Formation au montage de propositions dans le 6eme PCRD Thématique 6 « SUSTDEV» Développement durable, Changement global et écosystèmes

La thématique Prioritaire 6 SUSTDEV Présentation générale Les appels d’offre du deuxième semestre 2004 Retours sur les appels d’offre 2003-2004

Présentation générale de la thématique SUSTDEV

Les priorités thématiques 6 ème PCRD 5 ème PCRD 7 Priorités thématiques - Biotechnologies - IST - Nanotechnologies,.. - Aéronautique et Espace - Sécurité Alimentaire - Énergie, Transport et environnement (SUSTDEV) - Citoyen et gouvernance 4 programmes thématiques - QOL - IST - GROWTH - EESD

Structure du programme Développement durable, Changements planétaires et écosystèmes 6.2 Transports de surface 6.1Systèmes énergétique durables 6.3 Changements planétaires et écosystèmes

Fiche d’identité (1/2) Budget total de la priorité: 2120 Millions d’Euro (2002-2006) Budget par sous-priorité: 6.1 Systèmes énergétiques durables : 810 millions Euro 6.2 Transports de surface durables : 610 millions Euro 6.3 Changements planétaires et écosystèmes : 700 millions Euro

Fiche d’identité (2/2) Pour chaque appel d’offre: Les sujets sont spécifiques: Re-dépôt ????? Les types d’instruments sont pré-définis Le nombre de projets finançables est indiqués (ex. 6.3) Une procédure de sélection en deux étapes pour les nouveaux instruments peut être mise en place (ex 6.3) Des contraintes sur la taille de la proposition peuvent être introduites

6.1 Systèmes énergétiques durables 6.1.1 Activités à court et moyen terme DG TREN 6.1.2 Activités à long terme DG REC

6.1 Les domaines couverts dans la sous priorité Énergie Énergies renouvelables (solaire, Éolien, Biomasse……) Intégration des Énergies renouvelables dans les réseaux de distribution Carburants alternatifs Piles à combustibles Filière Hydrogène Récupération et stockage du Dioxyde de Carbone Eco-buildings (Initiative CONCERTO)

6.2 Les domaines couverts dans la sous priorité Transports de surface durables Automobile (propulsion, matériaux, ….) Ferroviaire (Intermodalité, modularité,…) Maritime (Propulsion, design, fabrication,..) Infrastructures (communications, sécurité, aspects socio-économiques) Sécurité véhicules et infrastructures (passive et active)

6.3 Les domaines couverts dans la sous priorité Changements planétaires et écosystèmes Impact des gaz à effet de serre et des polluants atmosphériques sur l’atmosphère, la couche d’ozone et les puits de carbone. Le cycle de l’eau y compris les interactions avec les sols La biodiversité et écosystèmes Gestion durable du territoire incluant les zones côtières, agricoles et la forêt Mécanismes de désertification et Catastrophes naturelles (feux de forêts, inondations,..) Systèmes d’observations des changements climatiques ……………..

Je ne trouve pas mon thème de recherche !!!!!!!! Pensez aux programmes satellites et aux appels d’offre conjoints !!!!!!

Quelques pistes……….. Pensez à consulter les plans de travail des autres priorités thématiques: Le programme INCO (Coopération Internationale) Le programme LIFE-Environnement dédié à des activités de démonstration de technologies ou méthodologies propres. - Appel Joint de Mars 2004 T3/T6 sur le thème Acier/CO2 - Appel joint de Juin 2004 T4/T6 sur le thème des piles à combustibles

Les appels d’offre du deuxième semestre 2004

6.3 Environnement Appel d’offre publié le 16/06 2004 Date limite de soumission: 26 Octobre 2004 Budget : 205 Millions d’Euros (30% du budget de la thématique !!!!!) 29 Lignes d’actions ouvertes Type d’instruments: PI, REX, STREP, CA, SSA Procédure: Une étape pour les STREP, CA, SSA Deux étapes pour les IP et les REX

6.1 Énergie Les appels d’offre ont été publiés en: juillet 2004 (clôture 8 décembre 2004) pour les activités à court et moyen terme Septembre 2004 (clôture 8 décembre 2004) pour les activités à moyen et long terme. Juin 2004 pour l’appel d’offre conjoint entre le sous-programme Énergie et le sous programme aéronautique et espace (clôture 8 Décembre 2004).

6.1 Énergie court-moyen terme Appel d’offre publié le 8/06 2004 Date limite de soumission: 8 Décembre 2004 Budget : 132 Millions d’Euros (2/3 PI/REX) 22 lignes d’actions ouvertes Type d’instruments: PI, STREP, CA, SSA Procédure: Une étape quelque soit le type d’instrument

6.1 Énergie moyen-long terme Appel d’offre publié le 9/09 2004 Date limite de soumission: 8 Décembre 2004 Budget : 190 Millions d’Euros (2/3 PI/REX) 5 thèmes ouverts Type d’instruments: PI, REX, STREP, CA, SSA Procédure: Une étape quelque soit le type d’instrument

6.1 Appel d’offre conjoint avec le programme Aéronautique et transport (TREN) Appel d’offre publié le 8/06 2004 Date limite de soumission: 8 Décembre 2004 Budget : 35 Millions d’Euros (2/3 PI/REX) 2 thèmes ouverts Type d’instruments: PI, STREP Procédure: Une étape quelque soit le type d’instrument

6.2 Transports de surface durables Les programmes de travail 2004 ont été publiés en Juin 2004

Retour sur les résultats des premiers appels d’offres 2003-2004

Retour sur les premiers appels à propositions Résultats français globalement satisfaisants. Sur l’ensemble des premiers appels à propositions de la thématique 6 (année 2003) : participations en légère baisse ( 11,7 %) coordinations encourageantes (14,2 %) contributions financières en hausse (15,7 %) participation privée en hausse (~ 5O %) Sur le second appel « environnement » : Les français sont très bien placés (seconde position derrière les allemands). taux de succès des projets à coordination française très supérieur à la moyenne européenne.

