Gouvernance d’un club dynamique La Plan de leadership du club Notes à l’attention du facilitateur Les notes de chaque diapositive sont là pour vous aider dans votre présentation. Elles proposent des activités facultatives que vous pouvez utiliser pour rendre votre présentation plus interactive. Votre auditoire peut être votre club, les membres d’un autre club ou celui de plusieurs clubs. N’hésitez pas à adapter ces notes à votre style et à votre public. Activité Poser les questions suivantes aux participants : À quoi ressemble votre club ? Est-il dynamique et vivant ? Est-il divers et ouvert aux nouvelles idées ? Les membres sont-ils activement impliqués? Comment votre club peut-il devenir plus dynamique ?

Objet S’assurer que le club évalue régulièrement ses pratiques et mette en place de nouvelles idées pour accroître sa Performance [Ajoutez vos notes le cas échéant.]

Quels sont les avantages pour votre club ? Promouvoir l’innovation et la flexibilité Adapter les meilleures pratiques à la culture du club Remettre en question les traditions et mettre à l’essai de nouvelles pratiques La plan stratégique du Rotary International souligne l’importance de l’innovation et de la flexibilité dans les clubs. Les clubs en bonne santé sont ceux qui mettent en place des idées répondant aux besoins des membres et augmentant la vitalité du club. Il existe 34 000 Rotary clubs dans le monde. Chaque club a sa propre culture et ses propres pratiques qui le distingue des autres. Les clubs doivent épouser les caractéristiques qui les distinguent des autres tout en étant attractifs pour la collectivité. Envisagez les meilleures pratiques présentées dans les prochaines diapositives et discutez-en avec les membres de votre club. Encouragez-les à proposer de nouvelles idées pouvant améliorer le fonctionnement du club et assurez-vous que les décisions prises ont le soutien de la majorité d’entre eux.

Définir des objectifs à long terme Votre club est-il engagé dans une réflexion stratégique ? Quelle est la vision de votre club ? Quels sont ses objectifs à long terme ? Les clubs doivent engager une réflexion stratégique comprenant une vision décrivant où ils se voient dans trois ou cinq ans, ainsi que des objectifs à long terme alignés sur cette vision. Les membres du club doivent avoir la possibilité de se faire entendre afin de recueillir le plus grand nombre possible d’idées novatrices et diverses. Planifier l’avenir permet à votre club de rester en phase avec la société. Cela lui permet également de monter sur le long terme des actions de plus grande envergure et aux résultats plus durables. Activités Poser les questions suivantes aux participants : Qu’est-ce qu’une vision ? En quoi se distingue votre club ? Que sait faire votre club ? Demander aux participants de réfléchir à une vision pour leur club. Distribuer des exemplaires du Guide de planification stratégique pour aider les Rotariens à se familiariser avec le concept de réflexion stratégique et à commencer à y réfléchir.

Fixer des objectifs annuels Réaliser d’abord une évaluation de la collectivité. Demander aux commissions de proposer des objectifs. Impliquer l’ensemble des membres. La réflexion stratégique vise à donner au club une vue d’ensemble de son avenir. Pour atteindre ses objectifs à long terme, un club doit également se fixer des objectifs annuels. Objectifs du club – Document de planification est un outil destiné à définir ces objectifs annuels. Fixer des objectifs permet de s’assurer que le club est constamment en quête d’amélioration et ne se satisfait pas du statu quo. Activité Poser les questions suivantes aux participants : Quels sont les objectifs annuels de votre club ? Comment ces objectifs ont-ils été fixés ? La procédure doit-elle être changée ?

Organiser des assemblées de club Organiser une assemblée tous les trimestres pour recueillir des idées, souligner les réussites et mettre en avant les actions. Demander l’avis des membres sur les pratiques, actions et activités du club. Il est important que les membres du club soient constamment impliqués dans le processus de réflexion stratégique et informés de toutes les initiatives du club. Les assemblées de club constituent un excellent moyen de communiquer avec les membres. Envisagez d’organiser une assemblée visant à évaluer l’efficacité des pratiques actuelles ou à générer des idées novatrices afin de donner la possibilité aux membres de donner leur avis ou de faire des suggestions. Les Rotariens soutiendront et participeront davantage à des projets qui ont été définis avec leur aide. Activités Poser les questions suivantes aux participants : À quoi d’autre les assemblées de club peuvent-elles servir ? Les assemblées de club se sont-elles avérées efficaces dans votre cas ? Demander aux participants de noter des idées qu’ils souhaiteraient voir discutées à une assemblée de leur club.

