Réunion cantonale 2014 1 1 1

Le logiciel de paie - GRH 2 2 2

Fin de la version client/serveur - A partir du 30 septembre 2014, la version client serveur ne sera plus maintenue. Il n'y aura donc plus : - de réinstallation - de maintenance - de formation 3 3 3 3

Les renseignements à fournir pour la migration : - les codes collectivités et budget - les utilisateurs et leur mot de passe (obligatoire) - si des établissements ne sont plus utilisés, nous préciser s’ils doivent être repris ou non - le code tiers personnel pour Hopayra Code collectivité sur 3 chiffres Code budget sur 2 chiffres Ces données se retrouvent en compta A la collectivité de choisir un nom utilisateur et un mot de passe. Mais obligatoire (divagents ou personnel) 4 4 4 4

Les renseignements sur les primes - Comment sont votées les primes ? Est-ce une somme annuelle, ou est-ce un taux par agent selon leur grade (comme le prévoit le cadre législatif). Dans ce dernier cas, il nous faut le coefficient par agent. 5 5 5 5

Les documents à fournir pour la migration - le dernier arrêté de chaque agent ou les tableaux d’avancement de grade et d’échelon sur 3 ans - Si possible la dernière déclaration URSSAF effectuée (tableau édité depuis le site de l'URSSAF) - la liste des agents en CDD avec les dates de début et de fin 6 6 6 6

Les formations collectives Histoire de la dématérialisation des marchés publics : dates importantes Les formations collectives 7 7 7 7

Généralité L'ALPI organise de nombreuses formations collectives. Vous trouverez le catalogue en ligne de ces formations sur le site de l'alpi (alpi40.fr) en tant qu'utilisateur connecté. Tout le personnel de la collectivité peut s'inscrire. Elles sont gratuites. 8 8 8 8

Logiciels métiers - les formations collectives sur les logiciels métiers sont quasi obligatoires et offrent plusieurs avantages. Elles permettent : - de découvrir les nouveautés et les astuces - de résoudre des problèmes d'utilisation - de voir des dysfonctionnements du logiciel - les agents ayant été aux formations sont prioritaires lors des demandes d'aide 9 9 9 9

Formation collective particulière : la N4DS - Cette formation se déroule sur une journée - Elle est proposée tout le long du mois de janvier. - Elle est obligatoire. - A la fin de cette journée de formation, vous envoyez votre N4DS. Vous attendez simplement l'acquittement de l'envoi 10 10 10 10

La dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité Histoire de la dématérialisation des marchés publics : dates importantes La dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité 11 11 11 11

Le programme ACTES Programme mené par le MIOCT depuis 2004 démarche fondée sur le volontariat des collectivités ACTES signifie « Aide au Contrôle de légalité dématérialisé » ACTES s’intègre dans le cadre de la modernisation des rapports entre l’état et les collectivités. MIOCT : Ministère de l'Intérieur de l4outreMer et des Collectivités Territorailes 12 12 12 12

Le programme ACTES ACTES permet aux collectivités de transmettre, par la voie électronique, les actes soumis à l’obligation de transmission au représentant de l’Etat dans le cadre du contrôle de légalité. A fournir aux services des préfectures un outil d’aide et de suivi du contrôle de légalité sous la forme d’une « application métier » 13 13 13 13

Les objectifs L’accélération des échanges La réception quasi immédiate de l’accusé de réception des actes transmis La réduction des coûts (frais postaux, frais de personnel) L’intégration du contrôle de légalité dans une chaîne de dématérialisation complète (dématérialisation de la chaîne comptable) 14 14 14 14

Dispositif de télétransmission Un dispositif de télétransmission peut être: Soit propre à une collectivité Soit utilisé par plusieurs collectivités ALPI : tiers de télétransmission homologué par le ministère : 2007, adhésion 15 15 15 15

Dispositif de télétransmission Envoi des actes réglementaires et budgétaires Multi-protocoles : HELIOS/PES … Accès portail internet Connecteurs vers des applications métiers 16 16 16 16

Dispositif de télétransmission Authentification des expéditeurs : accès avec certificat Suivi des transmissions : annulation, tableau de bord Sécurisation des transmissions : mails sécurisés Horodatage et archivages des flux transmis 17 17 17 17

La dématérialisation financière Histoire de la dématérialisation des marchés publics : dates importantes La dématérialisation financière 18 18 18 18

Pourquoi dématérialiser ? La dématérialisation permet entre autres : - 0 papier - de simplifier les processus de traitements - de diminuer les coûts - de faciliter l'archivage des documents 19 19 19