Les instruments du PCRD: caractéristiques

les projets dans le 6ème PCRD Nouveaux instruments Instruments “classiques” Projets intégrés Réseaux d’excellence Recherche collective* Projets de recherches ciblés Action de coordination Mesures spécifiques de Soutien CRAFT* * Projets dédiés aux PMEs

Les nouveaux Instruments du 6ème PCRD

Les Nouveaux Instruments ou Grands Instruments Projets Intégrés (PI ou IP en Anglais) Réseaux d ’Excellence (REX ou NOE)

Les Projets intégrés PI-IP

Objectifs Générer de la connaissance Mobiliser une masse critique de ressources et compétences en RTD Intégrer les activités de recherche avec des activités de démonstration, de formation, de dissémination et de transfert,…. Faire avancer la recherche dans les domaines prioritaires Anticiper les besoins scientifiques et technologiques

Caractéristiques (1/2) LIVRABLES : Nouvelles connaissances + Produits, procédés, services… DUREE: 3 à 5 ans PARTENARIAT: Fonction de la thématique, minimum conseillé: 6 partenaires Industriels, PME, centre de recherche, organisations diverses

Caractéristiques (2/2) FINANCEMENT: Financement basé sur le type d’activité (Recherche et innovation, Démonstration. Formation et gestion de projet). De l ’ordre de plusieurs dizaines de millions d ’Euros Pluralité de financement (EU, États membres,..) PRINCIPAL CRITERE D ’EVALUATION: Excellence et pertinence de la recherche proposée

Un projet intégré, c’est une bonne intégration d’activités liées à: de la Recherche du Développement technologique de la Démonstration et de la formation de la Dissémination et du transfert de la gestion des connaissances

Les Réseaux d ’excellence REX-NOE

Objectifs Rassembler dans une même structure des équipes dans un domaine technique fragmenté afin d’atteindre une masse critique Favoriser une approche des problèmes pluri-disciplinaires Faire émerger à l’échelle de l’Europe des centres d’excellence Promouvoir des collaborations étroites et à long terme entre les participants.

Caractéristiques (1/2) RESULTAT: Cohérence de la recherche au niveau européen dans le domaine concerné. DUREE: de l ’ordre de 5 ans pour le support financier, pas de limite à l ’existence du réseau. PARTENARIAT: Fonction de la thématique, minimum conseillé: 6 partenaires (voir appel d ’offre), mais en fait entre 10 et 20 Les universités, les centres de recherche, les industriels, les PME, les organisations dont les activités sont axées sur la science et la technologie...

Caractéristiques (2/2) FINANCEMENT: « Financement fixe pour l ’intégration » => subvention fixe par chercheur, fonction de la durée du support de la CE De l ’ordre de plusieurs millions d ’Euros PRINCIPAL CRITERE D ’EVALUATION: Excellence des partenaires et volonté d’intégration à long terme.

Les activités financées dans un REX Outils de communications communs Promotion De la science Enseignement Master et Doctorat Projets de recherche Développement Conjoint de méthodes Definition d’une Roadmap commune Pas financés par l’UE Dans le cadre du REX Structure Juridique Gestion de la connaissance Échange de personnel Programme de formation

Projets intégrés et réseaux d’excellence Instrument PI – Projet Intégré REX – Réseau d’excellence Objectif Principal livrable « Objective-driven Research » Dé-fragmentation Connaissances Structuration

Les projets de recherches ciblées STREP

Principales caractéristiques Différence avec un IP: recherche plus amont et basée sur la production de connaissances qui seront utilisées dans un deuxième temps par les industriels. Les sujets sont plus ciblés qu’un IP. Taille plus modeste (partenariat, budget) Durée: 3 ans

Activités couvertes dans un STREP Principalement des activités de recherche et d’innovation, Peu d’activités de démonstration, Pas d’activités de formation, Activités de gestion de projet.

Les Actions de coordination CA

Définition Définition Organisation L’objectif des CA est de promouvoir la mise en réseau et la coordination des activités de recherche et innovation sur des sujets donnés. Elles couvrent les phases de: Définition Organisation Gestion d’initiative à l ’échelle Européenne

Activités financées Organisation de conférences Réunions Études prospectives Échange de personnels Échange et dissémination de bonnes pratiques Mise en place de systèmes d’information communs et de groupes d’experts

Les actions de coordination Le financement peut aller jusqu’à 100% des coûts éligibles Les budgets peuvent aller jusqu’à plusieurs centaines de milliers d’Euro. Les appels d’offres pour les CA sont calqués sur les AO généraux.

