Déploiement de la démarche « mon projet stratégique de plateforme » Journée effet miroir « feuille de route »

Les objectifs de la réunion Présenter le mode d’organisation mis en œuvre par chaque plateforme et échanger collectivement sur la méthode et les moyens engagés : Composition de l’équipe projet (pilotes / contributeurs / intervenants externes) et répartition des rôles Temps dédié aux différentes étapes du diagnostic Planning général de travail et dates déjà arrêtées Liste des partenaires et des personnes-ressources qui seront interrogés Identifier la problématique stratégique ressentie par chaque plateforme et échanger « à chaud » et collectivement sur cette problématique Identifier le processus de validation mis en œuvre ainsi que les ressources et les résistances identifiées concernant la démarche de diagnostic Accueillir les participants, présenter les objectifs de la réunion puis faire valider par chacun les objectifs de la rencontre. Le cas échant, noter les éventuelles demandes complémentaires formulées par les plateformes pour les traiter ultérieurement.

Un effet miroir sur la méthode et les moyens du diagnostic… juste avant de se lancer 1 3 4 6 7 5 Validation du diagnostic par le CA et/ou le Bureau Validation stratégie en CA Rédaction : synthèse et problématiques-clefs Conduite du diagnostic : Collecte informations internes et externes Rencontres personnes ressources et entrepreneurs. Analyse Constitution équipe projet Réunion de lancement et validation CA Durée estimée : 9 mois 2ème Effet miroir diagnostic Scénarios d'évolution de l'environnement (groupe projet élargi) Formulation des hypothèses d'orientation stratégique (groupe projet) 3ème Effet miroir stratégie 8 Diagnostic Orientations stratégiques Feuille de route diagnostic 1er effet miroir Organisation équipe projet 2 9 Finalisation du projet stratégique et des plans d'actions. Diffusion Rappeler ici rapidement : la place de l’effet miroir dans le processus d’accompagnement : juste avant de se lancer pour éviter les éventuelles fausses pistes et/ou approfondir certains points de méthode qu’il s’agit du deuxième temps collectif d’accompagnement des plateformes par l’équipe projet régionale, le premier temps ayant été celui de formation aux outils qu’un deuxième effet miroir interviendra au terme du diagnostic, juste avant sa présentation pour discussion et validation par les instances des plateformes Feuille de route Stratégie

L’ordre du jour proposé Tour de table des participants (10’) Présentation par chaque plateforme de sa feuille de route (20’) et échanges (10’) Présentation par chaque plateforme du processus de validation interne ayant permis de lancer le diagnostic (10’) et échanges (5’) Synthèse générale de la journée et évaluation (20’) - Faire valider l’ordre du jour et insister sur l’importance de respecter les délais proposés : c’est à la fois un enjeu d’égalité de traitement des plateformes et le seul moyen de terminer la réunion à l’heure. - Lancer le tour de table. Attention : si des changements sont intervenus depuis la journée de formation aux outils, notez les et faites les vous expliquer par les plateformes concernées.

L’état d’esprit des échanges Un même temps de parole pour chaque plateforme Le devoir de dire ce que l’on pense, sous réserve que ce soit : dans le cadre d’une critique constructive et bienveillante dans une logique de progrès sans jugement de valeur Le devoir d’écouter les remarques et avis des autres participants Rappeler rapidement les règles du jeu de la séquence et les faire valider. Dire que l’équipe projet régionale est à la fois garante de ces principes, de l’ordre du jour et du timing.

Présentation de la « feuille de route diagnostic » Composition de l’équipe projet et rôle(s) de chacun Planning détaillé de travail et dates des échéances Liste des partenaires et des personnes ressources qui seront interrogés Afficher cette diapositive et demander à une première plateforme de présenter pour ce qui la concerne les décisions prises concernant chacun de ces 3 items constitutifs de sa « feuille de route ». Rappeler la règle de 20’ de présentation (maximum) et 10’ d’échanges. Au terme de la présentation, un membre de l’équipe projet régionale demande aux autres plateformes de réagir et de poser des questions à la plateforme ayant présenté sa feuille de route (5’). Pendant 5’, les membres de l’équipe projet régionale donnent ensuite leur avis (ils ont eu le temps de se préparer en amont puisqu’ils ont lu la feuille de route de chaque plateforme) selon le séquençage suivant : Les points positifs dans la feuille de route présentée Les éventuels manques et les points de vigilance Les recommandations Pendant l’effet miroir, un membre de l’équipe projet régionale prend des notes et, idéalement, rédige directement la synthèse sur son ordinateur à partir du modèle proposé à cet effet. Une fois la première plateforme passée, demander à une autre plateforme de présenter sa feuille de route selon le même protocole.

Présentation du processus de validation Présentation du processus mis en œuvre et recueil des dates de validation Présentation des principales réactions des membres de la plateforme quand la démarche leur a été présentée Identification de la problématique stratégique clef Identification des éventuelles réticences par rapport à la démarche Afficher cette diapositive et demander à une première plateforme de présenter pour ce qui la concerne le processus interne de décision mis en œuvre afin de lancer la démarche de diagnostic. Rappeler la règle de 10’ de présentation (maximum) et 5’ d’échanges. Au terme de la présentation, et pendant 5’, les autres plateformes et les membres de l’équipe projet régionale donnent leur avis sur le processus mis en œuvre. En parallèle, un membre de l’équipe projet régionale prend des notes et complète les éléments de synthèse rédigés à l’occasion de la discussion précédente concernant la feuille de route du diagnostic. Recommencer ensuite l’opération avec chaque plateforme.

Le bilan de la journée Avoir conforté / affiné sa méthode de travail pour la conduite du diagnostic Avoir bien repéré ses atouts pour la conduite du diagnostic ainsi que ses éventuelles zones de fragilité ou de risque Avoir identifié d’éventuelles zones de progrès (pour aller plus loin, plus vite, avec moins de moyens…) Demander à chacun d’évaluer à chaud la journée à l’aune de ces 3 critères de réussite puis remettre le questionnaire d’évaluation papier pour en garder trace. Répondre à d’éventuelles questions complémentaires de méthode. Prendre date, si ce n’est déjà fait, pour le second effet miroir diagnostic.