Microsoft® Lync™ 2010 Formation sur la messagerie instantanée et la présence

Objectifs Dans ce cours, vous allez apprendre à : Vous connecter avec qui vous souhaitez Les personnes sont facilement accessibles Rechercher la personne appropriée Rechercher des personnes à l’aide d’informations incomplètes dans Lync 2010 Tenir vos contacts au courant de votre situation et de vos projets Partager des informations actuelles à l’aide de Lync 2010 Maîtriser vos communications quotidiennes Gérer les communications quotidiennes à l’aide de Lync 2010

Connexion avec les personnes Cette section traite des points suivants : Ajouter des personnes à la liste de contacts Contacts fréquents - 10 premiers contacts Créer des groupes Trier et afficher les contacts Barre d’actions pour la communication multimodale Retour aux objectifs

Ajouter des personnes à la liste de contacts Dans le champ de recherche, tapez le nom ou l’adresse de messagerie de la personne que vous souhaitez ajouter à votre liste de contacts. Lync affiche les résultats en cours de frappe. Dans la carte de visite qui s’affiche, cliquez sur le signe plus (+). Sélectionnez un groupe de contacts dans lequel placer le contact. Champ de recherche Ajouter un contact Retour aux objectifs

Contacts fréquents La fonction Contacts fréquents simplifie la gestion des contacts en permettant aux utilisateurs d’accéder facilement leurs contacts favoris. Lync 2010 complète automatiquement le groupe Contacts fréquents en fonction des conversations récentes, mais vous pouvez attacher vos contacts les plus fréquents à ce groupe pour un accès plus rapide. Contacts fréquents Afficher les contacts fréquents Cliquez sur le chevron (^) en regard de Contacts fréquents. Attacher des contacts fréquents Tapez le nom ou l'adresse de messagerie de la personne dans la zone de recherche. Dans les résultats de la recherche, cliquez avec le bouton droit sur la personne puis cliquez sur Ajouter aux contacts fréquents. Conseil : vous pouvez afficher ou masquer les contacts fréquents à l’aide du menu des options d’affichage. Associer un contact Retour aux objectifs

Créer des groupes Une fois que vous avez trouvé les contacts souhaités, vous pouvez les ajouter à un groupe de contacts pour pouvoir les retrouver plus facilement par la suite. Créer un groupe Dans votre liste de contacts, cliquez avec le bouton droit sur le nom d’un groupe (par exemple, Contacts fréquents), cliquez sur Créer un groupe, puis nommez le groupe. Pour ajouter des personnes au nouveau groupe, recherchez un contact, pointez le nom des contacts dans les résultats de la recherche, puis cliquez sur le signe plus (+). Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le contact dans les résultats de la recherche, cliquer sur Ajouter à la liste de contacts, puis cliquer sur le nom du groupe. Nom du groupe Créer un groupe Retour aux objectifs

Afficher les contacts en les triant Vous pouvez trier vos contacts à l’aide des boutons Groupes, Statut et Relation. Pour afficher les contacts situés dans les groupes par défaut (y compris Contacts fréquents et Autres contacts) en plus des groupes que vous avez créés, cliquez sur Groupes. Pour trier les contacts par statut de présence (En ligne, Absent, Inconnu et Non disponible), cliquez sur Statut. Pour trier les contacts par niveau de confidentialité, cliquez sur Relation. Pour obtenir des explications sur les relations, cliquez avec le bouton droit sur un contact puis pointez sur Modifier les niveaux de confidentialité. Options d’affichage Pour effectuer un tri par nom d’affichage ou par disponibilité, cliquez sur le bouton Options d’affichage, puis sélectionnez Trier par nom d’affichage ou Trier par disponibilité. Retour aux objectifs

Personnaliser l’aspect de votre liste de contacts Vous pouvez modifier la façon dont Lync Online affiche les contacts. Dans votre liste de contacts, cliquez sur le bouton Options d’affichage sous la barre de recherche pour passer d’une à deux lignes d’informations par contact. Si votre société utilise des photos pour les contacts, un affichage sur deux lignes affiche les photos. Pour plus de choix, cliquez sur la flèche vers le bas en regard des Options d’affichage pour ouvrir le menu Options de mise en page. Options d’affichage Menu Options de mise en page Retour aux objectifs

Barre d’actions pour la communication multimodale La barre d’actions permet aux utilisateurs de comprendre les options fournies par Lync 2010, qui leur permet de choisir la méthode de contact des personnes. Vous pouvez envoyer un message électronique ou un message instantané, ou effectuer un appel téléphonique. Vous pouvez également choisir d’autres options telles que l’appel vidéo, la planification d’une réunion ou le partage du contenu. Autres options Utiliser la barre d’actions Placez le pointeur de la souris sur un contact. Cliquez sur une icône de la barre d’actions pour lancer la communication avec ce contact. Cliquez sur l’icône Autres options pour afficher des options supplémentaires permettant de communiquer avec ce contact. Courrier électronique Téléphone Messagerie instantanée Retour aux objectifs

