Présentation du projet « Gabrielle Neble » Mise en route du projet novembre 2009

Contenu Présentation du porteur de projet Présentation du projet novembre 2010 Le marché Données financières Planning

Présentation du porteur de projet Mme Gabrielle Neble 44 ans mariée, 2 enfants Domiciliée 260 Boulevard lorette à Bandol Salariée mi temps de la société Escota (superviseur de péage, télésurveillance des automatismes) A soutenu son mari dans son activité d’artisan pendant plus de 10 ans notamment au niveau administratif et commercial

Présentation du porteur de projet A effectué des formations et stages préparatoires dans le cadre du DIF Assistant de dirigeant de chef d’entreprise artisanale (ADEA) préparé à la Chambre des métiers du var Stage perfectionnement Excel (traitement des bases de données) Stage logiciel EBP Comptabilité

Présentation du porteur de projet Objectif personnel : Développer une activité complémentaire face à la démotivation due à un changement de poste Mettre aux services des professionnels des compétences acquises au cours des années précédentes Le vécu et l’expérience de la collaboration en entreprise m’ont poussé à transformer les compétences développées en prestations de services.

Présentation du porteur de projet Expérience professionnelle en lien avec le projet : Assistance du conjoint artisan pendant 14 années : Établissement factures/devis Contacts fournisseurs Préparation du dossier pour le comptable Établissement journal des entrées et des sorties Relation clientèle physique et téléphonique Suivi des chantiers

Présentation du porteur de projet Expérience professionnelle autre : De 1986 à 88 : enseignante au centre de formation d’apprentis de la Chambre des métiers (sens de l’entreprise, sensibilisation aux métiers, relationnel de groupe) Depuis 1990 : agent Escota à mi temps receveur et polyvalent péage (sens de l’équipe, disponibilité horaires décalés)

Présentation du porteur de projet Atouts : Connaissance du monde artisanal et des problématiques spécifiques de gestion Rigueur et méthode, sens de l’organisation et de la gestion du temps Disponibilité samedi, dimanches et jours fériés sur rendez vous Points faibles : Manque de relationnel et de clientèle Pas d’expérience en tant que chef d’entreprise Doit travailler sur la prise d’initiative et la proposition Parcours : 6 mois d’accompagnement en couveuse d’entreprise du 1/3/2010 au 31/08

Présentation du projet Il s’agit de proposer aux particuliers, aux professionnels ou responsables d’entreprise une prise en charge de leurs tâches administratives. Services proposés : assistance administrative et commerciale Mode d’utilisation du service : Sur site, en entreprise aux côtés du dirigeant À distance en télésecrétariat et télétransmission des données La zone de couverture géographique est de Saint Cyr à Toulon Ouest

Caractéristiques du service proposé Deux axes de prestations : Assistance administrative : Pour les professionnels Traitement de la correspondance, classement archivage Envoi de courrier, courriels, messages divers Établissement de documents externes ou internes à l’entreprise (contrats, convocation, rapports, procédures, document unique entreprise, cahier des charges...) Saisie et sauvegarde des données, numérisation de documents Enregistrement et saisie des fichiers audio Retranscription de réunion, recherche documentaire Présentation powerpoint Publipostage, mailing, faxing Relecture Autres services personnalisés Pour les particuliers : Rédaction de mémoires thèses rapports de stages, Assistance auprès des administrations, courriers divers

Caractéristiques du service proposé Secrétariat commercial : à destination des professionnels Accueil clientèle physique ou téléphonique sur site Établissement de devis pour artisans Relance clients fournisseurs Qualification de fichiers Téléprospection

Déroulement de la vente : 1er contact : téléphonique, par mail, visite en entreprise ou rencontre lors de réunion Rendez vous pour analyse détaillé du besoin du client Établissement du devis gratuit Exécution de la prestation et facturation Analyse de la satisfaction par un questionnaire

Clientèle ciblée Particuliers : retraités, étudiants.. Professionnels : Tous secteurs d’activité (travailleurs indépendants ou profession libérale ex : psychologue, thérapeutes...) Responsables d’entreprises (artisans, ...) Groupes sociaux : comités d’entreprise Secteurs d’activité à démarcher : banque, assurance, avocats, notaires, experts comptables, architecte, courtiers d’assurance, laboratoires d’analyse, organismes de contrôle et de recouvrement, industrie, expertise...

Le marché Les tendances du marché : Le marché des secrétaires indépendantes au même titre que le télétravail en général révèle un développement évident porté en particulier par l’évolution des technologies. Le secrétariat indépendant a connu un fort développement depuis 10 ans. 2 phénomènes expliquent cette croissance : - l’explosion d’internet et les pratiques de travail à distance - la courbe de croissance constante des créations d’entreprises

Le marché Donc le marché peut être porteur. Il en reste néanmoins fragilisé par le nombre d’entreprises qui cessent leurs activités par manque de clients dû essentiellement à une mauvaise prise en charge de l’aspect commercial en début d’activité. Le nombre de concurrentes hors zone d’activité révèle que le marché est concurrentiel

Le marché Qui sont les clients? Selon une enquête réalisée en 2008 (projet Assistéa 1200 questionnaires), les sociétés utilisatrices de ce type de prestations sont des petites structures (0 à 5 salariés) : une externalisation du secrétariat provient de la fluctuation de leurs besoins au niveau qualitatif (compétences) et au niveau quantitatif (charges de travail). Que consomment ils? Un service de secrétariat classique (frappe, classement, organisation) est le service le plus demandé.