Communiquer clairement Qui communique avec les dirigeants du district ? Comment les membres donnent-ils leur avis ? Quelles sont les informations pouvant être publiées en ligne ? Grâce à l’Internet et aux réseaux sociaux, les clubs peuvent facilement parler de leurs activités, de leur actualité et de leurs manifestations. Quelle que soit la méthode choisie, ils doivent maintenir les canaux de communication ouverts et élaborer un plan pour diffuser l’information. Les besoins des membres du club doivent être exprimés et connus des dirigeants du club mais aussi parfois du district. De même, les initiatives de district doivent être communiquées aux dirigeants et aux membres des clubs. Les réseaux sociaux sont un excellent moyen de diffuser des informations, d’autant plus que leur popularité croît sans cesse. Activités Poser les questions suivantes aux participants : Pourquoi consultez-vous les sites web de votre club et de votre district ? Quel contenu souhaiteriez-vous voir sur ces sites web ? Répartir les participants en binômes en associant un participant familier des réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, etc.) avec un autre qui ne l’est pas. Orienter la discussion sur les avantages des réseaux sociaux, le type d’informations pouvant être diffusé grâce à ce moyen et la création d’un compte.

Assurer la continuité à la tête du club S’assurer que les dirigeants en place collaborent avec les dirigeants sortants et entrants. Envisager d’assigner des mentors aux nouveaux membres. Mettre en œuvre un plan à long terme peut être rendu difficile par le changement annuel de dirigeants. Pour garantir la continuité, les clubs doivent choisir leurs dirigeants aussi tôt que possible et les impliquer dans le processus de planification afin qu’ils puissent avoir leur mot à dire dans les décisions qui vont les concerner. Activités Poser les questions suivantes aux participants : Qui seront les dirigeants de votre club l’an prochain ? Dirigeants actuels : Comment vous êtes-vous préparés à votre mandat ? Qu’est-ce qui aurait pu vous aider davantage ? Votre club a-t-il défini un parcours à suivre pour ses dirigeants ? Si oui, quels en sont les résultats ? Si non, en voyez-vous l’utilité ? Répartir les participants en équipes qui auront pour tâche d’établir une liste de projets ou de procédures qui requièrent de la continuité à la tête du club pour être efficaces.

Modifier le règlement intérieur du club Revoir ce règlement tous les ans. Identifier les changements à apporter. Permettre aux membres de proposer des idées. Mettre ces idées à l’essai avant de les adopter. Vous êtes supposés adapter le règlement intérieur recommandé aux Rotary clubs à la situation particulière de votre club. Ce règlement propose une structure et des politiques standard, mais les clubs peuvent les adapter à leurs besoins. Le règlement intérieur de votre club doit refléter ses pratiques actuelles. Activité Demander aux participants de noter une pratique qu’ils souhaiteraient voir leur club abandonner et une autre qu’ils souhaiteraient voir leur club adopter.

Resserrer les liens Promouvoir la camaraderie. S’amuser ! Nous voulons que les membres arrivent aux réunions pleins d’enthousiasme. Les réunions ne doivent pas être ennuyeuses ou représenter une corvée. Les clubs dynamiques sont exaltants et leurs membres sont enthousiastes. Si votre club ne semble pas s’amuser, demandez à ses membres de faire des suggestions pour changer la situation. Des liens étroits entre les membres sont la clé de la fidélisation. Si les nouveaux membres ne se sentent pas les bienvenus ou inclus dans les réunions, des tensions et un manque d’intérêt risquent de naître. Le Rotary offre des possibilités de networking qui doivent être mises en avant au moment du recrutement. Ces possibilités sont particulièrement attrayantes pour les jeunes en début de carrière. Activités Demander aux participants de faire des suggestions pour rendre leur club plus amusant. Demander aux participants de se lever et de se diriger vers une personne qu’ils connaissent peu ou pas du tout. Leur demander d’échanger une bonne nouvelle de la semaine.