Que dématérialise t'on ? Les pièces comptables : - les mandats - les titres de recette - les bordereaux de mandats et de titres signés électroniquement Les pièces jointes : - la paie - les délibérations, arrêtés et décisions - les factures dépenses - les documents budgétaires - les pièces de passation des marchés - ... 20 20 20

Le PES V2 (Protocole d’Échange Standard) Ce nouveau protocole remplace INDIGO et au 1er janvier 2015, toutes les structures devront dématérialiser les écritures comptables. La dématérialisation des PJ ne sera pas encore obligatoire. 21 21

Les tiers Avant de se lancer dans les tests, vous devez préalablement vérifier les éléments suivants de vos tiers : La nature juridique et la catégorie Le nom du tiers qui doit être compréhensible La civilité pour les personnes physiques L'adresse à la norme postale L'IBAN Le n° SIRET 22 22

Le parapheur électronique Histoire de la dématérialisation des marchés publics : dates importantes Le parapheur électronique 23 23 23 23

Le parapheur électronique Il permet de signer électroniquement des documents quelque soit le format. Il intègre le suivi de validation mis en place par la collectivité. Après avoir signé il est possible de mettre la griffe sur le document. 24 24 24

Vue du parapheur électronique 25

Vue du parapheur électronique 26

Vue du parapheur électronique 27

L'archivage électronique Histoire de la dématérialisation des marchés publics : dates importantes L'archivage électronique 28 28 28 28

ARCHILAND L'ALPI en collaboration avec le CDG distribue un logiciel de gestion de l'archivage électronique. Ce logiciel a été homologué par les Archives de France. Il inclut le module du parapheur électronique. 29 29

PERIMETRES www.archiland.org ARCHILAND 07/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 30

La GED La GED est un simple classement de documents. Le plan de classement est fournit par défaut et certains dossiers sont non modifiables. Il est possible de créer des dossiers. Une charte de nommage des documents est en cours d'élaboration. 31 31

La GED Certains dossiers recevront automatiquement les fichiers : ACTES, Marché, Paie, PES. Ces dossiers ne sont pas modifiables. Le classement dans les autres dossiers est manuel. 32 32

Le SAEI Le transfert des documents de la GED vers le SAEI se fait soit par : - la collectivité elle même - le CDG (avec une adhésion) Une fois que le document est basculé vers le SAEI, il reste dans la GED. 33 33

COURRIER ELECTRONIQUE SECURISE Mont-de-Marsan 07/04/2017

Courrier électronique sécurisé Equivalent à la lettre avec accusé de réception, Acheminement du courrier par un Tiers de Télétransmission qui garantie à l’expéditeur la remise ou non du courrier et pour le destinataire l’identité de l’expéditeur, La récupération du courrier peut être sécurisé par un mot de passe. 07/04/2017

Courrier électronique sécurisé L’ALPI est Tiers de Télétransmission agréé pour le protocole ACTES, Utilisation de la même technologie, de la sécurité des accès et de la traçabilité des opérations, Conservation des courriers, notifications, des fichiers, La date et l’heure d’émission du courrier est garantie, La date et l’heure d’ouverture (ou pas) du courrier est garantie 07/04/2017

Comment ça marche ? Pour envoyer un courrier, il faut se connecter à la plate-forme ACTES avec son certificat électronique L’identité de l’expéditeur est donc vérifié L’expéditeur rédige son mail et joint les pièces qu’il souhaite avec la possibilité de protéger son accès (donc sa lecture) par un mot de passe La plate-forme horodate l’émission du courrier Le ou les destinataires reçoivent un mail qui notifie la réception d’un courrier avec AR L’ouverture du courrier provoque immédiatement l’horodatage du courrier 07/04/2017

Cas d’utilisation Transmettre les convocations aux élus (accompagnées par exemple de l’ordre du jour, d’un projet de délibération…) Transmettre des documents à des organismes tels que la trésorerie, fournisseurs… En fait, à toutes personnes ayant une adresse électronique ! 07/04/2017

ALPI Plus d’informations - M. Guillaume BOULOM ----- e-@dministration guillaume.boulom@alpi40.fr Tel: 05 58 85 81 90 www.alpi40.fr 07/04/2017

ISILOG

Saisie des demandes L'ALPI dispose d'un outil de gestion des appels appelé : ISILOG. Cet outil vous permet de saisir directement vos appels via le navigateur internet à l'adresse suivante : isilog.alpi40.fr\public et de suivre les incidents 41 41

Formulaire simplifié L'ALPI met aussi à votre disposition un formulaire simplifié à l'adresse suivante : http://incident.alpi40.fr L'accès se fait par n'importe quel navigateur et sans mot de passe. Seulement vous n'avez pas sur ce site le suivi des appels 43 43

LES TABLETTES TACTILES

L’ALPI vous propose une nouvelle prestation : - La location sur 3 ans de tablettes numériques tactiles. - Trois gammes sont disponibles : WIFI 16go WIFI/3G 16go Mini tablette - Les systèmes disponibles sont: Android, IOS, Windows 8 pro.

