analytique > Gestion des OTP > Project Builder (Transaction CJ20N)

Statut système & actif (&) Mission rejetée vers Xlab avec le message «Statut système & actif (&)»

Statut système & actif (&) Comment vérifier dans BFC? Chemin: Comptabilité analytique > Gestion env. analytique > Gestion des OTP > Project Builder (Transaction CJ20N) Statut système OUV au lieu de lancer. Des fois, Z002 Cdes interdites au lieu de Z001

Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1 Mission en erreur avec le message «Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1 DR5 – labo 0190 – mission xlab L00263 Adresse budgétaire: Centre financier / Compte budgétaire / Domaine fonctionnel / Fond / programme CB

Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1 Chemin: Budget > Reporting > Disponible sur engagé (Transaction FMRP_RW_BUDCON ) Vérification budgétaire dans le cas le plus simple: pas de levée de contrôle de niveau 1 ou contrôle de disponible activé.

Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1

Erreurs à la liquidation (BFC) Action de l’utilisateur Aucune autorisation écriture déplacement Entrée non trouvée dans la table T706V Action de la DSI ou du labo Labo: Impossible d’enregistrer l’adresse TOUSFONDS / N/A / N/A DSI: Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas Aucune action (message informatif): Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & (cas d’erreur amené à disparaître)

Aucune autorisation écriture déplacement Je ne peux absolument pas liquider cette mission. Un message bloquant apparaît: «Aucune autorisation écriture déplacement »… Ce message apparaît car la mission n’est pas au bon statut pour être liquidée (Demande acceptée – Transféré FI). Si la mission a été intégrée le jour-même, elle arrive au statut « Demande acceptée – A décompter ». Il faut attendre que le batch de nuit passe pour comptabiliser une éventuelle avance et faire passer la mission au statut « Demande acceptée – Transféré FI » Si la mission est au statut « Demande acceptée – Calculé », le batch de comptabilisation a échoué. Il faut regarder si l’agent possède des coordonnées bancaires pour être transformé automatiquement en fournisseur et être payé.

Entrée non trouvée dans la table T706V J’essaie de liquider un OM permanent. Un message apparaît: «Entrée non trouvée dans la table T706V»… Vous créez une mission de type liquidation sur OM permanent et vous avez oublié de renseigner la zone « pays » sur une ou plusieurs des destinations de la mission. Renseignez correctement la destination.

Impossible d’enregistrer l’adresse TOUSFONDS / N/A / N/A Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «L’adresse budgétaire TOUS-FONDS / N/A / N/A ne peut être enregistrée»… Ce message apparaît dans le cas où la mission a été saisie dans XLAB sans frais et qu’à la liquidation on s’aperçoit qu’en fait elle devait comporter des frais. Dans ce cas la structure analytique et budgétaire de la mission n’est plus en phase entre les 2 système (pas de commande dans XLAB et une « commande » dans BFC) Le seul moyen est de demander au Labo de détruire la première mission et d’en créer une autre ayant un montant à rembourser à l’agent strictement supérieur à 0,00 EURO.

Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas»… Tous les matins, une personne de la DSI débloque le cycle comptable des missions. En effet un certain nombre de mission sont en erreur pour cause de budget insuffisant. Toutes les missions prises dans le cycle (c'est-à-dire toutes les missions intégrées et liquidées la veille) sont alors bloquées avec le message que vous avez eu. La seule solution est de commencer par liquider les missions qui ont été intégrées avant la veille. Vers 10h vous pouvez être sur que le cycle est débloqué.

Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & Le message «« Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » (où XX est le n° de mois en cours et YYYY l’année en cours) apparaît dans le gestionnaire des déplacements. Si sa mission est intégrée (BW), il suffit de cliquer sur « Entrée ». En effet votre mission n’est pas sur la période où l’agent est sorti, toutefois le système vous informe qu’il n’a plus le droit d’effectuer des missions pour le mois en cours.

