Refonte du site Web de la ville maurepas.net

Comité de Pilotage I. De Miguel, S. Marchal, P. Gagnet, F. Chalvet, F Comité de Pilotage I. De Miguel, S. Marchal, P. Gagnet, F.Chalvet, F. Costard Chef de projet : J. Matrat Comité Technique Les 17 personnes nommées « référents informatiques »

Etat des lieux du site actuel Points forts / points faibles Objectifs du futur site - Maurepas souhaite une refonte de son site Internet pour le rendre plus attractif et performant en s’appuyant sur les dernières technologies proposées - De plus la collectivité proposera un volet Web Services Citoyens afin que les administrés puissent via un compte personnel réaliser leurs démarches en ligne. « Plus les villes connectées ont des sites dynamiques, plus on recense d’usagers » (sources secteurpublic.fr) Calendrier prévisionnel Lancement public prévu pour mai 2010

Etat des lieux maurepas.net Points forts Originalité de la charte graphique: Identification aisée qui sort des classiques des sites de collectivités Apport de nombreux modules externes: Formulaires, (Mise en ligne dernièrement d’un formulaire sur le PLU – formulaire sur le droit d’accueil lors des journées de grève) Forum (Multimédia) Photothèque, (Avec vote pour le concours photo organisé par le service culture) Petites annonces, (module dynamique) Gestion de sondage, (pour les nouvelles sessions de l’Espace Multimédia) Vidéo, Flash, Géolocalisation, Flux RSS Plateforme aujourd’hui quasi débuguée. Importante fréquentation des pages : 1° La mairie recrute, 4° Petites annonces, 7° Sortir à Maurepas (Agenda). 400 visites / jour, 30 000 pages vues / mois Prestataire aujourd’hui réactif

Etat des lieux maurepas.net Points faibles Site statique qui dispense une information nécessitant une démarche volontaire de consultation, Alors que les pages les plus visitées : 1° La mairie recrute, 4° Petites annonces, 7° Sortir à Maurepas. Peu de télé-services disponibles, Actuellement = Demande de copie ou d’extrait d’état-civil (naissance, mariage et décès), inscription sur les listes électorales (via Service Public Local), demande de publication sur les panneaux JCDecaux, (calcul quotient familial). Audiovisuel quasi absent, Peu de Vidéo, pas d’interview, podcast, extrait de spectacle, retour sur événementiels… Interactivité rare, Pas de Blog, module de commentaires, chat Architecture vieillissante et rubriquage à revoir Difficulté pour trouver certaines informations Administration compliquée Bogues = perte de motivation (à juste titre) des rédacteurs du site pour l’actualisation des informations, mise en ligne difficile pour les non initiés, information obsolète qui reste sur le serveur. Aucun carnet de bord des collectes ou des demandes d’information = pas de suivi…

Quelques statistiques Etat des lieux maurepas.net Quelques statistiques Plus de 30 000 pages vues tous les mois, 2 pages ½ par visite, 400 visites par jour, 13 000 visiteurs par mois (dont 400 café et 2 800 Mulot), Temps moyen passé sur le site est d’environ 2 minutes. Taux de rebond à la première page de 40%, page suivante 60% Les pages les plus visitées : 1° la mairie recrute, 2° équipements municipaux, 3° annuaires des commerçants 4° petites annonces, 5° les associations, 6° calcul quotient familial, 7° sortir à Maurepas …et n° 11 Formulaire d’Etat civil en ligne

Les objectifs du futur site Informer et renseigner Proposer des télé-services locaux pour les usagers-citoyens Favoriser les échanges et les interactions

Objectifs du futur site 1. Informer et renseigner Faciliter l’accès à l’information publique locale 24h/24 et sans déplacement via la plateforme Service-Public Local (existe actuellement); Qu’est ce que la plateforme SPL ; 2493 fiches d’information rédigées, actualisées et validées par les ministères ou organismes publics compétents 930 questions-réponses rédigées et actualisées par les informateurs du domaine concerné des Centres interministériels de renseignements administratifs (Cira) 4800 ressources associées (formulaires Cerfa, télé-services nationaux, sites Web et rubriques des sites publics, textes de référence, adresses nationales…) Garantir une qualité, une pertinence et une fiabilité homogènes à l’ensemble des informations rendues disponibles sur le site; Une seule base de données pour tous les contributeurs et les usagers-citoyens; Informer les publics en fonction de leurs centres d’intérêts; Module de SMS, inscription à la (aux) lettre(s) d’information, page d’accueil paramétrable (existe actuellement), flux RSS… Encourager l’implication active des contributeurs (référents) dans l’animation du site en construisant une architecture de participation ouverte, simple et conviviale; Permettre à chaque service de fournir directement ses informations. (Les référents informatiques Intranet seront également référents Internet).

