Deuxième partie : Management 2005-2006 Gestion de projet Deuxième partie : Management 2005-2006

Plan du cours projet – Management Le Management de projet L’organisation projet La problématique Les structures projets « types » La conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat Les facteurs de réussite de l’équipe projet Les facteurs d’échec de l’équipe projet La communication de projet

Le management de projet : définition Le management de projet Informatique est le processus de planification, d’organisation, de choix des hommes, de surveillance, de contrôle et de conduite d’un projet Informatique (norme IEEE 1987a) Le management de projet est l’application de connaissances, de savoirs-faires, d’outils et de techniques aux activités du projet, pour que celui-ci atteigne ou dépasse les exigences ou les espérances des mandants (PMI Standard Committee – 1996)

Le management de projet : 2 rôles 1) Rôle managérial La direction de projet : décision et animation Savoir Anticiper Savoir Organiser Savoir Motiver Savoir Réagir Savoir Apprendre

Le management de projet : 2 rôles 2) Rôle de gestion La gestion de projet : le support à la direction de projet Estimation des charges Planification du projet Suivi du budget : coutenance ou cost control Suivi de la qualité Suivi des risques Faire le bilan du projet Peut être pris en charge par un contrôleur de projet Fournit à la direction de projet les informations nécessaires à prise de décision

Organisation projet : la problématique Comment intégrer le projet dans l’entreprise ? Comment conduire le changement ? Comment utiliser au mieux les ressources (humaines, financières, matérielles) ? Comment traiter les différentes contraintes du projet ?

Organisation projet Les équipes projet (1) DG CP DSI ou EXT Service Origine ou EXT MOA MOE USERS

Organisation projet Les équipes projet (2) DG Sélectionne les projets / alloue le budget Nomme un Chef de projet La MOA sous la responsabilité CP Représente les utilisateurs Définit les fonctions et contrôle l'avancement La MOE sous la responsabilité CP Fabrique l ’application informatique Les utilisateurs Participent à la définition fonctionnelle et aux tests Utilisent

Organisation projet Les équipes projet (3) Comité de pilotage, ou comité directeur Comprend les décideurs du projet (membres de la DG et autres directions fonctionnelles : DRH, DF, DP, DSI…) Orientation du projet Arbitrage en cas de difficultés - conflits Expression de la vue hiérarchique de l’entreprise Comité de projet : MOA Représente les utilisateurs Définit les fonctions et contrôle l'avancement Équipe projet : MOE Mène l’étude et le développement Réalise le produit / logiciel Comité utilisateurs + Experts « métiers » Participent à la définition fonctionnelle et aux tests

Organisation projet Les structures de projet « types » Fonctionnelle pure ou fonctionnelle par métier / par produit S’appuie sur la hiérarchie de l’entreprise La direction de projet est assurée par les responsables métiers, pour la partie les concernant Coordination assurée par un chef de projet, sans réel pouvoir hiérarchique Fonctionnelle avec direction de projet Idem précédent mais une direction de projet est mise en place, avec pouvoir hiérarchique sur les chefs de projets Fonctionnelle par projet L’ensemble des acteurs du projet dépendent hiérarchiquement de la direction de projet Matricielle Combinaison des structures fonctionnelles et par projet Task – force (force de frappe) : « super matricielle » impliquant toutes les fonctions de l’entreprise (commercial, marketing, DRH, production…)

Organisation des projets D’après Pierre Bonnal, Université de Lausanne, mai 2005

Organisation des projets

Organisation des projets

Organisation des projets

Les critères de choix Taille et durée du projet Pénurie des ressources humaines Niveau d’implication de l’entreprise Risques liés au projet Style de management du chef de projet Aspects relationnels Difficultés liées au changement

Conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat Quelles sont les responsabilités de chacun ? Comment contrôler l'avancement et évaluer le produit réalisé ? Quelle est la motivation de chaque acteur du projet ? Qu ’est-ce que chacun va gagner dans le projet ?

Conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat Un projet est une relation MOA / MOE qui se traduit par un contrat : Cahier de Charges Fonctionnel Des conflits potentiels existent toujours entre les informaticiens / les fonctionnels / les utilisateurs Le chef de projet assume la responsabilité de l ’ensemble

Conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat Contrat à coût remboursé : REGIE Paiement au temps passé Obligation de moyen Exemple : contrat de salaire avec que du fixe Contrat à Prix fixé : FORFAIT Paiement au résultat Obligation de résultat Exemple : contrat de salaire avec que du variable Contrat Mixte Sur le temps passé + prime sur résultat

Conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat Forte Contrat en REGIE ? Complexité Technique Contrat au FORFAIT Acheter Faire / faire Faible Faible Forte Complexité Fonctionnelle Effet sur : la motivation / le risque / l’opportunisme

Conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat Identifier les acteurs du projets Leur origine (interne / externe …) Leurs compétences (techniques, fonctionnelles, projet, …) Leurs intérêts et leurs motivations Leurs responsabilités Comprendre les relations entre les acteurs Niveau hiérarchique Qui prend les décisions Quel type de contrat a été passé Se préparer aux conflits ! Anticiper les divergences d'intérêts

Facteurs de réussite de l’équipe projet Mission claire, cohérente, parfaitement délimitée Esprit d’équipe +++ Motivation +++ Communication Visibilité sur la place du projet dans la stratégie de l’entreprise Créativité, innovation Petite taille (<10 personnes). En cas de gros projets, constituer plusieurs équipes Perspectives de carrières attirantes

Facteurs d’échec de l’équipe projet Mauvaise direction de projet Absence de visibilité sur la stratégie Indécision et inertie de la direction Absence de communication Fonctions mal définies au sein de l’équipe Source de conflits entre acteurs Multiplication de la hiérarchie Augmentation des contraintes (reporting) Décisions prises en dehors de l’acteur Absence de reconnaissance par la hiérarchie Déresponsabilisation Démotivation Tâches intéressantes non déléguées Absence de formation Pénurie de matériel, conditions de travail pénibles

La communication de projet et la conduite du changement 2005-2006 Management de projet La communication de projet et la conduite du changement 2005-2006

Pourquoi communiquer ?

Pour ne plus entendre… « Je ne suis pas au courant… » « On ne sait jamais qui fait quoi dans cette entreprise… » « De toute façon, nous ne sommes jamais prévenus…» « Tiens, ce projet - là est en cours ? Je ne savais même pas qu’il avait démarré…» « On raconte que… »

Ne rien dire, c’est déjà communiquer ! Qu’on le veuille ou non, tout projet, ou toute action, communique malgré nous : par ses opposants, par les « on-dit », les rumeurs… Il est vital de contrôler et d’anticiper la communication : Malgré le manque de temps et de moyens… Par l’élaboration d’une stratégie de communication qui détermine les objectifs à atteindre pour chaque projet. Au sein du cadre formé par une politique globale de communication, qui relève de la direction de l’établissement. Par la mise en œuvre d’outils tactiques et d’une méthodologie adaptée.

Construire sa communication en trois temps Étape 1 : Analyse / Écoute Étape 2 : Image et plan d’actions Étape 3 : Pilotage / Évaluation

Étape 1 : analyse et écoute Si possible : Faire un autodiagnostic de la communication dans l’établissement ; pour évaluer quel est le niveau d’expérience et de sensibilité de votre institution dans ce domaine  Mener des entretiens « terrain » ou des groupes de travail pour comprendre les attentes, les craintes et la perception du projet des différents professionnels  Préciser le problème posé en terme de communication : populations difficiles, nature du problème, moyens d’action… Préciser les objectifs de communication : cibles prioritaires, résultats attendus…

Étape 2 : image et plan d’action Pour les gros projets : Choisir un nom de projet Un logo ? Une charte graphique / identité visuelle Élaborer le plan de communication

Élaborer un plan de communication Construire l’image et le positionnement du projet Choisir les types de communication les plus appropriées Choisir les médias de communication Choisir les moments où il faut communiquer Élaborer les messages – clés Ayant du sens (pas de « langue de bois ») Attractifs ! Crédibles ! En fonction du public visé

Les types de communication

Choisir ses médias de communication…

… en fonction des objectifs visés

Étape 3 : Piloter et évaluer Évaluer la compréhension des messages Niveau de réponse des différents publics Tableaux de bords de la communication Outil d’évaluation fournis en annexe de la présentation

Quand communiquer ? Poser des jalons dans la planification du projet A l’occasion de la survenue d’étapes importantes du projet Qui seront des moments privilégiés de communication

Trouver les jalons de communication durant le projet Préparation Fabrication Management Utilisation lancement équipes Mise en œuvre Temps Opportunité estimations … Jalons choisis durant la fabrication … Évaluation