Les procédures particulières Rappel: Les procédures particulières à la liquidation

Complément de liquidation 7

Complément de liquidation Un complément de liquidation peut se faire à la hausse (on a oublié des frais) ou à la baisse (on a trop mis de frais, dans ce cas, cela génère un trop perçu) Un complément de liquidation peut se faire une fois que la mission a été liquidée et transférée FI (« dépl accepté » « transféré FI »). On double clique sur la mission et on effectue les modifications adéquates. On sauvegarde la mission. On autorise la mission. La comptabilisation se fera automatiquement par batch de nuit. Une pièce comptable est générée du montant des frais rajoutés. Le paiement s’effectue comme pour une mission normale si le montant est à rembourser à l’agent Le retour de facture vers Xlab sera du montant global de la liquidation. Exemple: 1ère liquidation de 100€  retour de facture vers Xlab de 100€ Complément de liquidation de 20€  retour facture vers Xlab de 120€ La récupération de trop perçu se fait comme une récupération pour une liquidation normale. Le complément de liquidation est visible dans l’historique de la mission et l’historique de paiement.

Complément de liquidation Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession. Complément de liquidation 1ère liquidation 1ère liquidation: RETN -451.50€ dans onglet justificatifs  montant à rembourser -344.75€ Complément de liquidation: enlever RETN  montant à rembourser etat liquidatif 106.75€

Les outils Agents et mission Liquidation: Le forfait Global 8 Les outils Agents et mission

Qu’est ce qu’un forfait global ? On parle de mission avec forfait lorsque le labo décide de ne pas payer à l’agent l’intégralité des frais réglementaires remboursables à l’agent et de ne lui rembourser qu’un montant forfaitaire. Le forfait global est utilisé au CNRS pour remplacer l’ensemble des catégories de frais d’une mission ainsi que les indemnités (journalières à l’étranger, repas + hébergement en France). Il n’est utilisé que s’il est plus avantageux pour le CNRS. Il est représenté par la catégorie de frais FORF (onglet justificatifs).

Procédure classique Supprimer catégorie de frais FORF (onglet justificatifs) Saisir frais réels de la mission (onglet justificatifs et trajet) ainsi que les retenues éventuelles (onglet retenues) Cocher zones « indemnité nuitée » et « Remboursement repas » (onglet forfaits) Simuler et éditer l’état de frais provisoire qui servira de pièces justificatives pour le choix du forfait Comparer montant des frais réels au forfait Si Forfait > Frais réels: conserver le calcul avec les indemnités réglementaires et sauvegarder Si Forfait < Frais réels: sortir sans sauvegarder vos modifications puis revenir sur la mission au forfait pour la liquider Expliquer aussi la méthode de Nadia

Liquidation: Les OM permanents 9

Les OM permanents Lorsqu’un agent se déplace régulièrement au même endroit et pour le même motif pendant une période qui peut aller jusqu’à l’année, un ordre de mission permanent peut lui être établi. Ainsi, l’agent n’a pas à effectuer une nouvelle demande de mission à chaque déplacement. Dans Xlab, une mission cochée OM permanent est saisie avec l’ensemble des frais prévisionnels à rembourser à l’agent pour la période couverte par l’OM permanent. En parallèle, une commande prévisionnelle d’achats est saisie dans Xlab pour engager les frais de transport pris en charge par le CNRS associés à cet OM permanent. Les OM permanents sont créés dans Xlab puis envoyés à BFC avec le montant global estimatif pour la durée de l’OM permanent. Lors de l’intégration dans BFC, cette mission est créée avec un schéma de déplacement « Ordres permanents ». Les déplacements de schéma « Ordres permanents » créés dans BFC ne correspondent pas à des missions « réelles », ils servent d’engagement pour les missions à venir.

Les OM permanents Après chaque déplacement dans le cadre de cet OM permanent, l’agent établit son état de frais ; la liquidation de ce déplacement se fait directement dans BFC. La liquidation d’un OM consiste à dupliquer l’OM permanent pour créer une nouvelle mission ‘Liquid. OM Permanent’ Après chaque liquidation sur OM permanent, il faut régulariser l’OM permanent (Cat. de frais OMPR) pour équilibrer le budget Il sont régularisés via : Des missions de type liquidation sur OM permanent Des catégories de frais OMPR. Ils ne sont jamais transférés en comptabilisation

Les particularités des OM permanents Les dates du déplacement sont initialisées au 1er janvier de l’année en cours. Les dates réelles de l’OM permanent sont dans la zone motif. Ceci est une astuce technique pour éviter des problèmes de chevauchement de date de mission. Dans l’onglet forfait, les zones « Indemnité nuitée » « Indemnité repas » pour la France (ou « Indemnités journalières » pour l’étranger et DOM-TOM) sont décochées Le montant de tous les frais prévisionnels saisis dans Xlab sont cumulés et regroupés dans une catégorie de frais particulière « OMPE – Engagement OM permanent» Une catégorie de frais est créée pour chaque type de frais prévu dans la mission Xlab mais avec un montant à 0 Il ne comporte qu’un seul séjour dans l’onglet destination, ce séjour pouvant mentionner plusieurs villes de destination.

