Procédure de demande Dans le rapport COM, une hadronthérapie est proposée pour le patient. Le patient contacte via son médecin-traitant un centre de radiothérapie agréé qui peut envoyer des patients pour une hadronthérapie (« le centre d'envoi »). Un rapport multidisciplinaire est également exigé en cas de tumeur non oncologique CNS. Le centre d'envoi transmet une demande à l’INAMI, au Service des Soins de Santé (SSdS) pour ouvrir un dossier (via Hadrontherapie@inami.fgov.be) et demande en parallèle un avis pour traitement dans un centre « d’hadronthérapie ». Le SSdS donne un numéro de dossier dans l'attente du dossier de demande complet. Le centre d’hadronthérapie communique au centre d'envoi son accord (ou pas) pour le traitement. En cas de réponse négative, le dossier est transmis par le centre d'envoi à un autre centre d’hadronthérapie. Le centre d'envoi fait parvenir le dossier de demande motivée complet ainsi que le consentement au traitement dans le centre d’hadronthérapie, avec le devis pour celui-ci, au SSdS (par courrier recommandé). Le SSdS envoie le dossier de demande complet endéans les 5 jours ouvrables après réception aux membres du Conseil d’Accord (via « site sécurisé »).

Décision Conseil d’Accord (1) Endéans les 5 jours après réception du dossier de demande, les membres du conseil d’accord transmettent leur avis au SSdS. La décision est: Une décision positive en cas d’avis unanimes positifs (min. 2 avis par « banc ») Une demande de renseignements complémentaires, après quoi la procédure redémarre par mail. En cas d’avis négatifs (à motiver) sans consensus , la décision est reportée après convocation en personne des membres du conseil d’accord à la réunion programmée suivante ( fréquence prévue 2x par mois). Le SSdS communique la décision définitive endéans les 5 jours ouvrables : - au centre d'envoi  qui la transmet avec une garantie de paiement au centre d’hadronthérapie - au bénéficiaire - à l’OA du bénéficiaire En cas de décision positive du Conseil d’Accord, les coûts du traitement et du séjour, et si c’est possible les coûts de transport, du bénéficiaire et de son (éventuel) accompagnateur sont pris en charge. L’INAMI donne une garantie de paiement (la possibilité de payer un acompte est prévue).

Décision Conseil d’Accord (2) Au moins 2 membres de chaque groupe représenté doivent voter pour que le Conseil d’Accord puisse prendre une décision valable. Les représentants de l’Inami ne prennent pas part au vote. Tout avis négatif doit être motivé. Tout avis négatif non unanime donne lieu à un second tour de demande d’avis. En cas de non-consensus trouvé par mail, le dossier sera discuté à la première réunion plénière fixe programmée; en cas de persistance de désaccord, le Président (Inami) tranche. Il n’y a pas de procédure de recours prévue auprès du conseil d’accord.

Factures Facture pour l’avis positif de traitement et pour les coûts du traitement par le centre d’hadronthérapie Factures par le centre d’hadronthérapie (voir point 8) et facture pour le forfait de coordination par le centre de radiothérapie d'envoi Factures des éventuels coûts de transport et de séjour du patient et de son éventuel accompagnateur transmises à l’Inami via le centre de radiothérapie d'envoi

Paiements Paiement des coûts de traitement* au centre d’hadronthérapie qui a effectué le traitement (* en tenant compte d’un acompte éventuel payé) Intervention dans les frais de transport et de séjour du patient (et de son éventuel accompagnateur) Paiement de l’avis au centre d’hadronthérapie qui assure le traitement Paiement de la coordination au centre de radiothérapie d'envoi

Frais de transport et de séjour Frais de séjour: indemnité de séjour jusqu’à un montant maximum de 40,00 euros par jour par personne. Ces frais sont remboursés pour le patient et pour une personne qui l’accompagne pour la durée du traitement lorsqu’il s’agit d’un enfant (<15 ans) ou s’il s’agit d’un adulte en cas de nécessité médicale. Indemnité de déplacement en cas de déplacement à l’étranger : à partir d’une distance de 350 km à vol d’oiseau de Bruxelles, il est prévu un remboursement des frais à concurrence de 0,25 euros par km (voiture) ou un remboursement du voyage en train ou en avion (tarifs en ‘classe économique’) pour l’entièreté du déplacement.