L’EFFECTIF Comment s’y prendre ?

facilitateur

AG SUTI Nahim, PHF, 02 saphirs Membre fondateur RC Bonoua (2003) Président fondateur RC Adjamé (2005) Formateur au SFPE Accra 2008 Pdt commission nle Nvelle génération (2009) Diplômé de « The Rotary Leadership Institute, (division française) » section de Nice, juin 2009

Le Rotary International

et plus particulièrement, s’engage à: BUT Le Rotary a pour objectif de cultiver l’idéal de servir auquel aspire toute profession honorable et plus particulièrement, s’engage à:

Premièrement Mettre à profit les relations et contacts pour servir l’intérêt général

Reconnaître la dignité de toute occupation utile; Deuxièmement Observer des règles de haute probité dans l’exercice de toute profession; Reconnaître la dignité de toute occupation utile; Considérer la profession de chaque rotarien comme un vecteur d’action au service de la société

Troisièmement Appliquer l’idéal de servir dans la vie privée, professionnelle et publique

Quatrièmement Faire progresser l’entente entre les peuples, l’altruisme et le respect de la paix par le biais de relations amicales entre les membres des professions, unis par l’idéal de servir. Le conseil d’administration du Rotary estime que ces quatre points sont d’égale importance et doivent entre entrepris simultanément.

MISSION La mission du RI est de: Servir autrui Promouvoir des normes éthiques élevées et Favoriser l’entente internationale, la bonne volonté et la paix Au travers de son réseau de décideurs locaux, civiques et professionnels.

Quelques Definitions

Le Rotary International, association des Rotary clubs du monde entier, ne peut être efficace que si ses clubs sont performants. Conformément au But du Rotary, des clubs performants travaillent et montent des actions dans chaque domaine d’action.

Le club est une association de rotariens; il ne peut y avoir de club performant sans membres performants, utilisant les meilleures pratiques des clubs visant à optimiser leurs gestions.

Des Rotary clubs performants

La Vision et Les Objectifs… Au niveau du Club La VISION peut être tout simplement : « Etre Reconnu dans le District comme un Club Performant qui maintient et Augmente son Effectif ». Les Objectifs dans les 2 à 3 ans à venir peuvent être : Des Indicateurs Quantitatifs Niveau minimum du nombre d’Effectif Augmentation Nette par an Taux de départ, Taux de gain Taux d’occupation des Classifications (Etude des classifications) Moyenne d’âge de l’Effectif du Club Etc.… Des Indicateurs Qualitatifs Tous les Membres sont impliqués dans le Processus de Recrutement L’effectif est représentatif de la diversité de la Communauté Etc.

EXEMPLES DE PRIORITES STRATEGIQUES Au niveau des Clubs… Evolution Quantitative de l’effectif sur les 3 dernières années Elaborer une Etude de Fidélisation des Membres du Club Les Points Faibles de l’Effectif du Club (Recrutement, fidélisation, Classifications, moyenne d’âge, …) Les Points Forts (noyau de PP, dynamique des actions du club, camaraderie au sein du club, …)

Les Clés du Succès… 1. Tous les Dirigeants du Club (actuels, anciens et élus) sont pleinement associés à la Réflexion Stratégique sur l’Effectif du Club (PLC) 2. Prendre en compte tous les points de vue de tous les membres du Club pour respecter la représentativité de la diversité de l’Effectif actuel 3. Etre sûr que les Objectifs formulés pour le Club soient en adéquation avec ceux du District et des orientations stratégiques du RI 4. Définir les indicateurs qui permettront d’évaluer le Plan et d’ajuster les priorités stratégiques et les objectifs annuels en cas de besoin

Les Clés du Succès… 5. Priorités Stratégiques en les classant par ordre d’importance, en prenant en compte les points Faibles, les Points Forts et l’Environnement de votre Communauté 6. Déterminez des Échéances pour chacun des Objectifs, les Ressources à utiliser et les Responsables qui s’engagent 7. Utilisez le Guide « Objectifs de Club - Document de Planification » pour découvrir des idées d’Actions pour atteindre vos Objectifs 8. Mettre en place un Dispositif au sein du Comité du Club pour évaluer les Progrès accomplis et recommander les Réajustements si besoin.