Procédure Vérifier le montant disponible de l’OM permanent Créer une copie de l’OM permanent, lui affecter un schéma de déplacement « Liquid OM permanent » et saisir les frais Simuler la mission Sauvegarder et autoriser Attention: si montant à rembourser à l’agent est supérieur au montant disponible sur l’OM permanent alors il faut sortir de la mission sans sauvegarder. Prendre contact avec le labo pour solder l’OM permanent car il a été sous engagé Régulariser l’OM permanent (Cat. de frais OMPR du montant de la liquidation en négatif)

Comment créer la liquidation de cet OM ? Insérer ici la date réelle de départ de l’agent

Affichage OM Permanent copié Catégorie de frais porteuse de l’engagement Dates fictives Dates réelles de couverture

Modifier le schéma de déplacement

Affecter les valeurs de base et appuyer sur entrée

Modifier le motif et la ville

Supprimer / modifier les catégories de frais Supprimer OMPE

Supprimer / modifier les catégories de frais

Renseigner les destinations Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée

L’onglet trajet: si véhicule personnel utilisé Zones à renseigner

Affecter retenues si nécessaire 1 2

Recommandations Ne sauvegardez que si le montant à rembourser à l’agent est inférieur au montant disponible de l’OM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation Si le montant à rembourser à l’agent est supérieur au montant disponible de l’OM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation, vous ne devez pas sauvegarder la liquidation. Vous devez faire « Retour » et ne pas sauvegarder. Cela signifie que l’OM permanent a été sous engagé par le laboratoire. Vous devez prendre contact avec le laboratoire et lui demander de solder l’OM permanent et d’en re-créer un autre. Le solde d’un OM permanent dans Xlab n’est pas transmis à BFC. Il vous faut également solder l’OM permanent dans BFC. Cette procédure sera explicitée plus loin (saisie d’une catégorie de frais OMPR du montant disponible de l’OM permanent).

Visualiser la nouvelle mission Montant à reporter sur l’OM permanent Les missions rattachées à un OM permanent ont le même n° de mission XLAB La liquidation est alors créée en statut « Dépl. Effectué » «  A décompter » : Vous pouvez poursuivre le processus normal de liquidation, c’est-à-dire validez la liquidation en cliquant sur le bouton Autoriser ainsi le déplacement pourra être comptabilisé.

Régularisation de l’engagement sur l’OM permanent La saisie d’une liquidation d’OM permanent met à jour automatiquement le budget d’engagement. Or ce budget avait déjà été mis à jour lors de l’intégration de la mission Xlab typée OM permanent ( par la catégorie de frais « OMPE »). Pour annuler cette 2ème mise à jour budgétaire, il faut modifier le déplacement de schéma « Ordres permanents » en diminuant son montant du montant de la liquidation que vous venez de créer (catégorie de frais OMPR). Cette action de régularisation est à faire après chaque liquidation sur OM permanent.

Régularisation de l’engagement sur l’OM permanent (suite) Création d’une catégorie OMPR en négatif sur l’OM permanent d’un montant égal au montant de la mission « Liquidation OM perm » créée (signée négativement)

Modification du statut Cette opération n’est plus nécessaire Sauvegarder directement

Astuce Les autres « liquidation sur OM perm. » sur le même OM permanent seront créées par copie de la « liquidation sur OM perm. » et non par copie de l’OM permanent. En effet, ceci évitera d’avoir à changer le schéma de déplacement. Cette procédure n’est pas obligatoire mais permet de remplir la liquidation plus rapidement.

Solde d’un OM permanent Lorsque le montant disponible sur l’OM permanent devient insuffisant pour liquider un déplacement ou lorsque c’est le dernier déplacement de l’agent dans le cadre de l’OM permanent et qu’il reste un disponible sur l’OM permanent, il faut le solde. Le solde d’un OM permanent doit se faire dans Xlab mais aussi dans BFC. En effet, contrairement aux autres types de mission, le solde d’un OM permanent n’est pas transmis à BFC. Pour solder un OM permanent dans BFC, il faut saisir une catégorie de frais OMPR (onglet justificatifs) du montant restant (en négatif). Puis sauvegarder. Montant restant: Ce montant correspond au montant du justificatif OMPE déduit de la somme des justificatifs OMPR de l’OM permanent. Cela correspond au montant remboursable du gestionnaire de déplacement.

