AAP – PRAICOS Financé par le Procédure administrative et financière Institut de l’Elevage

Financement et Communication Ce programme est financé par le MAAP sur des fonds CASDAR – appel à projet innovation et partenariat. Ce financement public impose la mention de ce soutien sur tous les documents, articles, présentations, posters… réalisés dans le cadre de ce projet y compris pour tous les partenaires. Vous devez en conserver la trace et fournir une copie au moment du justificatif final.

Échéance prévue : fin 1er trimestre 2011 2 types de Conventions dotation CASDAR > 5 000 € *: Une convention dite « inter partenariale » dotation CASDAR < 5 000 € *: Une convention dite « simplifiée » Après en avoir validé le contenu, vous devrez les signer en deux exemplaires originaux et joindre les annexes demandées s’il y a lieu. Échéance prévue : fin 1er trimestre 2011 * Ces conditions peuvent être différentes sur d’autres projets

Convention Inter partenariale Elle est signée entre l’Institut de l’Elevage, chef de file du projet et le partenaire. Elle reprend les obligations de la convention cadre du chef de file avec la DGER. Cette convention rappelle les engagements des parties sur les aspects techniques et financiers du projet : fourniture de justificatifs dûment signés par le représentant de la structure à des échéances précises

Liste des annexes Pour les conventions inter partenariales – Compte prévisionnel de réalisation – Modèle des comptes de réalisation – Note explicative du compte-rendu financier – Liste des agents mobilisés – Méthode de comptabilisation des temps de travail et de calcul et d’imputation des charges indirectes – Demande de versement d’acompte et de solde – Modèle de compte-rendu technique

Que faire avec les annexes ? – Compte prévisionnel de réalisation – Modèle des comptes de réalisation – Note explicative du compte-rendu financier L’Institut de l’Elevage vous fera parvenir avec la convention un compte prévisionnel de réalisation déjà rempli pour la totalité du projet. Veuillez en vérifier le contenu avant signature. Vous devrez utiliser ce modèle pour vos comptes-rendus intermédiaires et finaux. Aide pour la réalisation du compte-rendu En plus fourniture d’une méthodologie élaborée au fil des précédents CASDAR sous forme de tableau modèle et d’instructions de remplissage précises AAP PRAICOS – Procédure administrative et financière

Que faire avec les annexes ? suite… Vous devrez utiliser ce modèle de document pour communiquer les temps (en mois) des agents Aucun modèle fourni. Vous devrez vous rapprocher de votre service financier ou comptable pour connaître les modalités de calcul au sein de votre organisme Modèle à utiliser pour vos demandes d’acomptes et de solde Vous pourrez suivre le plan qui vous est fourni Annexe 4 – Liste des agents Annexe 5 – Méthode de comptabilisation des temps et de calcul et d’imputation des charges indirectes Annexe 6 – Demande de versements Annexe 7 – Modèle du compte-rendu technique intermédiaire AAP PRAICOS– Procédure administrative et financière

Que dois-je faire tout au long du projet ? Le projet PRAICOS a une durée de vie de 3 années DU 01/01/2011 AU 31/12/2013 Tous les ans, le 30 avril, un compte-rendu intermédiaire financier et technique reprenant toutes les dépenses y compris des partenaires doit être fourni par l’IE pour les 12 mois de l’année civile précédente. Les partenaires doivent donc remettre à l’IE leurs justificatifs N-1 le 30 mars. A la fin du projet vous devrez remettre à l’IE pour le 30/03/2014 un compte-rendu final financier et technique pour l’intégralité du projet.

Quels documents remettre ? Un compte de réalisation intermédiaire Il reprend l’ensemble des dépenses engagées pour ce projet durant la période indiquée. Il faut les distinguer par type d’action. Dans la partie des recettes, vous devrez indiquer le montant de l’aide Casdar qui correspond à la contrepartie des dépenses, les autres co-financements, et par différence, remplir, soit la ligne «Etat autres sources» (s’il s’agit de Casdar de base), soit la ligne «autre autofinancement». 1 exemplaire tamponné et signé par le représentant légal de votre organisme

