Partie A Système d ’information et organisation Exemple Version du 6/01/05 Dans le cadre de cet enseignement, le SI est toujours inscrit dans un contexte de gestion donné. Donner une illustration : faire un lien avec le document Word de début du cas FRDIST commenté. Bernard Quiniot – Mireille Flaugère

Plan de la présentation de la partie A Système d’Information (SI) Dans quel cadre et pour quel objectif ? Parties prenantes Évolution du SI Processus Définition et approche Modélisation Projet Justification Planning Suivi MF : « SI définition et approche » répond notamment à « La partie A pourquoi faire? » Dans quel cadre et pour quel objectif? »

Le Système d'Information en classe de Première Les rôles et les caractéristiques de l'information L'information, outil de communication interne et externe L’information, instrument du travail collectif Nature et formes de l'information Qualités et coût de l'information Le système d'information La nécessité d'organiser l'information Les liens entre système d'information et système informatique La représentation des flux d'information Domaine d'étude, acteur, flux d’information Diagramme de flux (diapo d’AVS présentation Première gestion)

Définition : La triade du Système d'Information Ensemble de techniques, d‘organisation et d'Hommes qui traite de l'information pour l'entreprise Système informatique : un des trois composants du SI TIC MF: diapo animée. ci-dessous compléments à dire AS : INSISTER SUR LE FONDEMENT DU CONCEPT DE SI : L’INTERACTION ENTRE LES TROIS COMPOSANTS BQ-MF: L’approche permet aux élèves de lier l’outil technique (TIC) à l’organisation et à l’aspect humain MF: autre définition qui insiste peut-être davantage sur l’interaction (cf. programme de première) : « L’étude du SI permet tout à la fois de : - représenter certains aspects de l’activité des organisations, - repérer un ensemble organisé de ressources humaines et technologiques Informations traitées Informations brutes Organisation / Processus Hommes et culture

Définition : types de SI SI de pilotage et SI Opérationnel Apports stratégiques du SI Management Reporting Pilotage Nature et forme de l ’information Base de données externes (veille) Types de SI SI de production (traitement de la matière information) SI de pilotage ou d'aide à la décision L ’information de décision est différente en nature et en forme de l ’information de production. Le niveau de précision (d ’exactitude) et la fraîcheur ne sont pas les mêmes Le SI peut (et c ’est uniquement à illustrer) permettre d ’obtenir un avantage concurrentiel (ex : Wall Mart - Air France, …) Opération Ex : traitement de chèques Facturation / règlement CAO / GPAO

Une approche : D’interaction (la triade) Transversale D’ évolution La partie A représente 30% du temps en interaction avec les parties C (Évolution du SI et développement des applications) et B (services fournis par le SI et technologies associées) Transversale D’ évolution Il s’agit globalement de mettre en œuvre des démarches et des outils pour assurer l'adaptation du SI aux besoins de l'organisation Pédagogique : observation, identification,adaptation MF: compléments à dire : On identifie les composants organisationnels (procédures, organisation du travail…), les utilisateurs (qui fait quoi), et les composants techniques (réseaux, ordinateurs, applications…). Exemple site Internet vitrine : TECh :serveur d ’hébergement, page HTML, PHP, MYSQL Orga : Comment faire la mise à jour (par qui, responsabilité, …) Humain : l ’attente des visiteurs Exemple messagerie : tech : serveur, protocole, mailer Orga : liste de diffusion, qui écrit à qui, … Humain : Formation, sécurité, charte, ...

Les parties prenantes www.truc.fr Exploitant utilisateur Développeur gestionnaire www.truc.fr Développeur l'utilisateur final qui exprime et définit précisément ses besoins d'information, puis met en œuvre les applications, - le gestionnaire du système d'information qui assure le pilotage et fixe les grandes orientations pour le système d'information, - l'informaticien qui prend en charge les études, les différentes expertises techniques, l'administration, la gestion et l'exploitation du système d'information. D ’autres parties prenantes peuvent être évoquées : Juristes, experts L ’enseignant pourra ainsi exposer les différentes métiers de l ’informatique et les poursuites d ’études correspondantes

