Stratégie de l'administration et des fonctions d'appui à la recherche Point sur le partenariat avec les établissements d’enseignement supérieur et de recherche 9 mai 2012 1 Réunion des délégués du 4 décembre 2007 1

Trois étapes importantes : L’accord cadre entre le CNRS et la CPU, signé le 4 novembre 2010, par Alain Fuchs et Lionel Collet. II. Le protocole de travail CPU-Amue-CNRS, signé le 24 mars 2011 par Alain Abecassis, Claude Ronceray et Xavier Inglebert. III. L’accord de partenariat entre le CNRS, la CPU et l’Amue, signé le 15 décembre 2011, par Alain Fuchs, Louis Vogel et Claude Ronceray.

Les points-clés de l’accord de partenariat du 15/12/2011 Trois projets communs validés : un outil commun de gestion financière, GESLAB un outil de description des activités des laboratoires, CAPLAB le processus budgétaire partagé et l’outil DIALOG

Les points-clés de l’accord de partenariat du 15/12/2011 Une organisation en mode-projet : un comité de pilotage stratégique du protocole de travail CNRS-CPU- Amue possiblement élargi en 2012 à l’Inserm et à l’IRD. Il fixe les choix stratégiques. un comité de pilotage pour chacun des 3 projets. Il définit les orientations du projet, arbitre les éléments structurants et rend compte de ses travaux au comité de pilotage stratégique. une équipe-projet pilotée selon le cas, soit par le CNRS, soit par l’Amue, dans un cadre de travail inter-établissements renforcé (10 à 12 ETPT pour GESLAB et autant pour CAPLAB). des équipes mixtes opérationnelles (métier et SI). des groupes de travail experts. un budget opérationnel prévu dès 2012 pour GESLAB, CAPLAB et DIALOG

Le projet GESLAB Une maîtrise d’ouvrage CNRS pour un projet commun et insécable Cinq phases complémentaires définies : Phase 1 : migration des bases X-Lab dans une base centralisée, préfiguration de GESLAB. Objectif de réalisation : été 2012. Phase 2 : développement, déploiement et mise en service de l’interface SIFAC-Web en parallèle de la phase 1.

Le projet GESLAB - Phase 3 : conception, développement et mise en service de l’interface descendante depuis le SI des établissements (SIFAC, JEFICO) vers GESLAB. Objectif de réalisation : automne 2012. Compte tenu de l’enjeu pour les unités (suppression des doubles saisies, vision agrégée des ressources et des dépenses) l’interface descendante (phase 3) sera mise en service dès sa réalisation et indépendamment du rythme de construction des autres phases. - Phase 4 : conception, développement et mise en service de l’interface ascendante depuis GESLAB vers le SI des établissements. Objectif de réalisation : automne 2012.

Le projet GESLAB - Phase 5 : implémentation par étapes successives de l’ensemble des fonctionnalités du cahier des charges fonctionnel dans GESLAB, ainsi que les fonctionnalités impactées par les évolutions des SI des établissements. Objectif de réalisation de 2012 à 2014 (lotissement). Le pilotage de maîtrise d’ouvrage de GESLAB est confié au CNRS pour les phases 3, 4 et 5 dans un cadre de travail inter-établissements renforcé. Le CNRS assure également, en amont, la MOA de la phase 1 et l’Amue assure la MOA de la phase 2. Le CNRS assure la maîtrise d’œuvre pour les phases 1 et 5. L’Amue assure la MOE pour la phase 2. La MOE est repartie entre le CNRS et l’Amue por les phases 3 et 4. Les unités de recherche sont représentées au sein du COPIL du projet

CAPLAB Un outil commun de description et de suivi des activités du laboratoire. Objectifs : - améliorer la gestion quotidienne des unités, - aider à leur pilotage, - produire des données actualisées, - assurer des restitutions pertinentes et fiables à destination des tutelles, des agences d’évaluation (dossier AERES notamment). A vocation à remplacer, à terme, les outils Labintel (pour le CNRS) et Graal (pour les universités).

CAPLAB Une maîtrise d’ouvrage Amue, dans le cadre d’un travail inter-établissements renforcé. Une participation des unités de recherche au sein du COPIL du projet. Des experts (AERES, OST, MESR) pourront également être sollicités sur des points particuliers. Une équipe-projet avec un chef de projet Amue et un adjoint CNRS.

CAPLAB Un planning prévisionnel serré : Etudes comparatives d’outils « recherche » similaires, retours d’expérience,…: 2012 Description des processus, rédaction du cahier des charges et procédure de marché : 2012 Conception et réalisation de l’outil : 2013 Déploiement sur quelques sites pilote : 1er semestre 2014 Déploiement sur les autres sites : à partir du 2ème semestre 2014

Processus budgétaire partagé et outil DIALOG Objectifs : Construction d’un processus budgétaire partagé, permettant un dialogue de gestion commun. Adoption d’un référentiel budgétaire commun et définition des règles d’usage. Harmonisation de la nomenclature « achat » entre les établissements. Généralisation de l’outil DIALOG.

Processus budgétaire partagé et outil DIALOG Mise en œuvre : Validation début 2012 du contenu du référentiel budgétaire Portage politique auprès des établissements Déploiement de DIALOG selon 2 phases : phase 1 : été 2012 pour les demandes 2013 adaptation légère de l’outil pour répondre aux demandes de quelques établissements pilotes. expérimentation avec quelques universités pilotes phase 2 : été 2013 pour les demandes 2014 évolutions plus importantes de l’outil pour répondre à tous les besoins généralisation du déploiement et de l’utilisation de DIALOG

Processus budgétaire partagé et outil DIALOG Organisation du projet : le comité de pilotage stratégique un comité de pilotage du projet une équipe-projet, une équipe opérationnelle mixte CNRS/Amue des groupes de travail experts une maîtrise d’ouvrage CNRS un chef de projet CNRS et un adjoint Amue

Et toujours d’actualité, deux projets inscrits dans le protocole de travail du 24 mars 2011 La convergence des règles de gestion (groupe 6) donnant lieu à la réalisation d’un référentiel financier et comptable (en cours de validation par le COPIL puis diffusion dans les établissements et délégations). Le vade-mecum pour la création de PSP (groupe 8) Rapport validé par le COPIL stratégique et présenté le 15 décembre 2011 (diffusé).

Merci de votre attention