Actions de Soutien Spécifique SSA

Définition L’objectif d’une SSA est : de participer au déploiement du 6eme PCRD d’aider à préparer le 7eme PCRD de stimuler, encourager et faciliter la participation des: - PMEs - Petites équipes de recherche - Centres de recherches en cours de création - Organisations des Pays Candidats

Activités financées Une ou plusieurs des activités suivantes peuvent faire l’objet d’un financement dans le cadre d’une SSA: - Conférences - Séminaires - Études et analyses - Mise en place et travaux de groupes d ’experts - Support opérationnel et dissémination - Information et communication

Les Actions de soutien spécifique Financement jusqu’à 100% des coûts éligibles Exemple: Définition d’une roadmap dans le domaine de l’eau (en liaison avec la plate-forme technologique de l’eau).

Les Plate-formes technologiques Une évolution du 6ème PCRD Une Initiative de la Commission pour « booster » la recherche dans des secteurs clés.

Qu’est-ce qu’une plate-forme technologique ? Il s’agit d’un lieu de rencontre et d’échange entre les acteurs de la recherche, les financeurs, les autorités locales et Nationales et les citoyens Européen afin de favoriser l’émergence de programmes de recherches communs dans des domaines jugés stratégiques et porteurs de croissance dans les années à venir.

Quel rôle pour les plate-formes technologiques ? Les plate-formes technologiques peuvent contribuer à la stimulation des activités de R&D, particulièrement dans le secteur privé afin d’atteindre les objectifs du sommet de Lisbonne (2003), à savoir développer l’Espace Européen de la Recherche (ERA – European Research Area) et porter l’investissement dans la R&D à 3% du PIB.

PT: les participants Secteur privé: Grands groupes et Petites et Moyennes Entreprises Secteurs Public: Universités, Écoles d’Ingénieurs. Institutionnels Financeurs (BEI,….) Utilisateurs et consommateurs Organisations non gouvernementales (ONG,…)

Un exemple dans le domaine de l’énergie La plate-forme Hydrogène Son objectif est de faciliter et d’accélérer le développement et le déploiement de composants et de systèmes énergétiques basés sur l’utilisation de piles à combustibles à l’échelle Européenne pour des applications Transports, systèmes stationnaires, et systèmes mobiles. Les activités de la plate-forme couvrent des aspects techniques mais aussi socio-économiques.

Un exemple dans le domaine de l’environnement La plate-forme eau ·         Plate-forme technologique sur la fourniture en eau et l’assainissement. La mission de la plate-forme technologique sera de définir un agenda de recherche stratégique et un plan d’action sur la fourniture en eau et l’assainissement, avec pour objectif le renforcement de la compétitivité de l’industrie européenne sur le marché mondial en pleine croissance. L'action de soutien spécifique aura pour but d’étayer la structure organisationnelle de la plate-forme. Cette action dérive de l’adoption du plan d’action en faveur des écotechnologies (COM(2004)38 final). Elle devrait être liée à l’initiative de l’UE sur l’eau.

La procédure d’évaluation des projets par les experts

Toujours garder à l’esprit….. Que les évaluateurs ont un temps limité pour évaluer la proposition Ce ne sont pas forcément des experts du domaine Il utilisent pour évaluer les propositions des grilles préparées par l’UE (disponibles sur CORDIS) 3 ou 6 critères (selon les appels d’offres) sont notés dont certains présentent des seuils minima Les propositions doivent atteindre une note générale minimum mais cela ne suffit souvent pas pour faire retenir la proposition …. La compétition est rude !!!!!!

Les critères utilisés (notés sur 5) pour les IP et les STREP Pertinence / adéquation (avec le programme de travail et l’instrument) Impact potentiel Excellence scientifique et technique Qualité du consortium Qualité de la gestion de projet Mobilisation des ressources

Pertinence ou adéquation projet/programme/instrument Est-ce que le projet est conforme aux objectifs du programme de travail ? Conformité avec le thème choisi Conformité avec l’instrument défini par l’UE

Impact potentiel du projet Est que le projet va permettre d’avoir un impact sur et hors des participants (améliorer la compétitivité) (incluant les PMEs) OU de résoudre des problèmes sociétaux ?   Est ce que les activités liées à l’exploitation et à la dissémination des résultats vont permettre au projet d’avoir un réel impact ? Intérêt de mener le programme de recherche à l’échelle Européenne et prise en compte des programmes de recherches Nationaux et Européens (ex EUREKA).

Excellence S&T Est que les objectifs du projet sont clairement définis ? Est que les objectifs du projet permettent des progrès significatifs / l’état de l’art ? Comment l’approche S&T va permettre d’atteindre les objectifs du projet ?

Qualité du consortium Est-ce que les participants constituent collectivement un consortium de bonne qualité ? Est-ce que les participants sont capables de réaliser les tâches qui leurs sont assignées ? . Complémentarité entre les participants Est-ce que le profil des participants à intégrer durant le projet est clairement identifié ? Est-ce que la question de la participation des PMEs est adressée dans la proposition ?

Qualité de la gestion de projet Est-ce que la structure de gestion de projet est en adéquation avec la complexité du projet ? Qualité de la gestion de projet ? Y a-t’il un plan satisfaisant pour gérer la connaissance, de la propriété intellectuelle et des activités d’innovation ?

