ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 Les enjeux Principalement du délai d ’appro Gains sur achats ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 Enjeux Montant d ’achat 50 % A Classe 10 B 40 % 100 10% C 1 000 temps passé Nbre de lignes de commandes ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 Acheter moins d'épicerie mais plus de fonctions globales ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Validation de la facture et paiement Processus achat version complète Audit fournisseur Définition du besoin Fournisseurs potentiels DA Négociation Comparaison Appel d’offres Choix du fournisseur Rédaction de la commande Suivi des AR Enregistrement facture Réception marchandise Validation de la facture et paiement ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Processus achat version complète ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Processus achat version complète ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel 2 Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie Demandeur + Responsable service du demandeur Formulaire si possible informatique (avec signature électronique) ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Processus achat version complète ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel 2 Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie Demandeur + Responsable service du demandeur Formulaire si possible informatique (avec signature électronique) 3 Prospection et détermination des fournisseurs potentiels à consulter Achats Annuaires et salons professionnels, Internet, panel fournisseurs actifs ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Processus achat version complète ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel 2 Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie Demandeur + Responsable service du demandeur Formulaire si possible informatique (avec signature électronique) 3 Prospection et détermination des fournisseurs potentiels à consulter Achats Annuaires et salons professionnels, Internet, panel fournisseurs actifs 4 Visite fournisseur Achats/BE/Qualité Audit ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC fonctionnel + Conditions générales d’achats ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC fonctionnel + Conditions générales d’achats 6 Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/Qualité Tableau avec critères : coûts, qualité, délai, services… ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC fonctionnel + Conditions générales d’achats 6 Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/Qualité Tableau avec critères : coûts, qualité, délai, services… 7 Négociation Achats (+ autre service : dans ce cas, à préparer minutieusement) Réunion dans nos locaux ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC fonctionnel + Conditions générales d’achats 6 Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/Qualité Tableau avec critères : coûts, qualité, délai, services… 7 Négociation Achats (+ autre service : dans ce cas, à préparer minutieusement) Réunion dans nos locaux 8 Choix du fournisseur Achats (choix final) Informer le demandeur ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC fonctionnel + Conditions générales d’achats 6 Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/Qualité Tableau avec critères : coûts, qualité, délai, services… 7 Négociation Achats (+ autre service : dans ce cas, à préparer minutieusement) Réunion dans nos locaux 8 Choix du fournisseur Achats (choix final) Informer le demandeur 9 Rédaction de la commande Achats et/ou Approvisionnement Commande ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 10 Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 10 Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement 11 Réception quantitative et qualitative de la marchandise Qualité entrée marchandises Bulletins de livraison et réception ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 10 Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement 11 Réception quantitative et qualitative de la marchandise Qualité entrée marchandises Bulletins de livraison et réception 12 Enregistrement facture Comptabilité fournisseur Facture ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 10 Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement 11 Réception quantitative et qualitative de la marchandise Qualité entrée marchandises Bulletins de livraison et réception 12 Enregistrement facture Comptabilité fournisseur Facture 13 Validation de la facture et paiement + Achats si différence de montants Virement bancaire ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Ce processus est-il applicable à tous les produits ? Quels sont les avantages et inconvénients d’un tel processus ?

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 RAPPEL : Loi de Pareto : environ 20% des articles représentent 80% du volume d’achats ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 RAPPEL : Loi de Pareto : environ 20% des articles représentent 80% du volume d’achats OBJECTIF : Passer davantage de temps sur les articles représentant le plus fort volume d’achats (produits A) en intervenant en amont dans le processus (dès la phase de rédaction du cahier des charges fonctionnel) ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004 RAPPEL : Loi de Pareto : environ 20% des articles représentent 80% du volume d’achats OBJECTIF : Passer davantage de temps sur les articles représentant le plus fort volume d’achats (produits A) en intervenant en amont dans le processus (dès la phase de rédaction du cahier des charges fonctionnel) PRODUITS C : 40 à 45 % du nombre de fournisseurs 25 à 30 % du temps d’un acheteur 30 à 35 % du nombre de lignes de commande 35 à 40 % du nombre de factures ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Au regard de ces chiffres comment peut-on simplifier le processus ? ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Au regard de ces chiffres comment peut-on simplifier le processus ? En éliminant des opérations du processus classique (exemple, suivi des AR de commande : calculer le coût du suivi d’un AR par rapport au montant de la commande) ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Au regard de ces chiffres comment peut-on simplifier le processus ? En éliminant des opérations du processus classique (exemple, suivi des AR de commande : calculer le coût du suivi d’un AR par rapport au montant de la commande) En associant des opérations (offre jointe à la Demande d’Achat) ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

SIMPLIFICATION DU PROCESSUS => En utilisant l’E-Procurement : mettre à disposition des demandeurs des catalogues en ligne dont les produits ont été préalablement sélectionnés et négociés : le demandeur choisit ses produits, la commande électronique est soumise par signature électronique au chef de service pour validation, la commande est envoyées par Email, AR par Email, possibilité de mise en place des réceptions automatiques, facturation mensuelle. ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

SIMPLIFICATION DU PROCESSUS => En utilisant l’E-Procurement : mettre à disposition des demandeurs des catalogues en ligne dont les produits ont été préalablement sélectionnés et négociés : le demandeur choisit ses produits, la commande électronique est soumise par signature électronique au chef de service pour validation, la commande est envoyées par Email, AR par Email, possibilité de mise en place des réceptions automatiques, facturation mensuelle. => En déléguant l’acte d’achat auprès du demandeur après mise et en place de contrats annuels par les acheteurs : l’acheteur n’exerce ensuite qu’un rôle de suivi des dépenses ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Validation et paiement d’une facture mensuelle Processus achat version simplifiée Définition du besoin Négociation globale, contrat et commande annuelle Appel de livraison Validation et paiement d’une facture mensuelle Enregistrement facture Réception marchandise ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Exemple de Processus achat simplifié N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Exemple de Processus achat simplifié N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats 2 Expression du besoin et choix du produit Demandeur Catalogue en ligne ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Exemple de Processus achat simplifié N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats 2 Expression du besoin et choix du produit Demandeur Catalogue en ligne 3 Appel de livraison Via Internet ou Fax ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Exemple de Processus achat simplifié N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats 2 Expression du besoin et choix du produit Demandeur Catalogue en ligne 3 Appel de livraison Via Internet ou Fax 4 Réception marchandise directe dans le service du demandeur Fournisseur ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Exemple de Processus achat simplifié N° ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION 1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats 2 Expression du besoin et choix du produit Demandeur Catalogue en ligne 3 Appel de livraison Via Internet ou Fax 4 Réception marchandise directe dans le service du demandeur Fournisseur 5 Enregistrement facture mensuelle Comptabilité fournisseur ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004