Séminaire de formation Méthodes d’Audit Personnel 2005

Rappel des objectifs d’audit Revue du contrôle interne S O M M A I R E Introduction Fondamentaux comptables Approche de la démarche d’audit Rappel des objectifs d’audit Revue du contrôle interne Révision des comptes Conclusion Rôle et responsabilité de l’assistant Objectif de cette présentation : dérouler la démarche générale d’audit sur un cycle en particulier - montrer la relation entre les différentes phases de notre intervention - montrer l’articulation des travaux les uns par rapport aux autres - positionner l ’assistant débutant

Fondamentaux comptables Les principes français divergent encore de façon forte avec les normes IAS/IFRS IAS 19 : Avantages du personnel : impose la comptabilisation de tous les avantages accordés au personnel, notamment ceux postérieurs à la période d’emploi (couvertures sociales, indemnités de départ à la retraite, IFC) Hiérarchie des régimes de prestations : Règle du « corridor » Une formation spécifique sur cette norme existe au cabinet ; elle est dispensée à partir du niveau RM IFRS 3 : Share based payements : vise essentiellement le système des stocks options et des plan d’épargne d’entreprise. Absence de comptabilisation en principes français tant que les options ne sont pas exercées Régimes à prestations définies Régimes à cotisations définies

Cycle Personnel OBJECTIFS D’AUDIT

DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE CONCERNE L’ENTREPRISE Risques généraux DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs d’audit suivants : Fait générateur Personnel fictif Risque social EXHAUSTIVITE REALITE UNICITE CONCERNE L’ENTREPRISE BONNE PERIODE BON COMPTE BON MONTANT

Objectifs d’audit OBJECTIFS TRAVAUX Exhaustivité Sur la bonne période Correcte imputation Concerne l’entreprise Correcte évaluation Réalité Information en annexe TRAVAUX Revue du contrôle interne, rapprochement comptabilité - livre de paie - DADS Revue du contrôle interne, test de « cut off » Revue du contrôle interne, méthodes et principes comptables, contrôle sur pièce Revue du contrôle interne Revue du contrôle interne, contrôle sur pièces Circularisation, contrôle sur pièces Comparaison avec les données auditées (exactitude et exhaustivité) La liste des travaux n’est pas exhaustive

REVUE DU CONTRÔLE INTERNE Cycle Personnel REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

2. Revue du contrôle interne 2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle Personnel 2.2. Principaux intervenants 2.3. Evaluation du contrôle interne 2.4. Utilisation des conclusions pour la revue des comptes au final : actualisation du programme de travail

2.1 Objectifs du contrôle interne – Cycle personnel les charges relatives au personnel sont réelles et concernent l ’entreprise toutes les charges relatives au personnel sont enregistrées toutes les charges relatives au personnel sont correctement imputées, totalisées, centralisées les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel le personnel est payé conformément aux décisions de la direction l ’entreprise s ’acquitte normalement des charges sociales et retenues l ’entreprise respecte la réglementation

2.2 Principaux intervenants Principaux services intervenants Embauche et suivi du personnel Calcul des provisions Service du personnel Service production Saisie des temps Service paie Établissement des paies Service comptable Enregistrement de la paie Service trésorerie Paiement des salaires

2.3. Evaluation du contrôle interne 2.3.1. Principales phases du cycle 2.3.2. Revue de procédures 2.3.3. Compétences pluridisciplinaires nécessaires

2.3.1. Principales phases du cycle Respect de la réglementation Le contrôle interne doit garantir que : Les dispositions de la convention collective, des accords internes à l’entreprise (congés payés, primes, retraites…) sont appliquées. Les livres légaux (livre de paie, entrées-sorties, main d ’œuvre étrangère, registre, inspection du travail…) existent et sont régulièrement tenus à jour. La société respecte bien les règles relatives à l’établissement d ’un bilan social. Les rémunérations des dirigeants sont conformes aux décisions les concernant. Relever les éventuels variables (primes, avantages, stocks options…) afin d’en contrôler la comptabilisation et la déclaration. La société est à jour dans le règlement de ses cotisations. Bilan social Sont tenues d ’établir un bilan social annuellement les entreprises soumises à l ’obligation d ’instituer un comité d ’entreprise et occupant habituellement au moins 300 salariés. Le bilan social comporte 7 chapitres : emplois, rémunérations et charges accessoires, conditions d ’hygiène et de sécurité, autres conditions de travail (durée, organisation, conditions physiques de travail), formation, relations professionnelles, conditions de vie des salariés et de leur famille dans la mesure où ces conditions dépendent de l ’entreprise. Sa diffusion concerne les délégués syndicaux, l’inspection du travail, les salariés et les actionnaires dans les SA. Rôle du CAC: vérifier la sincérité et concordance avec les comptes annuels des informations données dans les documents adressés aux actionnaires sur la situation financière.