Objectifs du futur site 2. Proposer des télé-services locaux pour les usagers-citoyens Moderniser la relation aux usagers-citoyens en leur offrant la possibilité d’accomplir certaines de leurs démarches administratives par voie électronique (Télé-services); Construire une offre immédiatement disponible autour d’un bouquet minimal de 8 télé-services locaux Impératif dans le CCTP; => Quelques exemples de télé-services locaux possibles Amplifier progressivement la démarche de dématérialisation des procédures en étoffant le catalogue des télé-services disponibles et en mettant en place un espace personnel sécurisé pour les usagers-citoyens ; Exemple d’espace personnel sécurisé Perfectionner le système de traitement des demandes pour les agents gestionnaires et interconnecter les télé-services avec les applications logicielles du système d’information de la collectivité Tableau de bord/suivi des demandes, connexion avec les logiciels métiers

Objectifs du futur site 3. Favoriser les échanges et les interactions Mettre à profit les apports du web et du multimédia pour faciliter l’accès aux informations et enrichir leur présentation;  Vidéo, animations Flash, galerie photos, audio (création, interview…)… Exploiter le potentiel d’interactivité du site pour consolider et améliorer les relations entre l’administration et les usagers des services publics, entre les élus et les citoyens, voire entre les habitants eux-mêmes; Formulaires en ligne, module de sondage, module de commentaires, forum ciblés, tchat, visio entre un élu et les administrés, module pour une offre ou de demande de garde d’un enfant, module d’une annonce ou d’une offre de services, covoiturage ; Produire et diffuser des informations publiques accessibles au plus grand nombre et réutilisables par des tiers; Flux RSS

Finalisation du cahier des charges Les modules obligatoires Nécessaires à l’obtention de la subvention du CR (Artési) à hauteur de 40% de la somme engagée jusqu’à 20 K€ Les modules facultatifs Les différents points à valider Prioriser les téléservices proposés Le planning

Les modules obligatoires : L ’ Agenda Module droits et démarches (service-public.fr) Gestion des annuaires* Module de gestion de la (ou des) lettre(s) d’information* Module de gestion des commentaires* Syndication entrante de contenus externes* = Republication automatique d’informations issues de sources tierces L’espace Multimédia ici propose des Flux RSS entrants mis à jour par le site informatique 01net.com Voir la rubrique développement durable mis à jour par l’ADEME Module de gestion des courriers entrants* Module de gestion des transactions (télé-services)* Module d’édition des formulaires électroniques* Tableau de bord de collecte et de traitement des demandes* Un outil statistique de mesure d’audience* *Module absent de maurepas.net

Les modules facultatifs : Cartographie (localisation des événements, des structures…)* La publication des appels d’offres et des avis des différentes attributions Gestion de forums de discussion* Module dynamique de gestion des petites annonces* Module de gestion des offres d’emplois* Module de gestion des offres/demandes de garde pour les assistants(es) maternels(les) et les parents* Module d’envoi de SMS* Module de gestion de sondages* Télépaiement sécurisé* *Module absent de maurepas.net

Les différents points à valider Définir les téléservices prioritaires (page suivante). L’externalisation de la création des pages : Le nombre de pages est à définir. Définir quelles pages pourront proposer le module de commentaire. Module de gestion des courriels entrants identique à l’intranet…? Module de gestion des sondages. Module de chat. Module de communication en temps réel. Module de publication des appels d’offres et avis d’attribution. Module de SMS : Le nombre de SMS envoyés à l’année est à définir. Transformations automatiques des contenus (un PLUS). Quels seront les prestations concernées (périscolaires, séjours, crèches, billets de spectacle Camus, Abonnement au conservatoire, etc. ) ?

