Manuels de Procédures KPMG AUDIT C Atelier de démarrage PIRAM

1 Objectif d’un manuel de procédures Description et définition des outils et méthodes de gestion devant permettre l’exécution d’une entité. Clarifier toutes les relations fonctionnelles du cadre d’évolution d’une entité. Document de référence pour tous les opérateurs (institutions gouvernementales, ONG, bailleur de fonds, unité de gestion, etc.)

2 Définitions : 1/4 Définition Accord de prêt Concept Document contractuel signé entre le représentant de l’Emprunteur (République de la RDC) et le FIDA et définissant le montant et les conditions d’utilisation du prêt accordé par le FIDA à l’emprunteur, les modalités d’exécution du programme, objet du prêt, et les devoirs et obligations de chacune des parties, et diverses dispositions relatives au prêt. Année fiscale L’année fiscale du PIRAM correspond à l’année calendaire (1er janvier au 31 décembre).Le 1er exercice fiscal démarre à la date de mise en vigueur du prêt.

Définition : 2/4 Codification comptable Imputation des transactions financières et comptables effectuées par le programme dans les comptes analytiques, budgétaires et comptables appropriés selon les modalités et règles définies dans le présent manuel. La codification comptable contient en outre les codes de composante, sous composante, activité, et zone du programme , catégorie de dépenses et source de financement. Compte de prêt Compte ouvert par le FIDA au nom de l’Emprunteur et dans lequel est versé le montant du principal du prêt. De la date d’entrée en vigueur jusqu’à la date de clôture du prêt, l’Emprunteur peut solliciter auprès du FIDA des retraits du compte de prêt pour les dépenses autorisées conformément aux dispositions de l’accord de prêt.

Définition : 3/4 Compte de Projet Compte courant libellé en USD ouvert par le Ministère de l’Agriculture auprès d’un établissement bancaire de la RDC dans le but d’y déposer les fonds représentant la contribution de l’Emprunteur au programme . Compte Spécial Compte libellé en dollars US ouvert par l’Emprunteur auprès d’un établissement bancaire commercial en RDC et servant au financement du programme . Les retraits de fonds effectués sur le Compte de Prêt sont versés sur le Compte Spécial, qui sert à alimenter le Compte d’Opérations à partir duquel sont effectuées les dépenses.

Définition : 4/4 COSTAB Logiciel informatique utilisé par le FIDA pour l’estimation des coûts du programme et l’établissement des projections financières lors de l’évaluation du programme.

Chapitre 1. Cadre organisationnel Structure du programme Description et modalités d’exécution du programme Supervision et suivi du programme Cadre juridique, règles et procédures

Annexes au Chapitre 1 Financement du programme Fiche synthétique du programme Partenaires au programme Structure organisationnelle 5 Documents de référence et autres informations

Chapitre 2. Administration Unité de Coordination du programme(UCP) Règles et fonctionnement du bureau Gestion du courrier Systèmes d’information et de communication Archivage des documents Déplacements officiels

Annexes au Chapitre 2 1 Organigramme du programme 2 Descriptions des postes 3 Planning annuel du personnel 4 Classification des documents 5 Système de classement 6 Plan annuel de voyage 7 Demande d’ordre de mission 8 Estimation des coûts de mission 9 Demande de remboursement des frais de mission

Chapitre 3. Gestion du Personnel Types de contrats Sélection du personnel de programme Rémunération et avantages du personnel du programme Recrutement du personnel du programme Administration du personnel du programme Obligations du personnel et mesures disciplinaires Fin de contrat Personnel temporaire Consultants individuels

Annexes au Chapitre 3 1 Plan annuel des ressources humaines 2 Avis de vacance de poste 3 Grille d’évaluation des candidatures 4 Grille de sélection du personnel 5 Catégories salariales et grille de rémunération 6 Modèle de contrat – personnel du programme 7 Fiche de renseignements 8 Dossiers individuels 9 Demande de congés 10 Fiche de suivi des congés Fiche d’évaluation des performances 12 Fiche de fin de contrat 13 Requête pour assistance temporaire 14 Modèle de contrat – personnel 15 Fiche de paiement d’honoraires – consultants et personnel temporaire 16 Modèle de contrat – consultant individuel 17 Fiche d’évaluation – consultant et personnel temporaire

Chapitre 4. Gestion des biens Définitions Suivi des immobilisations Maintenance et sécurité Véhicules du programme Cession d’immobilisations 6 Gestion des stocks

Annexes au Chapitre 4 4.1 Registre des immobilisations 4.2 Système de codification des immobilisations 4.3 Liste de biens par affectation 4.4 Fiche de prêt de matériel 4.5 Liste d’inventaire 4.6 Durée d’amortissement des biens 4.7 Autorisation de sortie de matériel 4.8 Carnet de bord des véhicules du projet 4.9 Fiche de suivi des véhicules du programme 4.10 Fiche de cession 4.11 Fiche de suivi et état récapitulatif des stocks

Chapitre 5. Passation de Marchés 5.1 Généralités 5.2 Programmation des acquisitions 5.3 Demande d’achat 5.4 Spécifications techniques et termes de référence 5.5 Consultation des fournisseurs 5.6 Sélection des fournisseurs 5.7 Attribution des marchés et élaboration des contrats 5.8 Suivi des contrats 5.9 Livraison des biens, travaux et services

Annexes au Chapitre 5 5.1 Modalités de passation de marchés 5.2 Matrice de responsabilités pour les passations de marché 5.3 Plan d’acquisition des biens et services 5.4 Demande d’achat 5.5 Critères génériques d’évaluation des propositions techniques 5.6 Modèle de grille d’évaluation des propositions techniques 5.7 Modèle de contrat de fourniture de biens 5.8 Modèle de contrat de travaux 5.9 Modèle de contrat de services 5.10 Bon de commande 5.11 Registre des contrats 5.12 Rapport d’inspection et de réception

Chapitre 6. Gestion financière 6.1 Généralités 6.2 Processus budgétaire 6.3 Engagement de dépenses 6.4 Décaissements 6.5 Mobilisation des fonds (FIDA et contrepartie) 6.6 Rapports financiers

Annexes au Chapitre 6 6.1 Codification des opérations financières 6.2 Planning d’élaboration du PTBA 6.3 Format de budget 6.4 Affectation des fonds du prêt par catégorie de dépenses 6.5 Etat de suivi budgétaire mensuel 6.6 Registre des chèques distribués 6.7 Demande de retrait de caisse 6.8 Fiche d’inventaire physique de caisse 6.9 Suivi des décaissements 6.10 Check-list pour la préparation des DRF et DPD 6.11 Etat de reconstitution du compte spécial 6.12 Check-list pour le contrôle des DRF et DPD 6.13 Suivi des DRF et remboursements du FIDA

Chapitre 7. Procédures comptables 1 Règles et principes comptables 2 Système d’information et organisation de la fonction comptable 3 Procédures de comptabilisation des opérations 4 Schémas comptables pour les différentes catégories de dépenses 5 Clôture des comptes (mensuelle et annuelle) 6 États financiers et Audit des comptes

Annexes au Chapitre 7 Plan comptable général Modèle de fiche d’imputation Schémas d’écritures comptables 4 Check-list pour la clôture des comptes

Je vous remercie !