Gestion des emplois du temps Présentation générale du logiciel Visual Timetabling Inès BARANGER Laurent GUITOU Dpt GMP

Plan Historique Présentation Création des emplois du temps: Gestion des emplois du temps au quotidien Logiciel d’administration Bilan d’un semestre en GMP Le logiciel VT pour tout l’IUT?

Notre cahier des charges Les solutions Mise en place en GMP Historique Notre cahier des charges Les solutions Mise en place en GMP

Historique Gestion d’une hiérarchisation des groupes complexe Cahier Charges Solutions Dpt GMP Gestion d’une hiérarchisation des groupes complexe Visualisation des emplois du temps sur au moins 6 semaines Gestion des ressources (profs, salles)  Gestion des conflits Partage des ressources avec plusieurs responsables de filière Création possible des emplois du temps à distance Nombre illimité d’utilisateurs Exemple Exemple

Hiérarchisation groupe complexe GMP1 A112 A12 A113 A2 A21 A211 A212 A22 A213 A3 A31 A311 A312 A32 A313 A4 A41 A411 A412 A42 A413 Retour

Partages des données entre filières Responsable scientifique GMP1-FI Responsable technologique Groupes GMP1-FA Responsable Matières Responsable scientifique GMP2-FI Groupes Responsable technologique GMP2-FA Responsable Matières LP-MIEF Responsable LP-ISCM Responsable Partage des Profs et des salles Retour

Dvlt à réaliser par nos soins Historique Cahier Charges Solutions Dpt GMP Hyper Planning Celcat VT Gestion des groupes Gestion des conflits Visualisation sur 1 semestre Dépend du nbre De licences Utilisation sur plusieurs postes Création de bilans Dvlt à réaliser par nos soins Consultation en ligne Dépend du nbre De licences Nombre illimité d'utilisateurs Illimité Exemple

Historique Année précédente 2006-2007: Année 2007-2008: Cahier Charges Solutions Dpt GMP Année précédente 2006-2007: Chaque filière a une grille Excel différente Gestion manuelle des conflits Des problèmes!! Pas d’uniformité dans la désignation des ressources 8 feuilles Excel pour 6 filières Année 2007-2008: Février Mars Avril Mai Juin ... Septembre Découverte et test Présentation aux responsables Mise en place Bdd Formation des responsables 2 edt opérationnels (FA,LPISCM) Tout les edt opérationnels

Utilisation Avantages Techniques Présentation Utilisation Avantages Techniques

Présentation Utilisation Avantages Techniques Logiciel d’emploi du temps adapté à tout type d’établissement (emploi du temps hebdomadaire ou non) Logiciel gratuit développé par Sylvain Piechowiak, Professeur et Chercheur à l’Université de Valenciennes 9 départements à L’IUT de Valenciennes sont gérés avec VT Visualisation possible dans chaque cellule: Enseignement Prof Groupe Salle Emploi du temps étudiants Annuel Hebdomadaire Emploi du temps enseignants

Présentation Gratuit et encore développé : MAJ régulières Utilisation Avantages Techniques Gratuit et encore développé : MAJ régulières Une seule BDD pour l’ensemble des ressources Gestion pointue des conflits : profs, salles, étudiants, capacités des salles Possibilité de réserver des ressources. Emplois du temps des ressources. Création des états prévisionnels et définitifs

Présentation Utilisation Avantages Techniques Accessible depuis n'importe quel PC Windows relié à internet Le logiciel est composé de 2 exécutables : VT Réseau : exécutable permettant la mise en place et la consultation des emplois du temps. VT Admin : exécutable permettant de gérer les droits d’accès (modification, mot de passe, données visibles…) des différents utilisateurs du logiciel. Les données sont toutes stockées dans une base de données Mysql sur internet

Création des emploi du temps: Ressources Enseignements Séances

Création des emplois du temps La construction des emplois du temps se fait en 3 temps : Une seule fois 1- Création des ressources 2- Création des enseignements Chaque année 3- Placement des séances en fonction des disponibilités des ressources

Création des emploi du temps Ressources Enseignements Séances Définis une seule fois pour tout le département (tout l’IUT ?) Etudiants Groupes Profs Salles Matériels

Création des emploi du temps: Etudiants Profs Salles Ressources

Création des emploi du temps: Etudiants Ressources Enseignements Séances 1 groupe 1 hiérarchie Exemple 1 calendrier

Hiérarchisation groupe complexe GMP1 A112 A12 A113 A2 A21 A211 A212 A22 A213 A3 A31 A311 A312 A32 A313 A4 A41 A411 A412 A42 A413 Retour

Création des emploi du temps: Etudiants Profs Salles Ressources

Création des emploi du temps: Profs Ressources Enseignements Séances Réservations possible Définition des profs