S’assurer que les membres sont actifs Susciter l’intérêt et le dévouement. Entretenir la fierté du club. Attirer des nouveaux membres et susciter l’attention de la collectivité. Comment votre club implique-t-il ses membres ? Les membres de votre club sont-ils impliqués ? Si la seule chose que font les membres est d’assister aux réunions, votre club n’est probablement pas dynamique. Pour impliquer les membres, il faut commencer par leur parler de leurs centres d’intérêt et de leurs souhaits. Élaborer des programmes de réunion qui répondent aux attentes des membres afin de susciter leur participation active. Activités Demander aux participants de citer une action à laquelle ils souhaiteraient participer et noter leurs réponses sur un paperboard. Puis, prendre une action au hasard et demander aux participants de citer les compétences qu’ils pourraient y apporter.

Élaborer un plan de formation Les dirigeants de notre club assistent-ils aux réunions de district ? Les nouveaux membres suivent-ils des séances d’orientation ? Une formation continue est-elle proposée aux membres du club ? Un programme de développement du leadership est-il proposé à tous les membres ? Les réunions de district, l’orientation des nouveaux membres, la formation continue et la formation au leadership sont les éléments d’un plan de formation complet. Pour s’assurer que les membres sont bien informés, quelle que soit leur ancienneté, les clubs peuvent envisager la nomination d’un chargé de formation ou d’une commission Formation si la taille du club le permet. Les clubs peuvent également évaluer les connaissances de leurs membres afin de cibler la formation. Activité Poser les questions suivantes aux participants : De quel type de formation votre club a-t-il besoin ? Quelles sont les formations pouvant être abandonnées, combinées ou radicalement modifiées ?

Former des commissions de club Recommandées Administration du club Effectif Relations publiques Actions Fondation Rotary Former d’autres commissions en fonction des objectifs du club. Quel que soit l’organigramme choisi par votre club, les commissions doivent s’intéresser aux domaines d’action, à la vitalité du club, à la participation des membres et aux besoins du club. Les clubs de grande taille peuvent envisager la création de commissions supplémentaires afin d’impliquer davantage de membres tandis que les petits clubs peuvent en fusionner pour éviter que des membres aient trop de responsabilités différentes. Activité Poser les questions suivantes aux participants : En quoi cet organigramme peut-il entraver le fonctionnement de votre club ? Pensez-vous que des commissions supplémentaires permettraient d’améliorer le fonctionnement de votre club ? Y-a-t-il des commissions superflues ?

Tradition et innovation Le changement fait souvent peur, mais l’innovation ne doit pas forcément être synonyme d’abandon de toutes les traditions. Conservez les traditions qui ont encore un sens et créez un environnement qui autorise les membres à remettre en question certaines pratiques. Si la raison pour conserver une pratique est « Nous avons toujours fait les choses de cette façon », il est probable que cette pratique ne contribue pas à la vitalité du club. Activités Poser les questions suivantes aux participants : Quelles sont les traditions qui ont encore un sens et quelles sont celles qui ne contribuent plus à la vitalité de votre club ? Quelles nouvelles idées votre club pourrait-il mettre à l’essai ? Répartir les participants en binômes et leur demander d’évoquer des changements qui ont produit des résultats positifs dans leur club. Demander à un participant de partager une anecdote personnelle sur une idée novatrice qui a amélioré son quotidien. Les quatre premiers Rotariens Diplômés des Centres du Rotary

Mettre en place des idées Envisager d’organiser une retraite d’une journée. Incorporer les idées proposées par les membres. Mettre les idées à l’essai avant de modifier le règlement intérieur. Activité Poser les questions suivantes aux participants : Quels autres idées souhaiteriez-vous mettre en place ? Avez-vous des sujets qui vous préoccupent ?

Votre club, votre plan Travaillez ensemble pour comparer les pratiques de votre club à celles décrites dans ce guide. Pour les domaines ayant besoin d’être améliorés, réfléchissez à de nouvelles idées et à la manière de les mettre en place. Cela nécessite du temps mais en vaut la peine. Activité Poser les questions suivantes aux participants : Quelles autres meilleures pratiques devriez-vous envisager ? Avez-vous des questions ou des commentaires ?

Merci pour votre Attention !!!