Mobilisation des ressources Est-ce que le projet mobilise la masse critique (hommes, équipement,…) permettant d’atteindre les résultats du projet ? Est-ce que les ressources sont intégrées de manière convaincantes et forment un projet cohérent? Est-ce que le plan de financement est adéquat ?

Les instruments du PCRD: le contrat Européen et les principaux changements introduits dans le 6ème PCRD

Les projets Européens Avant et pendant la préparation de la proposition il faut garder à l’esprit que le projet Européen doit prendre en compte trois faits importants: Il doit se placer dans un contexte légal: le contrat Européen et l’accord de consortium Il doit prendre en compte les aspects liés à la propriété intellectuelle Il doit être « gérable »

Le contrat Européen et ses annexes Le contrat principal Annexe 1: Annexe technique Annexe 2: Conditions générales Annexe 3 : Spécifique au type d’instrument

Les principaux changements introduits dans le 6ème PCRD Le contrat Européen entre en vigueur le jour de la signature entre le coordinateur et la CE. Évolution dans la composition du consortium possible. Les paiements de la subvention sont confirmés par les certificats d’audit. Les activités de gestion sont financées à 100% (limité à 7% de la contribution communautaire). Les categories sont remplacées par la conformité aux règles légales et financières des partenaires autonomie et flexibilité du consortium

Flexibilité=responsabilité Un contrat avec UN consortium & UN budget Flexibilité dans le déroulement Flexibilité dans la distribution du budget Responsabilité technique collective Responsabilité financière collective

Évolution de la composition du consortium Remplacement d’un participant Pas besoin de lancer un appel d’offre ouvert. Expansion du consortium Appel d’offre ouvert doit être lancé. Principes pour ce type d’appel d’offre: Transparence des procédures: publicité, critères de sélection clairs; Traitement égal; Tout le monde a sa chance. La Commission Européenne peut s’opposer à l’entrée d’un nouveau partenaire dans le projet.

Paiement de la subvention Rapport périodique d’activité Suivi financier Rapport périodique d’activité Programme de travail détaillé Suivi financier Troisième avance Rapport périodique d’activité Programme de travail détaillé Suivi financier Deuxième avance Programme de travail détaillé Paiement d’avance = 85% des 18 premiers mois 6 12 18 24 30 36

Les instruments du PCRD: la gestion de la Propriété Intellectuelle (PI)

La gestion de la propriété intellectuelle Les résultats d’un projet Européen doivent être exploités. L’exploitation se doit d’être préparée le plus tôt possible. En dehors des règles définies dans le contrat Européen, l’UE exige pour la plupart des instruments la rédaction et la signature d’accords de consortium (CA) qui peuvent définir plus précisément l’exploitation des résultats.

Généralités (1) 3 documents clés: Règles de participation Le contrat Européen Annexe II : conditions générales Annexé III : spécifiques aux instruments Les accords de consortium

Règles spécifiques au consortium Généralités (2) Contrat UE Consortium Agreement Règles spécifiques au consortium + = Droits de propriétés intellectuelles (IPR) PI Règles CE

Généralités (3) La gestion de la PI couvre: Quand : Droits d’accès Propriétés Transfert vers de tiers Utilisation des résultats Dissémination Quand : Préparation de la proposition Pendant la phase de négociation Pendant le projet Après la fin du projet

Mots clés Connaissance Utilisation Dissémination Droits d’accès Connaissances pré-existantes et parallèles au projet Connaissance Résultat du projet Utilisation Exploit. commerciale Recherches ultérieures Dissémination Droits d’accès

Connaissances pré-existantes: quelques règles de base Propriété Les connaissances pré-existantes restent la propriété du partenaire Droits d’accès Sur une base libre de royalties si elles sont nécessaires à un partenaire pour mener à bien les tâches dont il a la responsabilité dans le cadre du projet. Sur une base non discriminatoire et dans des conditions raisonnables si un des partenaires en a besoin pour utiliser la connaissance qu’il a acquise après le projet.

Connaissance (1) Propriété Un partenaire est propriétaire des résultats issus des tâches qu’il a réalisées La propriété est commune si plusieurs contractants ont travaillé ensemble et qu’il est difficile d’établir leur part respective dans les résultats obtenus Le transfert vers des tiers est possible La CE et les autres partenaires doivent être informés soixante jours avant la date de transfert. Une objection est possible dans les 30 jours après notification du transfert

Connaissance (2) Protection & Droits d’accès Une connaissance doit être protégée si une application industrielle ou commerciale est possible. La CE doit être informée si aucune intention de protéger les connaissances , ou de ne pas la protéger dans un pays spécifique Si un partenaire a l’intention de renoncer à protéger des résultats, Il doit informer la CE et les autres partenaires au moins 45 jours avant la date limite. La connaissance générée doit être accessible aux autres partenaires sur une base libre de royalties durant le projet si nécessaire, ainsi qu’après le projet si aucun accord ne le prévoit.