Un bon de commande est téléchargeable sur le site de l’ALPI , « http://www.alpi40.fr ». Vous y trouverez également un tableau récapitulant les préconisations de l’ALPI concernant l’affectation des tablettes selon le modèle commandé. La maintenance durant toute la durée de la location est comprise dans la prestation.

L’adhérent a pour seule obligation la souscription à une assurance « bris de glace ». Des petites vidéos vont très rapidement être mises en ligne afin de vous assister. Elles montrerons comment créer un compte dans les différents « Store », ainsi que la méthode de sauvegarde de votre tablette.

ALPI Plus d’informations - M. Olivier DUPLE M Denis SAINT LEZER Tel: 05 58 85 81 00 www.alpi40.fr 07/04/2017

SAUVEGARDE A DISTANCE

Carences concernant la sauvegarde en général : Fréquence des sauvegardes (disques ou clés non branchés, on remet les sauvegardes à plus tard…) Pas d’analyse des rapports des sauvegardes (sauvegardes échouées, sauvegardes accomplies…) Parfois, pas de sauvegarde

La sauvegarde par déduplication La déduplication ne prend en compte que les blocs de données qui n’ont pas été sauvegardés Réduction des temps de sauvegardes Réduction des besoins en capacité disque Réduction des besoins en bande passante.

Solution AVAMAR Agents en dialogue permanent avec le serveur AVAMAR à installer sur le poste, le serveur ou le NAS à sauvegarder Agents couvrant une majorité de systèmes d’exploitation (windows XP, Vista,7,8,2003,2008, linux, MAC OS…)

Solution AVAMAR (suite) Alertes, notifications, rapports aux administrateurs et à l’adhérent Restauration possible par l’utilisateur grâce à l’agent déployé sur le poste Délégation possible à des administrateurs externes pour leur propre domaine.

M. Jean-Sébastien BONNIN Plus d’informations ALPI - M. Jean-Sébastien BONNIN M Denis SAINT LEZER Tel: 05 58 85 81 00 www.alpi40.fr 07/04/2017

L'HEBERGEMENT A DISTANCE

Le correspondant informatique et libertés Le CIL mutualisé 07/04/2017

Mise en place de la prestation « CIL mutualisé » Depuis 2011, l’ALPI est en étroite collaboration avec la CNIL en vue d’améliorer la connaissance de la loi « Informatique et Libertés » : loi du 06 janvier 1978 Différentes actions ont été menées : rencontres régulières avec les services juridiques de la CNIL, validation de documents, courriers des 2 présidents encourageant l’ALPI a proposé un service de « CIL » pour les collectivités adhérentes.

Pour être en conformité avec la loi : la collectivité doit déclarer ses fichiers 4 catégories de fichiers prévues par la CNIL : Les fichiers dispensés de toute déclaration : ACTES Les fichiers qui font l’objet d’une déclaration simplifiée : gestion de l’état civil, périscolaire Les fichiers qui font l’objet d’une déclaration normale : gestion des OM, des cimetières La demande d’autorisation/d’avis : ex : vidéosurveillance Déclaration sur le site de la CNIL 07/04/2017

Sanctions L’absence de déclaration d’un fichier, d’une déclaration inexacte, font l’objet de sanctions pénales lourdes. Jusqu’à 5 ans et 300 000 euros d’amendes Des agents de la CNIL peuvent procéder à des vérifications sur place Un usager peut saisir la CNIL en cas de manquement 07/04/2017

Nommer un CIL Une collectivité peut considérablement alléger ses démarches administratives et se conformer à la loi en nommant un correspondant informatique et libertés Avantages : La collectivité est dispensée de procéder aux déclarations normales et simplifiées. Le correspondant s’assure du bon respect de la loi et à un devoir de conseil. Cela permet aux collectivités qui désignent un CIL d’être « précurseur » : désignation obligatoire d’ici quelques années 07/04/2017

Qui peut exercer la fonction de CIL ? Un agent de la collectivité Un professionnel indépendant (avocat, consultant) Cil externe La fonction de CIL peut ainsi être mutualisée Nouvelle prestation proposée par l’ALPI Un agent de l’ALPI sera le CIL mutualisé des collectivités 07/04/2017

ALPI Plus d’informations - Mme SERE Pascale Tel: 05 58 85 81 90 www.alpi40.fr 07/04/2017

Salle de Cinéma à Pontonx sur Adour Assemblée générale : 13 juin 2014 à 17h30 Salle de Cinéma à Pontonx sur Adour