A ne pas oublier Ne jamais autoriser un OM permanent. Ne pas oublier de réduire l’OM permanent. Ne pas oublier de modifier le statut de l’OM permanent avant de sauvegarder.

OM Permanent Mini-quizz ! oui non Peut-on autoriser un OM Permanent ? L’OM permanent et sa copie ont-ils le même numéro de mission Xlab ? Faut-il régulariser l’OM permanent après chaque liquidation ? Le solde d’un OM Permanent est-il transmis à BFC?

OM Permanent Mini-quizz ! oui non Peut-on autoriser un OM Permanent ? Non, il faut toujours procéder par copie de l’OM permanent en n’oubliant pas de modifier le schéma de déplacement L’OM permanent et sa copie ont-ils le même numéro de mission Xlab ? Oui, par contre ils ont un schéma de déplacement et un statut différents (Ordres Permanents - Dépl. Effectué A décompter et Liquid. OM perm. - Dépl. Accepté Transféré FI)

OM Permanent Mini-quizz ! oui non Faut-il régulariser l’OM permanent après chaque liquidation? Oui il faut créer une catégorie de frais OMPR du montant de la liquidation pour mettre à jour le budget d’engagement. Le solde d’un OM Permanent est-il transmis à BFC? Non, il faut solder l’OM permanent dans Xlab mais aussi dans BFC (Cat. de frais OMPR)

Exercice: liquidation OM permanent

Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Exercice : Liquidation particulière d’un OM permanent (1/5) Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Stagiaire 1 : agent n°2928 Stagiaire 2 : agent n°2931 Stagiaire 3 : agent n°2933 Stagiaire 4 : agent n°2935 Stagiaire 5 : agent n°2937 Stagiaire 6 : agent n°2947 Stagiaire 7 : agent n°2953 Stagiaire 8 : agent n°2954 Stagiaire 9 : agent n°2955 Stagiaire 10 : agent n°2958 Stagiaire 11 : agent n°2961 Stagiaire 12 : agent n°2962

Exercice : Liquidation d’un ordre de mission permanent (2/5) 1/ Vous devez liquider l’ordre de mission permanent pour l’agent qui vous a été affecté : - sélectionnez l’OM permanent et copiez le, - renseignez les données d’en-tête suivantes, correspondant à la mission réelle de l’agent : * Début mission : 16.03.2007 à 9h * Fin mission : 20.03.2007 20h30 * Ville : Paris * Région : PA * Pays : FR 2/ Modifiez le schéma de déplacement et choisissez parmi les 3 propositions concernant la liquidation d’un OM Permanent 3/ Dans l’onglet Forfaits, renseignez - la catégorie interne : « France avec frais », - l’activité : « Autres ». 4/ Sur l’onglet Justificatifs, supprimez tous les postes repris de l’OM Permanent ne correspondant pas aux frais réels engagés dans la mission.

Exercice : Liquidation d’un ordre de mission permanent (3/5) Les frais engagés par l’agent au cours de cette mission sont : - Taxi : 35 € - Taxe aéroport : 50 € L’agent déclare avoir pris 10 repas. 5/ Simulez puis validez vos modifications en autorisant la mission. 6/ Vous devez mettre à jour l’OM permanent vis-à-vis de la saisie de frais réels sur mission que vous venez d’effectuer. Il s’agit de modifier l’OM Permanent en diminuant son montant global des frais calculés par le système pour la liquidation effectuée. 7/ Vérifiez le statut de déplacement qui doit être passé à « Demande saisie » « A calculer ». 8/ Vérifiez si l’OM permanent est entièrement liquidé ou non.

Exercice : Liquidation d’un ordre de mission permanent (4/5) 2ème étape: Faire une deuxième liquidation à partir de la 1ère. 1/ Sélectionnez la 1ère liquidation et copiez-la, - renseignez les données d’en-tête suivantes: * Début mission : 16.05.2007 à 9h * Fin mission : 20.05.2007 22h 2/ Les frais engagés par l’agent au cours de cette mission sont : - Taxi : 20 € - Taxe aéroport : 40 € L’agent a bénéficié d’un hébergement gratuit le 16.05 et d’un repas administratif par jour. Effectuez les retenues adéquates. 3/ Simulez puis validez vos modifications en autorisant la mission.

