Le GROUPWARE

Sommaire Qu’est-ce que c’est? Objectif Raisons de sa création Public visé Fonctionnalités Les classes de fonctionnement Quelques exemples

On désigne par le terme de "Groupware" (en français Collectique) les méthodes et les outils logiciels permettant à des utilisateurs de mener un travail en commun à travers les réseaux.

Objectif : Un goupware pour quoi faire ? Partager est le leitmotiv de tout groupware. Agenda, espace de documents, gestion de fichiers, communication, gestion de contacts, conférence, sont les principales fonctionnalités de tout groupware.

Raisons ayant poussé à créer le GROUPWARE : avec des mises en dossiers automatisées, la communication par le courriel seul devient vite ingérable. Les newsgroups tels qu'on les trouve sur Usenet représentent un progrès, mais l'accès à l'information y est insuffisamment structuré. De simples fichiers partagés deviennent vite trop complexes à gérer Il est indispensable de disposer d'un mécanisme permettant de partager un calendrier, des listes de tâches à accomplir (avec possibilité de les déléguer) assorties de dates-buttoir, et d'organiser de façon automatique des réunions par consultation automatique des plages libres de chacun (avec réservation automatique de la salle de réunion ou des salles de téléconférence également)

Public visé : Un goupware oui ! Mais pour qui ? Souvent dédié au monde des grandes entreprises et de groupes avec de nombreux utilisateurs, le Groupware est aujourd’hui à la porte des PME grâce à des fonctionnalités directement développés pour le monde des petites et moyennes entreprises.

Les fonctionnalités du GROUPWARE (1/2) Accueil : Une vue d’ensemble de votre environnement en un clin d’œil permettant de visualiser les tâches ouvertes, les mails non lus, vos rendez-vous important ou des documents à corriger. Administration : Tout est gérable sur votre bureau virtuel, tant au niveau personnel qu’au niveau du groupe d’utilisateur. Les permissions différent selon l’usage. Email : Webmail directement synchronisé avec Microsoft Exchange, PDA, téléphone mobile et tout type de messagerie. Carnet d’adresse, invitation réunion, liste de diffusion.

Les fonctionnalités du GROUPWARE (2/2) Messagerie : Messagerie interne complètement intégrée à l’option de gestion de projet. Calendrier : Visualisation d’un ou plusieurs profils, injections groupées, gestionnaire de temps et de tâches, rappel, alarmes, vue journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle et orientée. Carnet d’adresse : Carnet du groupe et par utilisateur. Assignation de tâche et invitation réunion. Liste de diffusion complètement intégrale avec des fichiers outlook ou autres types de messagerie. Synchro PDA.

Les classes de fonctionnement: Les groupes de travail peuvent être de deux types : ouverts (toute personne intéressée peut s'y joindre) ou fermés (la liste en est constituée par un ou plusieurs administrateurs et remaniée seulement par eux. Il reste bien entendu toujours la possibilité d'envoyer un courriel à un administrateur pour être admis dans le groupe si celui-ci est visible. Un groupe peut aussi être visible ou invisible à ceux qui n'en sont pas membres. Un groupe travaillant par exemple à la mise au point d'un prototype stratégique peut ne pas souhaiter rendre son activité publique. Enfin, des groupes peuvent être aussi fermés en ce qui concerne l'écriture, mais ouverts en ce qui concerne la lecture (quand l'avancement d'un groupe de travail est rendu public pour solliciter des suggestions) ou bien l'inverse (si l'on ouvre une sorte de hot-line électronique, chacun pourra y écrire, mais les membres du groupe de support seuls pourront dans un premier temps les lire, pour des questions de respect de la confidentialité des questions).

Quelques exemples… Libres: phpGroupWare, Novell Evolution, OpenGroupware, OpenXchange, eGroupware, Mioga2, Hula project, PHProjekt, OpenChange , Kolab