Activité 1 : Découvrir la barre d’actions Placez le pointeur de la souris sur un contact. Cliquez sur une icône de la barre d’actions pour lancer la communication avec ce contact. Cliquez sur l’icône Autres options pour afficher des options supplémentaires permettant de communiquer avec ce contact. Retour aux objectifs

Recherche de la bonne personne Cette section traite des points suivants : Options Mon image et Personnel Présence Utilisation du pointeur de la souris Recherche par nom et/ou mot clé Carte de visite Retour aux objectifs

Options Mon image et Personnel Note personnelle, Statut et Emplacement Lync permet de définir et d’actualiser rapidement les informations qu’un utilisateur souhaite partager, notamment une note personnelle, son statut et son emplacement. Modifier les options Personnel et Mon image Cliquez sur le bouton Options pour afficher les options. Cliquez sur Personnel dans la liste d’options. Activez les options d’affichage des images de vos contacts et mettez à jour votre présence en fonction des informations de votre calendrier Microsoft Outlook. Cliquez sur Mon image. Sélectionnez l’image à afficher ou choisissez de ne pas afficher d’image. Vous pouvez également afficher une image à partir d’une adresse Web. Cliquez sur OK. Options Mon image Options Personnel Retour aux objectifs

Présence Note personnelle Options Lync 2010 définit automatiquement votre présence selon votre activité ou le calendrier Outlook. Vous pouvez également mettre à jour manuellement votre statut. Photo Statut Emplacement Changer de statut Cliquez sur le statut de présence et sélectionnez l’une des options disponibles. Disponible : vous êtes en ligne et disponible. Occupé(e) : vous êtes actuellement au téléphone ou en réunion. Ne pas déranger : par défaut, seules les alertes de conversation des contacts du groupe de travail s’affichent. De retour dans quelques minutes : vous n’êtes pas devant votre ordinateur pendant quelques instants. En congé : vous ne travaillez pas et ne pouvez pas être contacté. Apparaître absent(e) : votre ordinateur est inactif depuis un moment. Statut de présence Retour aux objectifs

Utilisation du pointeur de la souris « Ma zone » contient une image, le statut et d’autres informations personnelles permettant aux utilisateurs d’identifier un contact. L’image d’un contact est l’endroit idéal pour commencer une session de messagerie instantanée. Étape 1 : Placer le pointeur de la souris Démarrer une session de messagerie instantanée Pointez sur l’image d’une personne. Lorsque la carte de visite s’ouvre, cliquez sur le bouton Messagerie instantanée. Ou Double-cliquez sur le contact. Modifier les options d’affichage Cliquez sur la flèche Options d’affichage. Lorsque la carte de visite s’affiche, cliquez sur le bouton Messagerie instantanée pour envoyer un message à l’ensemble du groupe. Étape 2 : Cliquer Options d’affichage Retour aux objectifs

Rechercher par nom/mot clé Grâce à la fonction de recherche améliorée de Lync 2010, vous pouvez rapidement identifier une personne et sa disponibilité, obtenir des résultats de recherche pour retrouver la bonne personne, ainsi qu’effectuer d’autres recherches que sur des noms. La recherche d’un expert utilise des mots clés pour restreindre la recherche afin de trouver une personne ou un groupe en fonction d’attributs spécifiques. Critères de recherche Rechercher une personne Tapez le nom d’une personne dans la zone de recherche. Les résultats s’affichent en dessous. Rechercher un expert Tapez un mot clé pour restreindre la recherche afin de trouver une personne en fonction d’attributs spécifiques. Vous pouvez également cliquer sur l’onglet Compétence pour afficher les résultats par mot clé de votre recherche. Les critères de recherche sont mis en surbrillance dans les résultats qui s’affichent. Résultats par compétence Retour aux objectifs

Informations sur l’organisation Carte de visite La carte de visite est un outil qui permet de consulter le profil et les informations sur l’organisation d’une personne. La carte de visite permet également de communiquer avec une personne ou un groupe. Afficher une carte de visite Placez le pointeur de la souris sur l’image d’une personne pour afficher sa carte de visite. Cliquez sur le chevron (^) pour afficher la version complète de sa carte de visite. Pour consulter son organisation, cliquez sur Organisation. Informations de contact Informations sur l’organisation Retour aux objectifs

Activité 2 : Rechercher un contact et démarrer une session de messagerie instantanée Tapez le nom d’une personne dans la zone de recherche. Pointez sur l’image de la personne. Lorsque la carte de visite s’ouvre, cliquez sur le bouton Messagerie instantanée. Question : Comment démarrer autrement une session de messagerie instantanée ? Retour aux objectifs

Tenir vos contacts au courant de votre situation Cette section traite des points suivants : Définir votre emplacement Ajouter une note personnelle Afficher les informations sur les activités Retour aux objectifs

