Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique AFFELNET Post 3ème GUIDE D’AIDE A LA SAISIE (Pour plus d’informations se reporter à la note technique du SAIO) Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique Accès à l’application Connexion :  A partir du portail des applications pour les établissements de l’EN, privés sous contrat et publics agricoles de l’académie.  A l’aide d’un mot de passe pour les établissements agricoles privés de l’académie et les établissements hors académie à demander à l’adresse : https://bv.ac-clermont.fr/affelnet3horsaca Tous les traitements sont faits en utilisant un navigateur WEB. Délégation de droits :  Avant toute saisie, le chef d’établissement doit déléguer les droits aux personnes qui saisissent les vœux. Dans le menu : Ressources du Chef d’Etablissement, Gestion des délégations, Délégation Personnes Désactiver le bloqueur des fenêtres publicitaires : -dans firefox : Outils – options – onglet « contenu » - décocher « bloquer les fenêtres popup ». -dans internet explorer : Outils – bloqueur de fenêtre publicitaire – cliquer sur « désactiver le bloqueur de fenêtres publicitaires. Chaque saisie, chaque modification est directement prise en compte. Les vérifications et les comptages seront directement accessibles. Vous pourrez visualiser, imprimer en format « PDF », ou exporter en format tableur les différents états qui vous seront proposés. En cas de difficultés : Difficultés liées aux procédures, contacter le SAIO. Difficultés techniques et difficultés liées à l’utilisation du logiciel, contacter la plate-forme d’assistance. Se connecter avec l'identifiant et le mot de passe de la messagerie personnelle académique. Initiale du prénom et le nom (cdupont) Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique  Lorsque l’on clique sur l’onglet « Saisie des vœux », on obtient la liste des élèves de l’établissement. Les élèves présents dans la liste sont extraits de la B.E.A. Le chef d’établissement doit vérifier l’exactitude des informations présentes dans la base. En dehors de cas extrêmes (absence de plusieurs dizaines d’élèves) aucun élève ne sera ajouté par le CIA. Par contre il est intéressant de nous le signaler car il n’est pas normal que des élèves soient absents de la BEA. (mel : pvergne@ac-clermont.fr).  Les établissements peuvent saisir des élèves manquants (onglet « Ajouter ») . Les pictogrammes permettent d’identifier plus rapidement les onglets ayant des données incomplètes. Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Fenêtre de présentation de la liste des élèves Au départ tous les élèves ont la colonne « état » à blanc. Pour les compléter, cliquer sur les boutons « saisir » ou « modifier » ou sur leur INE. Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Onglet « Identification » Les saisies marquées d’un * sont obligatoires Non utilisé dans l’académie. Vérifier l’état civil saisir au moins un numéro de téléphone pour pouvoir joindre la famille au moment du suivi post affectation. Saisir la zone géographique : la zone géographique est définie en référence au lieu officiel de domicile de l’élève (et non à celle du collège fréquenté). Se reporter à l’arrêté de sectorisation des IA. Saisir la décision d’orientation : c’est la décision la plus favorable qui doit être saisie. Si l’élève obtient le passage en 2nde GT, il sera saisi 2nde GT en décision d’orientation même si l’élève ne formule que des vœux en 2nde pro.  Validation obligatoire pour passer à l’onglet « Saisie des vœux ». Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Onglet « saisie des vœux » Les vœux d’affectation doivent être compatibles avec la décision d’orientation Les élèves doublants de 2nde GT, 2nde Pro, 1ère année de CAP doivent être saisis dans l’application AFFELNET Post 3ème Saisie de 3 vœux maximum Pour la voie générale et technologique : conseiller aux élèves de faire au moins un vœu dans leur lycée de secteur sur une section non contingentée (PAM sans note) Cas d’appel : se référer aux préconisations concernant la saisie en page 8 de la note technique du SAIO Les vœux de recensement (apprentissage, enseignement privé, redoublement en classe de 3ème, vœu hors académie) doivent être saisis pour information La modification des vœux ou de leur ordre est possible jusqu’à la fin de la campagne Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Onglet « Saisie des voeux » Cas ou le vœu de dérogation est « non », valider la saisie pour faire apparaître la fenêtre de saisie de l’avis du chef d’établissement. Valider pour revenir sur la fenêtre des vœux, pour ajouter un autre vœu ou retourner à la liste des élèves. Pour la voie générale et technologique, saisir le 2ème Enseignement d’Exploration pour information (le 1er étant obligatoirement un E.E. d’économie et ne