Recette Présentation du processus standard de la recette Détails et explicitations dans les commentaires du document

Présentation du processus standard de la recette Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Comprendre les processus de la dépense Les référentiels Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette 70’ Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire Concepts clés Processus standard de la recette Acteurs et étapes clés Principe de séparation des rôles Impacts Budgétaires et Comptables Processus standard de recette Quiz Quiz

Concepts clés

1 Concepts clés Recettes des organismes Le terme « recettes » est pris dans son sens budgétaire : ensemble des moyens assurant la couverture des « dépenses ». Elles sont inscrites au tableau des autorisations budgétaires. Les recettes correspondent aux encaissements rapprochés à un titre de recette. Leur montant prévu au budget a un caractère évaluatif. D’origines variées, les recettes d’un organisme peuvent provenir : de l’Etat (subvention pour charge de service public, dotation en fonds propres et autres subventions de l’Etat) ; d’un tiers autre que l’Etat (subvention, dons et legs, mécénat, activité commerciale, etc.). Elles sont par défaut globalisées. Recettes fléchées Un « marquage » des dépenses et/ou des recettes peut être réalisé pour pouvoir restituer l’ensemble des actes de gestion associés à une même finalité ou un même dispositif de financement. Il s’agit en particulier du cas des recettes fléchées. Titre de recette Document matérialisant la créance vis-à-vis d’un « tiers » Le titre de recette validé par l’ordonnateur vaut ordre de recouvrer.

Processus standard de la recette

Processus standard de la recette Acteurs et étapes 1 Le processus de la recette comporte cinq étapes : Rôles Service Métier Gestionnaire et Responsable du titre Comptable chargé de la prise en charge Comptable du recouvrement Responsable de la trésorerie 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement Un événement qui fait naître un droit est constaté par un service métier. Cet événement peut être un service fait (réalisation d’une prestation, une vente) Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires Il crée un titre de recette Le responsable du titre de recette le valide Le comptable contrôle et prend en charge le titre La facture peut être envoyée par l’ordonnateur ou le comptable La créance est suivie par le comptable, qui mène les actions de recouvrement adaptées en relation avec l’ordonnateur La créance est encaissée L’encaissement est rapproché du titre de recette Description Aide à l’animateur Définition activité / acteur / rôle : Dans la représentation des processus, les différents intervenants sont modélisés par des rôles élémentaires, réalisant chacun une activité qui contribue au déroulement du processus. Pour un organisme particulier, les acteurs opérationnels se voient attribuer un ou plusieurs rôles en fonction du choix d’organisation retenu pour cet organisme.

Processus standard de la recette Etape 1 : Constatation de la recette 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement Un événement qui fait naître un droit est constaté par un service métier. Cet événement peut être un service fait (réalisation d’une prestation, une vente) L’événement à l’origine peut être : Une livraison, la réalisation d’une prestation ou encore une vente Le résultat d’une décision. Ex. : une décision d’attribution de subvention au profit de l’organisme Directement l’émission d’une facture. Action de l’étape : Préparer la facturation le cas échéant Réunir les pièces justificatives Transmettre ces éléments au gestionnaire des titres de recettes qui pourra émettre le titre de recettes associé Impacts budgétaire ou comptable : aucun Points d’attention : cette étape peut prendre la forme d’une constatation des produits dès l’acquisition des droits. Aide à l’animateur 1ère étape : le service métier constate une créance. Le service métier mène des actions à cette étape qui n’ont aucun impact comptable. Pour plus d’information sur cette étape, cf. page 18 du fascicule Recette du DPG. Rôles Service Métier