Le marché Détermination de la concurrence : Total des concurrentes directes dans un rayon de 30 Km référencées dans les pages jaunes : 26 Tarifs des prestations des concurrents : identiques à celui du porteur de projet Certaines concurrentes proposent la gestion des appels téléphoniques ou la prise en charge de la communication (infographie ou création de sites) Positionnement de l’entreprise par rapport aux concurrents : expérience, flexibilité au niveau des horaires

Les motivations des professionnels : 1) Réduction des charges : Réduction des charges : pas d’investissement lié au poste (maintenance informatique, bureau, fournitures consommables, loyer, assurances, ) Pour les PME, pas de coûts de transport remboursés aux salariés Aucune obligation liée à l’embauche Baisse des coûts internes par la variabilité des charges Coût des charges sociales et patronales par rapport aux salariés (formation, médecine du travail, congés payés...)

Les motivations des professionnels 2) Amélioration de la productivité Le télétravail apporte un surcroit d’autonomie et une plus grande efficacité du temps de la prestation Le travailleur indépendant contrôle son temps de travail et est soumis à une obligation de résultat Certains travaux peuvent être difficilement réalisés dans les locaux (nécessitant concentration ou confidentialité)

Les motivations des professionnels 3) Augmentation de la flexibilité La secrétaire indépendante peut intervenir en cas de surcroit de travail, lors d’absence pour maladie, congés ou formation du personnel administratif en cas d’activité inégale dans le temps, de projets particuliers.

Analyse du besoin Le besoin en télésecrétariat peut être : Ponctuel et ne nécessite pas l’embauche d’une personne même à temps partiel Exigeant des compétences dont l’entreprise ne dispose pas (missions particulières, prospection...) Du à une surcharge de travail S’avère utile pour une souplesse d’organisation et une meilleure gestion des variations d’activités Les entreprises de petite structure : prospection de clientèle, étude de marché, information fiscale, accueil téléphonique Les entreprises de plus de 3 salariés : informatique secrétariat, suivi comptable.

Analyse du besoin Le nombre d’heures de secrétariat qui pourraient être sous traitées se situent : Entre 1 ou 2 journées hebdomadaires Le coût en forfait mensuel devrait se situer entre 200 et 400€ Plus de la moitié des personnes interrogées ne connaissent pas le principe du secrétariat indépendant Les critères de sélection des sous traitants administratifs sont les suivants : disponibilité, rapidité dans l’exécution des tâches, réactivité en cas de travail non prévu.

Analyse de la demande En cas de surcroit de travail imprévu, les types de travaux essentiellement demandés sont les suivants : Frappe et mise en forme de documents Réalisation de dossiers complexes Mailing, constitution de fichiers Relecture, correction de documents Suivi et préparation à la gestion commerciale.

Présentation du projet Avantages concurrentiels : Disponibilité Maturité Rigueur Méthode Écoute Discrétion

Présentation du projet Plan commercial : Création de l’identité commerciale Plaquette et cartes de visite (en cours) Inscription hubs Viadéo Inscription sites et portails dédié à l’auto entreprenariat et de télésecrétariat Adhésion association Adeto le 21/06/2010 (1300 entreprises sur les communes de La Seyne, Six fours, Ollioules) et insertion proposition offre spéciale dans le site dans le but de mises en relation Recherche dans les annonces d’emploi d’entreprises ayant besoin de personnel administratif Présentation à des réunions et diverses animations Prospection ciblée à l’aide de dépliants et cartes de visite Adhésion Tpe-entraide dans le but de rompre l’isolement.

Présentation du projet Moyens d’exploitation : humains : pas d’embauche prévue Cette activité sera complémentaire dans un premier temps. Matériels et financiers : Local (bureau) intégré au domicile Auto Financement

Données financières Compte de résultat prévisionnel : EDF - GDF Carburants et Lubrifiants 800 Divers fournitures entretien / équipt 1 000 Fournitures administratives 400 Maintenance informatique 300 Contrats d'entretien Abon. Téléphone 312 Assurance RC Pro 34*12 408 Documentation logiciel de gestion 120 Frais de communication (info 424)+ internet (800) 1 224 Stage 785 Frais postaux 200 Cotisations association 230 TOTAL 5 779

Données financières Comptes 2010 2011 2012 Résultat 5 153 8 270 8 768   Chiffre d'affaires 10 800 12 980 13 629 Carburants et Lubrifiants 800 824 849 Divers fournitures entretien / équipt 1 000 100 Fournitures administratives 400 412 424 Maintenance informatique 300 Contrats d'entretien Abon Téléphone 312 321 331 Assurance RC Pro 20*12 240 247 255 Documentation logiciel de gestion 120 124 127 Frais de communication 450 464 477 Stage 785 809 833 Frais postaux 200 206 212 Services bancaires Cotisations association 230 Charges sociales (ACCRE) 572 688 722 Impôt sur le revenu 238 286 Total charges 5 647 4 710 4 861 Résultat 5 153 8 270 8 768

Données financières Prévisionnel chiffre d’affaires : Pour obtenir un CA annuel de 11 800€ TTC il faut une moyenne de 980€/mois, soit par exemple 32 heures de présence sur site à 25 € = 800 € + 36 pages à 5€ en télésecrétariat soit 180€ Bénéfice réel prévisionnel pour la première année : 6021€

Planning 2010 : 2011 : Février/mars Accompagnement boutique de gestion Mars admission Couveuse Interface 83 Définition des cibles Mise en place des actions commerciales Immatriculation statut auto entrepreneur le 23/12/2010 Proposition chargée du développement CGBF Prospection : Secteur plaisance localité, Camping et commerces proches Entreprises adhérentes à l’Adeto secteur industrie/mécanique 2011 : Proposition à l’étude : trésorière et vice secrétaire d’une association en projet Prospection : professionnels indépendants tous secteurs d’activité, Poursuite des contacts Adeto et hub Viadéo.