Les propositions de télé-services (référencés en comité de direction) Formulaire / télé service (l’envoi du formulaire atteste de la validation de la demande) : Copies d’extrait d’un acte d’état civil (naissance, mariage, décès) Pré inscription à l’école maternelle + primaire. Droit d’accueil lors des journées de grève. Inscription aux activités périscolaires (restauration, études surveillées) avec ou sans télépaiement ? Inscriptions aux activités extrascolaires (centre de loisirs, pré et post scolaire, mercredi et vacances) Réservation et télépaiement à la salle Albert Camus Logiciel (MAPLACE) Réservation et télépaiement au conservatoire de musique (logiciel DUO) Inscription à Maurep’Art Inscription au Forum des associations Inscription aux animations du Phare Réservation aux événementiels du Café de la Plage. (Proposé par C. Maffait) Réservation aux sessions de l’espace Multimédia Publication d’une information sur les panneaux Decaux ? CCAS Inscription des seniors Réservation pour le repas des anciens Formulaire de mise à jour du guide de la ville Liste des formulaires simples (sous entend l’impression et l’apport du fichier pour validation): Demande d’un dossier de mariage Opération tranquillité vacances : Commissariat d’Elancourt Demande de logement social Inscription pour l’utilisation des salles à l’année pour les associations. Demande d’utilisation de voie publique Permission de voirie DICT Formulaires de simulation (formule de calcul) : Calcul du quotient familial Tarifs pour les cours dispensés par le conservatoire A l’étude : Formulaire d’inscription pour les foires au troc (voir avec le comité des fêtes) Optionnel service urbanisme : Dossier à télécharger pour les notaires.

Déroulement des prestations : 10 phases Phase de recensement des besoins (mai/juin) Phase de conception détaillée, Analyse des besoins exprimés (juin - juillet) Finalisation du CCTP (juillet) Phase de la mise en concurrence (juillet/août) Remise des offres / négociation (août – début septembre) Attribution (septembre semaine 37) Phase de réalisation de la Maquette / Mapping (octobre - novembre) Phase de réalisation du portail par le prestataire (décembre- mars) Phase de déploiement pour tests et modules (mars - juin) Phase de formation et de transfert de compétences (avril - juin) Phase de déploiement sur environnement de production (Septembre 2010)

Exemples en images Pour mémoire les pages d’accueil de Maurepas maurepas.net Café de la Plage Espace Multimédia Exemples de sites Internet actuels et de ce qu’ils proposent Les modules obligatoires (assujettis à la subvention du CR) Les modules facultatifs Fiche projet envoyée aux référents Le rétro planning proposé

maurepas.net aujourd’hui

Le Café de la Plage/Cobalt

L’Espace Multimédia

Exemples de Portails Internet

Lisibilité, interactivité et modernité du site (St Germain en Laye) Agenda, Plan de ville, les Rubrique : Accès directs Ici le bloc « météo » est un flux RSS entrant, il n’est pas mis à jour par la commune de St Germain en Laye. L’info trafic est aussi un Flux entrant

Lisibilité, interactivité et modernité du site (Issy les Moulineaux) Le Fil Infos à droite: Alertes SMS, Flux RSS, Newsletttter, Contacts A gauche l’Agenda, le plan Le Bloc Velib’ ainsi que le Bloc Météo sont des Flux RSS entrants. Ces informations ne sont pas actualisées par la commune d’Issy les Mx.

Lisibilité, interactivité et modernité du site (Marseille) Lisibilité, interactivité et modernité du site (Marseille). Comme sur les autres exemples, le bloc « météo » est un flux RSS entrant, il n’est pas mis à jour par la collectivité

Page d’accueil (CG Allier) Interactivité entre la Collectivité et les usagers-citoyens Blog et Tchat

L’agenda (CG Allier) En plus du calendrier, le site propose aux associations la possibilité de soumettre une manifestation qui sera validée a priori par l’organe de contrôle. (WorkFlow)

Accès au portail « compte famille » (Tégélog Cergy) Espace sécurisée qui permet d’accéder à son compte

Démarches administratives (Bordeaux)

Opération Tranquillité Vacances (Plaisir)

Module d’envoi de SMS

Module de Tchat (CG Allier)

La fiche projet envoyée aux référents

Le planning proposé

Questions diverses…