2.3.1. Principales phases du cycle Toute décision d’embauche est autorisée par une personne responsable. Chaque embauche donne lieu à la création d’un dossier individuel comprenant tous les renseignements nécessaires sur le salarié et l’ouverture d’un fichier du personnel. Les dossiers individuels sont mis à jours. Les éléments de la paie et les dossiers individuels sont en adéquation. Embauche et suivi du personnel Le contrôle interne doit garantir que : Risques potentiels : paiement du personnel fictif

2.3.1. Principales phases du cycle Saisie des temps Le contrôle interne doit garantir que : Les fonctions de comptabilisation des temps, de vérification du calcul des relevés et de préparation de la paie sont séparées. L’enregistrement des temps de présence est automatique pour éviter les erreurs humaines ou fraudes éventuelles. Les relevés d’heures sont établis par des contremaîtres ou agents de maîtrise habilités n’ayant pas accès au calcul ou à la préparation des paies. Un système fiable d’autorisation et de contrôle des heures supplémentaires existe. Un suivi des absences (vacances, maladie…) formalisé existe (pointage, feuille de présence, fiche individuelle tenue par le chef de service…) et soit transmis systématiquement au service paie. Risques: Paiement pour des travaux non effectués Temps de travail: mauvaise imputation du coût de revient => mauvaise évaluation du coût de revient des encours de productions dans une société industrielle.

2.3.1. Principales phases du cycle Établissement de la paye Le contrôle interne doit garantir que : Le personnel est payé conformément aux décision de la direction. La réglementation est correctement appliquée (base, taux, horaires, convention collective…) Un contrôle des calculs est effectué périodiquement par un responsable comptable, administratif ou financier. Un rapprochement des éléments de paie avec le dossier individuel ainsi qu’avec le suivi réalisé par les chefs de service soit réalisé périodiquement. Les éléments variables (primes, indemnités, etc.) sont régulièrement visés par un responsable et concordent avec les termes du contrat de travail. Risques potentiels: Non enregistrement de salaires et rémunérations dues au personnel; Non enregistrement des charges sur rémunérations.

2.3.1. Principales phases du cycle Enregistrement de la paie Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des éléments de paie. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir être détectées par des procédures adéquates. Intervention du département SI

2.3.1. Principales phases du cycle Paiement des salaires Le contrôle interne doit garantir que Le paiement est réalisé par le service trésorerie (indépendant du service paie et comptabilité). Les délais de paiement des salariés et organismes sociaux sont raisonnables. La procédure d’octroi d’avances aux salariés est respectée.

2.3.1. Principales phases du cycle Calcul des provisions Le contrôle interne doit garantir que : Les bases sont correctes et exhaustives. Les hypothèses de calcul sont satisfaisantes (provisions pour IDR ou licenciement) La provision est admise au regard du règlement CRC 2000-06 (restrictions pour la provision pour licenciement…). Le traitement fiscal est maîtrisé et appliqué. La séparation des exercices est respectée : le dispositif de clôture et la procédure d’arrêté doit permettre un recensement des charges à payer à la clôture (notamment, les éléments variables des rémunérations.)

2.3.2. Revue de procédure Les outils Entretiens Tests Flow chart Tableaux forces/faiblesses Recommandations Analyse des procédures écrites Documentation juridique interne et externe

2.3.3. Compétences nécessaires Faire passer pour exemple la note de synthèse « Audit social limité de la SAS X » auprès des participants. Exemple: Audit social limité de la SAS X