En résumé….. Pour mener à bien le projet Droits d’accès à la connaissance pré-existante Droits d’accès à la connaissance générée Pour mener à bien le projet Oui si un participant en a besoin pour mener à bien les tâches dont il a la responsabilité Royalty-free sauf si définition avant signature. du contrat Royalty-free Pour utilisation (Exploitation + Recherches ultérieures) Oui si un participant en a besoin pour l’utilisation de ses propres connaissances Conditions préférentielles doivent être trouvées Royalty-free, sauf si conditions définies avant la signature du contrat Possibilité pour les participants de s’accorder sur l’exclusion de connaissances pre-existantes

Exploitation et dissémination L’exploitation directe ou indirecte des résultats du projet est obligatoire. L’exploitation des résultats doit être détaillée dans le plan pour l’exploitation et la dissémination de la connaissance Si la dissémination n’est pas en contradiction avec l’exploitation des résultats, elle doit être effective dans les deux ans après la fin du projet. La CE et les partenaires doivent être informés de toutes les publications trente jours avant. Une copie peut être demandée dans les 30 jours et une objection est possible dans les 30 jours (CA: 15 jours) après réception des données que l’on souhaite publier.

L’accord de consortium (1) Accord de type privé entre les partenaires et qui complète le contrat Européen. Permet d’établir les codes de conduites qui vont permettre une gestion efficace du projet. La CE n’est pas impliquée lors de sa rédaction. Toutefois, ses clauses ne doivent pas être en contradiction avec le contrat Européen . Peut être modifié et amendé après sa signature .

L’ accord de consortium (2) Gestion du consortium Distribution des fonds au consortium (via le coordinateur) Pas de pré-allocation des fonds entres les partenaires: Elle est décidée par le consortium Modification du programme de travail Organisation des tâches à mener à bien Rapports présentés et soumis par le consortium (via le co-ordinateur) Évolution dans la composition du consortium (retrait-intégration)

L’ accord de consortium (3) Propriété Intellectuelle S’assurer que tous les accords nécessaires pour mener à bien les projets soit signés – Exclusion de la connaissance pré-existante. Initier une stratégie commune de dissémination & d’utilisation/ protection des résultats et de recherche de partenaires industriels si nécessaire. Procédures de prise de décision et de résolution des conflits

L’ accord de consortium (4) Ne pas partir de Zéro. Des modèles existent Plus d’informations sur le site de l’UE chargé des questions de propriétés intellectuelles: http://www.ipr-helpdesk.org

La gestion de projet dans le 6ème PCRD

Gestion de projets Ø Le consortium et ses rôles (coordinateur, partenaires clés, partenaires satellites, leader techniques) Ø La structure de gestion Ø La gestion administrative et financière, règles de reporting à l’UE, paiement de la subvention Européenne. Ø  Le contrôle financier Ø  Les indicateurs qualité Ø Les règles de changements du contrat communautaire et du programme de travail

Le consortium et ses rôles S’assurer que le projet est mené à bien Obligation de réaliser les travaux décrits dans l’annexe I. Quitter un projet doit se faire avec l’accord des autres partenaires Une décision unilatérale de stopper sa participation peut être considérée comme une rupture de contrat et donner lieu à des sanctions Procéder à tous les changements nécessaires à une bonne exécution du projet. Informer la commission des changements dans l’exécution du projet. Fournir à la Commission Européenne toutes les données techniques, administratives et financières nécessaires.

Le consortium et ses rôles Participe aux réunions liées à la supervision, au suivi et à l’évaluation du projet Est propriétaire des connaissances générées Doit protéger et utiliser les résultats Informe la Commission des évènements qui peuvent affecter l’exécution du projet Éthique

Le coordinateur S’assure de la signature du contrat par les partenaires Est l’intermédiaire entre la Commission et le consortium Soumet les documents Reçoit la subvention de l’UE Gère et redistribue les fonds communautaires en accord avec le contrat et le consortium

La gestion technique, administrative et financière 3 Périodes d’activités P1 : Du mois 1 au mois 12 =Année 1 P2 : Du mois 13 au mois 24 = Année 2 P3 : Du mois 25 au mois 36 = Année 3 Types de rapports à fournir et calendrier :

La gestion technique, administrative et financière F: Final, O= rapport officiel, D=Draft, S=rapport supplémentaires

Les rapports périodiques d’activité Contenu Résumé des activités du consortium pendant la période considérée Description des avancées vers l’atteinte des objectifs, jalons et livrables du projet Identification des problèmes rencontrés et actions correctives entreprises Mise à jour du plan pour l’exploitation et la dissémination des connaissances (partie séparée du rapport)

Rapport périodique de gestion Contenu Justification des ressources engagées par les partenaires, liées au type d’activités réalisées par les partenaires Formulaire C: État financier, fourni par chaque partenaire pour la période considérée Un rapport financier résumant et consolidant les coûts engagés par les partenaires Plan d’assurance qualité mis à jour

Rapport sur le versement de la subvention Fourni par le Coordinateur Contenu Donner toutes les informations nécessaires sur la distribution de la contribution financière Communautaire faite entre les partenaires pendant la période de « reporting ».