AA P PRAICOS– Procédure administrative et financière CAS DAR Compte de réalisation (en euros) Organisme : Dépenses et recettes PERIODE DU AU (1) DEPENSES Action 1 Action 2 Action 3 TOTAL GENERAL (2) salaires, charges et taxes afférentes des agents de développement   (3) frais de déplacement des agents de développement (4) Total des dépenses de personnel qualifié (2+3) (5) salaires, charges et taxes afférentes des autres agents (6) prestations de service (7) acquisition de matériels (8) autres dépenses directes (9) Total des autres dépenses directes (5+6+7+8) (10) Dépenses indirectes affectées (11) Conventions avec tiers (reversements de crédits DAR) (12) Total des dépenses (4+9+10+11) RECETTES (13) CAS DAR 0,00 (14) Chambres d'agriculture (TAFNB) (15) Conseils généraux (16) Conseils régionaux (18) Offices (19) Cotisations volontaires obligatoires (CVO) et autre taxe fiscale affectée (20) Etat (autres sources) (21) Union Européenne (22) Produits propres (Prestations de service, ventes,…) (23) Autre autofinancement (25) Total des recettes (13+24) Nom de votre organisme Mise à jour de la période Dépenses liées au projet (salaires, frais de déplacement, achats ou prestations) par action Total des dépenses Subvention DAR (calculée grâce au taux de financement) Autre(s) source(s) de recettes Total des recettes AA P PRAICOS– Procédure administrative et financière

Quels documents remettre ? suite… Un tableau des agents mobilisés Ce tableau doit lister le temps de travail (en mois) sur la période, des agents de votre organisme qui participent au projet (sauf les salaires publics). Préciser le type de fonction : ingénieur, technicien ou chercheur. 1 exemplaire tamponné et signé par le représentant légal de votre organisme

AAP PRAICOS – Procédure administrative et financière Rappelez le nom de votre organisme Organisme :   Equipe technique mobilisée dans le projet (en nombre de mois) Organisme employeur Nom de l’agent catégorie d'employé Action 1… … total (en nombre de mois) Chambre régionale Mr X techniciens 2  2 Mr Y ingénieurs  2 chercheurs  Total par action  4 4 Précisez le début et la fin de la période Indiquez le nombre de mois par agent et par action AAP PRAICOS – Procédure administrative et financière

Quels documents remettre ? suite… Une demande de versement d’acompte La 1ère dès la signature de la convention inter partenariale. Le montant ne doit pas dépasser 40% de la dotation totale par demande. Le 2ème acompte à l’issue des 12 premiers mois si les dépenses engagées ont permis de justifier le 1er acompte. S’il s’agit d’un 1er partenariat avec l’Institut de l’Elevage, veuillez joindre un RIB et nous communiquer votre numéro SIRET et TVA.

Quels documents remettre ? Un compte de réalisation final La présentation et le contenu ne diffèrent pas du compte de réalisation intermédiaire. Il doit reprendre l’ensemble des dépenses engagées pour les 3 ans. Le total des dépenses doit être supérieur ou égal au coût prévisionnel. Et le total de l’aide Casdar ne doit pas dépasser le montant prévu, même si les dépenses engagées sont supérieures au budget prévisionnel. 2 exemplaires tamponnés et signés par le représentant légal et le commissaire aux comptes, ou l’agent comptable de votre organisme. En cas d’absence d’agent comptable ou de commissaire aux comptes, la signature du représentant légal est suffisante.

Quels documents remettre ? suite… Un tableau des agents mobilisés Vous reprendrez dans un tableau global le temps total consacré au projet pour les 3 années. La méthode de comptabilisation des temps de travail et de calcul et d’imputation des charges indirectes. Pour ces documents : 2 exemplaires tamponnés et signés par le représentant légal de votre organisme et le commissaire aux comptes ou l’agent comptable Votre demande de versement de solde.

Convention simplifiée Elle est signée avec les partenaires concernés pour permettre à ces derniers d’établir une facturation sans TVA (sauf pour les établissements privés). Il n’y a pas de justificatifs financiers à fournir, seulement un compte rendu technique suffisamment précis au niveau des temps passés par les agents.

Convention simplifiée Au fur et à mesure de l’avancement du projet, une facture nette de TVA doit être envoyée à la personne chargée du suivi administratif. L’échéancier de ces factures sera déterminé par la fin d’une action d’appui par exemple, pour les actions prévues sur les 3 ans on peut prévoir une 1ère facture des temps passés à l’issue des 12 premiers mois soit pour le 31/12/2011. Chacune de ces factures devra être accompagnée d’un compte rendu technique (même modèle que les autres partenaires qui reprendra précisément les temps passés par les agents)

Contacts de l’Institut de l’Elevage Aspects administratifs et financiers Sandrine Fougère Institut de l’Elevage Le Mourier 87800 St Priest Ligoure Tél : 05 55 00 63 72 sandrine.fougere@ inst-elevage.asso.fr Chef de projet Jean Christophe Moreau Institut de l’Elevage BP 42118 31321 Castanet Tolosan Tél :05 61 75 44 47 jean-christophe.moreau@ inst-elevage.asso.fr AAP PRAICOS– Procédure administrative et financière