Outil d’Aide au Développement et à l’Organisation des Clubs
Les objectifs Face aux attentes, il s’agit des objectifs de la FFT Programme FFT 2012: « Les tâches administratives… qui pèsent sur les bénévoles seront allégées. Ils seront dotés d’outils de gestion et de communication modernes et performants » « Moderniser: offrir aux dirigeants des outils de gestion simplifiés, accessibles à tous grâce à Internet. Supprimer les tâches répétitives… » « Faciliter les travaux d’organisation et de planification des enseignants de clubs » « Proposer les nouveaux services que permettent les progrès d’Internet: réservation, recherche de partenaires, informations sur les services proposés, etc… »
Les objectifs Faciliter l’Organisation pour le club (simplifier l’administratif) Pour mieux Développer et Apporter de nouveaux services aux adhérents Pas seulement un outil de gestion, mais aussi de développement Dans le développement il y a la fidélisation et la conquête Pour toute taille de clubs Déléguer Répartir les tâches
Point d’accès principal depuis le site web du club (CMS ou non) Connexion en tant que Gestionnaire ou adhérent selon le cas
Un travail préalable structurant pour le club Le paramétrage Un travail préalable structurant pour le club Le club retrouve dès l’ouverture de son accès toute sa situation vis-à-vis de la FFT Installation(s) Courts Licenciés (y compris éventuellement licences en attente de validation de paiement) La phase de paramétrage est primordiale (pas de précipitation) Période de réflexion préalable au niveau du club
Outil modulaire Travail initial très important au niveau de club : déterminer le mode d’organisation futur Impact sur le paramétrage Possibilité d’activer certaines options plu tard
Attribution des droits sur l’application aux personnes en fonction dans le club uniquement. Si nécessaire possibilité d’attribuer une fonction via le module « Adhérents » Affectation d’un profil
Possibilité de mettre la totalité des courts en réservation ou uniquement certains Créneaux paramétrables par court / jour / horaire Structure de base du tableau de réservation
4 types de formules d’accès au club Cotisations (abonnement / carnets de tickets) Enseignement (école de tennis / stages)
Création possible d’un tarif en vente et d’un autre pour l’année suivante mais non disponible à la vente et non visible (ors gestionnaires) C’est à ce niveau qu’il est possible de mettre des formules en pré-inscription
Si le club a un CMS Fédéral possibilité d’adopter le même charte graphique pour l’Espace Adhérent Sinon, au choix du club
Indicateurs visuels qui ‘parlent immédiatement’ Données Excel exploitables par ailleurs Aide au pilotage du club. Outils de négociation éventuelle avec la municipalité.
Gestion des adhérents
Toute l’organisation de l’outil est basée autour du membre et de son activité La fiche membre permet aux gestionnaires du club d’avoir une vision globale Le principe d’unicité est respecté Pas de double saisie nouveau membre / licence vierge
Nouve
Le module de réservation
Le module de communication avec les membres
Totalement intégrée dans ADOC Gestion des licences Totalement intégrée dans ADOC
Aide à la constitution des groupes Module enseignement Aide à la constitution des groupes et suivi de l’activité.
Gestion financière
Un espace dédié à l’adhérent
Accès avec identifiant et mot de passe de l’espace du licencié si licencié dans le club Sinon, identifiant et mot de passe spécifique
Recherche de partenaire possible avec disponibilités si saisies par le club ou le joueur lui-même.
Outil d’Aide au Développement et à l’Organisation des Clubs Merci pour votre attention Outil fédéral, intégré au SI FFT, interconnecté avec les autres applications Eviter la dispersion et la redondance des informations au sein de plusieurs produits (excel, gestion licences, outil de résa) Pas obligatoire. Besoin d’une réelle volonté d’adhésion de la part du club (dirigeants, enseignants…). Outil structurant. Nécessité d’une bonne communication avec les adhérents si mise en place de la résa. Besoin d’accompagnement important