Le contrôle financier Le contrôle interne Fourni par la coordinateur Contenu Rapport sur la distribution contribution communautaire entre les partenaires pour la période de reporting considérée

Le contrôle financier Contrôle externe Audits financiers Couvrent tous les aspects liés à la vie « budgétaire » du projet. Au moins un audit financier doit être réalisé

Sanctions En cas d’irrégularités dans un contrat Exclusion du projet Exclusion de tous les projets 6eme PCRD en cours Pas de possibilité de participer à d’autres programmes du PCRD Être suspendu du projet Remboursement en cas de trop perçu Poursuites civiles et criminelles

Le plan d’assurance qualité et ses indicateurs Le PAQ est utilisé pour suivre le déroulement du projet aux travers d’indicateurs clés et de définir les règles internes de gestion du projet Complémentaires au documents officiels tels que la Contrat, les Annexes I et II, CA) Suivi, mis a jour et géré par le Manager Qualité

Le plan d’assurance qualité et ses indicateurs 7 parties dans le plan d’assurance qualité: Organisation du projet, règles de prise de décision, organes de décisions , réunions … Règles internes,… Activités de contrôle qualité et gestion documentaire Procédure pour les amendements,… Enregistrement des dépenses Suivi des travaux, gestion des risques (jalons) Autres annexes

Les règles de changements du contrat UE et dans le programme de travail La commission peut : Suspendre le contrat Suspendre ou exclure un partenaire Cloturer le contrat Le Consortium peut demander de: Un partenaire peut (avec l’accord des autres partenaires et de la commission) : Sortir du partenariat ➨ Le contrat définit les règles et procédures à suivre pour l’ensemble de ces événements

Informer la Commission Changements significatifs dans le programme de travail /planning/ budget Changement de point de contact chez un partenaire Changement de statut d’un partenaire Changement dans le partenariat Publications/prises de brevets Avant d’accorder des droits d’accès à des tiers Faillite d’un des partenaires du projet

LA PREPARATION DE LA PROPOSITION

Les liens avec la Commission Européenne lors de la phase de préparation du projet

Organiser ses contacts avec l’UE Identifiez le Fonctionnaire Européen en charge de la ligne d’action dans laquelle vous voulez soumettre. Contactez le et soumettez lui un résumé de votre proposition Demandez lui conseil (recherche de partenaires,…) Tenez le informé des progrès de votre proposition

Organiser ses contacts avec l’UE Lorsque cela est possible: Utilisez le système de pré-évaluation mis en place par la commission Européenne (voir dans le texte de l’appel d’offre)

Organisation de la rédaction de l’offre

Quels sont les documents à consulter ????? Tout d’abord……. Quels sont les documents à consulter ?????

Les documents à lire attentivement Quels documents ? Le texte de l ’appel d ’offre Le programme De travail Le guide du proposant

Le texte de l ’appel d ’offre Quelles sont les actions clés ouvertes ? Quelle est la date de la fin de l’appel d’offres ? Quels sont les types de projets (IP, STREP..) attendus ? Combien d’étapes pour l’évaluation ?

Le programme de travail Texte des lignes d’action: - Description des objectifs de la CE - Livrables attendus - Typologie du partenariat Un projet retenu est en adéquation avec la ligne d’action !!!!!

Le guide du proposant Comment préparer la proposition ? Quelles sont les parties à traiter ? Les formulaires La procédure d’évaluation Quelles sont les activités couvertes par le financement Européen?

On ne signe plus le formulaire A2 !!!!!!!!! Les formulaires Formulaires administratifs (A1 et A2) Formulaires budgétaires (A3) On ne signe plus le formulaire A2 !!!!!!!!! Pour les REX, attention le formulaire budgétaire est différent !!!!!!!!!

Le planning retro-actif

Constitution du consortium et recherche de partenaires

La recherche de Partenaires Pourquoi ? Chercher toutes les compétences nécessaires au succès du projet (Industriels, Centres de R&D) à l ’échelle Européenne Augmenter l ’impact du projet Assurer une diffusion maximale de la technologie et des résultats du projet

La recherche de Partenaires Les sources: Votre réseau de connaissance Les institutionnels: NCP, ANVAR, CRI, L ’Union Européenne: Cordis, Euro- partenariat, participation aux work-shops organisés par l’UE à Bruxelles Des intervenants privés: Cabinets conseils

Les différentes parties à traiter

Cas d’un Projet intégré B.1 Adéquation des objectifs avec la sous-priorité B.2 Impact potentiel B.3 Excellence Scientifique et technique B.4 Plan de travail pour la durée totale du projet B.5 Description du consortium B.6 Description de la gestion de projet B.7 Ressources dédiées au projet B.8 Plan d’activité détaillé –Premier 18 mois B.9 Autres questions B.10 Égalité des genres

Cas d’un STREP B.1 Adéquation des objectifs avec la sous-priorité B.2 Impact potentiel B.3 Excellence Scientifique et technique B.4 Le consortium et les ressources du projet B.5 Gestion de projet B.6 Plan de travail B.7 Autres questions

Les différents chapitres Vont dépendre du type d’outil visé et de l’appel d’offre. Il faut toujours se référer à la dernière version du guide du proposant

Présenter le caractère innovant d’un projet ?

Innovation ??????? On peut définir l'Innovation comme le processus qui mène de la conception d'un nouveau produit ou procédé jusqu'à sa commercialisation réussie

Innovation ??????? Il existe deux types d'Innovation : l'Innovation Incrémentale (amélioration de l'existant) et l'Innovation Radicale (rupture avec les technologies antérieures).

l'Innovation Incrémentale L'appareil photo jetable est une Innovation Incrémentale, car la technologie de base est toujours la même. L'amélioration provient de ce que la consommation de ce produit est différente (durée de vie plus courte).

l'Innovation de rupture Le passage du disque vinyle au compact disc (CD) est une innovation radicale (passage du son analogique au son numérique). L'Innovation radicale (ou de rupture) est un processus qui permet à l'entreprise de créer de nouveaux marchés. Il s'agit d'un véritable défi qui n'est pas sans risques évidemment : la rupture a un coût ... d'où l'importance de la phase de maturation dans ce type de projet. La majorité des entreprises qui innovent le font donc en améliorant les processus existants.