Exercice : Liquidation d’un ordre de mission permanent (5/5) 4/ Vous devez mettre à jour l’OM permanent vis-à-vis de la saisie de frais réels sur mission que vous venez d’effectuer. Il s’agit de modifier l’OM Permanent en diminuant son montant global des frais calculés par le système pour la liquidation effectuée. 5/ Vérifiez le statut de déplacement qui doit être passé à « Demande saisie » « A calculer ». Dernière étape: solder l’OM permanent Créez une catégorie de frais OMPR du montant restant à rembourser.

Liquidation: Les abattements 10

La procédure d’abattement Les abattements dans BFC fonctionnent différemment en fonction du schéma de déplacement utilisé. En France : Dans SAP, les abattements liés aux déplacements en France sont gérés de façon automatique. Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement: déplacement intérieur stage liquidation OM permanent intérieur Pour rappel, depuis le 1er novembre 2006, aucun abattement n’est appliqué pour les missions se déroulant en France. Auparavant, lorsque la durée de la mission était supérieure à 10 jours dans la même localité, un abattement de 10% était appliqué entre le 11ème et 30ème jour, de 20% au-delà du 30ème jour sur le montant de la nuitée. Néanmoins, ce calcul est opérationnel dans le système pour les missions en France de plus de 10 jours et dont la date de début de mission est antérieure au 1er novembre 2006. Remarque: ½ indemnité supplémentaire pour les missions à l’étranger avec retour après 17h ou mission d’1/2 journée Attention: si mission à l’étranger avec chevauchement de dates au niveau des séjours, sur l’état liquidatif on voit que le système prend l’indemnité la + élevée. Correction à faire.

La procédure d’abattement (suite) A l’étranger ou l’Outre-mer : Contrairement au déplacement en France, la gestion des abattements pour les déplacements à l’étranger et l’outre-mer est manuelle dans SAP. Les abattements doivent être gérés sous forme de retenue à effectuer sur le déplacement. Une catégorie de frais « INDA – Indemnité suite à abattement » a été créée à cet effet. Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement: déplacement étranger déplacement DOM-TOM liquidation OM permanent étranger liquidation OM permanent DOM-TOM Remarque: ½ indemnité supplémentaire pour les missions à l’étranger avec retour après 17h ou mission d’1/2 journée Attention: si mission à l’étranger avec chevauchement de dates au niveau des séjours, sur l’état liquidatif le système prend l’indemnité la + élevée. Correction à faire.

Rappel des règles d’abattement En France : Plus d’abattements depuis le 01.11.2006 Stage : A l’étranger et DOM-TOM: Du 31ème au 60ème jour 20% A partir du 61ème jour 40% Au-delà de 120 jours 50% En France : Du 11ème au 30ème jour dans la même localité 10% A partir du 31ème jour 20% Plus d’abattements depuis le 01.11.2006 Stage : Du 31ème au 60ème jour dans la même localité 20% A partir du 61ème jour 40% Etranger et DOM-TOM:

Calculer un abattement: Simuler une mission Mission à l’étranger: 1 à 30 jours 0% 31 à 59ième = 20% Soit: [107,37*30]*0% [107,37*((58-30) + 1,35)]*20% Total abattements: 107,37*29,35*0,2 = 630,26 €

Créer une catégorie INDA signée négativement

Exercice Les abattements

Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Exercice: Liquidation d’une mission Etranger de plus de 30 jours avec retour après 17h (1/3) Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Stagiaire 1 : agent n°2890 Stagiaire 2 : agent n°2891 Stagiaire 3 : agent n°2892 Stagiaire 4 : agent n°2895 Stagiaire 5 : agent n°2905 Stagiaire 6 : agent n°2909 Stagiaire 7 : agent n°2910 Stagiaire 8 : agent n°2913 Stagiaire 9 : agent n°2915 Stagiaire 10 : agent n°2916 Stagiaire 11 : agent n°2919 Stagiaire 12 : agent n°2920