donnant pas lieu à saisie) Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Cas ou le vœu de dérogation est « Oui ». Renseigner le ou les vœux de dérogation ainsi que l’avis du Chef d’Etablissement Valider la saisie Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Rappel concernant les dérogations Les demandes de dérogation ne concernent que l’affectation en 2nde GT. Une dérogation doit être demandée lorsque l’élève souhaite fréquenter un lycée général et technologique situé dans un autre secteur, hormis pour quelques formations ( cf. annexe n°7 à la note technique SAIO) Une demande de changement d’établissement pour suivre un enseignement d’exploration qui n’existe pas en établissement de secteur relève uniquement du motif dérogatoire « pour convenance personnelle » Les élèves souhaitant rejoindre un pôle sportif en établissement doivent déposer une demande de dérogation pour parcours scolaire particulier L’ imprimé de demande de dérogation (cf. annexe n°9) doit être renseigné par la famille et remis à l’établissement. La famille peut indiquer plusieurs motifs de demande de dérogation. Le(s) motif(s) de demande de dérogation sera(ont) saisis par le chef d’établissement qui vérifiera la validité des informations communiquées pour chaque élève demandant une dérogation La liste des demandes de dérogation sera communiquée à l’IA 63 à l’aide du tableau figurant en annexe n°10 avant le 17 juin 2011. les fiches individuelles de demandes de dérogation seront transmises aux IA du 03, 15 et 43 avant le 17 juin 2011. Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Onglet « Saisie des notes »  L’onglet de saisie des notes s’ouvre, Ne pas saisir les notes des élèves qui passent le DNB. Celles-ci seront automatiquement importées entre le 9 et 10 juin. Si pas de saisie : cliquer sur annuler pour quitter l’onglet. Cas particuliers : certaines notes doivent être saisies manuellement (note des élèves déjà titulaires du DNB, des élèves de 2nde, les notes des élèves des établissements publics de l’agriculture, note dossier…cf. page 9 de la note technique). Lors de la bascule automatique des notes, les notes saisies manuellement sont conservées. Si besoin, après la bascule certaines notes peuvent être modifiées. Quelle que soit la classe d’origine (y compris donc pour les redoublants de 2nde), les notes prises en compte sont celles de 3ème.  Les notes déclarées par l’Académie comme non obligatoires sont initialisées à « NN » (non notées). Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Suivi des saisies par l’établissement : Compteurs Ce tableau permet de connaître la répartition par établissement de l’ensemble des vœux de vos élèves déjà saisis (dont les vœux de rang 1). Menu sélectionné Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Liste des élèves dont la saisie est incomplète Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Décisions d’orientation Permet la saisie ou la modification après conseil de classe. Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique A la fin de la saisie des décisions d’orientation, il faut passer le contrôle de cohérence : Ce contrôle indique : - La liste des élèves qui ne possèdent pas de décision d’orientation - La liste des élèves pour lesquels la voie d’orientation du vœu n’est pas conforme à la décision d’orientation. Le message ci-dessous apparaît lorsqu’aucune erreur n’est détectée. Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Validation du chef d’établissement A l’issue de la saisie, le compte rendu doit être obligatoirement imprimé et signé par la famille. Une fois la saisie faite pour l’ensemble des élèves, le chef d’établissement doit procéder à la validation : onglet « Validation chef d’établissement » S’il subsiste des erreurs (incohérences), les fiches concernées doivent être corrigées et la validation doit être relancée. Si un dossier est laissé avec la mention « incomplet » il ne sera pas traité dans affelnet et cet élève se retrouvera sans affectation. Les traitements informatiques ne peuvent être lancés au niveau académique qu'après validation par tous les chefs d'établissement. Une fois que la saisie est correcte ne pas oublier de valider. Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique

Les notifications des résultats Les établissements d’origine : -Les résultats d’affectation ( récapitulatif des vœux et des décisions) seront notifiés par les établissements d’origine aux familles ou aux élèves majeurs le 29 juin 2011 Les établissements d’accueil : -Les notifications pourront être jointes en parallèle par les établissements d’accueil aux dossiers d’inscription envoyés aux familles -l’envoi des notifications sur liste supplémentaire est à la charge des établissements d’accueil. Rectorat de l'Académie de Clermont - S.A.I.O. - Centre Informatique