Création des emploi du temps: Etudiants Profs Salles Ressources

Création des emplois du temps: Salles Ressources Enseignements Séances Création de salles et de zones… Possibilités de créer des ressources matérielles (machines, vidéo,…) Définition de l’alias Création du type Création d’une zone

Création des emplois du temps Ressources Enseignements Séances Pour chaque type d’enseignement déclaration: Du nombre total d’heures De la durée de chaque séance Création de l’ensemble des enseignements d’une matière: Cours TD TP Des ressources de la séance (prof, salle, groupe, matériel)

Placement des séances Mise en place des séances depuis n’importe quelle ressource: Profs Salles Groupes Gestion des conflits Au fur et à mesure Après création des emplois du temps

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Création des Bilans

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Bilans 1- Modification de l’emploi du temps Déplacement d’une séance Changement d’une ressource sur une séance Suppression une séance Ajout de séances Ajout de ressources …

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Bilans 2- Visualisation des disponibilités (salles, profs…) Par salle(s) Par prof(s) Par groupe(s) Plusieurs ressources en même temps (prof+salle) (groupe+salle) (prof+groupe+salle) …

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Bilans Différents moyens de diffusion Export pdf des edt étudiants Export pdf des edt profs, salles, ressources… Export au format v calendar (Outlook, pda…) Accès par vt réseau avec un compte de simple consultation Accès par le site web

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Bilans Notre fonctionnement en GMP MAIL: EDT filière en pdf  Etudiants EDT filière + EDT perso en pdf  Profs VT Réseau: Accès par vt réseau avec un compte de simple Consultation pour: Secrétaires Profs Accès par le site web effectif

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Bilans Bilans des séances effectuées Bilan du prévisionnel Réservation des profs Version CSV Resultat après traitement sous excel Bilan des heures effectuées Version CSV Resultat après traitement sous excel Prévisionnel

Présentation du logiciel d’administration

Logiciel d’administration : Objectifs Gérer les droits des utilisateurs Administrateurs : tous les droits (ajouter, modifier, détruire) Gestionnaires des emplois du temps (autant d’utilisateurs que de gestionnaires) : Ajouter, modifier, détruire : les enseignements de sa filière Ajouter, modifier : les ressources qu’il partage (enseignants, matières, salles) Consultants (profs, personnel administratif...)

Logiciel d’administration :Gestion des utilisateurs DEFINITION DE L’UTILISATEUR UTILISATEURS DROITS DONNES A L’UTILISATEUR

Logiciel d’administration : Objectifs Possibilité de gérer des groupes de partage pour limiter le nombre de ressources vues Partage des ressources entre différentes filières Partage des ressources entre différents départements (Ex: Salle QLIO S209) Partage des groupes d’étudiants pour travailler à plusieurs sur un même emploi du temps…

Logiciel d’administration :Gestion des groupes partage Données à partager Droits sur les données partagées

Bilan d’un semestre en GMP

Bilan d’un Semestre en GMP Actuellement: L’ensemble des filières du Dpt GMP utilisent VT. Pas de conflits de salles ou de profs. Les utilisateurs de VT en GMP en sont satisfait Pour gagner du temps: Création de macros pour automatiser l’impression des edt persos des profs (fichiers PDF) Création de macros pour automatiser l'édition des edt Access pour l’envoi des edt persos et complets (filière) Création d’un tableau croisé dynamique pour le bilan des heures à intégrer à Odyssée Exemple Exemple

Le logiciel VT pour tout l’IUT? Méthodes Investissement Perspectives

Méthodes Une seule base de données Ressources uniques: Profs, salles définis dans chaque département et partagés au besoin avec les autres Noms uniques pour les ressources et les enseignements Exemple: GMP-Maths-S1 (matière) GMP-A1 (groupe) GMP-S209 (salle) Alias possible pour une meilleure lisibilité

Méthodes Dans chaque département Responsables de filières Correspondant pour l’administration des droits et le partage des ressources

Investissement Investissement dans chaque département Stricte minimum Formation au logiciel Structuration des groupes Gestion des droits Pour aller plus vite Macros Access (configuration) Excel pour les bilans (Odyssée)

Perspectives-Besoins Futur proche: Hébergement pour la bdd Automatisation des conversions des fichiers csvxls A l’étude Automatisation des mises à jours des calendriers d’outlook sur les comptes administratif (vcalendar) Optimisation du site internet

Pour toute information supplémentaire Inès BARANGER: i.baranger@iut.univ-evry.fr Laurent GUITOU: l.guitou@iut.univ-evry.fr Site VT: visual.timetabling.free.fr Merci…