Voyager en Belgique TEAM & Initiatives Sud 25 Juin 2014

Contenu 1. Bourse ou visite 2. Formulaire bourse 3. Visa: procédure raccourcie à travers certificat DGD 4. Conclusions 2

1. Bourses/ visites en Belgique Depend du but du voyage => Bourses: o Bourse de courte durée (incl. predoc) (1semaine – 6 mois) o Bourse Master (6 mois – 2 ans; diplôme) o Bourse PhD (doctorat) en sandwich (max 24 mois en Belgique; 4 années acad.)  Visa courte durée (≤ 90 jours)  Visa longue durée (> 90 jours ) Visites: o Coordination, monitoring, recherche, conférences o Per diem & hôtel (max. 21 nuits) 3

2. Formulaire de bourse  Formulaire SI/TEAM pour chaque mobilité en Belgique Promoteur local envoie à l’ICOS de l’université coordinatrice: o Min. 2 mois à l’avance pour des visites et bourses à court terme o Min. 5 mois à l’avance pour des Master & PhD (doctorat) Université coordinatrice: Formulaire SI/TEAM o Vérifie la plannification o Vérifie la budgétisation o Accord du promoteur flamand  Envoie à l’administration (bureau d’internationalisation) de l’université hôte 4

Formulaire SI/TEAM Il est très important de compléter le formulairetant to SI/TEAM de manière correcte et complète Vérifiez:  Nom (en cas de première visite, ajoutez copie du passeport)  Un formulaire SI/TEAM par visite, par type ou séjour 5

3. Visa Type C: Court terme ( ≤ 90d. ) Type D: Long terme (> 90 d, entrée multiple) Un document crucial dans l’application visa: Certificat DGD Soumis par l’université hôte au VLIR-UOS; basé sur l’information du formulaire SI/TEAM 6

Certificat DGD Visa avec procédure raccourcie facilité par la DGD pour toutes personnes ayant un séjour dans le cadre d’un projet VLIR-UOS. Certificat DGD à remplir par l’université hôte: Formulaire correct Mise en page correcte Information complète Numéro de projet du VLIR-UOS Data (max. 90 jours pour type C!) 7

Certificat DGD 8

Certificat DGD: procédure Soumission d’un certificat DGD par l’université hôte au VLIR-UOS VLIR-UOS envoie le certificat à la DGD pour approbation (timing: max. 1 semaine) VLIR-UOS envoie le certificat DGD signé à l’ambassade ( ) Visiteur/Boursier se rend à l’ambassade (ou Maison Schengen) pour soumettre la demande de visa Délivrance de visa: normalement max. 5 jours, max. 12 jours pour les pays VISION (RDC y fait partie). 9

Demande de visa par le visiteur/boursier Certificat DGD sert comme preuve de solvabilité et d’assurance. Autres documents nécessaires: Passeport Demande de visa remplie 2 photos d’identité (en couleur) Certificat d’autorisation de la police (uniquement pour type D) Attestation médicale (uniquement pour type D) Copie du billet électronique Exceptions: demandes à travers des ambassades non belge 10

Dépenses de visa Visa via le certificat DGD: gratuit D’autres frais? Bourses: o Le boursier paie lui/elle-même o Le boursier reçoit des frais de voyage indirect (forfait) Visiteurs: o Pas de frais de voyage indirect o remboursement sur facture 11

Frais de voyage indirect Ce forfait couvre (150 €) : Dépenses medicales pour l’obtention d’un certificat médical (y inclus des frais pour des vaccins obligatoires et des médicaments nécessaires); Légalisation de documents; Transport entre l’ambassade et l’aéroport au pays d’origine et en Belgique (remarque: des vols nationaux faisant partie du voyage en Belgique sont payés sous ‘billet d’avion’ et comptabilisé par le projet concerné: voir ci-après (slide 13)). 12

Frais de voyage indirect Exception: si la résidence du boursier est éloignée de l’ambassade! “Dans ce cas, on choisit l’itinéraire national ou international le plus économique (vol ou bus, 1 billet économie) et un per diem de € 20 par jour et logement à un cout maximal de €50 par nuit durant un séjour de maxi 10 jours si l’ambassade ne délivre pas vite le visa. Ces frais peuvent être remboursés à l’université hôte en Belgique moyennant la soumission de factures originales”. 13

4. Conclusions: voyages en Belgium But du voyage => type de mobilité (bourse/per diem) Formulaire SI/TEAM Certificat DGD Timing: formulaire SI/TEAM, certificat DGD, admission académique, application visa par le boursier/ visiteur. => COMMENCEZ A TEMPS ! 14

Information sur le site web  International hotel and per diem allowances 2. Scholarship guidelines/directives de bourse 3. Procedure for visa 15

Bonne chance!