Les thèses en ligne, le serveur TEL et l’UJF Brève historique Le CCSD et le serveur TEL L’UJF et le serveur TEL Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

la Cellule MathDoc : unité mixte CNRS/Univ. J. Fourier Au début (1995-2000): 2 mathématiciens, 2 ITA: Applications pour les bibliothèques (catalogue fusionné, logiciel de gestion) Développement pour le Zentralblatt Début de travail sur les archives ouvertes (prépublications et thèses) Aujourd’hui (2000 ->): 2 mathématiciens, 7 ITA (3 info, 3 doc, 1 assistante) Bibliothèque numérique NUMDAM (13 journaux, 11465 articles en ligne) Autres bibliothèques numériques (prépublications, thèses, Gallica-math, archives « Bourbaki » etc…) Aide à la production/mise en ligne de journaux. (CEDRAM) Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

Thèses en ligne : quelques dates 1999 -> groupe de réflexion sur la diffusion et l’archivage électronique des thèses à l’instigation de la SDBIB. (fin années 90- début 2000) mise en place de la chaîne de production « cyberthèses » par l’Univ. Lyon 2 en collaboration avec l’Univ. de Montréal Succès relatif de cette chaîne de production, adoption par quelquess univ. Concomitant: Serveur « cyther » INSA Lyon 2001 «Guide pour la diffusion et l’archivage électroniques des thèses à l’attention des établissements d’enseignement supérieur » Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

Thèses en ligne : quelques dates Juillet 2001 lancement du serveur TEL par le CCSD Concomitant :différents projets (SPARTE, STAR) de l’ABES. 2005 - 2006 publication de la recommandation TEF Voir (synthèse) : http://artist.inist.fr/article.php3?id_article=57&var_recherche=th%E8ses+en+ligne Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc Le CCSD Crée en 2000-2001: (Actuellement 5 ingénieurs 1 assistante I directeur.) Centre pour la communication scientifique directe. (CNRS-In2p3) Communication scientifique directe (CSD): « Un circuit court entre les chercheurs pour faire connaître leur résultats (et prendre date pour leur recherche) » Idées forces : Libre accès aux résultats de la recherche Gratuité Accessibilité Publications électroniques E-print (preprint + postprint) Auto archivage Les chercheurs déposent eux-mêmes leurs articles sur des bases ouvertes Interopérabilité On met en œuvre des moyens pour « tenter » l’interconnexion des bases d’articles scientifiques Le CCSD a mis en place le serveur HAL, ainsi que plusieurs serveurs «spécialisés » : HAL-SHS , HAL-IN2P3 , Archive-EduTice , HAL-INRIA , HAL-INSERM , Archive-EduTice, Archive de l'Institut | Nicod, CIEL, et ….  TEL Ces serveurs prennent en compte la dimension « institutionnelle », CNRS, Établissements, labos… Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc Le serveur TEL Ouvert en 2001 Premier serveur du CCSD Collaboration CCSD/MathDoc Changement de logiciel (intégration dans HAL) en novembre 2005. Fonctionnalités: identification, dépôt, vérification, «tampons», affichage, alertes, serveur OAI. Nombre de thèses (lundi 15/05/2006) 4822 Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

TEL: quelques statistiques sur les dépôts Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

TEL: répartition des dépôts par domaine Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

Exemple de formulaire de saisie « TEL » Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc Fin du formulaire Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

Affichage des métadonnées Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

Récupération des métadonnées Un serveur OAI expose les métadonnées de TEL en XML dans deux formats: oai_dc (dublin core de base) oai_tel (toutes les métadonnées http://tel.ccsd.cnrs.fr/oai/ http://tel.ccsd.cnrs.fr/oai/oai.php?verb=GetRecord&metadataPrefix=oai_dc&identifier=tel.ccsd.cnrs.fr:tel-00012078_v1 http://tel.ccsd.cnrs.fr/oai/oai.php?verb=GetRecord&metadataPrefix=oai_tel&identifier=tel.ccsd.cnrs.fr:tel-00012078_v1 Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc TEL-UJF Pourquoi TEL ? Aucun autre système national existant Ne pas installer une usine à gaz sur place. Inutile de réinventer la roue Aucun système « local » vraiment satisfaisant Économie de personnel, temps, ressources Bonnes relations avec le CCSD, et adaptabilité de celui-ci. On ne change rien aux règles existantes (formulaire « ABES », exemplaires papier). Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc L’UJF et TEL: histoire En 2004 vote au conseil scientifique, décision d’utiliser TEL. Mise en place d’un groupe de travail Chargée de mission, écoles doctorales, scolarité, SICD, labos Ecriture de recommandations: Pour l’Université Pour le CCSD Mise en application janvier 2005 Création micro site « tel-ujf.ujf-grenoble.fr » Obligation de dépôt rentrée 2005-2006. 748  documents « UJF » déposés en tout (important rétro-dépôt de l’IMAG). 2005: 283 soutenances,188 dépôts dont 175 validés. Répartition par domaine, voir dépôts UJF sur TEL Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

TEL-UJF: comment ça marche? Information des thésards: Inscription en première année Inscription en dernière année Retrait du dossier de soutenance Info disponible dans les écoles doctorales Site tel-ujf Dépôt par le thésard: Métadonnées administratives+bibliographiques Document visualisable obligatoire (PDF, PS ou HTML) Document source (Word, open office, LaTeX) facultatif Première validation par quelqu’un du domaine scientifique La thèse est en ligne Le thésard dépose les exemplaires papier Le bureau de la scolarité reçoit une alerte et «tamponne» (identifie comme faisant partie de la collection UJF) le document si tout est en règle. Le thésard peut recevoir son diplôme. Catalogage: le SCD reçoit une alerte en même temps que la scolarité et peut réutiliser les métadonnées pour le catalogage sudoc. Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc

Améliorations souhaitables Réutilisation de données déjà saisies: Meilleure intégration avec d’autres applications : Apogée : toutes les métadonnées administratives y sont. Catalogues sudoc et rugbis. Apparemment pas de récupération automatique de données dans le sudoc. Possibilité d’étudier un moyen de récupération pour le futur SIGB ? Quelques améliorations côté « TEL ». Réunion RUGBIS le 18 Mari 2006 Elizabeth CHERHAL-CLEVERLY, Cellule MathDoc