2.4. Conséquences induites par les conclusions Adaptation de l’approche Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques La revue du contrôle permet d ’orienter les travaux au final. Plusieurs cas de figures se présentent : Le contrôle interne est fiable: les travaux sont donc allégés. Par exemple: le travail sur les rapprochements bancaires se limitera au cadrage des soldes comptable et bancaire et à la revue de la nature des écritures en rapprochement (pertinence et absence de montants aberrants); la revue des frais financiers se limitera à un test de cohérence du coût de l ’endettement par rapport à l ’endettement moyen; La revue du contrôle interne révèle des faiblesses: nous devons effectuer de nouvelles diligences. Par exemple : si le contrôle interne relatif aux opérations de trésorerie est insuffisant, il convient de s ’assurer que les recommandations formulées (renforcement du contrôle et analyse systématique des montants inhabituels en rapprochements) ont été respectées, par le contrôle sur pièces de la matérialisation du visa du supérieur et le contrôle par sondage des écritures en rapprochement.

Cycle Personnel 3. REVISION DES COMPTES

3. Révision des comptes 3.1. Préparation du final 3.2. Travaux de contrôle finaux 3.3. Rédaction d’un mémo de synthèse 3.4. Contrôle de l’annexe

Préparation des circularisations 3.1. Préparation du final Préparation des circularisations mise en place d’un tableau de suivi sélection des organismes sociaux et avocats à circulariser préparation et envoi des lettres Anticipation du final Transmission d ’une liste des documents à obtenir Prise de rendez-vous avec les interlocuteurs des différents services (RH, paie, comptabilité, trésorerie, retraite…) Mise à jour du programme de travail du final Rappel : la circularisation des organismes sociaux et des avocats fait partie des diligences légales du Commissaires aux Comptes.

3.2. TRAVAUX DE CONTRÔLE FINAUX Cycle Personnel 3.2. TRAVAUX DE CONTRÔLE FINAUX

3.2. Travaux de contrôle 3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse 3.2.2. Revue analytique 3.2.3. Comptes des charges 3.2.4. Comptes de bilan 3.2.5. Césure des charges de personnel 3.2.6. Organismes sociaux - circularisation 3.2.7. Litiges - circularisation La liste se veut relativement exhaustive.

3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse Rappel rapide des principes exposés en méthodologie globale Présentation des comptes concernés : ACTIF : 42 - Créances sur le personnel 43 - Créances sur les organismes sociaux PASSIF : 42 - Dettes vis-à-vis du personnel 43 - Dettes vis-à-vis des organismes sociaux RESULTAT : 641 - Salaires et traitements 645 - Charges sociales 647 - Autres charges liées au personnel (ticket restaurant…) La feuille maîtresse doit être faite à partir de la balance générale et non pas en fonction de la FM N-1: les comptes utilisés ne sont pas forcément les mêmes d’une année à l’autre. Elle est faite en K€ ou en M€ On s’assure de la non compensation des soldes créditeurs et débiteurs

3.2.2. Revue analytique Exercice n°1 Objectifs Travaux à effectuer Comprendre l’évolution des principaux postes Orienter les travaux à effectuer sur le cycle Rappel des principes méthodologiques Réaliser un comparatif N/N-1 (valeur et %) Étudier mois par mois la cohérence du montant des salaires comptabilisés (ratio charges de personnel / CA ou VA) Calculer le ratio charges sociales/masse salariale (global et par catégorie de salarié) et examiner mois par mois la cohérence de son évolution, Analyser les principales variations des postes de bilan et de charges : par entretien, par recoupement avec les évolutions des postes de charges, Objectifs Travaux à effectuer Exercice n°1: Cas « revue analytique cycle personnel » Exercice n°1

3.2.3. Comptes des charges Objectifs Travaux à effectuer S’assurer de l’exhaustivité des comptes de charges tels qu’ils apparaissent dans la balance générale Etablir ou contrôler le rapprochement des salaires comptabilisés avec les salaires déclarés (DADS) et figurant sur le livre de paie Rapprocher les montants comptabilisés en charges patronales des chiffres théoriques déterminés à partir de la DADS Contrôler l ’état des personnes les mieux rémunérés. Objectifs Travaux à effectuer

3.2.4. Comptes de bilan Exercice n°2 Objectifs Travaux à effectuer S’assurer de l’exhaustivité, de la réalité, de la correcte évaluation des comptes de bilan tels qu’ils apparaissent dans la balance générale Rémunérations dues : rapprochement avec le livre de paie (doit correspondre au dernier mois), vérification de l ’apurement Comité d’entreprise : vérifier et justifier le solde compte tenu des obligations de l ’entreprise (en général 1% de la masse salariale) Avances : s’assurer du caractère licite et de leur dénouement sur l’exercice suivant Provisions pour CP, primes, participation, intéressement, IDR : contrôler l’évaluation (formule légale ou contractuelle) et le traitement fiscal. Travaux à effectuer Exercice 2: Cas « Calcul de la provision congés payés » Exercice n°2