Processus standard de la recette Etape 2 : Liquidation de la créance – 1/2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires et crée un titre de recette Le responsable du titre de recette le valide Etape de création d’un titre de recette par le gestionnaire Le titre de recette comporte : L’ordre de recouvrer L’avis des sommes à payer Le gestionnaire du titre de recette Saisit le titre de recette dans l’outil Contrôle la qualité des informations transmises par les services métier. Ex. : vérification du fondement de la créance, suivi du délai de transmission des éléments par les services métiers, etc. Impacts budgétaire ou comptable : aucun Points d’attention : Les titres de recette doivent être identifiés de manière unique, et être restituables et auditables en permanence dans l'outil informatique. Le regroupement par bordereaux n'est, de ce fait, pas reconduit. Aide à l’animateur 2ème étape : la liquidation de la créance se décompose en deux sous étapes : La création du titre par le gestionnaire de recette La validation du titre de recette par le responsable du titre de recette. Le titre de recette comporte deux volets : un volet ordre de recouvrer; et un volet avis des sommes à payer (= facture dans une relation commerciale). Il n’y a aucun impact comptable et budgétaire à cette étape. Rôles Gestionnaire

Processus standard de la recette Etape 2 : Liquidation de la créance – 2/2 1 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires et créé un titre de recette Le responsable du titre de recette le valide Validation du titre de recette par le responsable du titre Le titre de recette est transmis par le gestionnaire pour validation au responsable du titre de recette : En cas de refus, le titre est retourné au gestionnaire pour modification En cas de validation matérialisée dans le système : le titre vaut ordre de recouvrer et est transmis au comptable pour la prise en charge. Impacts budgétaire ou comptable : aucun Points d’attention : Le titre de recette doit faire l’objet d’un circuit de validation dématérialisé portant les pièces justificatives. Aide à l’animateur Lors de la validation du titre de recette par le responsable du titre, il n’y a ni impact comptable ni impact budgétaire La dématérialisation des échanges doit être favorisée et le traitement des titres de recette doit être réalisé au fil de l’eau : il n’y a plus de bordereaux de transmission des titres au comptable. Rôles Responsable du titre

Etapes de prise en charge en circuit dématérialisé Processus standard de la recette Etape 3 : Prise en charge du titre de recette 1 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement Le comptable contrôle et prend en charge le titre La facture peut être envoyée par l’ordonnateur ou le comptable Transmission du titre de recette au comptable de la prise en charge : Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale (sauf rejet) Etapes de prise en charge en circuit dématérialisé Contrôle du titre Après prise en charge, le titre n’est plus modifiable. L’avis des sommes à payer (la facture dans le cadre d’une activité commerciale) peut être envoyé Aide à l’animateur 3ème étape du processus de la recette : la prise en charge du titre de recette par le comptable. La validation par le comptable entraîne la comptabilisation de la recette en comptabilité générale : débit d’un compte de créances – compte de classe 4 crédit d’un compte de produits – compte de classe 7 (dans le cas général) L’avis des sommes à payer (souvent la facture dans le cadre d’une activité commerciale) peut être envoyé. Au titre du contrôle, le comptable peut être amené à passer des corrections - un arrêté précise les modalités de correction d’erreurs comptables. Rôles Rejet du titre de recette, avec renseignement d’un motif de rejet Retour au responsable du titre de recette pour modification Aucun impact comptable Comptable chargé de la prise en charge

Etapes du Recouvrement Processus standard de la recette Etape 4 : Recouvrement 1 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement La créance est suivie par le comptable, qui mène les actions de recouvrement adaptées en relation avec l’ordonnateur Si le règlement attendu n’a pas lieu spontanément, des actions sont menées par le comptable de recouvrement Le comptable du recouvrement dispose du titre de recette qui fonde l’action de recouvrement et a force exécutoire Les actions de recouvrement peuvent générer des droits nouveaux pour l’organisme (au titre des frais engagés) Impacts budgétaire ou comptable : aucun Etapes du Recouvrement Le règlement attendu n’a pas lieu Recouvrement amiable Aide à l’animateur 4ème étape : le recouvrement de la recette par le comptable du recouvrement. Il se base pour cela sur le titre de recette qui a force exécutoire. Il mène les actions de recouvrement adaptées, d’abord amiables, puis si besoin contentieuses. Rôles Si échec du recouvrement amiable, engagement d’une procédure de recouvrement contentieux, avec information préalable à l’ordonnateur Comptable du recouvrement