Remarque Il ne faut pas confondre Invention et Innovation. Contrairement à l'Innovation, une Invention est un événement ponctuel (on peut reprendre la métaphore de l'idée géniale d'un chercheur dans son laboratoire) qui ne comporte pas de dimensions produit*marché.

Montrer la caractère innovant du projet présenté… Le caractère innovant de la proposition est un critère clé lors de l’évaluation du dossier. Minimum de 3/5 dans CRAFT et recherche collective. Minimum de 4/5 pour les STREP. Minimum de 4/5 pour les PI. Il s’agit de minimum nécessaire pour que les autres points de la proposition soient évalués !!!!!!!!

Se mettre à la place de l’évaluateur Prendre en compte le guide de l’évaluateur pour les différents instruments du PCRD Se poser la question: Est ce que je réponds aux critères que les évaluateurs doivent eux mêmes prendre en compte pour juger de la pertinence de la proposition ?

Se mettre à la place de l’évaluateur Les trois questions fondamentales à se poser: Est ce que je peux montrer que : Le périmètre du projet est clairement défini et les objectifs clairement identifiés ? Les objectifs du projet représentent un progrès clair par rapport à l’état de l’art ?. L’approche Scientifique et Technique choisie permet au projet d’atteindre ses objectifs de recherche et d’innovation ?

Les résultats Attendus: T1 L’innovation Tableau comparatif Plan de travail État de l ’art : To Les résultats Attendus: T1

L’innovation État de l ’art Exhaustif Quelles limitations ? Quelles technologies ?

Technologies ou produits concurrents 1) Sur quoi porte l ’état de l ’art. Reprendre le problème à résoudre ? 2) Quels sont les produits et/ou technologies actuellement sur le marché ? A) Description: Principe, fonctionnement, schémas B) Positionnement ? Technologies/ Produits en développement Technologies/ Produits matures ou en déclin

Limitations ….. - Limitations économiques - Limitations réglementaires - Limitations techniques - Limitations économiques - Limitations réglementaires ……………….

Mise en valeur de l’innovation - Que veut-on faire: Principe, fonctionnement , schémas figures……. - Tableau comparatif : Choix de quelques critères pertinents Quantifier les gains et avantages Si avantage qualitatif, pertinence du critère. - Maîtrise des risques.

L’innovation dans les parties non techniques du dossier Dans les parties socio-économiques, toujours expliquer en quoi le projet est innovant en terme de respect des normes de respect de textes législatifs de protection de l’environnement,…. Qu’apporte les innovations aux partenaires du projet (qualification des gains et exploitation des résultats).

Le plan de travail

Le plan de travail Découpage du plan de travail en sous-projets, work-packages, tâches en fonction du type de projet Programme de travail à 18 mois et global (IP, REX) Quels objectifs ? Qui fait quoi ? Avec quelles ressources ? Quels résultats ? Où sont les points clés ? (jalons et critères d ’évaluation)

Quelles types d’activités composent le programme de travail ? Spécifications industrielles (si nécessaires), besoins des utilisateurs,…. Recherche Développement technique => Transfert de la connaissance Benchmarking => évaluation des résultats du projet Dissémination Gestion de la connaissance / Exploitation des résultats Formation Gestion de projet

Les différents niveaux du plan de travail Organisation Sous-projets (cas des PI/IP) Groupes de tâches (workpackages) Tâches Suivi Jalons Livrables , risques et plans de contingence

A partir des livrables, jalons et risques, vous devez être capable de définir votre plan de travail Risques techniques Plan de travail Jalons Livrables

Définitions Tout résultat tangible et vérifiable du projet est un livrable. Un jalon est un moment du projet, où l’on valide qu’un des risques techniques du projet est surmonté. Un risque technique est un événement capable de compromettre l’atteinte d’un ou de plusieurs objectifs du projet.

Comment structurer le plan de travail et définir les livrables ? Définir les objectifs Des objectifs aller vers les tâches associées De chaque tâche, identifier les livrables (rapport, échantillons, prototypes…) => Une tâche doit aboutir au moins à un livrable Grouper les tâches en workpackages

Identification des jalons Définir les objectifs A partir des objectifs, définir les risques techniques associés Objectifs + Risques techniques = Jalons Les jalons se décomposent en : Objectifs du jalon Critère d’évaluation du jalon

Quelques conseils ……. Il doit y avoir plusieurs partenaires dans un WP (workpackage) => c’est une preuve de la collaboration dans le consortium Un WP technique ne couvrent pas toute la durée du projet et si oui expliquer pourquoi Attention aux ressources Hommes.Mois par tâche Plan travail et gestion de projet sont liées => vérifier la cohérence Organisation: Responsables de sous-projets,WP , tâches ou livrables Rôles spécifiques: Responsable qualité, Responsable exploitation, normes…

Le plan de travail Les outils Le « Flow chart » le diagramme projet (durée des tâches,…) la matrice hommes.mois le tableau des livrables le tableau des jalons et critères d ’évaluation