3.2.5. Césure des charges de personnel S’assurer de la correcte application du principe de séparation des exercices. Salaires et primes : la revue du CI a mis en évidence les éléments variables des rémunérations, dont il s’agit ici de s’assurer du correct provisionnement. Sinon, test sur les bulletins de la période suivante des commerciaux, cadres supérieurs, etc. Indemnités de licenciement : si des décisions ont été prises vérifier que les provisions utiles sont comptabilisées (prévenir le RM). Notes de frais : s’ils sont significatifs vérifier que les charges afférentes au dernier mois sont bien provisionnées. Objectifs Travaux à effectuer

3.2.6. Organismes sociaux - circularisation S’assurer de l’exhaustivité des dettes. S ’assurer qu’aucun détournement n’a eu lieu. Comparer la comptabilité avec les réponses obtenues En cas de non réponse, réaliser un contrôle sur pièce (rapprochement des soldes aux déclarations) Objectifs Travaux à effectuer

3.2.7. Litiges - circularisation S’assurer de l’exhaustivité des dettes et de l ’appréhension exhaustive des risques. S ’assurer de leur correcte évaluation. Comparer la comptabilité avec les réponses obtenues. Revue des litiges latents avec le responsable du personnel. Objectifs Travaux à effectuer

3.3. Mémo de synthèse Rappel des objectifs poursuivis Rappel de la terminologie, de la réglementation spécifique et des conclusions de l ’intérim (et des points à suivre N-1) Présentation des données chiffrées : présentation synthétique des données financières et sociales (effectif, dernier contrôle Urssaf) éléments de la revue analytique Récapitulatif des travaux effectués (indexé avec les sous sections) Points notés (indexés avec les travaux) Conclusion Quand rédige-t-on le mémo de section ? Au fur et à mesure. Les objectifs poursuivis pourront être renseignés avant de commencer les travaux, et ce afin de s’assurer de la correcte compréhension des travaux que l’on va réaliser. La présentation des données chiffrées se fait après avoir établi la feuille maîtresse et effectué la revue analytique : cela permet ainsi d’axer les travaux sur les postes importants. La récapitulation des travaux et les points notés se font une fois que les travaux sont terminés : par soucis de clarté, on pourra référencer non seulement les travaux mais aussi les points notés La conclusion doit permettre à la personne qui relit les travaux de se faire une opinion sur les comptes; de comprendre la démarche d ’audit et de savoir quels sont les travaux qui ont été réalisés : - il faut éviter les phrases toutes faites - il faut prendre position : s’il reste des suspens qui ne permettent pas de conclure, on le dit. Il faut aussi prendre connaissance des points à suivre N-1 et les traiter !

3.4. Contrôle de l’annexe Doivent être mentionnés en annexe : Tout changement de principes et méthodes ainsi que son impact sur les comptes, Les circonstances qui empêchent de comparer le poste d’un exercice sur l ’autre, La ventilation par catégorie de l’effectif moyen, Les méthodes de calcul et le montant des provisions comptabilisées, Toute autre information nécessaire à l’utilisateur : restructuration, contrôle de l’Urssaf, litiges latents avec le personnel, négociations salariales... Il existe des questionnaires préétablis qui aident au contrôle de l’annexe. Ces questionnaires doivent systématiquement être remplis au moment du contrôle de l’annexe Revue des principes et méthodes comptables - conformes à la réglementation : du pays, du secteur d’activité - doivent être mentionnés : les règles de dépréciation, les principes de comptabilisation des opérations libellées en devises Nota bene Les rémunérations allouées aux membres des organes d'administration, de direction et de surveillance au titre de l'exercice, à raison de leur fonction, (données de façon globale pour chaque catégorie) doivent être mentionnées dans le rapport de gestion. Il faut préparer lors de l ’intervention finale l ’attestation des meilleures rémunérations.

Conclusion Rôle de l’assistant Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au préfinal : Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo d’approche Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les contrôle alternatifs