Evolution du SI : le pourquoi et la modalité de solution technique Organisation TIC Humain Evolution de l ’organisation Origine de l ’adaptation - à dominante organisationnelle : évolution des procédures qui s'appliquent au poste de travail, à la répartition hiérarchique des responsabilités, aux profils et compétences des utilisateurs, aux évolutions des règles de gestion (par exemple les modifications législatives ou réglementaires) ; - à dominante technologique : intégration de technologies de l'information plus performantes, baisse des coûts des technologies, adoption de nouvelles normes ou protocoles. Les changements d'origine stratégique sont seulement évoqués. L'évolution du système d'information peut être réalisée selon plusieurs modalités. Il s'agit ici, par des exemples concrets, de comparer des solutions utilisant des développements spécifiques ou des progiciels standard. À partir d'un exemple limité à une organisation de type PME/PMI, les changements importants induits par le déploiement d'un progiciel de gestion intégré (PGI) sont mis en évidence, la logique d’intégration d'un progiciel étant différente de celle d'un développement informatique spécifique. L’élève doit savoir, sur la base des informations fournies par l’enseignant, identifier l’origine du changement et les modalités de l’adaptation du système d'information. modalité spécifique ou sur mesure standard souvent dans une logique PGI

Processus : définition Le processus : approche de l’organisation Penser au produit (le résultat) Penser au client (pour qui on le fait) Penser à la coordination (avec qui on travaille) Les mots clés du processus : Un début ou situation de départ (évènement) Une succession d’activités organisée et utilisant des ressources (acteurs) Produisant un résultat (produit) pour un client interne ou externe Le processus est un ancien concept très largement utilisé dans l’approche qualité et plus récemment dans le re engineering. C’est une notion précise qui est définie dans la nome ISO 9000. Le processus permet de présenter aux élèves de manière concrète et précise des situations de gestion finalisées et organisées. En cohérence avec l’approche du SI déjà présentée, l’accent est mis sur l’interaction des acteurs et des activités.

Processus : approche Approche processus La justification de cette approche qui se généralise dans les organisations réside dans trois points clefs : 1-L’ amélioration de la productivité de l’organisation s’obtient en fluidifiant les relations entre les activités, une série d’améliorations locales ne permet plus d’améliorer l’ensemble 2-Le centre d’intérêt est le produit ou le client soit l’environnement et plus l’interne de l’entreprise (nombrilisme) 3-L’amélioration de la qualité perçue par le client est fondamentalement liée à la bonne organisation de la succession des activités

Processus : limitation Limitation en terminale : Processus métier et processus support Processus structurés et répétitifs Exemples de processus métier: Facturation / règlement Commande / livraison Exemples de processus support Recrutement via Internet Gestion informatisée des stocks Le programme ne retient que deux types de processus : - les processus métier (ou processus de réalisation) qui délivrent un service au client, par exemple un processus de commande, de fabrication de produit, de service après vente ; - les processus support sur lesquels s’appuient un ou des processus métier, par exemple un processus d'approvisionnement, un processus de gestion des stocks. Les processus examinés sont des processus structurés et répétitifs : ce sont des actions construites et déclenchées à partir d’un événement défini qui se produit dans l’entreprise ou dans son environnement. Les exemples de processus proposés ci-dessus sont bien formalisés (on peut les décrire précisément, repérer qui fait quoi…) et leur déroulement peut être reproduit. (Limitation)

Processus : modélisation de type événement-résultat TEMPS Acteur_1 Acteur_2 Acteur_3 Evénement_déclencheur_1 Activité_1 Résultat_1 Activité_2 Si OK Résultat_2 La démarche de la modélisation : Identification des activités Identification des acteurs (qui fait quoi) Enchaînement des activités par représentation des événements et des résultats Les principes : Une modélisation simple et communicable Pas de cartographie DES processus de l’organisation mais modélisation d’UN processus La modélisation sera précisée par les documents d’accompagnement pédagogique Le choix du modèle E/R pour sa simplicité et pour les outils logiciels (CASE) qui le supportent Evènement_déclencheur_2 ET Activité_3 Si OK Résultat_F

Définition d'un projet Début Fin Conception / réalisation / ... Ressources / organisation / équipe Sur la base des définitions de l'AFNOR, un projet est défini comme étant une œuvre (processus de fabrication) permettant de créer un ouvrage (produit réalisé). L'ouvrage est le résultat de l’œuvre