Définir votre emplacement Sous votre statut de présence, Lync 2010 affiche un emplacement en relation avec le réseau auquel vous êtes connecté. Vous pouvez renommer cet emplacement en « Bureau » ou « Maison » afin de le rendre plus explicite. Dès lors, chaque fois que vous travaillerez depuis cet emplacement, les contacts que vous souhaitez prévenir auront une idée plus précise de l’endroit où vous vous trouvez. Emplacement Définir votre emplacement Cliquez sur la flèche Définir votre emplacement. Sélectionnez un emplacement. Créer un emplacement personnalisé Cliquez sur la flèche Définir votre emplacement. Cliquez sur Définir votre emplacement. Tapez le nom de votre emplacement dans la fenêtre Modifier l’emplacement. Cliquez sur OK. Emplacement d’urgence Conseil : Les informations sur l’emplacement d’urgence peuvent être utilisées par les services d’urgence. Retour aux objectifs

Ajouter une note personnelle Lync 2010 vous permet d’actualiser rapidement votre emplacement et votre note personnelle. Vous pouvez ainsi être sûr de la pertinence et de la mise à jour des informations vous concernant que les autres utilisateurs peuvent consulter. Votre note personnelle s’affiche comme seconde ligne de vos informations de contact lorsque les autres utilisateurs consultent vos informations de contact dans Lync 2010. Note personnelle Mettre à jour votre note personnelle Cliquez dans la zone Note personnelle. Tapez votre note. Vous pouvez également inclure un lien hypertexte. Retour aux objectifs

Afficher les informations sur les activités Les informations sur les activités vous permettent de voir les mises à jour « sociales » des personnes figurant dans votre liste des contacts. Elles vous permettent également d’afficher pour d’autres vos notes personnelles récentes, une nouvelle photo, ainsi que des changements de fonction ou de bureau. Informations sur les activités Afficher vos informations sur les activités Cliquez sur l’onglet Flux d’activités. Parcourez les champs disponibles. Pour déterminer si les informations ci-dessus sont partagées, procédez comme suit : Dans le menu Outils, cliquez sur Options. Sous l’onglet Personnel, sous Informations sur les activités, activez ou désactivez le partage de ces mises à jour. Remarque : si elles sont définies, vos note personnelle et notification d’absence du bureau apparaissent dans les informations sur les activités. Si vous ne voulez pas afficher d'informations dans votre note personnelle, vous pouvez simplement laisser le champ de note vide. Cliquez sur OK. Surveillance Retour aux objectifs

Activité 3 : Mettre à jour votre note personnelle Cliquez dans la zone Note personnelle. Tapez votre note. Mettez à jour votre note. Défi : Insérez un lien hypertexte dans votre note personnelle. Invitez un contact à consulter votre note personnelle et à cliquer sur le lien hypertexte. Retour aux objectifs

Garder un œil sur les communications Cette section traite des points suivants : Notifications Intégration dans Windows 7 Gestion des conversations Retour aux objectifs

Informations sur les activités Notifications Vous pouvez organiser et facilement consulter les informations relatives à vos contacts dans quatre domaines différents. Grâce à des fonctions telles que les notifications, vous pouvez garder un œil sur les conversations passées et actuelles, savoir quand quelqu'un cherche à vous joindre et gérer vos conversations actives en toute simplicité. Les notifications vous permettent de prendre connaissance des activités en matière de communication de vos contacts. Afficher les notifications Cliquez sur Flux d’activités, Conversations ou Téléphone pour afficher les activités, les conversations, les appels et les messages vocaux récents. Contacts Conversations Informations sur les activités Téléphone Notification d’appel Retour aux objectifs

Intégration dans Windows 7 Grâce à l’intégration dans Windows 7, vous pouvez placer le pointeur de la souris sur l’icône Lync 2010 dans la barre des tâches pour modifier votre statut et consulter et gérer les conversations. Modifier le statut Parcourir les conversations actives Retour aux objectifs

Gestion des conversations La zone Conversation permet de garder un œil sur les conversations passées et actuelles. Vous pouvez parcourir les conversations en cours ou consulter les conversations passées sans quitter Lync 2010. Onglet Conversation Gérer les conversations Cliquez sur l’onglet Conversations. Faites défiler la liste de conversations actuelles et passées. Conversations Retour aux objectifs

Activité 4 : Gérer plusieurs conversations Utilisez l’onglet Conversations pour afficher les conversations actuelles et passées. Placez le pointeur de la souris sur l’icône Lync 2010 dans la barre des tâches pour afficher les conversations en cours. Basculez entre les conversations. Retour aux objectifs

Révision Ce cours a abordé les thèmes suivants : Vous connecter avec qui vous souhaitez Les personnes sont facilement accessibles Rechercher la personne appropriée Rechercher des personnes à l’aide d’informations incomplètes dans Lync 2010 Tenir vos contacts au courant de votre situation et de vos projets Partager des informations actuelles à l’aide de Lync 2010 Maîtriser vos communications quotidiennes Gérer les communications quotidiennes à l’aide de Lync 2010 Retour aux objectifs

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