Ne pas manqué à la foi donnée, aux engagements pris; Fidéliser Selon le petit robert, Fidéliser veut dire: rendre fidèle (rendre le consommateur attaché à un produit) . Fidèle nous ramène aussi à : Ne pas manqué à la foi donnée, aux engagements pris; Être dévoué, loyal, honnête, probe, sûr, sincère, attaché, constant, vrai, fiable, assidue

Pourquoi fidéliser?

Fidéliser l’effectif est essentiel pour pouvoir répondre aux besoins humanitaires et de service toujours croissants dans le monde.

Maintenir et/ou développer son effectif Un club performant se doit de fidéliser son effectif et de recruter. Pour être efficaces, les Rotary clubs ont besoin de membres engagés, ayant une bonne connaissance du Rotary et déterminés à agir. Le développement de l’effectif : accroît les possibilités d’action augmente le soutien à la Fondation se traduit par une augmentation du nombre de dirigeants potentiels.

Comment Fidéliser l’effectif ?

Initier des actions répondant aux besoins locaux Des clubs performants montent des actions répondant aux besoins de leur collectivité et de collectivités à l’étranger. La devise du Rotary, Servir d’abord, exemplifie l’idéal de service auquel doit aspirer tout club efficace. Il s’agit d’avoir un impact dans le monde.

Former des leaders capables d’assumer des responsabilités au-delà du club Les clubs performants planifient pour l’avenir en formant des dirigeants potentiels pour tous les niveaux de l’organisation. Les dirigeants de district soutiennent les efforts des clubs dans leurs activités de service. À tous les niveaux du Rotary, des dirigeants de qualité permettent aux clubs d’atteindre leurs objectifs.

Développer un plan de formation visant à: Assurer la participation des dirigeants de club aux réunions de district Fournir une bonne orientation aux nouveaux membres Organiser des séances de formation continue Développer l’aptitude à diriger chez les membres

Etre un club performant Identifier les forces et faiblesses de votre club et formuler des objectifs pour améliorer sa performance. Soyez attentif : à la situation de l’effectif et élaborer une stratégie de récrutement et de fidélisation des membres aux objectifs en matière d’actions au soutien à la Fondation Rotary à la formation de futurs dirigeants au travers des manifestations importantes du district.

Organiser des Assemblées de club afin de permettre aux membres de s’impliquer dans la planification et de les tenir au courant Elles réunissent les dirigeants de club (comité, commissions, etc.). Le président élu organise la première assemblée de club juste après l’assemblée de district. Les sujets suivants y sont abordés : actions, commissions, activités du club élaboration des objectifs développement de l’effectif et fidélisation participation aux réunions du district et du R.I. programmes du Rotary.

Maintenir une bonne communication entre les membres du club, ses dirigeants et les dirigeants du district Favoriser la camaraderie au sein du club Favoriser la participation active de chacun dans la vie du club Assurer la continuité en introduisant le concept de planification de la succession pour assurer le dévelopement des futurs dirigeants

Impliquer les membres dans l’organisation de la visite officielle La visite officielle du gouverneur est requise par le R.I. Le gouverneur peut proposer conseils et suggestions. La visite officielle permet aussi : de se focaliser sur les questions importantes de s’occuper des clubs en difficulté de motiver les Rotariens à participer aux activités de reconnaître l’action exceptionnelle de certains Rotariens.

Améliorer le programme des Réunions de club Les réunions de club sont l’une des responsablités les plus importantes du président de club. Elles doivent être bien organisées, intéressantes et débuter à l’heure. Vous devez en établir le programme en fonction des activités en cours et en vous référant au calendrier du Rotary.