L ’équipe du projet Chef de projet (CP) Assume la responsabilité du projet Maîtrise d ’ouvrage (MOA) Représente ceux qui utiliseront le produit Maîtrise d ’oeuvre (MOE) Fabrique le produit Un projet est un travail d’équipe entre la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre, travail qui est réalisé sous la responsabilité d’un chef de projet. La structure de l’équipe projet peut être très variée en taille et forme, mais on s'en tient ici à la structure classique. La maîtrise d’œuvre assure l'adaptation de l’application informatique avec l’aide de la maîtrise d’ouvrage qui représente les futurs utilisateurs. Le chef de projet doit intégrer la diversité des acteurs impliqués. Son rôle consiste à veiller à la bonne coordination des intervenants, à animer le projet (prise de décision, gestion de conflits), à communiquer sur l'avancement du projet.

Le triangle magique du projet COUT Projet DELAI QUALITE Coûts : Moyens à mettre en œuvre Humains Financiers Matériels Qualité : Stricte conformité aux exigences convenues Satisfaction des besoins exprimés ou implicite du « client » Délais : engagement ferme sur une disponibilité Suivi d’un planning AJOUTER des indicateurs (AS) ?? L’engagement porte sur les 3 sommets Les trois sommets sont reliés

Projet : justification Un projet = un investissement en € Achat de matériel et de logiciel Temps de développement Qui va générer des coûts de fonctionnement Utilisation du réseaux Stockage des données Et permettre d’obtenir des gains Réduction de coût de stockage Satisfaction des utilisateurs (enquête) Si on surmonte les risques du projet Mauvaise compréhension des besoins utilisateurs Défaillance technique L’intérêt est de monter aux élèves qu’on n’investit dans l’informatique qui si une justification existe. La rentabilité financière (calcul de ROI) n’est pas au programme. Les élèves doivent comprendre que l’investissement réalisé est justifié par des gains futurs sans pour autant mettre en œuvre une technique de ROI. En effet, dans le domaine des SI, les gains monétaires (traduisibles en €) sont souvent difficiles à évaluer Les autres limites du programme: *seulement une identification des risques *une identification des gains qualitatifs et un indicateur de suivi

Projet : réalisation d’un planning Activité Début A B C D E Fin Durée J/H 15 8 25 7 12 Contrainte A B, C D, E début 1D 16D 26D 37F fin 15F 23F 25F 32F Le planning débute par la création d’un tableau des tâches : *identification des tâches *estimation (donnée par l’enseignant) de la durée en J/H *définition des contraintes *calcul (avec l’aide du diagramme de Gantt) des dates de début et fin de chaque tâche *identification de la date de fin du projet Les limitations du programme sont précises : que des contraintes fin/début, pas de notion de marge, pas de notion de chemin critique La date de fin de projet (au plus tôt) est calculée Le planning est suivi dans le temps Le diagramme de Gantt est choisi pour sa simplicité et pour les outils informatiques simples permettant de le représenter De plu, le réseau de type PERT ou Potentiel a le défaut de présenter des différences importantes entre la théorie mathématique et l’application dans les outils informatiques du marché. Fin du projet : 37 2

Projet : diagramme de Gantt 37 Temps Deb A 15 B 8 C 25 D 7 E 12 Fin

Projet : suivi du travail au jour 20 Temps Reste à faire 0 20 37 Deb Reste à faire 3 A 15 B 8 C 25 Reste à faire 6 Les principes du contrôles : Contrôler souvent pour réagir vite aux retards Ajouter des ressources (cela coûte plus cher) Réduire le domaine fonctionnel (cela dégrade la qualité) Démarche suivie pour le contrôle La durée prévue de la tâche C était de 25 Jours On a passé 20 jours de travail sur cette tâche Il reste à faire 6 jours de travail pour terminer la tâche Prévu = 25J / Passé = 20J / Reste à faire = 6J Écart sur la tâche = 20 + 6 – 25 = 1J D 7 E 12 Fin

Projet : suivi du travail 20 38 Deb A 15 B 8 C 25 D 7 E 12 Fin