LE BUDGET ET LA PARTIE JUSTIFICATION DES RESSOURCES

Le Budget La préparation du budget est un élément clé. Le budget doit être réaliste et couvrir l’ensemble des coûts éligibles nécessaires pour mener à bien le projet. Règles de base: Le système comptable de chaque partenaire fait foi. Les coûts sont des coûts réels (pas de marge) Les catégories de coûts sont remplacées par des types d’activités

Le Budget: les 7 Pêchés capitaux !!!!!!!! Répartition du budget et de la subvention par pays Répartition du budget et de la subvention entre les partenaires La part de gestion dépasse les 7% de la subvention communautaire Trop d ’équipements lourds dans le budget Trop de sous-traitants dans le projet La définition des activités de training Le montant global du budget et de la subvention par rapport à l’argent disponible dans l’AO

Le Budget: Les différents types d’activités Répartition par activités: Les activités de recherche et d’innovation Les activités de démonstration Les activités de formation Les activités de gestion de projet

Les activités de Recherche & Innovation Recherche: Ce sont les activités destinées à générer de la connaissance. Elles constituent le cœur des STREP et une part importante des projets Intégrés Innovation: Protection de la propriété intellectuelle Activités de dissémination Etudes socio-économiques Promotion de l’exploitation des résultats

Les activités de Démonstration Prouver la viabilité de nouvelles technologies qui présentent des avantages économiques mais qui ne peuvent pas être commercialisées directement (par exemple le test de prototypes développés dans le cadre du programme).

Les activités de Formation Les projets intégrés sont un moyen de mettre en place des programmes de formation avancés pour des chercheurs venant d’institution publiques ou privées (en particulier les PMEs) et d’utilisateurs potentiels des connaissances développées dans le projet. Le salaire des personnes formées n’est pas un coût éligible. .

Les activités de Gestion de projet - Coordination des activités techniques du projet - La gestion aux plans légal, contractuel, éthique, financier et administratif du projet - Coordination de la gestion de la connaissance Obtenir les certificats d’audits des partenaires du projet Mise à jour des accords de consortium Obtention des garanties bancaires si demandées par l’UE

Comment bâtir un budget par activité ???? On décompose le budget par partenaire et par type de coûts: coûts de personnels équipements consommables brevets frais généraux……

Du budget par partenaire au budget global Pour chacun des partenaires: Répartir son budget en fonction du type d’activités Ne pas oublier de prévoir les coûts de gestion de projet par partenaire (voyages officiels, frais d’audit)……

J’ai un partenaire issu d’un pays hors PCRD ??? C’est un partenaire INCO: Il est financé comme tout le monde sur la base d’un budget additionnel au programme SUSTEV C’est un partenaire US, Canadien, Japonais: Pas de financement Pour vérifier, allez sur la page WEB: http://europa.eu.int/comm/research/iscp/index_en.cfm?page=Countries

Le budget: La sous-traitance ATTENTION La CE demande des justifications quant à l’implication d’un sous-traitant dans le projet et son intégration doit suivre des règles strictes Pas de sous-traitance pour des activités de gestion de projets.

Le budget: Les équipements durables Trois choses à ne pas oublier : Appliquer la règle de dépréciation. Quel est le % d ’utilisation de l ’équipement dans le projet ?. Date d ’achat de l ’équipement ? .

Le budget: Les autres coûts, consommables,… Dans cette catégorie, on classe tous les coûts éligibles qui ne peuvent pas être classés dans les autres catégories de coûts. Exemple: Une pompe destinée à un prototype

Le budget: Les frais généraux Quels modes de calcul ? Avez vous déjà utilisé un taux de frais généraux dans le 6ème PCRD? Possédez vous une comptabilité analytique qui vous permets de le déterminer ?

Le budget: Les Frais généraux Trois choix possibles: FC: taux de frais généraux = celui détermine par comptabilité analytique FCF: taux de frais généraux = 20% des coûts directs hors sous-traitance AC: taux de frais généraux = 20 % de l ’ensemble des coûts hors sous traitance Mais ……

Le budget: Les Frais généraux Les centres de recherche publiques peuvent choisir leur système Le système AC est réservé aux centres de recherche publics Quant on a choisi un système, on s’y tient Les PMEs ont le choix entre FCF et FC mais dès qu’elles possèdent une comptabilité analytique,elle doivent choisir le système FC

Le budget: Le taux de financement 50 % des coûts totaux pour les activités de R&I 35 % pour les activités de démonstration 100% pour les activités de gestion de projet (à hauteur de 7% de la subvention Européenne) 100% pour les activités de formation (hors salaires des personnes formées). 100 % pour l’ensemble des activités pour les partenaires ayant choisi le système AC

Justification des ressources Répartition entre les partenaires, pays, activités, sous projets,… Equipements et sous-traitance. Intégration des PMEs

Justification des ressources: exemples Allocation par work-packages

Justification des ressources: exemples Allocation par type de partenaire

Justification des ressources: exemple d’un IP/PI Nature Cost (in Euros) % Personnel (Frais généraux inclus) 10 960 316 86,98% Consommables et équipements 509 222 4,04% Voyages 333 760 2,65% Autres coûts (incluant les coûts audit) 797 950 6,33% Total 12 601 248 100 %

Merci pour votre attention !!!!! Jean Jacques Bernardini Alma Consulting Group 19 rue des Tuiliers, 69003 Lyon Tél: 04 72 35 80 30 Email: jjbernardini@almacg.com