Faire la Promotion des manifestations rotariennes Il s’agit de faire la promotion de l’assemblée de dictrict, de la conférence de district, du séminaire Fondation et de la convention du Rotary pour faciliter la formation des futurs dirigeants de club. Ces manifestations permettent de rencontrer des Rotariens d’horizons différents et de discuter de diverses actions.

Impliquer les familles des Rotariens Les familles des rotariens jouent un rôle vital dans la réalisation des objectifs du rotary et dans la vie du club. De nombreux clubs ont des commissions ou d’autres associations permettant aux proches des Rotariens de s’associer à leurs activités de service.

Maintenir des contacts réguliers avec le club; Le conseil d’administration du Rotary encourage les clubs à parrainer des groupes de conjoints ou de familles des Rotariens qui doivent dans ce cas: Maintenir des contacts réguliers avec le club; Apporter leur soutien aux actions du club et promouvoir les idéaux du Rotary; Soutenir les objectifs du club. Ces groupes ne peuvent être qu’officieusement associés au club local (RCP 6.020.1) et doivent respecter la réglementation relative à l’utilisation des marques du RI (chapitre 17).

Programme pilote de fidélisation Suite à la mise en œuvre, du 1er juillet 2003 au 30 juin 2006, de ce programme approuvé par le conseil de d’administration du Rotary, sept étapes ont été identifiées pour fidéliser l’effectif : Les sept étapes : 1. Identifier 2. Informer 3. Inviter 4. Introniser 5. Orienter 6. Impliquer 7. Former

Étape 1 - Identifier Identifier des membres potentiels qualifiés (honorabilité, engagement dans le service à autrui et représentatifs de la composition socioprofessionnelle de la localité). Les inviter à une réunion du club

Étape 2 - Informer Informer les visiteurs ou membres potentiels sur les programmes du R.I. et les activités du club.

Étape 3 - Inviter Inviter un Rotariable à une visite du club. Insister sur les activités du club et du Rotary susceptibles d’intéresser le membre potentiel.

Étape 4 - Introniser Accueillir les nouveaux membres lors d’une cérémonie d’intronisation digne de ce nom. Inviter la famille du nouveau membre à la cérémonie.

Étape 5 - Orienter Informer les nouveaux membres sur le club et le Rotary en mettant l’accent sur les domaines suivants : Les règles de conduite et directives du Rotary Les opportunités de service L’histoire et les accomplissements du Rotary Leur distribuer le Kit Formation des nouveaux membres (426-FR).

Programmes d’information Sur Orientation des nouveaux membres : Guide pour les clubs (414-FR), vous trouverez les résumés des séance, ressources et stratégies pour créer des programmes de formation des nouveaux membres.

Étapes 6 - Impliquer Impliquer les nouveaux membres dans les : Commissions de club Actions Réunions statuaires Manifestations

Étape 7 - Former Le nouveau membre peut se former par deux biais : soit par auto-apprentissage soit par la formation continue offerte par son club.

Auto-apprentissage Apprendre… En lisant : L’ABC du Rotary (363-FR) Fondation Rotary : l’année en chiffres (159-FR) The Rotarian ou les magazines régionaux En consultant les sites du club, du district et du Rotary. En assistant à une réunion du comité ou d’une commission du club. En participant à une rencontre de district, un Séminaire Fondation par exemple.

Formation continue Il peut s’agir de : Communications fréquentes d’informations concernant le Rotary Programmes du club centrés sur la formation continue Séminaires de district de formation continue.

Imiter Comprendre et Vivre Le ROTARY CONCLUSION On peut dire en guise de conclusion que, le rôle des anciens membres dans le processus de fidélisation, est d’amener les nouveaux à: Imiter Comprendre et Vivre Le ROTARY

Ressources Bienvenue au Rotary (vidéo) Pages Nouveaux membres sur le site du Rotary Programmes du Rotary La Fondation Rotary Centre de formation en ligne Shop.rotary.org Orientation des nouveaux membres : Guide pour les clubs (414-FR) Kit DVD Effectif (427-MU) Information des prospects (423-FR) Développement de l'effectif (417-FR)

Ani tché, Ani bara