Exercice: Liquidation d’une mission Etranger de plus de 30 jours avec retour après 17h (2/3) 1/ L’agent X vient de rentrer de mission, vous devez liquider cette mission pour l’agent qui vous a été affecté : - modifiez le statut de déplacement de cette mission. 2/ Les frais réels de l’agent vous sont communiqués avec leurs justificatifs : - Frais d’Inscription: 124 € - Taxi : 59 € - RER : 16,20 € 3/ Vous devez modifier l’heure de début de la mission à : - Début mission le 10.12.2006 à 11h00

Exercice: Liquidation d’une mission Etranger de plus de 30 jours avec retour après 17h (3/3) 4/ L’agent est rentré après 17h. Le système lui fait bénéficier d’une indemnité supplémentaire de 0,5 le dernier jour. - Effectuez la retenue légale qui s’impose dans la colonne « Retenue repas/héb. ». - Effectuez une simulation pour analyser les modifications engendrées par cette opération. 5/ La mission a duré plus de 30 jours. - Créez la catégorie de frais INDA « Indemnité suite à abattement » avec le montant qui s’impose Infos: la catégorie motocyclette a une classe de véhicule: plus de 125 cm cubes. Retenue légale = 25%: on est à l’étranger et les retenues se décomposent ainsi: 1 repas -25%, 2 repas -50%, hébergement -50%; 2 repas et 1 hébergement: 100%. En effet, à l’étranger on parles d’indemnités journalières et non d’indemnités repas et hébergement différenciées.

Les évolutions en cours 11

Les évolutions en cours Décision de remboursement: Dans le cas d’une commande de fonctionnement, l’agent pourra partir vers BFC sans mission Marché d’hébergement Dans le cadre d’une mission avec marché d’hébergement, la mission dans BFC comporte automatiquement des retenue sur nuitée à 100%. Les frais de nuitée sont pris en charge dans une commande xlab.

Conclusion et clôture Avant de se quitter Merci de me rendre la feuille de présence signée Pensez à remplir votre fiche d’évaluation : http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp Au revoir et à bientôt !

Correction des Exercices Annexe Correction des Exercices 12

Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (1/4) Dans l’écran Gestionnaire des déplacements professionnels de votre agent, vérifiez la génération d’une nouvelle ligne portant le même numéro de mission Xlab que celui de l’OM Permanent. Vérifiez également le statut de cette ligne qui correspond à la liquidation de l’OM Permanent (colonnes Autorisation et Calcul). La mission doit être au statut Déplacement accepté / A décompter. Sélectionnez la mission que vous venez de liquider et cliquez sur Afficher. Contrôlez la bonne exécution des opérations de liquidation (saisie des frais réels …) Stagiaire 1 : agent n°2928 Stagiaire 2 : agent n°2931 Stagiaire 3 : agent n°2933 Stagiaire 4 : agent n°2935 Stagiaire 5 : agent n°2937 Stagiaire 6 : agent n°2947 Stagiaire 7 : agent n°2953 Stagiaire 8 : agent n°2954 Stagiaire 9 : agent n°2955 Stagiaire 10 : agent n°2958 Stagiaire 11 : agent n°2961 Stagiaire 12 : agent n°2962 CORRECTION DE L’EXERCICE : Chemin d’accès : > xxxxxx > dfddddd > ddddd Marche à suivre : 1. xxxx 2. ssssss 3. sssss

Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (2/4) 1/ Onglet forfait: 2/ Destinations: 3/ Justificatifs: 4/ Le montant total de la mission est: 477,50 €

Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (3/4) 5/ Les statuts doivent être: Liquidation OM perm intérieur OM permanent 6/ Régularisation de l’OM permanent (OMPR - 477,50€), le montant final de ce dernier doit être à 2.022,50€.

Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (4/4) 2ème étape: Faire une deuxième liquidation à partir de la 1ère. Le montant total de la mission est: 354,35 € Régularisation de l’OM permanent (OMPR - 354,35 €), le montant final de ce dernier passe à 1.668,15€. Dernière étape: solder l’OM permanent Régularisation de l’OM permanent (OMPR - 1.668,15€), le montant final de ce dernier passe à 0€.

Correction des exercices Exercice : Liquidation d’une mission Étranger de plus de 30 jours avec retour après 17h 1/ Onglet justificatifs: 2/ Onglet retenues : 15% sur le dernier jour 3/ Calcul abattement: 186,20*((45-25) + 1,35)*20% = 795,07€ 4/ Le montant global de la mission est: 8977,75€