Etapes de l’encaissement Processus standard de la recette Etape 5 : Encaissement – 1/2 1 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement La créance est encaissée L’encaissement est rapproché du titre de recette Cette étape se décompose en deux sous-étape : l’encaissement et le rapprochement Première sous-étape : Encaissement par le responsable de la trésorerie : L’encaissement est constaté en trésorerie L’encaissement de la facture peut être partiel ou total Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale Etapes de l’encaissement Aide à l’animateur La 5ème étape se décompose en deux sous étapes : l’encaissement le rapprochement du titre et de l’encaissement L’encaissement est réalisé par le responsable de la trésorerie. L’encaissement peut être partiel ou total. L’encaissement a un impact sur la comptabilité générale : Débit d’un compte de trésorerie – compte de classe 5 Crédit d’un compte de créances – compte de classe 4 Le règlement est adressé L’encaissement est constaté sur le compte de l’organisme Rôles Responsable de la trésorerie Une écriture d’encaissement est enregistrée en comptabilité générale

1 Processus standard de la recette Etape 5 : Encaissement – 2/2 Rôles 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement La créance est encaissée L’encaissement est rapproché du titre de recette Deuxième sous-étape : rapprochement de l’encaissement et du titre par le responsable de la trésorerie : Identification du titre de recette correspondant à l’encaissement Impact en comptabilité budgétaire effectué lors du rapprochement du paiement avec un titre de recette Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité budgétaire Aide à l’animateur 2ème sous étape : le rapprochement est réalisé par le responsable de la trésorerie. Le rapprochement entre l’encaissement et le titre entraîne la comptabilisation en comptabilité budgétaire. Rôles Responsable de la trésorerie

1 Processus standard de la recette Principe de séparation des rôles Séparation des rôles de « prise en charge », de « recouvrement » et de « responsable de la trésorerie » : Il est nécessaire que chacune des interventions soit tracée dans les outils. Le comptable chargé de la « prise en charge » est en relation avec les gestionnaires et les responsables des titres de recette : Il est responsable des contrôles liés à la prise en charge et de l’enregistrement des écritures comptables Il est chargé de la validation du titre de recette, qui est ensuite mis en recouvrement Comptable chargé de la prise en charge Le comptable chargé du « recouvrement » met en œuvre les procédures adéquates de recouvrement ; Comptable du recouvrement Aide à l’animateur Définition activité / acteur / rôle : Dans la représentation des processus, les différents intervenants sont modélisés par des rôles élémentaires, réalisant chacun une activité qui contribue au déroulement du processus. Pour un organisme particulier, les acteurs opérationnels se voient attribuer un ou plusieurs rôles en fonction du choix d’organisation retenu pour cet organisme. Le responsable de la trésorerie réalise l’encaissement des créances. Responsable de la trésorerie

Impacts budgétaires et comptables

1 Impacts budgétaires et comptables Sur le processus standard de la recette 1 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement Etape Impact comptable Impact budgétaire Lors du rapprochement de l’encaissement avec le titre Aide à l’animateur Il y a deux impacts en comptabilité générale pour les recettes : Un lors de la prise en charge du titre de recette par le comptable ; Un lors de l’encaissement. L’impact en comptabilité budgétaire a lieu lors du rapprochement entre l’encaissement et le titre de recette

Quiz

Quiz 1 Question 1 L’étape de prise en charge du titre de recette a un impact sur : 1- la comptabilité budgétaire 2- la comptabilité générale 3- les deux comptabilités Réponse : Réponse 2 : a un impact sur la comptabilité générale - débit d’un compte de créances – compte de classe 4 - crédit d’un compte de produits – compte de classe 7

1 Quiz Question 2 L’encaissement a un impact 1- en comptabilité budgétaire 2- en comptabilité générale 3- les deux Réponse : Réponse 2 : a un impact sur la comptabilité générale - Débit d’un compte de trésorerie – compte de classe 5 - Crédit d’un compte de créances – compte de classe 4

Quiz 1 Question 3 Quand intervient la comptabilisation budgétaire du titre de recette ? Réponse : Réponse : l’impact en comptabilité budgétaire a lieu lors du rapprochement entre l’encaissement et le titre de recette